如何創建引人入勝且有效的演示文稿

我曾經認為演示文稿是事後才想到的。 我想，它們應該是演講者的伴奏。 只是屏幕上的圖片，讓說話者說話時眼睛可以休息一下。

我錯了。 這些東西很難寫。

是的，它們是為了視覺輔助——但它們也需要獨立存在。 每張幻燈片都必須平衡適量的內容——不要太稀疏以至於看起來半成品，也不要太雜亂以至於你無法閱讀。

套牌需要講述一個故事，並吸引觀眾。

節奏必須恰到好處。

根據您想要的結果，它們需要提供信息，並且可能具有說服力。

無論您有 3 張幻燈片還是 100 張幻燈片，您都需要仔細考慮每張幻燈片的內容。 單身的。 一。

以下是我（有些痛苦地）學到的關於將清晰有效的演示文稿組合在一起的一些經驗教訓。

考慮你的故事情節

首先，你想說什麼，或要達到什麼目的？ 從那裡開始並向後工作以創建您的演示文稿。

確保內容符合邏輯順序。 您可能會依靠三幕結構來喚起情感並說服您的觀眾將他們吸引進來。或者，選擇一種自上而下的方法，以您最強烈的陳述或大揭露作為引導。 如果您的時間不夠，或者您的觀眾有可能在前五分鐘後退房，這尤其明智。 （稍後會詳細介紹注意力跨度。）

丹·羅姆 (Dan Roam) 最出名的身份是“餐巾男的後盾”。 他的職業定位是教人們如何用簡單的圖像講述有效的故事。 他還有一套非常棒的模板來確定你的故事情節。 他說，有四種可能性：線性、直接的報告類型方法； 一個可構建的故事，隨著你的進行會給出越來越多的解釋； 充滿障礙/如何克服的球場； 或者是一個包羅萬象的、戲劇性的好萊塢式故事，有戲劇性的低潮和高潮。 （你可以在他的書 Show and Tell 中閱讀更多相關信息）

無論您做什麼，都不要讓您的幻燈片隨意。 當人們在會議上即興發揮時，我們都經歷過，這很明顯。 有一個路線圖，並遵循它。

讓他們輕鬆一點

一句古老的格言還有另一個提示：

• 告訴他們你要告訴他們什麼——這是你的議程
• 告訴他們——這是演講的重點
• 告訴他們你告訴他們的——這是你的總結和結論

它簡單、簡潔，並且在您構建演示文稿時值得遵循。

仔細考慮你的圖像

圖像是演示文稿的組成部分。 確保圖片與您的文字相得益彰。 如果需要，他們還應該能夠不用語言直接講述故事。 假設您正在舉辦在線網絡研討會，觀眾將音頻調出以接聽電話？ 或者你正站在 TED 演講的講台上，但聲音沒有了。 圖片會講故事嗎？ 也就是說，您也不希望圖像出盡風頭。

但不要忘記你的話

文字、圖片和你的聲音都應該成為彼此的很好的襯托。 你的話非常重要——你在幻燈片上說的和你說的（來自筆記）。

說白了。 這聽起來很明顯，但有時我們會忘記。 你的口頭禪應該少一些行話，多一些人性化。 簡單也不錯。 簡單就是清晰有效。 在這裡閱讀更多關於簡單之美的信息。

就個人而言，我喜歡在筆記中寫一個腳本，而不僅僅是提供要點或片段。 從策略上講，我首先在文字處理文件中執行此操作，然後再創建演示文稿。 然後我分解腳本並將其推到幻燈片上。 最後，為了構建實際的幻燈片內容，我採用關鍵詞（標題、產品、統計數據）並將它們僅放在幻燈片上。 請記住，您的文字——筆記和幻燈片——也需要相互補充。 不要多餘； 聽眾不應該只是從幻燈片上讀出你在說什麼，但要確保關鍵點得到呼應。 這有點像蹺蹺板——兩邊都不能太多也不能太少。

在言語階段也要考慮你的聽眾。 你的工作不僅是提煉出你想說的話——還有你對誰說的。 這個問題的答案會影響您演示文稿的內容——詞彙、粒度。 誰將聽到（和觀看）此演示文稿？ 例如，您試圖說服 C 級高管購買您的服務嗎？ 她的語言與你的有何不同？ 考慮一下您的聽眾是否會睜大耳朵喝咖啡，準備好聽 40 分鐘——或者您是否有 90 秒的時間在他們結帳前傳達您的觀點。 關於觀眾，我可以講很長時間，事實上我會在即將發布的博客中討論——稍後會詳細介紹。

評價整體和諧

現在是時候退後一步，評估您迄今為止的工作了。 飛到眾所周知的 10,000 英尺高空，鳥瞰全景。 從上面看怎麼樣？

要檢查的一件事是平衡，比如這些圖像和文字一起工作的方式。 還要看一下內容的整體結構和佈局。 是否有任何笨拙或過於繁重的文字？ 也許太稀疏了？ 做記錄。

在這個階段我喜歡做一個測試：我只看劇本和筆記——有時從縮略圖視圖——然後評估故事是否完整。 如果我只是瀏覽幻燈片並閱讀它們，而沒有聽到任何伴隨的演講者，會怎樣？ 我還明白嗎？

密切關注節奏

既然內容已繪製好並拍攝了 10,000 英尺的視圖，您就可以進入精細階段了。

就好像你在給它一樣瀏覽你的演示文稿。 你可以讓某人（也許是你的公關人員）給你反饋。 觀眾什麼時候開始打哈欠或查看手機？

你絕對不想在你大展拳腳之前失去你的聽眾； 你想讓他們在整個演講過程中都著迷。

作為一種策略，嘗試在您的演示文稿中穿插內置的休息時間，例如暫停提問。 或者每隔幾張幻燈片就編入一個演示視頻或某種軼事。 一些主持人針對他們即將揭露的事實進行聽眾意見調查。 你不想太波濤洶湧，但你也不想成為無人機。 嘗試一下，看看有什麼用。

卸載額外的東西

內容太多？ 盡可能多地卸載，以便幻燈片本身整潔易讀。 （也許你有一本包含額外內容的配套電子書的開頭。）

您可以將一些文本放入註釋字段中。 你的演講者可以說很多，所以你的幻燈片不需要。

並利用附錄。 在圖書出版中，這通常被稱為“backmatter”。 書末的頁面提供了更多背景信息，例如引用材料或靈感的原始來源，並提供非小說類參考資料。 在商業中，這是演示文稿附錄的工作。 您也可以在此處添加額外的幻燈片、其他示例、資源材料、“進一步閱讀”等。

只是不要把它全部塞進主要幻燈片。 請記住：沒有人願意（或不能）閱讀五號字體的數據。

找專家看看

關於插圖、設計和圖像的註釋：留給專業人士。

如果你是文字達人，那麼你也是圖畫達人的可能性很小。 （如果你是，那麼對你來說更有力量——這是一個獨特的有價值的技能組合）。 但是你確定嗎？ 從同行那裡尋求誠實的反饋。 他們對這些剪貼畫的真實看法是什麼？ 還有你的複古動畫——它們是有益的還是有害的？ 至少，請人檢查您的幻燈片以確保所有字體樣式、大小和顏色確實一致。

更好的是，聘請專家。 一個真正優秀的設計師不僅僅是“讓它看起來很漂亮”的人。 當然，他們應該是手頭工具（PowerPoint、Prezi、Keynote 等）的專家。 但他們也應該了解您要實現的目標。 儘早與他們會面——在你寫下這些話之前。 如果可能的話，讓他們旁聽客戶會議，這樣他們就可以更多地了解演示文稿的美學和預期方向。 並聆聽設計師提供有關如何在視覺上組織您的內容以獲得效果的提示。

您可以一起創建更強大的演示文稿。

為災難做好準備

讓我們談談實際的演示日。

是的，事先，你應該練習你的演講。 你應該帶水，這樣你說話的時候嘴巴就不會太乾。 讓你的 i 是點狀的，你的 t 是交叉的，所有的鴨子都排成一排。 （有關更多好的提示，請查看這篇文章。）

但是，如果發生比口吃更糟糕的事情怎麼辦？ 想像一下，您設計了一個很棒的演示文稿，它非常華麗，充滿了有趣的圖像、演示和圖表。 你為此工作了幾個小時。 您到達會議室，沒有投影儀。 怎麼辦？

我最近在一次會議上看到了這種情況。 當演講者試圖弄清楚該怎麼做時，一個有近 100 人的房間等待著。 她做到了——儘管我們看不到任何漂亮的圖片，但她在幻燈片上的演講做得很好。 這種情況下，她的話就足夠了。 它可能看起來不像她希望的那麼好，但我們得到了信息。 她已經做好了應急計劃，你也應該這樣做。

在線演示與活動演示

你在哪裡做演講？ 是在線的，例如網絡研討會還是現場活動或客戶對話？ 基本原理是一樣的：您仍然需要組織良好、目標明確的演示文稿，並且您需要排練。

但有幾點不同……

通過在線演示，您只有有限的時間來吸引觀眾。 《紐約時報》最近的一篇文章引用了一個驚人的統計數據：人類的注意力持續時間只有區區八秒。 八秒！ 那是當面的。 想像一下您會在多快的時間內失去在線觀眾——尤其是當他們同時處理多項任務時。 （他們很可能是。）你必須既引人入勝又簡潔。

考慮一下如果他們甚至聽不到您的講話，您的演示文稿將如何播放。 例如，您的套牌的這種在線再現真的只是一個下載——因此需要自己說話嗎？ 你必須抓住他們，否則他們就出去了。

還要考慮您的聽眾在演示過程中如何或是否會與您互動。 我參加過以實時聊天為特色的在線網絡研討會——這在當今非常普遍。 你需要有人（其他人，而不是你自己）在你發言時監督問答，或者在最後留出時間來解決問題。 當您親自演示時，觀眾也可以提問或以其他方式插話，但通常節奏會有所不同（請參閱前面提到的在幻燈片中為問答留出空間的建議）。

如何擴展

您的演示文稿已完成。 做得好！ 現在想想你花在製作它上的所有時間。 你不希望這是一勞永逸的，是嗎？ 沒想到

現在是戴上營銷帽子並弄清楚如何從剛剛花費的錢（和時間）中獲得最大收益的時候了。

例如，如果您要在線進行演示，請將其錄製下來（當然，請確保您已通知聽眾您正在這樣做），然後按需提供。 這可能在您公司的視頻庫網站上，例如 YouTube 或 Vimeo。

您還可以獲取音頻部分並將其編輯下來以製作播客。

或許您可以拿走文字記錄——或演講者的筆記——並將它們轉錄成一個（或三個）博客。

此外，您還可以將卡片組打扮得漂漂亮亮，並將其放到 SlideShare 上。 通過分享和搜索，該網站吸引了大量眼球。 有一些驚人的統計數據，比如企業在 SlideShare 上看到的流量比大公司（Facebook、Twitter、YouTube、LinkedIn）多 500%。 了解有關 SlideShare 的更多信息。

無論如何，您應該使用這些活潑的圖像來通過您的社交媒體渠道吸引流量。

有關回收內容的更多信息，請閱讀這篇文章。

謝幕

當一切都完成後——準備好套牌、漂亮的圖片、發表的演講，以及所有的東西都存檔以備將來使用，是時候鞠躬並祝賀自己完成了出色的工作。 太棒了！