Come creare una presentazione coinvolgente ed efficace

Pensavo che i mazzi di presentazione fossero un ripensamento. Sono pensati per accompagnare un oratore, pensai. Solo immagini su uno schermo per dare all'occhio qualcosa su cui riposare mentre parla.

Quanto ho sbagliato. Queste cose sono difficili da scrivere.

Sono pensati per l'aiuto visivo, sì, ma devono anche stare in piedi da soli. Ogni diapositiva deve bilanciare la giusta quantità di contenuto, non così scarso da sembrare finito a metà e non così disordinato da non poterlo leggere.

I mazzi devono raccontare una storia e coinvolgere il pubblico.

Il ritmo deve essere proprio così.

Devono essere informativi e potenzialmente persuasivi a seconda del risultato desiderato.

Non importa se hai tre diapositive o 100, devi pensare a quale contenuto sta succedendo OGNI. SEPARARE. UNO.

Ecco alcune lezioni che ho imparato (un po' dolorosamente) su come mettere insieme presentazioni chiare ed efficaci.

Considera la tua trama

Innanzitutto, cosa stai cercando di dire o ottenere? Inizia da lì e lavora all'indietro per creare la tua presentazione.

Assicurati che il contenuto sia in ordine logico. Potresti appoggiarti a una struttura in tre atti per evocare emozioni e persuadere il tuo pubblico ad agganciarlo. Oppure, scegli un approccio dall'alto verso il basso, in cui conduci con la tua dichiarazione più forte o la grande rivelazione. Ciò è particolarmente utile se hai poco tempo o il tuo pubblico ha il potenziale per fare il check-out dopo i primi cinque minuti. (Maggiori informazioni sull'attenzione si estende più avanti.)

Dan Roam è meglio conosciuto come il "ragazzo del tovagliolo". Si è ritagliato una nicchia professionale insegnando alle persone come raccontare storie efficaci, con immagini semplici. Ha anche un ottimo set di modelli per determinare la tua trama. Ci sono quattro possibilità, dice: un approccio di tipo report lineare e diretto; una storia costruibile che fornisce sempre più spiegazioni man mano che procedi; un tiro infuso di ostacoli / come superare; o una storia travolgente e drammatica in stile hollywoodiano con alti e bassi drammatici. (Puoi leggere di più a riguardo nel suo libro Show and Tell)

Qualunque cosa tu faccia, non creare diapositive casuali. Siamo stati tutti lì quando le persone lo fanno in una riunione, ed è ovvio. Avere una tabella di marcia e seguirla.

Rendi loro le cose facili

C'è un altro suggerimento in un vecchio adagio:

• Digli quello che gli dirai: questa è la tua agenda
• Diglielo: questa è la carne della presentazione
• Digli quello che gli hai detto: questo è il riassunto e la conclusione

È semplice, succinto e qualcosa che vale la pena seguire mentre strutturi la tua presentazione.

Considera attentamente le tue immagini

Le immagini sono parte integrante di una presentazione. Assicurati che le immagini completino le tue parole. Dovrebbero anche essere in grado di raccontare la storia visivamente senza parole, se necessario. Supponiamo che tu stia facendo un webinar online e il pubblico sintonizza l'audio per rispondere a una telefonata? Oppure sei sul podio di TED Talk e il suono non funziona. Le immagini racconteranno la storia? Detto questo, non vuoi nemmeno che le immagini rubino lo spettacolo.

Ma non dimenticare le tue parole

Il testo, le immagini e la tua voce dovrebbero essere un bel contrasto l'uno con l'altro. Le tue parole sono estremamente importanti, sia ciò che dici sulla diapositiva, sia ciò che dici (dalle note).

Parla chiaro. Sembra così ovvio, ma a volte ce ne dimentichiamo. Il tuo mantra dovrebbe essere meno gergo, più umanità. Semplice non è male. Semplice è chiaro ed efficace. Leggi di più sulla bellezza della semplicità qui.

Personalmente mi piace scrivere una sceneggiatura nelle note piuttosto che fornire solo elenchi puntati o frammenti. Tatticamente, lo faccio prima in un file di elaborazione testi, prima di creare la presentazione. Quindi separo la sceneggiatura e la inserisco nelle diapositive. Infine, per creare il contenuto effettivo della diapositiva, prendo le parole chiave (i titoli, i prodotti, le statistiche) e inserisco solo quelle nelle diapositive. Ricorda che anche le tue parole - le note e le diapositive - devono completarsi a vicenda. Non essere ridondante; il pubblico non dovrebbe essere in grado di leggere semplicemente ciò che stai dicendo dalla diapositiva, ma assicurati che i punti chiave siano ripresi. È un po' come un'altalena, né troppo né troppo poco su entrambi i lati.

Considera anche il tuo pubblico nella fase delle parole. Il tuo compito non è solo quello di distillare ciò che vuoi dire, ma a chi lo dici. La risposta a questa domanda influisce sul contenuto - il vocabolario, la granularità - della tua presentazione. Chi ascolterà (e guarderà) questa presentazione? Ad esempio, stai cercando di convincere un dirigente di livello C ad acquistare i tuoi servizi? In che modo la sua lingua è diversa dalla tua? Considera se il tuo pubblico potrebbe essere aperto e pieno di caffeina, pronto ad ascoltare per 40 minuti o se hai 90 secondi per trasmettere i tuoi punti prima che facciano il check-out. Potrei parlare a lungo del pubblico, e infatti lo farò in un prossimo blog, quindi ne parleremo più avanti.

Valuta l'armonia generale

Ora è il momento di fare un passo indietro e valutare il lavoro svolto finora. Vola fino a quei proverbiali 10.000 piedi e ottieni una veduta aerea. Come ti sembra da lassù?

Una cosa da controllare è l'equilibrio, come il modo in cui le immagini e le parole lavorano insieme. Dai un'occhiata anche alla struttura generale e al layout dei tuoi contenuti. C'è qualcosa di goffo o troppo pesante per il testo? Forse troppo scarso? Prendi nota.

C'è un test che mi piace fare in questa fase: scruto solo la sceneggiatura e le note – a volte dalla visualizzazione delle miniature – e valuto se la storia è completa. E se scorressi semplicemente le diapositive e le leggessi, senza ascoltare alcun oratore di accompagnamento. Capisco ancora?

Tieni d'occhio il ritmo

Ora che il contenuto è stato tracciato e la vista di 10.000 piedi è stata acquisita, puoi passare alla fase finezza.

Segui la tua presentazione come se la stessi facendo. Potresti chiedere a qualcuno (forse il tuo addetto alle pubbliche relazioni) di darti un feedback. Quand'è che il pubblico inizia a sbadigliare o a controllare il telefono?

Sicuramente non vuoi perdere il tuo pubblico prima di aver fatto il tuo grande punto; vuoi tenerli agganciati per tutto il discorso.

Come tattica, prova a intervallare la tua presentazione con interruzioni predefinite, come le pause per le domande. O forse intreccia un video dimostrativo o una sorta di aneddoto ogni poche diapositive. Alcuni presentatori fanno sondaggi sull'opinione del pubblico su un fatto che stanno per rivelare. Non vuoi essere troppo instabile, ma non vuoi nemmeno essere un drone. Giocaci e vedi cosa funziona.

Scarica gli extra

Hai troppi contenuti? Scarica il più possibile in modo che le diapositive stesse siano ordinate e leggibili. (Forse hai l'inizio di un eBook complementare con quel contenuto extra.)

Puoi inserire parte del testo nei campi delle note. Il tuo oratore può dire molto, quindi non è necessario che le tue diapositive lo facciano.

E approfitta dell'appendice. Nell'editoria di libri, questo viene spesso definito "backmatter". Le pagine alla fine del libro forniscono più contesto, ad esempio citando la fonte originale del materiale o dell'ispirazione e fornendo riferimenti di saggistica. Negli affari, questo è il compito dell'appendice della presentazione. Puoi aggiungere le tue diapositive extra, esempi aggiuntivi, materiali di risorse, "ulteriori letture", ecc. Anche qui.

Basta non stipare tutto nelle diapositive principali. Ricorda: nessuno vuole (o può) leggere i dati con caratteri a cinque punti.

Guarda gli esperti

Una nota sulle illustrazioni, il design e le immagini: lasciate fare ai professionisti.

Se sei una persona di parole, è molto probabile che tu sia anche una persona di immagini. (Se lo sei, più potere per te: questo è uno skillset di valore unico). Ma sei sicuro? Cerca un feedback onesto dai tuoi colleghi. Cosa pensano veramente di quelle inclusioni di clip art? E le tue fantastiche animazioni retrò: sono utili o dannose? Come minimo, chiedi a qualcuno di controllare le tue diapositive per assicurarti che tutti gli stili, le dimensioni e i colori dei caratteri siano davvero coerenti.

Meglio ancora, assumi un esperto. Un designer davvero bravo non è solo qualcuno che "lo fa sembrare carino". Certo, dovrebbero essere esperti con lo strumento a portata di mano (PowerPoint, Prezi, Keynote, ecc.). Ma dovrebbero anche capire cosa stai cercando di ottenere. Incontrali il prima possibile, prima di scrivere le parole. Invitali a partecipare a una riunione con un cliente, se possibile, in modo che possano saperne di più sull'estetica e sulla direzione prevista della presentazione. E ascolta come il designer dà suggerimenti su come organizzare i tuoi contenuti, visivamente, per effetto.

Insieme, puoi creare una presentazione più forte.

Preparati alla catastrofe

Parliamo della giornata di presentazione vera e propria.

Sì, in anticipo, dovresti esercitarti nel tuo discorso. Dovresti portare dell'acqua in modo che la tua bocca non si secchi troppo mentre parli. Ottieni le tue i puntate e le tue t incrociate e tutte le tue anatre di fila. (Per altri buoni consigli, dai un'occhiata a questo post.)

Ma cosa succede se succede qualcosa di peggio che inciampare nelle tue parole? Immagina di aver progettato una presentazione incredibile, è meravigliosa e piena di immagini divertenti, demo e grafici. Ci hai lavorato per ore. Arrivi nella sala conferenze e non c'è il proiettore. E adesso?

Di recente l'ho visto accadere a una conferenza. Una stanza di quasi 100 persone aspettava mentre l'oratore cercava di capire cosa fare. Ce l'ha fatta - facendo un buon lavoro nel parlare attraverso le sue diapositive anche se non siamo riusciti a vedere nessuna delle belle immagini. In questo caso, le sue parole sono state sufficienti. Forse non sembrava carino come aveva sperato, ma abbiamo ricevuto il messaggio. Aveva fatto i suoi piani di emergenza, e dovresti farlo anche tu.

Presentazioni online rispetto a un evento

Dove stai facendo la tua presentazione? È online, ad esempio per un webinar o dal vivo durante un evento o una conversazione con un cliente? Le basi sono le stesse: hai ancora bisogno di una presentazione ben organizzata con un obiettivo chiaro e devi provare.

Ma alcune cose differiscono...

Con le presentazioni online, hai un tempo limitato per catturare il tuo pubblico. Un recente articolo del New York Times ha citato una statistica sbalorditiva: l'attenzione umana dura otto miseri secondi. Otto secondi! Cioè di persona. Immagina quanto velocemente puoi perdere il tuo pubblico online, specialmente se è multitasking. (Ed è molto probabile che lo siano.) Devi essere coinvolgente e conciso.

Considera come suonerà la tua presentazione se non ti sentiranno nemmeno parlare. Ad esempio, questa interpretazione online del tuo mazzo è letteralmente solo un download e quindi deve parlare da sola? Devi catturarli, o sono fuori.

Considera anche come o se il tuo pubblico interagirà con te durante la presentazione. Ho partecipato a webinar online con chat in tempo reale: è piuttosto comune di questi tempi. Hai bisogno di qualcuno (qualcun altro, non te stesso) per monitorare le domande e risposte mentre parli o lasciare il tempo per rispondere alle domande alla fine. Un pubblico può porre domande o intervenire in altro modo anche quando presenti di persona, ma in genere il ritmo è diverso (vedi il suggerimento menzionato in precedenza di lasciare spazio per domande e risposte nelle tue diapositive).

Come scalare

La tua presentazione è terminata. Ottimo lavoro! Ora pensa a tutto il tempo che hai passato a crearlo. Non vuoi che sia una cosa da fare, vero? Non la pensavo così.

Ora è il momento di indossare il cappello del marketing e capire come ottenere il massimo dal denaro (e dal tempo) che hai appena speso.

Ad esempio, se stai tenendo la tua presentazione online, registrala (assicurandoti di avvisare il tuo pubblico che lo stai facendo, ovviamente), quindi rendila disponibile su richiesta. Questo potrebbe essere sul sito della libreria video della tua azienda, o YouTube o Vimeo, per esempio.

Puoi anche prendere la parte audio e modificarla per un podcast.

Forse puoi prendere la trascrizione - o le note del tuo relatore - e trascriverle in un blog (o tre).

Inoltre, puoi anche ravvivare il mazzo e metterlo su SlideShare. Questo sito ottiene grandi quantità di occhi, tramite la condivisione e la ricerca. Ci sono statistiche sbalorditive, come il fatto che le aziende possono vedere il 500% di traffico in più su SlideShare rispetto ai pezzi grossi (Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn). Ulteriori informazioni su SlideShare.

E in ogni caso, dovresti usare quelle immagini scattanti per indirizzare il traffico attraverso i tuoi canali di social media.

Per ulteriori informazioni sul riciclaggio dei contenuti, leggi questo post.

Fare un inchino

Quando tutto è finito – il mazzo scritto, le belle immagini, il discorso pronunciato e tutto archiviato per uso futuro, è il momento di fare un inchino e congratularsi con te stesso per l'ottimo lavoro. Bravo!