Como criar uma apresentação envolvente e eficaz

Eu costumava pensar que os decks de apresentação eram uma reflexão tardia. Eles devem ser um acompanhamento para um alto-falante, pensei. Apenas imagens em uma tela para dar aos olhos algo para descansar enquanto o locutor fala.

Como eu estava errado. Essas coisas são difíceis de escrever.

Eles são destinados a auxílio visual, sim – mas também precisam ser independentes. Cada slide deve equilibrar a quantidade certa de conteúdo – não tão esparso que pareça incompleto e não tão confuso que você não possa lê-lo.

Os decks precisam contar uma história e envolver o público.

O ritmo tem que ser justo.

Eles precisam ser informativos e potencialmente persuasivos, dependendo do resultado desejado.

Não importa se você tem três slides ou 100, você precisa pensar em qual conteúdo está acontecendo CADA. SOLTEIRO. UM.

Aqui estão algumas lições que aprendi (um tanto dolorosamente) sobre como montar apresentações claras e eficazes.

Considere seu enredo

Primeiro, o que você está tentando dizer ou alcançar? Comece por aí e trabalhe de trás para frente para criar sua apresentação.

Verifique se o conteúdo está em ordem lógica. Você pode se apoiar em uma estrutura de três atos para evocar emoções e persuadir seu público a prendê-los. Ou escolha uma abordagem de cima para baixo, onde você lidera com sua declaração mais forte ou grande revelação. Isso é especialmente sensato se você estiver com pouco tempo ou se seu público tiver potencial para conferir após os primeiros cinco minutos. (Mais sobre períodos de atenção mais tarde.)

Dan Roam é mais conhecido como o “cara das costas do guardanapo”. Ele criou um nicho de carreira ensinando as pessoas a contar histórias eficazes – com imagens simples. Ele também tem um ótimo conjunto de modelos para determinar seu enredo. Existem quatro possibilidades, diz ele: uma abordagem linear e direta do tipo relatório; uma história edificável que fornece mais e mais explicações conforme você avança; um passo infundido de obstáculos/como superar; ou uma história arrebatadora e dramática ao estilo de Hollywood com altos e baixos dramáticos. (Você pode ler mais sobre isso em seu livro Show and Tell)

Faça o que fizer, apenas não faça seus slides ao acaso. Todos nós já passamos por isso quando as pessoas improvisam em uma reunião, e é óbvio. Tenha um roteiro e siga-o.

Facilite para eles

Há outra dica em um velho ditado:

• Diga a eles o que você vai dizer a eles - esta é a sua agenda
• Diga a eles - esta é a carne da apresentação
• Diga a eles o que você disse - este é o seu resumo e conclusão

É simples, sucinto e algo que vale a pena seguir enquanto você estrutura sua apresentação.

Considere cuidadosamente suas imagens

As imagens são um componente integral de uma apresentação. Certifique-se de que as imagens complementam suas palavras. Eles também devem ser capazes de contar a história visualmente sem palavras, se necessário. Suponha que você esteja fazendo um webinar on-line e o público desligue o áudio para atender uma ligação. Ou você está no pódio do TED Talk e o som falha. As imagens vão contar a história? Dito isso, você também não quer que as imagens roubem o show.

Mas não esqueça suas palavras

O texto, as imagens e sua voz devem ser um bom contraste um para o outro. Suas palavras são super importantes - tanto o que você declara no slide quanto o que você fala (nas notas).

Fale claramente. Parece tão óbvio, mas às vezes esquecemos. Seu mantra deve ser menos jargão, mais humano. Simples não é ruim. Simples é claro e eficaz. Leia mais sobre a beleza da simplicidade aqui.

Pessoalmente, gosto de escrever um roteiro nas notas, em vez de apenas fornecer marcadores ou trechos. Taticamente, faço isso primeiro em um arquivo de processamento de texto, antes de criar a apresentação. Em seguida, separo o roteiro e o coloco nos slides. Por fim, para criar o conteúdo real do slide, pego as palavras-chave (as manchetes, os produtos, as estatísticas) e coloco apenas essas nos slides. Lembre-se de que suas palavras – as notas e os slides – também precisam se complementar. Não seja redundante; o público não deve ser capaz de apenas ler o que você está dizendo no slide, mas certifique-se de que os pontos-chave sejam repetidos. É um pouco como uma gangorra – nem muito nem muito pouco de cada lado.

Considere seu público no estágio de palavras também. Seu trabalho não é apenas destilar o que você quer dizer – mas para quem você diz. A resposta a esta pergunta afeta o conteúdo – o vocabulário, a granularidade – da sua apresentação. Quem vai ouvir (e assistir) esta apresentação? É um executivo de nível C que você está tentando convencer a comprar seus serviços, por exemplo? Como a linguagem dela é diferente da sua? Considere se seu público pode estar de ouvidos abertos e com cafeína, pronto para ouvir por 40 minutos – ou se você tiver 90 segundos para transmitir seus pontos antes que eles façam check-out. Eu poderia falar muito sobre público, e de fato o farei em um próximo blog – mais sobre isso depois.

Avalie a harmonia geral

Agora é hora de dar um passo atrás e avaliar seu trabalho até agora. Voe até aqueles proverbiais 10.000 pés e obtenha uma visão aérea. Como é lá de cima?

Uma coisa a verificar é o equilíbrio, como a maneira como essas imagens e palavras estão trabalhando juntas. Dê uma olhada na estrutura geral e no layout do seu conteúdo também. Há algo desajeitado ou com muito texto? Talvez muito escasso? Tome nota.

Há um teste que gosto de fazer nessa fase: olho apenas para o roteiro e as anotações – às vezes na visualização em miniatura – e avalio se a história está completa. E se eu apenas examinar os slides e lê-los, sem ouvir nenhum orador acompanhante. Eu ainda entendo?

Fique de olho no ritmo

Agora que o conteúdo foi plotado e a visão de 10.000 pés obtida, você pode passar para o estágio de sutileza.

Percorra sua apresentação como se estivesse fazendo isso. Você pode pedir a alguém (talvez seu relações-públicas) que lhe dê feedback. Quando o público começa a bocejar ou checar o telefone?

Você definitivamente não quer perder seu público antes de fazer seu grande ponto; você deseja mantê-los presos durante todo o discurso.

Como tática, tente intercalar sua apresentação com intervalos integrados, como pausas para perguntas. Ou talvez tecer um vídeo de demonstração ou algum tipo de anedota a cada poucos slides. Alguns apresentadores fazem pesquisas de opinião sobre o fato que estão prestes a revelar. Você não quer ser muito agitado, mas também não quer ser um drone. Brinque com ele e veja o que funciona.

Descarregue os extras

Tem muito conteúdo? Descarregue o máximo que puder para que os próprios slides fiquem organizados e legíveis. (Talvez você tenha o início de um e-book complementar com esse conteúdo extra.)

Você pode colocar parte do texto nos campos de notas. Seu orador pode dizer muito para que seus slides não precisem.

E aproveite o apêndice. Na publicação de livros, isso costuma ser chamado de “backmatter”. As páginas no final do livro fornecem mais contexto, como citar a fonte original do material ou inspiração e fornecer referências de não ficção. Nos negócios, esse é o trabalho do apêndice da apresentação. Você pode adicionar slides extras, exemplos adicionais, materiais de recursos, 'leitura adicional' etc., aqui também.

Só não coloque tudo nos slides principais. Lembre-se: ninguém quer (ou pode) ler dados em fonte de cinco pontos.

Consulte os especialistas

Uma observação sobre as ilustrações, design e imagens: deixe isso para os profissionais.

Se você é uma pessoa de palavras, as chances são pequenas de que você também seja uma pessoa de imagens. (Se você for, mais poder para você – este é um conjunto de habilidades exclusivamente valioso). Mas você tem certeza? Busque feedback honesto de seus colegas. O que eles realmente pensam sobre essas inclusões de clip-art? E suas animações retrô legais – elas são úteis ou prejudiciais? No mínimo, peça a alguém para verificar seus slides para garantir que todos os estilos, tamanhos e cores de fonte sejam realmente consistentes.

Melhor ainda, contrate um especialista. Um designer realmente bom não é apenas alguém que “faz parecer bonito”. Claro, eles devem ser especialistas na ferramenta disponível (PowerPoint, Prezi, Keynote, etc.). Mas eles também devem entender o que você está tentando alcançar. Encontre-se com eles o mais cedo possível – antes de escrever as palavras. Faça com que eles participem de uma reunião com o cliente, se possível, para que possam aprender mais sobre a estética e a direção pretendida da apresentação. E ouça enquanto o designer dá dicas sobre como organizar seu conteúdo, visualmente, para efeito.

Juntos, vocês podem criar uma apresentação mais forte.

Prepare-se para a catástrofe

Vamos falar sobre o dia da apresentação real.

Sim, de antemão, você deve praticar seu discurso. Você deve trazer água para não ficar com a boca muito seca enquanto fala. Obtenha seus i's pontilhados e seus t's cruzados e todos os seus patos em uma fileira. (Para mais boas dicas, confira este post.)

Mas e se acontecer algo pior do que tropeçar em suas palavras? Imagine que você projetou uma apresentação incrível, é linda e cheia de imagens, demos e gráficos divertidos. Você trabalhou por horas nisso. Você chega na sala de conferências e não há projetor. O que agora?

Recentemente, vi isso acontecer em uma conferência. Uma sala com quase 100 pessoas esperava enquanto o palestrante tentava descobrir o que fazer. Ela conseguiu - fazendo um bom trabalho falando através de seus slides, embora não pudéssemos ver nenhuma das belas imagens. Neste caso, suas palavras foram suficientes. Talvez não tenha ficado tão bonito quanto ela esperava, mas entendemos o recado. Ela fez seu planejamento de contingência, e você também deveria.

Apresentações online versus em um evento

Onde você está fazendo sua apresentação? É online, como para um webinar ou ao vivo em um evento ou conversa com o cliente? O básico é o mesmo: você ainda precisa de uma apresentação bem organizada com um objetivo claro e precisa ensaiar.

Mas algumas coisas diferem…

Com apresentações online, você tem um tempo limitado para capturar seu público. Um artigo recente do New York Times citou uma estatística impressionante: a atenção humana dura meros oito segundos. Oito segundos! Isso é pessoalmente. Imagine a rapidez com que você pode perder seu público online – especialmente se eles forem multitarefas. (E é muito provável que sejam.) Você precisa ser envolvente e conciso.

Considere como sua apresentação será reproduzida se eles também não ouvirem você falando. Por exemplo, esta versão online do seu deck é literalmente apenas um download - e, portanto, precisa falar por si? Você tem que capturá-los, ou eles estão fora.

Considere também como ou se seu público se envolverá com você durante a apresentação. Já participei de webinars online que apresentam bate-papo em tempo real – isso é bastante comum hoje em dia. Você precisa de alguém (alguém, não você mesmo) para monitorar as perguntas e respostas enquanto você fala ou deixar tempo para responder às perguntas no final. Um público também pode fazer perguntas ou interferir quando você apresenta pessoalmente, mas normalmente o ritmo é diferente (consulte a sugestão mencionada anteriormente de deixar espaço para perguntas e respostas em seus slides).

como escalar

Sua apresentação está feita. Ótimo trabalho! Agora pense em todo o tempo que você gastou criando-o. Você não quer que isso seja um e-feito, não é? Acho que não.

Agora é a hora de colocar seu chapéu de marketing e descobrir como você pode tirar o máximo proveito do investimento (e do tempo) que acabou de gastar.

Por exemplo, se você estiver fazendo sua apresentação on-line, grave-a (certificando-se de notificar seu público de que está fazendo isso, é claro) e, em seguida, disponibilize-a sob demanda. Isso pode estar no site da biblioteca de vídeos da sua empresa, no YouTube ou no Vimeo, por exemplo.

Você também pode pegar a parte de áudio e editá-la para um podcast.

Talvez você possa pegar a transcrição – ou as anotações do palestrante – e transcrevê-las em um blog (ou três).

Além disso, você também pode incrementar o deck e colocá-lo no SlideShare. Este site atrai muitos olhares, por meio de compartilhamento e pesquisa. Existem estatísticas impressionantes, como o fato de que as empresas podem ver 500% mais tráfego no SlideShare do que as grandes armas (Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn). Saiba mais sobre o SlideShare.

E, sem dúvida, você deve usar essas imagens rápidas para direcionar o tráfego por meio de seus canais de mídia social.

Para saber mais sobre reciclagem de conteúdo, leia este post.

Curve-se

Quando tudo estiver pronto – o baralho escrito, as imagens bonitas, o discurso proferido e tudo arquivado para uso futuro, é hora de fazer uma reverência e parabenizar-se pelo trabalho bem feito. Bravo!