Como distribuir correções para um comunicado à imprensa

Os comunicados de imprensa são uma tática importante para obter notícias importantes sobre sua empresa de forma acelerada em muitos meios de comunicação diferentes. No entanto, dada a rápida reviravolta de tais notícias, a revisão e a aprovação apropriadas podem ser negligenciadas ou apressadas. Erros de informação ou gramática podem aparecer depois que você já clicar no botão enviar e, quando isso acontecer, é sua responsabilidade fazer as correções necessárias e garantir que as notícias e a imagem de sua empresa sejam precisas e profissionais. Quando se trata de corrigir comunicados à imprensa, surgem muitas perguntas: A quem devo recorrer? Vai custar mais? Existe algum tempo de buffer?

Bem, hoje temos suas respostas. Tendo trabalhado anteriormente na maior plataforma do setor digital de relações públicas, Cision, tenho visto repetidas vezes como as correções são uma parte difícil (mas necessária) do gerenciamento de relações públicas. Se você enviou por meio de um sindicato, como o PRNewswire da Cision, ou diretamente para um meio de comunicação – seu jornal ou revista local – aqui estão as principais respostas para suas perguntas sobre correções de comunicados à imprensa.

Distribuindo comunicado de imprensa sobre um sindicato

P: Uma vez que o comunicado de imprensa tenha sido enviado ao sindicato, como faço para enviar correções?

R: Dependendo da data e hora de postagem do seu comunicado à imprensa, você pode enviar alterações à equipe de atendimento ao cliente do sindicato. Se você enviou por meio de um serviço de terceiros, certifique-se de ir diretamente ao sindicato e não ao provedor de terceiros para obter assistência. Normalmente, você também receberá uma ligação de confirmação para revisar o comunicado de imprensa com um editor para que eles tenham uma confirmação verbal da submissão. Se você pegar rápido o suficiente, você pode avisá-los naquele momento. Muitos sindicatos têm equipes de atendimento ao cliente 24 horas, mas você pode descobrir horários de funcionamento mais específicos em seu site.

Se o comunicado chegar à web, você precisará reemitir suas alterações enviando um “Comunicado de Imprensa de Aviso de Correção” ou simplesmente reenviando um novo comunicado de imprensa com o texto correto. Tenha em mente que haverá um custo adicional, provavelmente igual ao da emissão da versão original. A taxa adicional varia de acordo com o provedor de serviços.

P: Em que formato devo enviar minhas correções se o comunicado à imprensa tiver sido distribuído?

R: A melhor prática é reenviar o release completo para o serviço do sindicato à medida que ele é distribuído e coletado por um grande número de pontos de venda.

P: Um editor revisa o release antes de publicá-lo?

R: Sim, então isso geralmente detecta a maioria dos erros gramaticais. Na maioria dos casos, eles ligarão para você para revisar quaisquer edições e obter confirmação verbal sobre a distribuição. Se você tiver um erro baseado em fatos, entre em contato com a equipe de atendimento ao cliente do sindicato. Se for anterior à data de postagem, eles podem ajudá-lo a enviar as alterações, mas se o release tiver sido distribuído, você precisará enviar um comunicado de imprensa de correções por um custo adicional.

P: Se eu já tiver o relatório de quais publicações pegaram meu release, devo contatá-las individualmente?

R: Para ser o mais rápido possível e garantir que as informações cheguem a todos os meios de comunicação, é melhor enviar o comunicado de imprensa de correções adicionais.

Envio de comunicado de imprensa por e-mail direto para publicação

P: Se eu receber a correção antes da data de postagem, a quem devo recorrer?

R: Entre em contato com o editor imediatamente por e-mail. Se você não receber uma resposta dentro de um dia, tente entrar em contato com o editor por telefone. A maioria das publicações fornece informações de contato direto em seu site. Se isso não estiver disponível, você pode tentar procurar o masthead também. É sempre melhor ir diretamente a um contato em vez de enviar para uma caixa de entrada geral do departamento editorial para que você possa falar ao vivo.

P: O que deve ser incluído no e-mail contendo as correções do comunicado à imprensa?

R: Certifique-se de fazer uma linha de assunto de destaque, como “MUDANÇA URGENTE DE COMUNICADO DE IMPRENSA PARA (Data)”. Inclua uma cópia limpa e precisa do comunicado de imprensa, juntamente com uma breve explicação da data de postagem, seção etc. para ajudá-los a localizar a versão mais antiga. Certifique-se de oferecer desculpas profusas ao entrar em contato com o editor e agradecer profusamente quando o editor fizer a alteração.

P: Há tempo de buffer se a publicação tiver uma versão impressa?

R: Normalmente, uma vez que um release é enviado, há cerca de uma semana antes que o artigo seja publicado. Caso já tenha sido impresso, você pode solicitar uma correção na próxima edição. Certifique-se de verificar a versão online, pois a vida útil de uma aparência online é bastante longa, então você pode fazer correções lá.

P: Ao verificar a versão online, notei um erro. Como faço para corrigir isso?

R: Envie um e-mail para o editor, como antes. Muitas vezes, eles podem ser corrigidos rapidamente. Se o erro for culpa da publicação e for grande o suficiente, eles podem até oferecer uma retratação na próxima edição.

Considerações e conselhos adicionais

Muitas vezes, existem diferentes níveis de gravidade de correção em um comunicado à imprensa, mas é sempre importante manter sua equipe interna informada. Se o release tiver sido publicado e houver tempo de espera antes que as correções sejam implementadas, especialmente se as informações forem importantes, prepare sua força de vendas e qualquer outra pessoa que possa estar respondendo a perguntas sobre esse erro. Embora possa ser embaraçoso admitir para seus colegas de trabalho, não há necessidade de perpetuar o erro. Isso ajudará para que comunicações eficazes e abrangentes sejam feitas em todos os aspectos.

Em uma nota mais preventiva, há momentos em que algo é tão quente e organizado ou crucial que sua empresa fica ansiosa para lançá-lo para as publicações o mais rápido possível. Aconselhamos extrema cautela nestes casos para evitar grandes quantidades de imprecisões ou retrocessos. Concentre-se em fornecer as informações mais precisas e planeje com antecedência o máximo possível. Muitas empresas tratam as relações públicas como uma reflexão tardia, por isso é importante ter planos para encorajar pontos de verificação antes que decisões precipitadas sejam tomadas. Embora esses erros possam ser corrigidos, você deve concentrar mais esforços em medidas preventivas para manter a reputação e a integridade profissional tanto sua quanto a de sua empresa.

Vamos encarar. Somos todos humanos e todos cometemos erros. Quando se trata de comunicados à imprensa, você busca ampliar o efeito de um erro com base no número de publicações que o detectam. Quando acontecerem, desempenhe seu papel de profissional, faça o que for necessário para minimizar o impacto e siga em frente.