Как создать привлекательную и эффективную презентацию

Раньше я думал, что презентационные колоды были чем-то запоздалым. Я подумал, что они должны быть аккомпанементом к динамику. Просто картинки на экране, чтобы глазам было на чем отдохнуть, пока говорящий говорит.

Как же я ошибался. Эти вещи трудно писать.

Да, они предназначены для визуальной помощи, но они также должны стоять сами по себе. Каждый слайд должен содержать правильное количество контента — не настолько разреженного, чтобы он выглядел наполовину законченным, и не настолько загроможденным, чтобы вы не могли его прочитать.

Колоды должны рассказывать историю и вовлекать аудиторию.

Темп должен быть именно таким.

Они должны быть информативными и потенциально убедительными в зависимости от желаемого результата.

Независимо от того, есть ли у вас три слайда или 100, вам нужно продумать содержание каждого из них. ОДИНОКИЙ. ОДИН.

Вот несколько уроков, которые я усвоил (несколько болезненно) о составлении четких и эффективных презентаций.

Продумайте свою сюжетную линию

Во-первых, что вы пытаетесь сказать или достичь? Начните с этого и работайте в обратном направлении, чтобы создать презентацию.

Убедитесь, что содержимое находится в логическом порядке. Вы можете опираться на трехактную структуру, чтобы вызвать эмоции и убедить аудиторию зацепить их. Или выберите подход «сверху вниз», когда вы начинаете с самого сильного заявления или крупного откровения. Это особенно мудро, если у вас мало времени или ваша аудитория может проверить после первых пяти минут. (Подробнее о концентрации внимания позже.)

Дэн Роам наиболее известен как «парень с салфетками». Он занял свою нишу в карьере, обучая людей эффективно рассказывать истории с помощью простых изображений. У него также есть действительно отличный набор шаблонов для определения вашей сюжетной линии. По его словам, есть четыре возможности: линейный, прямолинейный подход типа отчета; выстраиваемая история, которая дает все больше и больше объяснений по ходу дела; поле с препятствиями / способами преодоления; или захватывающая, драматическая история в голливудском стиле с драматичными взлетами и падениями. (Подробнее об этом можно прочитать в его книге «Покажи и расскажи»)

Что бы вы ни делали, просто не делайте слайды бессистемными. Мы все были там, когда люди обсуждали это на собрании, и это очевидно. Имейте дорожную карту и следуйте ей.

Полегче с ними

В старой поговорке есть еще один совет:

• Скажи им, что ты собираешься им сказать - это твоя повестка дня
• Скажи им - это мясо презентации
• Расскажите им, что вы им сказали — это ваше резюме и вывод.

Это просто, лаконично, и вам стоит следовать, когда вы структурируете свою презентацию.

Внимательно рассмотрите свои изображения

Изображения являются неотъемлемым компонентом презентации. Убедитесь, что изображения дополняют ваши слова. Они также должны быть в состоянии рассказать историю визуально без слов, если это необходимо. Предположим, вы проводите онлайн-вебинар, и аудитория отключает звук, чтобы ответить на телефонный звонок. Или вы стоите на трибуне TED Talk, и звук не работает. Расскажут ли фотографии историю? Тем не менее, вы также не хотите, чтобы изображения затмевали шоу.

Но не забывай свои слова

Текст, изображения и ваш голос должны хорошо сочетаться друг с другом. Ваши слова очень важны — как то, что вы говорите на слайде, так и то, что вы говорите (из заметок).

Говорите прямо. Это звучит так очевидно, но иногда мы забываем. В вашей мантре должно быть меньше жаргона, больше человечности. Просто не плохо. Просто ясно и эффективно. Подробнее о красоте простоты читайте здесь.

Лично я предпочитаю писать сценарий в заметках, а не просто давать маркеры или фрагменты. Тактически я сначала делаю это в текстовом редакторе, прежде чем создавать презентацию. Затем я разбиваю сценарий на части и вставляю его в слайды. Наконец, чтобы создать фактическое содержание слайда, я беру ключевые слова (заголовки, продукты, статистика) и помещаю на слайды только их. Помните, что ваши слова — заметки и слайды — также должны дополнять друг друга. Не будьте лишним; аудитория не должна иметь возможности просто прочитать то, что вы говорите, со слайда, но убедитесь, что ключевые моменты повторяются. Это немного похоже на качели – не слишком много и не слишком мало с обеих сторон.

Учитывайте свою аудиторию и на этапе слов. Ваша работа заключается не только в том, чтобы определить, что вы хотите сказать, но и в том, кому вы это говорите. Ответ на этот вопрос влияет на содержание — словарный запас, детализацию — вашей презентации. Кто будет слушать (и смотреть) эту презентацию? Например, вы пытаетесь убедить купить ваши услуги руководителя высшего звена? Чем ее язык отличается от вашего? Подумайте, может ли ваша аудитория быть с открытыми ушами и кофеином, готовой слушать в течение 40 минут — или у вас есть 90 секунд, чтобы донести свои мысли до того, как они проверят. Я мог бы долго говорить об аудитории, и на самом деле я буду в следующем блоге — так что об этом позже.

Оцените общую гармонию

Теперь пришло время сделать шаг назад и оценить вашу работу до сих пор. Поднимитесь на эти пресловутые 10 000 футов и получите вид с воздуха. Как это выглядит оттуда?

Одна вещь, которую нужно проверить, — это баланс, например, то, как эти изображения и слова работают вместе. Взгляните также на общую структуру и макет вашего контента. Есть ли что-то неуклюжее или слишком много текста? Может слишком мало? Обратите внимание.

На этом этапе мне нравится проводить тест: я просматриваю только сценарий и примечания — иногда в виде эскизов — и оцениваю, завершена ли история. Что, если я просто просмотрю слайды и прочитаю их, не слыша аккомпанирующего оратора? Я все еще понимаю?

Следите за темпом

Теперь, когда содержимое нанесено на график и сделан обзор с высоты 10 000 футов, вы можете перейти к этапу тонкой обработки.

Пройдитесь по презентации так, как будто вы ее даете. Вы можете попросить кого-нибудь (возможно, вашего специалиста по связям с общественностью) дать вам обратную связь. Когда зрители начинают зевать или проверять свои телефоны?

Вы определенно не хотите потерять свою аудиторию до того, как выскажете свою важную мысль; вы хотите держать их на крючке на протяжении всего разговора.

В качестве тактики попробуйте перемежать презентацию встроенными паузами, например паузами для вопросов. Или, может быть, вплетать демонстрационное видео или какой-нибудь анекдот через каждые несколько слайдов. Некоторые ведущие проводят опросы аудитории по факту, который они собираются раскрыть. Вы не хотите быть слишком изменчивым, но вы также не хотите быть дроном. Поиграйте с ним и посмотрите, что работает.

Разгрузите лишнее

У вас слишком много контента? Разгрузите как можно больше, чтобы сами слайды были аккуратными и разборчивыми. (Возможно, у вас есть начало сопутствующей электронной книги с этим дополнительным контентом.)

Вы можете поместить часть текста в поля для заметок. Ваш спикер может сказать многое, так что вашим слайдам это не нужно.

И воспользуйтесь приложением. В книгоиздании это часто называют «задним числом». Страницы в конце книги содержат больше контекста, например, ссылки на первоисточник материала или вдохновения, а также ссылки на научно-популярную литературу. В бизнесе это задача приложения к презентации. Вы также можете добавить дополнительные слайды, дополнительные примеры, ресурсы, «дополнительную литературу» и т. д. здесь.

Только не втискивайте все это в основные слайды. Помните: никто не хочет (или не может) читать данные пятиточечным шрифтом.

Обратитесь к экспертам

Примечание об иллюстрациях, дизайне и изображениях: оставьте это профессионалам.

Если вы человек слова, маловероятно, что вы также человек изображения. (Если да, то больше силы для вас — это уникально ценный набор навыков). Но ты уверен? Ищите честную обратную связь от своих сверстников. Что они на самом деле думают об этих клип-артах? А ваши ретро-крутые анимации — они полезны или вредны? Как минимум, попросите кого-нибудь проверить ваши слайды, чтобы убедиться, что все стили, размеры и цвета шрифтов действительно соответствуют друг другу.

А еще лучше наймите специалиста. По-настоящему хороший дизайнер — это не просто тот, кто «делает все красиво». Конечно, они должны быть экспертами в использовании инструментов (PowerPoint, Prezi, Keynote и т. д.). Но они также должны понимать, чего вы пытаетесь достичь. Встретьтесь с ними как можно раньше – до того, как вы напишете слова. Если возможно, попросите их присутствовать на встрече с клиентом, чтобы они могли больше узнать об эстетике и предполагаемом направлении презентации. И послушайте, как дизайнер дает советы о том, как организовать ваш контент визуально, чтобы добиться эффекта.

Вместе вы можете создать более сильную презентацию.

Готовьтесь к катастрофе

Давайте поговорим о самом дне презентации.

Да, предварительно вы должны попрактиковаться в своей речи. Вы должны принести воду, чтобы ваш рот не пересыхал во время разговора. Поставь точки над i, скрести свои буквы и все свои утки подряд. (Чтобы узнать больше полезных советов, ознакомьтесь с этим постом.)

Но что, если случится что-то похуже, чем споткнуться о ваши слова? Представьте, что вы разработали офигенную презентацию, она великолепна и полна забавных изображений, демонстраций и диаграмм. Ты работал над ним часами. Вы приходите в конференц-зал, а там нет проектора. Что теперь?

Я недавно видел это на конференции. Комната из почти 100 человек ждала, пока спикер пытался понять, что делать. Она справилась с этим – хорошо проговорила свои слайды, хотя мы не смогли увидеть ни одного красивого изображения. В данном случае ее слов было достаточно. Возможно, это выглядело не так красиво, как она надеялась, но мы получили сообщение. Она подготовила план на случай непредвиденных обстоятельств, и вы тоже должны это сделать.

Презентации онлайн или на мероприятии

Где вы проводите презентацию? Это онлайн, например, на вебинаре или в прямом эфире на мероприятии или в беседе с клиентом? Основы те же: вам по-прежнему нужна хорошо организованная презентация с четкой целью, и вам нужно репетировать.

Но кое-что отличается…

С онлайн-презентациями у вас есть ограниченное количество времени, чтобы привлечь аудиторию. В недавней статье в New York Times приводится ошеломляющая статистика: человеческое внимание длится всего лишь восемь секунд. Восемь секунд! То есть лично. Представьте, как быстро вы можете потерять свою аудиторию в Интернете, особенно если они многозадачны. (И весьма вероятно, что так оно и есть.) Вы должны быть интересны и кратки.

Подумайте, как будет звучать ваша презентация, если они даже не услышат, что вы говорите. Например, является ли эта онлайн-версия вашей колоды буквально просто загрузкой и, следовательно, должна говорить сама за себя? Вы должны захватить их, или они вне игры.

Также подумайте, как и будет ли ваша аудитория взаимодействовать с вами во время презентации. Я посещал онлайн-вебинары с чатом в реальном времени — в наши дни это довольно распространено. Вам нужно, чтобы кто-то (кто-то другой, не вы сами) следил за вопросами и ответами во время вашего выступления или оставлял время для ответов на вопросы в конце. Аудитория может задавать вопросы или иным образом вмешиваться, когда вы выступаете лично, но обычно темп отличается (см. ранее упомянутое предложение оставлять место для вопросов и ответов на ваших слайдах).

Как масштабировать

Ваша презентация готова. Отличная работа! Теперь подумайте обо всем времени, которое вы потратили на его создание. Вы же не хотите, чтобы это было разовым, не так ли? Не думал.

Пришло время надеть маркетинговую шляпу и выяснить, как можно получить максимальную отдачу от денег (и времени), которые вы только что потратили.

Например, если вы проводите презентацию онлайн, запишите ее (конечно, убедившись, что вы уведомили об этом свою аудиторию), а затем сделайте ее доступной по запросу. Это может быть, например, сайт видеотеки вашей компании, YouTube или Vimeo.

Вы также можете взять аудио часть и отредактировать ее для подкаста.

Может быть, вы можете взять стенограмму — или заметки вашего докладчика — и расшифровать их в блог (или в три).

Кроме того, вы также можете оживить колоду и разместить ее на SlideShare. Этот сайт получает огромное количество просмотров благодаря обмену и поиску. Есть ошеломляющие статистические данные, например тот факт, что компании могут видеть на 500 процентов больше трафика на SlideShare, чем большие пушки (Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn). Узнайте больше о SlideShare.

И, во что бы то ни стало, вы должны использовать эти мгновенные изображения для привлечения трафика через ваши каналы социальных сетей.

Подробнее об утилизации контента читайте в этом посте.

Раскланиваться

Когда все готово — колода написана, изображения прекрасны, произнесена речь и все это заархивировано для будущего использования, пришло время поклониться и поздравить себя с хорошо выполненной работой. Браво!