Cara Membuat Presentasi yang Menarik dan Efektif

Saya dulu berpikir bahwa dek presentasi adalah renungan. Itu dimaksudkan sebagai pengiring pembicara, pikirku. Hanya gambar di layar untuk memberi mata sesuatu untuk beristirahat saat pembicara berbicara.

Betapa salahnya saya. Hal-hal ini sulit untuk ditulis.

Mereka dimaksudkan untuk bantuan visual, ya – tetapi mereka juga harus berdiri sendiri. Setiap slide harus menyeimbangkan jumlah konten yang tepat – tidak terlalu jarang sehingga terlihat setengah jadi, dan tidak terlalu berantakan sehingga Anda tidak dapat membacanya.

Dek perlu menceritakan sebuah kisah, dan melibatkan penonton.

Mondar-mandir harus begitu-begitu.

Mereka harus informatif, dan berpotensi persuasif tergantung pada hasil yang Anda inginkan.

Tidak peduli apakah Anda memiliki tiga slide atau 100, Anda perlu memikirkan konten apa yang terjadi SETIAP. LAJANG. SATU.

Berikut adalah beberapa pelajaran yang saya pelajari (agak menyakitkan) tentang menyusun presentasi yang jelas dan efektif.

Pertimbangkan alur cerita Anda

Pertama, apa yang ingin Anda katakan, atau capai? Mulailah dari sana dan kerjakan mundur untuk membuat presentasi Anda.

Pastikan konten dalam urutan logis. Anda mungkin bersandar pada struktur tiga babak untuk membangkitkan emosi dan membujuk audiens untuk memikat mereka. Atau, pilih pendekatan dari atas ke bawah, di mana Anda memimpin dengan pernyataan terkuat atau pengungkapan besar. Ini sangat bijaksana jika Anda kekurangan waktu atau audiens Anda memiliki potensi untuk memeriksa setelah lima menit pertama. (Lebih lanjut tentang rentang perhatian nanti.)

Dan Roam paling dikenal sebagai "pria belakang serbet". Dia mengukir ceruk karier dengan mengajari orang cara menceritakan kisah yang efektif – dengan gambar sederhana. Dia juga memiliki seperangkat template yang sangat bagus untuk menentukan alur cerita Anda. Ada empat kemungkinan, katanya: pendekatan jenis laporan yang linier dan lugas; cerita yang bisa dibangun yang memberikan lebih banyak penjelasan saat Anda pergi; lemparan penuh rintangan/cara mengatasi; atau kisah gaya Hollywood yang menyapu dan dramatis dengan pasang surut yang dramatis. (Anda dapat membaca lebih lanjut tentang itu di bukunya Show and Tell)

Apa pun yang Anda lakukan, jangan membuat slide Anda sembarangan. Kita semua pernah ke sana ketika orang-orang membicarakannya dalam rapat, dan itu sudah jelas. Miliki peta jalan, dan ikuti itu.

Permudah mereka

Ada tip lain dalam pepatah lama:

• Beri tahu mereka apa yang akan Anda katakan kepada mereka – ini adalah agenda Anda
• Beri tahu mereka – ini inti dari presentasi
• Beri tahu mereka apa yang Anda katakan kepada mereka – ini ringkasan dan kesimpulan Anda

Ini sederhana, ringkas, dan sesuatu yang layak diikuti saat Anda menyusun presentasi Anda.

Pertimbangkan gambar Anda dengan cermat

Gambar adalah komponen integral dari presentasi. Pastikan gambar melengkapi kata-kata Anda. Mereka juga harus bisa bercerita secara visual tanpa kata-kata, jika perlu. Misalkan Anda sedang melakukan webinar online, dan audiens menyetel audio untuk menerima panggilan telepon? Atau Anda sedang berdiri di podium TED Talk, dan suaranya hilang. Akankah gambar menceritakan kisahnya? Yang mengatakan, Anda juga tidak ingin gambar mencuri perhatian.

Tapi jangan lupakan kata-katamu

Teks, gambar, dan suara Anda semuanya harus menjadi pelapis yang bagus untuk satu sama lain. Kata-kata Anda sangat penting – baik apa yang Anda nyatakan di slide, maupun apa yang Anda ucapkan (dari catatan).

Bicara terus terang. Kedengarannya sangat jelas, tapi terkadang kita lupa. Mantra Anda harus lebih sedikit jargon, lebih manusiawi. Sederhana tidak buruk. Sederhana itu jelas dan efektif. Baca lebih lanjut tentang keindahan kesederhanaan di sini.

Secara pribadi saya suka menulis skrip di catatan daripada hanya memberikan poin-poin atau cuplikan. Secara taktik, saya melakukan ini di file pengolah kata terlebih dahulu, sebelum saya membuat presentasi. Kemudian saya memecahkan skrip dan mendorongnya ke slide. Terakhir, untuk membuat konten slide yang sebenarnya, saya mengambil kata kunci (tajuk utama, produk, statistik) dan hanya memasukkannya ke dalam slide. Ingatlah bahwa kata-kata Anda – catatan dan slide – juga harus saling melengkapi. Jangan berlebihan; audiens tidak boleh hanya membaca apa yang Anda katakan dari slide, tetapi pastikan poin-poin penting digaungkan. Ini seperti jungkat-jungkit – tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit di kedua sisinya.

Pertimbangkan juga audiens Anda pada tahap kata-kata. Tugas Anda tidak hanya menyaring apa yang ingin Anda katakan – tetapi kepada siapa Anda mengatakannya. Jawaban atas pertanyaan ini memengaruhi konten – kosakata, perincian – presentasi Anda. Siapa yang akan mendengar (dan menonton) presentasi ini? Apakah eksekutif tingkat C yang Anda coba yakinkan untuk membeli layanan Anda, misalnya? Bagaimana bahasanya berbeda dari bahasa Anda? Pertimbangkan apakah audiens Anda mungkin terbuka dan berkafein, siap mendengarkan selama 40 menit – atau jika Anda memiliki waktu 90 detik untuk menyampaikan poin Anda sebelum mereka check out. Saya bisa berbicara lama tentang audiens, dan sebenarnya saya akan berbicara di blog yang akan datang – jadi lebih banyak tentang ini nanti.

Evaluasi keselarasan secara keseluruhan

Sekarang saatnya untuk mundur dan mengevaluasi pekerjaan Anda sejauh ini. Terbang ke ketinggian 10.000 kaki dan dapatkan pemandangan udara. Bagaimana kelihatannya dari atas sana?

Satu hal yang perlu diperiksa adalah keseimbangan, seperti cara gambar dan kata itu bekerja bersama. Perhatikan juga keseluruhan struktur dan tata letak konten Anda. Apakah ada sesuatu yang kikuk atau terlalu banyak teks? Mungkin terlalu jarang? Perhatikan.

Ada tes yang ingin saya lakukan pada tahap ini: Saya hanya mengamati naskah dan catatan – terkadang dari tampilan thumbnail – dan menilai apakah ceritanya sudah selesai. Bagaimana Jika saya hanya memindai slide dan membacanya, tanpa mendengar pembicara yang menyertainya. Apakah saya masih mengerti?

Awasi mondar-mandir

Sekarang setelah konten diplot dan tampilan 10.000 kaki diambil, Anda dapat beralih ke tahap kemahiran.

Jalani presentasi Anda seolah-olah Anda sedang memberikannya. Anda dapat meminta seseorang (mungkin orang PR Anda) memberi Anda umpan balik. Kapan audiens mulai menguap, atau memeriksa ponsel mereka?

Anda pasti tidak ingin kehilangan audiens Anda sebelum Anda menyampaikan poin penting Anda; Anda ingin membuat mereka tetap terpikat di seluruh omongan.

Sebagai taktik, cobalah menyelingi presentasi Anda dengan jeda bawaan, seperti jeda untuk pertanyaan. Atau mungkin membuat video demo atau semacam anekdot setiap beberapa slide. Beberapa presenter melakukan survey opini audiens tentang sebuah fakta yang akan mereka ungkapkan. Anda tidak ingin terlalu berombak, tetapi Anda juga tidak ingin menjadi drone. Bermain-main dengannya dan lihat apa yang berhasil.

Keluarkan ekstra

Punya terlalu banyak konten? Bongkar sebanyak yang Anda bisa agar slide itu sendiri rapi dan terbaca. (Mungkin Anda memiliki awal eBuku pendamping dengan konten tambahan itu.)

Anda dapat memasukkan beberapa teks ke dalam kolom catatan. Pembicara Anda dapat mengatakan banyak hal sehingga slide Anda tidak perlu melakukannya.

Dan manfaatkan lampiran. Dalam penerbitan buku, ini sering disebut sebagai "backmatter". Halaman-halaman di akhir buku lebih banyak memberikan konteks, seperti mengutip sumber asli bahan atau inspirasi, dan memberikan referensi non-fiksi. Dalam bisnis, ini adalah tugas lampiran presentasi. Anda dapat menggunakan slide tambahan, contoh tambahan, materi sumber daya, 'bacaan lebih lanjut', dll., di sini juga.

Hanya saja, jangan menjejalkan semuanya ke dalam slide utama. Ingat: tidak ada yang mau (atau bisa) membaca data dalam font lima poin.

Lihatlah para ahli

Catatan tentang ilustrasi, desain, dan gambar: serahkan pada profesional.

Jika Anda adalah orang kata, kemungkinan kecil Anda juga orang gambar. (Jika ya, lebih banyak kekuatan untuk Anda – ini adalah keahlian unik yang berharga). Tapi apakah Anda yakin? Carilah umpan balik yang jujur ​​dari rekan-rekan Anda. Apa yang sebenarnya mereka pikirkan tentang inklusi clip-art itu? Dan animasi retro-keren Anda – apakah bermanfaat atau berbahaya? Minimal, mintalah seseorang memeriksa slide Anda untuk memastikan semua gaya font, ukuran, dan warna benar-benar konsisten.

Lebih baik lagi, mempekerjakan seorang ahli. Desainer yang sangat bagus bukan hanya seseorang yang "membuatnya terlihat cantik". Tentu, mereka harus ahli dengan alat yang ada (PowerPoint, Prezi, Keynote, dll.). Tetapi mereka juga harus memahami apa yang ingin Anda capai. Temui mereka sedini mungkin – sebelum Anda menulis kata-kata. Mintalah mereka duduk dalam rapat klien jika memungkinkan, sehingga mereka dapat mempelajari lebih lanjut tentang estetika dan arah presentasi yang diinginkan. Dan dengarkan saat perancang memberikan tip tentang cara mengatur konten Anda, secara visual, untuk efek.

Bersama-sama, Anda dapat membuat presentasi yang lebih kuat.

Bersiaplah untuk bencana

Mari kita bicara tentang hari presentasi yang sebenarnya.

Ya, sebelumnya, Anda harus melatih pidato Anda. Anda harus membawa air agar mulut Anda tidak terlalu kering saat berbicara. Dapatkan saya bertitik dan t Anda menyilang dan semua bebek Anda berturut-turut. (Untuk tips bagus lainnya, lihat posting ini.)

Tetapi bagaimana jika terjadi sesuatu yang lebih buruk daripada tersandung kata-kata Anda? Bayangkan Anda telah merancang presentasi kickass, itu indah dan penuh dengan gambar, demo, dan bagan yang menyenangkan. Anda bekerja berjam-jam untuk itu. Anda tiba di ruang konferensi, dan tidak ada proyektor. Sekarang apa?

Saya baru-baru ini melihat ini terjadi di sebuah konferensi. Ruangan yang berisi hampir 100 orang menunggu saat pembicara mencoba mencari tahu apa yang harus dilakukan. Dia berhasil melakukannya – berbicara dengan baik melalui slide-nya meskipun kami tidak dapat melihat satu pun gambar yang cantik. Dalam hal ini, kata-katanya sudah cukup. Itu mungkin tidak terlihat sebaik yang dia harapkan, tetapi kami menerima pesannya. Dia telah melakukan perencanaan daruratnya, dan Anda juga harus melakukannya.

Presentasi online versus di sebuah acara

Di mana Anda memberikan presentasi Anda? Apakah online, seperti untuk webinar atau live di acara atau percakapan pelanggan? Dasar-dasarnya sama: Anda masih memerlukan presentasi yang tertata rapi dengan tujuan yang jelas, dan Anda perlu berlatih.

Tetapi beberapa hal berbeda…

Dengan presentasi online, Anda memiliki waktu terbatas untuk menangkap audiens Anda. Sebuah artikel New York Times baru-baru ini mengutip statistik yang mencengangkan: perhatian manusia hanya bertahan selama delapan detik. Delapan detik! Itu secara pribadi. Bayangkan seberapa cepat Anda bisa kehilangan audiens Anda secara online – terutama jika mereka melakukan banyak tugas. (Dan kemungkinan besar memang begitu.) Anda harus menarik dan ringkas.

Pertimbangkan bagaimana presentasi Anda akan diputar jika mereka bahkan tidak mendengar Anda berbicara juga. Misalnya, apakah rendisi dek Anda secara online ini benar-benar hanya unduhan – dan karenanya perlu berbicara sendiri? Anda harus menangkap mereka, atau mereka keluar.

Juga pertimbangkan bagaimana atau apakah audiens Anda akan terlibat dengan Anda selama presentasi. Saya telah menghadiri webinar online yang menampilkan obrolan waktu nyata – ini cukup umum akhir-akhir ini. Anda membutuhkan seseorang (orang lain, bukan diri Anda sendiri) untuk memantau Tanya Jawab saat Anda berbicara, atau menyisakan waktu untuk menjawab pertanyaan di akhir. Penonton juga dapat mengajukan pertanyaan atau menyela saat Anda melakukan presentasi secara langsung, tetapi biasanya kecepatannya berbeda (lihat saran yang disebutkan sebelumnya untuk menyisakan ruang untuk Tanya Jawab di slide Anda).

Bagaimana skala

Presentasi Anda selesai. Kerja bagus! Sekarang pikirkan semua waktu yang Anda habiskan untuk membuatnya. Anda tidak ingin ini menjadi satu-dan-dilakukan, kan? Tidak berpikir begitu.

Sekarang adalah waktunya untuk mengenakan topi pemasaran Anda dan mencari tahu bagaimana Anda bisa mendapatkan hasil maksimal dari uang (dan waktu) yang baru saja Anda habiskan.

Misalnya, jika Anda memberikan presentasi Anda secara online, rekamlah (pastikan Anda memberi tahu audiens Anda bahwa Anda melakukannya, tentu saja), kemudian sediakan sesuai permintaan. Ini bisa di situs perpustakaan video perusahaan Anda, atau YouTube atau Vimeo, misalnya.

Anda juga dapat mengambil bagian audio dan mengeditnya untuk podcast.

Mungkin Anda dapat mengambil transkrip – atau catatan pembicara Anda – dan menyalinnya ke dalam blog (atau tiga).

Selain itu, Anda juga dapat meningkatkan dek dan meletakkannya di SlideShare. Situs ini mendapat banyak perhatian, melalui berbagi dan pencarian. Ada statistik yang mencengangkan, seperti fakta bahwa bisnis dapat melihat lalu lintas 500 persen lebih banyak di SlideShare daripada senjata besar (Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn). Pelajari lebih lanjut tentang SlideShare.

Dan tentu saja, Anda harus menggunakan gambar tajam tersebut untuk mengarahkan lalu lintas melalui saluran media sosial Anda.

Untuk lebih lanjut tentang konten daur ulang, baca posting ini.

Ambil busur

Ketika semuanya selesai – dek ditulis, gambar indah, pidato diberikan, dan semuanya diarsipkan untuk digunakan di masa mendatang, saatnya untuk membungkuk dan memberi selamat kepada diri sendiri atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Bravo!