Comment créer une présentation engageante et efficace

J'avais l'habitude de penser que les présentations étaient une réflexion après coup. Ils sont censés accompagner un orateur, pensai-je. Juste des images sur un écran pour donner à l'œil quelque chose sur quoi se reposer pendant que le locuteur parle.

Comme j'ai eu tort. Ces choses sont difficiles à écrire.

Ils sont destinés à une aide visuelle, oui, mais ils doivent également être autonomes. Chaque diapositive doit équilibrer la bonne quantité de contenu - pas si clairsemée qu'elle semble à moitié terminée, et pas si encombrée que vous ne pouvez pas la lire.

Les decks doivent raconter une histoire et engager le public.

Le rythme doit être juste.

Ils doivent être informatifs et potentiellement persuasifs en fonction du résultat souhaité.

Que vous ayez trois diapositives ou 100, vous devez réfléchir au contenu de CHAQUE. SEUL. UN.

Voici quelques leçons que j'ai apprises (un peu péniblement) sur la mise en place de présentations claires et efficaces.

Réfléchissez à votre scénario

Tout d'abord, qu'essayez-vous de dire ou de réaliser ? Commencez par là et travaillez à rebours pour créer votre présentation.

Assurez-vous que le contenu est dans un ordre logique. Vous pouvez vous appuyer sur une structure en trois actes pour évoquer l'émotion et persuader votre public de l'accrocher. Ou, choisissez une approche descendante, où vous dirigez avec votre déclaration la plus forte ou votre grande révélation. Ceci est particulièrement judicieux si vous manquez de temps ou si votre public a le potentiel de vérifier après les cinq premières minutes. (Plus d'informations sur la capacité d'attention plus tard.)

Dan Roam est surtout connu comme étant le "gars de l'arrière de la serviette". Il s'est taillé une niche de carrière en enseignant aux gens comment raconter des histoires efficaces - avec des images simples. Il a également un très bon ensemble de modèles pour déterminer votre scénario. Il y a quatre possibilités, dit-il : une approche de type rapport linéaire et simple ; une histoire à construire qui donne de plus en plus d'explications au fur et à mesure ; un pitch infusé d'obstacles / comment surmonter; ou une histoire radicale et dramatique de style hollywoodien avec des bas et des hauts dramatiques. (Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans son livre Show and Tell)

Quoi que vous fassiez, ne faites pas vos diapositives au hasard. Nous avons tous été là quand les gens l'aiment lors d'une réunion, et c'est évident. Ayez une feuille de route et suivez-la.

Facilitez-leur la tâche

Il y a une autre astuce dans un vieil adage :

• Dites-leur ce que vous allez leur dire - c'est votre agenda
• Dites-leur - c'est la viande de la présentation
• Dites-leur ce que vous leur avez dit - ceci est votre résumé et votre conclusion

C'est simple, succinct et quelque chose qui vaut la peine d'être suivi lorsque vous structurez votre présentation.

Réfléchissez bien à vos images

Les images font partie intégrante d'une présentation. Assurez-vous que les images complètent vos mots. Ils doivent également être capables de raconter l'histoire visuellement sans mots, si besoin est. Supposons que vous fassiez un webinaire en ligne et que le public règle le son pour prendre un appel téléphonique ? Ou vous vous tenez sur le podium de TED Talk et le son tombe en panne. Les images raconteront-elles l'histoire? Cela dit, vous ne voulez pas non plus que les images volent la vedette.

Mais n'oublie pas tes mots

Le texte, les images et votre voix doivent tous être une belle feuille les uns pour les autres. Vos mots sont super importants - à la fois ce que vous déclarez sur la diapositive et ce que vous dites (à partir des notes).

Parlez clairement. Cela semble si évident, mais parfois nous oublions. Votre mantra devrait être moins de jargon, plus d'humanité. La simplicité n'est pas mauvaise. Simple c'est clair et efficace. En savoir plus sur la beauté de la simplicité ici.

Personnellement, j'aime écrire un script dans les notes plutôt que de simplement fournir des puces ou des extraits. Tactiquement, je le fais d'abord dans un fichier de traitement de texte, avant de créer la présentation. Ensuite, je décompose le script et le pousse sur des diapositives. Enfin, pour créer le contenu réel de la diapositive, je prends les mots clés (les titres, les produits, les statistiques) et je ne mets que ceux-ci sur les diapositives. N'oubliez pas que vos mots - les notes et les diapositives - doivent également se compléter. Ne soyez pas redondant ; le public ne doit pas être en mesure de simplement lire ce que vous dites sur la diapositive, mais assurez-vous que les points clés sont repris. C'est un peu comme une balançoire - ni trop ni trop peu de chaque côté.

Pensez également à votre public au stade des mots. Votre travail ne consiste pas seulement à distiller ce que vous voulez dire, mais à qui vous le dites. La réponse à cette question impacte le contenu – le vocabulaire, la granularité – de votre présentation. Qui entendra (et regardera) cette présentation ? Est-ce un cadre supérieur que vous essayez de convaincre d'acheter vos services, par exemple ? En quoi sa langue est-elle différente de la vôtre ? Demandez-vous si votre public a les oreilles ouvertes et caféine, prêt à écouter pendant 40 minutes - ou si vous avez 90 secondes pour transmettre vos points avant qu'il ne passe à la caisse. Je pourrais parler longtemps d'audience, et en fait je le ferai dans un prochain blog – donc plus à ce sujet plus tard.

Évaluer l'harmonie globale

Il est maintenant temps de prendre du recul et d'évaluer votre travail jusqu'à présent. Envolez-vous jusqu'à ces 10 000 pieds proverbiaux et obtenez une vue aérienne. À quoi ça ressemble de là-haut ?

Une chose à vérifier est l'équilibre, comme la façon dont ces images et ces mots fonctionnent ensemble. Jetez également un coup d'œil à la structure générale et à la mise en page de votre contenu. Y a-t-il quelque chose de maladroit ou de trop lourd en texte? Peut-être trop clair ? Prendre note.

Il y a un test que j'aime faire à ce stade : je regarde juste le script et les notes – parfois à partir de la vue miniature – et j'évalue si l'histoire est complète. Et si je parcourais simplement les diapositives et les lisais, sans entendre aucun orateur qui les accompagne. Est-ce que je comprends encore ?

Gardez un œil sur le rythme

Maintenant que le contenu est tracé et que la vue à 10 000 pieds est prise, vous pouvez passer à l'étape de finesse.

Parcourez votre présentation comme si vous la faisiez. Vous pourriez demander à quelqu'un (peut-être votre responsable des relations publiques) de vous faire part de ses commentaires. Quand le public commence-t-il à bâiller ou à vérifier son téléphone ?

Vous ne voulez certainement pas perdre votre auditoire avant d'avoir fait valoir votre point important ; vous voulez les garder accrochés tout au long du baratin.

Comme tactique, essayez d'intercaler votre présentation avec des pauses intégrées, comme des pauses pour les questions. Ou peut-être insérer une vidéo de démonstration ou une sorte d'anecdote toutes les quelques diapositives. Certains présentateurs font des sondages d'opinion sur un fait qu'ils sont sur le point de révéler. Vous ne voulez pas être trop saccadé, mais vous ne voulez pas non plus être un drone. Jouez avec et voyez ce qui fonctionne.

Déchargez les extras

Vous avez trop de contenu ? Déchargez autant que vous le pouvez pour que les diapositives elles-mêmes soient bien rangées et lisibles. (Peut-être avez-vous le début d'un livre électronique compagnon avec ce contenu supplémentaire.)

Vous pouvez mettre une partie du texte dans les champs de note. Votre orateur peut en dire beaucoup, vos diapositives n'en ont donc pas besoin.

Et profitez de l'annexe. Dans l'édition de livres, cela est souvent appelé "backmatter". Les pages à la fin du livre donnent plus de contexte, comme citer la source originale du matériel ou de l'inspiration, et fournir des références non romanesques. En entreprise, c'est le travail de l'annexe de la présentation. Vous pouvez y ajouter vos diapositives supplémentaires, des exemples supplémentaires, des ressources, des "lectures complémentaires", etc., ici aussi.

Il suffit de ne pas tout entasser dans les diapositives principales. Rappelez-vous : personne ne veut (ou ne peut) lire les données dans une police de cinq points.

Regardez les experts

Une note sur les illustrations, le design et les images : laissez faire les professionnels.

Si vous êtes un adepte des mots, il y a peu de chances que vous soyez également un adepte des images. (Si vous l'êtes, plus de pouvoir pour vous - il s'agit d'un ensemble de compétences d'une valeur unique). Mais es-tu sûr ? Cherchez des commentaires honnêtes de vos pairs. Que pensent-ils vraiment de ces inclusions de clip-art ? Et vos animations rétro-cool sont-elles utiles ou nuisibles ? Au minimum, demandez à quelqu'un de vérifier vos diapositives pour vous assurer que tous les styles, tailles et couleurs de police sont vraiment cohérents.

Mieux encore, faites appel à un expert. Un très bon designer n'est pas seulement quelqu'un qui "fait joli". Bien sûr, ils doivent être un expert de l'outil à portée de main (PowerPoint, Prezi, Keynote, etc.). Mais ils doivent également comprendre ce que vous essayez d'accomplir. Rencontrez-les le plus tôt possible - avant d'écrire les mots. Demandez-leur si possible d'assister à une réunion avec un client, afin qu'ils puissent en savoir plus sur l'esthétique et la direction prévue de la présentation. Et écoutez le concepteur donner des conseils sur la façon d'organiser votre contenu, visuellement, pour un effet.

Ensemble, vous pouvez créer une présentation plus forte.

Préparez-vous à la catastrophe

Parlons de la journée de présentation proprement dite.

Oui, au préalable, vous devriez pratiquer votre discours. Vous devriez apporter de l'eau pour que votre bouche ne devienne pas trop sèche pendant que vous parlez. Mettez vos i en pointillés et vos t croisés et tous vos canards d'affilée. (Pour plus de bons conseils, consultez cet article.)

Mais que se passe-t-il s'il se passe quelque chose de pire que de trébucher sur vos mots ? Imaginez que vous ayez conçu une présentation géniale, elle est magnifique et pleine d'images, de démos et de graphiques amusants. Vous avez travaillé des heures dessus. Vous arrivez dans la salle de conférence, et il n'y a pas de projecteur. Maintenant quoi?

J'ai récemment vu cela se produire lors d'une conférence. Une salle de près de 100 personnes attendait pendant que l'orateur essayait de comprendre quoi faire. Elle a réussi – faisant du bon travail en parlant à travers ses diapositives même si nous ne pouvions voir aucune des jolies images. Dans ce cas, ses paroles ont suffi. Cela n'avait peut-être pas l'air aussi agréable qu'elle l'avait espéré, mais nous avons compris le message. Elle avait fait son plan d'urgence, et vous devriez aussi.

Présentations en ligne ou lors d'un événement

Où faites-vous votre présentation ? Est-ce en ligne, comme pour un webinaire ou en direct lors d'un événement ou d'une conversation avec un client ? Les bases sont les mêmes : vous avez toujours besoin d'une présentation bien organisée avec un objectif clair, et vous devez répéter.

Mais certaines choses diffèrent…

Avec les présentations en ligne, vous disposez d'un temps limité pour capter votre auditoire. Un récent article du New York Times citait une statistique stupéfiante : l'attention humaine ne dure que huit secondes. Huit secondes ! C'est en personne. Imaginez à quelle vitesse vous pouvez perdre votre audience en ligne, surtout si elle est multitâche. (Et il est très probable qu'ils le soient.) Vous devez être à la fois engageant et concis.

Réfléchissez à la manière dont votre présentation sera diffusée s'ils ne vous entendent même pas parler. Par exemple, cette interprétation en ligne de votre deck est-elle littéralement un simple téléchargement - et doit donc parler d'elle-même ? Vous devez les capturer, ou ils sont éliminés.

Considérez également comment ou si votre public s'engagera avec vous pendant la présentation. J'ai assisté à des webinaires en ligne qui proposent un chat en temps réel - c'est assez courant de nos jours. Vous avez besoin de quelqu'un (quelqu'un d'autre, pas vous-même) pour surveiller les questions et réponses pendant que vous parlez, ou laissez du temps pour répondre aux questions à la fin. Un public peut également poser des questions ou intervenir lorsque vous présentez en personne, mais le rythme est généralement différent (voir la suggestion mentionnée précédemment de laisser de l'espace pour les questions et réponses dans vos diapositives).

Comment mettre à l'échelle

Votre présentation est terminée. Bon travail! Pensez maintenant à tout le temps que vous avez passé à le fabriquer. Vous ne voulez pas que ce soit un one-and-done, n'est-ce pas ? Je ne le pensais pas.

Il est maintenant temps de mettre votre chapeau marketing et de déterminer comment vous pouvez tirer le meilleur parti de l'argent (et du temps) que vous venez de dépenser.

Par exemple, si vous faites votre présentation en ligne, enregistrez-la (en vous assurant d'informer votre auditoire que vous le faites, bien sûr), puis rendez-la disponible à la demande. Cela peut être sur le site de la vidéothèque de votre entreprise, ou sur YouTube ou Vimeo, par exemple.

Vous pouvez également prendre la partie audio et la modifier pour un podcast.

Vous pouvez peut-être prendre la transcription - ou les notes de votre conférencier - et les transcrire dans un blog (ou trois).

De plus, vous pouvez aussi agrémenter le jeu et le mettre sur SlideShare. Ce site obtient de grandes quantités de globes oculaires, via le partage et la recherche. Il existe des statistiques stupéfiantes, comme le fait que les entreprises peuvent voir 500% de trafic en plus sur SlideShare que les gros canons (Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn). En savoir plus sur SlideShare.

Et par tous les moyens, vous devez utiliser ces images accrocheuses pour générer du trafic via vos canaux de médias sociaux.

Pour en savoir plus sur le recyclage du contenu, lisez cet article.

Inclinez-vous

Quand tout est terminé - le jeu écrit, les belles images, le discours prononcé et le tout archivé pour une utilisation future, il est temps de saluer et de vous féliciter pour un travail bien fait. Bravo!