So erstellen Sie eine ansprechende und effektive Präsentation

Früher dachte ich, Präsentationsdecks seien ein nachträglicher Einfall. Sie sind als Begleitung für einen Redner gedacht, dachte ich. Nur Bilder auf einem Bildschirm, um dem Auge etwas Ruhe zu geben, während der Sprecher spricht.

Wie habe ich mich geirrt. Diese Dinge sind schwer zu schreiben.

Sie sind als visuelle Hilfe gedacht, ja – aber sie müssen auch für sich alleine stehen. Jede Folie muss die richtige Menge an Inhalt ausbalancieren – nicht so spärlich, dass sie halb fertig aussieht, und nicht so überladen, dass Sie sie nicht lesen können.

Decks müssen eine Geschichte erzählen und das Publikum ansprechen.

Das Tempo muss so sein.

Sie müssen informativ und je nach gewünschtem Ergebnis potenziell überzeugend sein.

Ganz gleich, ob Sie drei oder 100 Folien haben, Sie müssen sich überlegen, welche Inhalte auf JEDE abgespielt werden. EINZEL. EINS.

Hier sind einige Lektionen, die ich (etwas schmerzhaft) über das Zusammenstellen klarer und effektiver Präsentationen gelernt habe.

Betrachten Sie Ihre Geschichte

Erstens, was versuchst du zu sagen oder zu erreichen? Beginnen Sie dort und arbeiten Sie rückwärts, um Ihre Präsentation zu erstellen.

Stellen Sie sicher, dass der Inhalt in logischer Reihenfolge ist. Sie können sich auf eine Drei-Akt-Struktur stützen, um Emotionen hervorzurufen und Ihr Publikum davon zu überzeugen, es einzubinden. Oder wählen Sie einen Top-Down-Ansatz, bei dem Sie mit Ihrer stärksten Aussage oder großen Enthüllung vorangehen. Dies ist besonders ratsam, wenn Sie wenig Zeit haben oder Ihr Publikum das Potenzial hat, nach den ersten fünf Minuten auszuchecken. (Mehr zu Aufmerksamkeitsspannen später.)

Dan Roam ist am besten als der „Rücken der Serviette“ bekannt. Er hat sich eine Karrierenische geschaffen, indem er Menschen beigebracht hat, wie man wirkungsvolle Geschichten erzählt – mit einfachen Bildern. Er hat auch einen wirklich tollen Satz von Vorlagen, um Ihre Handlung zu bestimmen. Es gibt vier Möglichkeiten, sagt er: ein linearer, unkomplizierter berichtsartiger Ansatz; eine baubare Geschichte, die im Laufe der Zeit immer mehr erklärt; ein von Hindernissen durchdrungener/wie-zu-überwinden-Pitch; oder eine mitreißende, dramatische Geschichte im Hollywood-Stil mit dramatischen Höhen und Tiefen. (Sie können mehr darüber in seinem Buch Show and Tell lesen)

Was auch immer Sie tun, machen Sie Ihre Folien nur nicht willkürlich. Wir alle haben es erlebt, wenn Leute es in einem Meeting beflügeln, und es ist offensichtlich. Haben Sie eine Roadmap und folgen Sie ihr.

Machen Sie es ihnen leicht

Es gibt noch einen weiteren Tipp in einem alten Sprichwort:

• Sag ihnen, was du ihnen sagen wirst – das ist deine Agenda
• Tell 'em – das ist das Kernstück der Präsentation
• Sag ihnen, was du ihnen gesagt hast – das ist deine Zusammenfassung und Schlussfolgerung

Es ist einfach, prägnant und etwas, das es wert ist, befolgt zu werden, wenn Sie Ihre Präsentation strukturieren.

Betrachten Sie Ihre Bilder sorgfältig

Bilder sind ein wesentlicher Bestandteil einer Präsentation. Achte darauf, dass die Bilder deine Worte ergänzen. Sie sollten die Geschichte auch ohne Worte visuell erzählen können, wenn es sein muss. Angenommen, Sie veranstalten ein Online-Webinar und das Publikum schaltet den Ton aus, um einen Anruf anzunehmen? Oder Sie stehen am TED-Talk-Podium und der Ton fällt aus. Werden die Bilder die Geschichte erzählen? Das heißt, Sie möchten auch nicht, dass die Bilder die Show stehlen.

Aber vergiss deine Worte nicht

Der Text, die Bilder und Ihre Stimme sollten alle eine schöne Folie füreinander sein. Ihre Worte sind super wichtig – sowohl das, was Sie auf der Folie sagen, als auch das, was Sie sprechen (aus den Notizen).

Sprich Klartext. Es klingt so offensichtlich, aber manchmal vergessen wir es. Ihr Mantra sollte weniger Jargon sein, mehr Menschlichkeit. Einfach ist nicht schlecht. Einfach ist klar und effektiv. Lesen Sie hier mehr über die Schönheit der Einfachheit.

Persönlich schreibe ich gerne ein Skript in die Notizen, anstatt nur Aufzählungszeichen oder Ausschnitte bereitzustellen. Taktisch mache ich das zuerst in einer Textverarbeitungsdatei, bevor ich die Präsentation erstelle. Dann breche ich das Skript auseinander und schiebe es auf die Folien. Um schließlich den eigentlichen Folieninhalt zu erstellen, nehme ich die Schlüsselwörter (die Schlagzeilen, die Produkte, die Statistiken) und setze nur diese auf die Folien. Denken Sie daran, dass Ihre Worte – die Notizen und die Folien – sich auch ergänzen müssen. Seien Sie nicht überflüssig; das Publikum sollte nicht einfach auf der Folie lesen können, was Sie sagen, sondern stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Punkte wiedergegeben werden. Es ist ein bisschen wie eine Wippe – weder zu viel noch zu wenig auf beiden Seiten.

Berücksichtigen Sie Ihr Publikum auch in der Wortphase. Ihre Aufgabe besteht nicht nur darin, herauszufiltern, was Sie sagen wollen – sondern auch, wem Sie es sagen. Die Antwort auf diese Frage wirkt sich auf den Inhalt – das Vokabular, die Granularität – Ihrer Präsentation aus. Wer wird diese Präsentation hören (und sehen)? Ist es beispielsweise ein C-Level-Manager, den Sie davon überzeugen möchten, Ihre Dienstleistungen zu kaufen? Wie unterscheidet sich ihre Sprache von deiner? Überlegen Sie, ob Ihr Publikum vielleicht offen und koffeinhaltig ist und bereit ist, 40 Minuten lang zuzuhören – oder ob Sie 90 Sekunden Zeit haben, um Ihre Punkte zu vermitteln, bevor es auscheckt. Ich könnte lange über das Publikum sprechen, und tatsächlich werde ich das in einem kommenden Blog tun – dazu später mehr.

Bewerten Sie die Gesamtharmonie

Jetzt ist es an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und Ihre bisherige Arbeit zu bewerten. Fliegen Sie auf die sprichwörtlichen 10.000 Fuß und erhalten Sie eine Luftaufnahme. Wie sieht es von da oben aus?

Eine Sache, die es zu überprüfen gilt, ist die Balance, wie die Art und Weise, wie diese Bilder und Wörter zusammenarbeiten. Werfen Sie auch einen Blick auf die Gesamtstruktur und das Layout Ihrer Inhalte. Ist alles klobig oder viel zu textlastig? Vielleicht zu spärlich? Beachten.

Es gibt einen Test, den ich in dieser Phase gerne mache: Ich schaue mir nur das Drehbuch und die Notizen an – manchmal aus der Miniaturansicht – und beurteile, ob die Geschichte vollständig ist. Was wäre, wenn ich einfach die Folien durchblättere und diese lese, ohne einen begleitenden Sprecher zu hören? Verstehe ich noch?

Behalten Sie das Tempo im Auge

Nachdem der Inhalt gezeichnet und die 10.000-Fuß-Ansicht aufgenommen wurde, können Sie mit der Finesse-Phase fortfahren.

Gehen Sie durch Ihre Präsentation, als ob Sie sie halten würden. Sie könnten jemanden (vielleicht Ihre PR-Person) bitten, Ihnen Feedback zu geben. Wann fängt das Publikum an zu gähnen oder auf sein Handy zu schauen?

Sie möchten Ihr Publikum definitiv nicht verlieren, bevor Sie Ihren großen Punkt machen; Sie möchten sie während des gesamten Spiels süchtig machen.

Versuchen Sie als Taktik, Ihre Präsentation mit eingebauten Pausen, wie Pausen für Fragen, zu durchsetzen. Oder weben Sie vielleicht alle paar Folien ein Demovideo oder eine Art Anekdote ein. Einige Moderatoren führen Umfragen zur Meinung des Publikums zu einer Tatsache durch, die sie gleich enthüllen werden. Du willst nicht zu abgehackt sein, aber du willst auch keine Drohne sein. Spielen Sie damit herum und sehen Sie, was funktioniert.

Entladen Sie die Extras

Haben Sie zu viel Inhalt? Entladen Sie so viel wie möglich, damit die Folien selbst ordentlich und lesbar sind. (Vielleicht haben Sie den Anfang eines begleitenden eBooks mit diesem zusätzlichen Inhalt.)

Sie können einen Teil des Textes in die Notizfelder einfügen. Ihr Sprecher kann viel sagen, Ihre Folien müssen es nicht.

Und nutzen Sie den Anhang. Im Buchverlag wird dies oft als „Backmatter“ bezeichnet. Die Seiten am Ende des Buches bieten mehr Kontext, z. B. das Zitieren der ursprünglichen Material- oder Inspirationsquelle und das Bereitstellen von Sachliteratur-Referenzen. In der Wirtschaft ist dies die Aufgabe des Anhangs der Präsentation. Sie können hier auch Ihre zusätzlichen Folien, zusätzliche Beispiele, Ressourcenmaterialien, „weiterführende Literatur“ usw. anhängen.

Packen Sie einfach nicht alles in die Hauptfolien. Denken Sie daran: Niemand will (oder kann) Daten in Fünfpunktschrift lesen.

Wenden Sie sich an die Experten

Ein Hinweis zu Illustrationen, Design und Bildern: Überlassen Sie das den Profis.

Wenn Sie ein Wortmensch sind, sind die Chancen gering, dass Sie auch ein Bildmensch sind. (Wenn Sie es sind, mehr Macht für Sie – dies ist eine einzigartig wertvolle Fähigkeit). Aber bist du sicher? Suchen Sie ehrliches Feedback von Ihren Kollegen. Was denken sie wirklich über diese ClipArt-Einschlüsse? Und deine retro-coolen Animationen – sind sie hilfreich oder schädlich? Lassen Sie Ihre Folien zumindest von jemandem überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Schriftarten, -größen und -farben wirklich konsistent sind.

Besser noch, beauftragen Sie einen Experten. Ein wirklich guter Designer ist nicht nur jemand, der „es hübsch aussehen lässt“. Sicher, sie sollten ein Experte mit dem zur Verfügung stehenden Tool sein (PowerPoint, Prezi, Keynote usw.). Aber sie sollten auch verstehen, was Sie erreichen wollen. Treffen Sie sich so früh wie möglich mit ihnen – bevor Sie die Worte schreiben. Lassen Sie sie nach Möglichkeit an einem Kundengespräch teilnehmen, damit sie mehr über die ästhetische und beabsichtigte Richtung der Präsentation erfahren. Und hören Sie zu, wie der Designer Tipps gibt, wie Sie Ihre Inhalte visuell und effektvoll organisieren können.

Gemeinsam können Sie eine stärkere Präsentation erstellen.

Bereiten Sie sich auf eine Katastrophe vor

Lassen Sie uns über den eigentlichen Präsentationstag sprechen.

Ja, vorher solltest du deine Rede üben. Du solltest Wasser mitbringen, damit dein Mund beim Reden nicht zu trocken wird. Holen Sie sich Ihr i gepunktet und Ihr t gekreuzt und alle Ihre Enten in einer Reihe. (Weitere gute Tipps finden Sie in diesem Beitrag.)

Aber was, wenn etwas Schlimmeres passiert, als über deine Worte zu stolpern? Stellen Sie sich vor, Sie hätten eine tolle Präsentation entworfen, sie ist wunderschön und voller lustiger Bilder, Demos und Diagramme. Du hast stundenlang daran gearbeitet. Sie kommen im Konferenzraum an, und es gibt keinen Projektor. Was jetzt?

Ich habe das kürzlich auf einer Konferenz gesehen. Ein Raum mit fast 100 Leuten wartete, während der Redner versuchte herauszufinden, was er tun sollte. Sie hat es geschafft – sie hat gute Arbeit geleistet, indem sie ihre Folien durchsprach, obwohl wir keines der hübschen Bilder sehen konnten. In diesem Fall waren ihre Worte genug. Es sah vielleicht nicht so schön aus, wie sie gehofft hatte, aber wir haben die Botschaft verstanden. Sie hatte ihre Notfallplanung gemacht, und Sie sollten das auch tun.

Präsentationen online versus auf einer Veranstaltung

Wo halten Sie Ihre Präsentation? Ist es online, z. B. für ein Webinar oder live bei einer Veranstaltung oder einem Kundengespräch? Die Grundlagen sind die gleichen: Sie brauchen immer noch eine gut organisierte Präsentation mit einem klaren Ziel, und Sie müssen proben.

Aber ein paar Dinge sind anders …

Bei Online-Präsentationen haben Sie nur eine begrenzte Zeit, um Ihr Publikum zu fesseln. Ein kürzlich erschienener Artikel der New York Times zitierte eine erstaunliche Statistik: Die menschliche Aufmerksamkeit dauert nur dürftige acht Sekunden. Acht Sekunden! Das ist persönlich. Stellen Sie sich vor, wie schnell Sie Ihr Publikum online verlieren können – besonders wenn es Multitasking betreibt. (Und es ist sehr wahrscheinlich, dass sie es sind.) Sie müssen sowohl fesselnd als auch prägnant sein.

Überlegen Sie, wie Ihre Präsentation abgespielt wird, wenn sie Sie nicht einmal sprechen hören. Ist diese Online-Version deines Decks zum Beispiel buchstäblich nur ein Download – und muss daher für sich selbst sprechen? Du musst sie fangen, sonst sind sie draußen.

Überlegen Sie auch, wie oder ob Ihr Publikum während der Präsentation mit Ihnen interagieren wird. Ich habe an Online-Webinaren mit Echtzeit-Chat teilgenommen – das ist heutzutage ziemlich üblich. Sie brauchen jemanden (jemand anderen, nicht Sie selbst), der die Fragen und Antworten überwacht, während Sie sprechen, oder sich Zeit nehmen, um am Ende Fragen zu beantworten. Ein Publikum kann auch Fragen stellen oder anderweitig eingreifen, wenn Sie persönlich präsentieren, aber normalerweise ist das Tempo anders (siehe den zuvor erwähnten Vorschlag, in Ihren Folien Platz für Fragen und Antworten zu lassen).

Wie man skaliert

Ihre Präsentation ist fertig. Gute Arbeit! Denken Sie jetzt an all die Zeit, die Sie damit verbracht haben, es herzustellen. Sie wollen nicht, dass dies ein One-and-Done ist, oder? Dachte nicht.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Marketinghut aufzusetzen und herauszufinden, wie Sie das Beste aus dem Geld (und der Zeit) herausholen können, die Sie gerade aufgewendet haben.

Wenn Sie beispielsweise Ihre Präsentation online halten, zeichnen Sie sie auf (achten Sie natürlich darauf, dass Sie Ihr Publikum darüber informieren) und stellen Sie sie dann auf Abruf zur Verfügung. Dies könnte beispielsweise auf der Website der Videothek Ihres Unternehmens oder auf YouTube oder Vimeo sein.

Sie können auch den Audioteil nehmen und ihn für einen Podcast bearbeiten.

Vielleicht können Sie das Transkript – oder die Notizen Ihres Redners – nehmen und sie in einen Blog (oder drei) transkribieren.

Sie können das Deck auch aufpeppen und auf SlideShare stellen. Diese Seite erhält große Mengen an Augäpfeln durch Teilen und Suchen. Es gibt erstaunliche Statistiken, wie die Tatsache, dass Unternehmen auf SlideShare 500 Prozent mehr Verkehr sehen können als die großen Geschütze (Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn). Erfahren Sie mehr über SlideShare.

Und auf jeden Fall sollten Sie diese knackigen Bilder verwenden, um den Verkehr über Ihre Social-Media-Kanäle zu steigern.

Weitere Informationen zum Recycling von Inhalten finden Sie in diesem Beitrag.

Sich verbeugen

Wenn alles fertig ist – das Deck geschrieben, die Bilder schön, die Rede gehalten und das Ganze für die zukünftige Verwendung archiviert ist, ist es an der Zeit, sich zu verbeugen und sich selbst für die gute Arbeit zu gratulieren. Bravo!