如何创建引人入胜且有效的演示文稿

我曾经认为演示文稿是事后才想到的。 我想，它们应该是演讲者的伴奏。 只是屏幕上的图片，让说话者说话时眼睛可以休息一下。

我错了。 这些东西很难写。

是的，它们是为了视觉辅助——但它们也需要独立存在。 每张幻灯片都必须平衡适量的内容——不要太稀疏以至于看起来半成品，也不要太杂乱以至于你无法阅读。

套牌需要讲述一个故事，并吸引观众。

节奏必须恰到好处。

根据您想要的结果，它们需要提供信息，并且可能具有说服力。

无论您有 3 张幻灯片还是 100 张幻灯片，您都需要仔细考虑每张幻灯片的内容。 单身的。 一。

以下是我（有些痛苦地）学到的关于将清晰有效的演示文稿组合在一起的一些经验教训。

考虑你的故事情节

首先，你想说什么，或要达到什么目的？ 从那里开始并向后工作以创建您的演示文稿。

确保内容符合逻辑顺序。 您可能会依靠三幕结构来唤起情感并说服您的观众将他们吸引进来。或者，选择一种自上而下的方法，以您最强烈的陈述或大揭露作为引导。 如果您的时间不够，或者您的观众有可能在前五分钟后退房，这尤其明智。 （稍后会详细介绍注意力跨度。）

丹·罗姆 (Dan Roam) 最出名的身份是“餐巾男的后盾”。 他的职业定位是教人们如何用简单的图像讲述有效的故事。 他还有一套非常棒的模板来确定你的故事情节。 他说，有四种可能性：线性、直接的报告类型方法； 一个可构建的故事，随着你的进行会给出越来越多的解释； 充满障碍/如何克服的球场； 或者是一个包罗万象的、戏剧性的好莱坞式故事，有戏剧性的低潮和高潮。 （你可以在他的书 Show and Tell 中阅读更多相关信息）

无论您做什么，都不要让您的幻灯片随意。 当人们在会议上即兴发挥时，我们都经历过，这很明显。 有一个路线图，并遵循它。

让他们轻松一点

一句古老的格言还有另一个提示：

• 告诉他们你要告诉他们什么——这是你的议程
• 告诉他们——这是演讲的重点
• 告诉他们你告诉他们的——这是你的总结和结论

它简单、简洁，并且在您构建演示文稿时值得遵循。

仔细考虑你的图像

图像是演示文稿的组成部分。 确保图片与您的文字相得益彰。 如果需要，他们还应该能够不用语言直接讲述故事。 假设您正在举办在线网络研讨会，观众将音频调出以接听电话？ 或者你正站在 TED 演讲的讲台上，但声音没有了。 图片会讲故事吗？ 也就是说，您也不希望图像出尽风头。

但不要忘记你的话

文字、图片和你的声音都应该成为彼此的很好的衬托。 你的话非常重要——你在幻灯片上说的和你说的（来自笔记）。

说白了。 这听起来很明显，但有时我们会忘记。 你的口头禅应该少一些行话，多一些人性化。 简单也不错。 简单就是清晰有效。 在这里阅读更多关于简单之美的信息。

就个人而言，我喜欢在笔记中写一个脚本，而不仅仅是提供要点或片段。 从策略上讲，我首先在文字处理文件中执行此操作，然后再创建演示文稿。 然后我分解脚本并将其推到幻灯片上。 最后，为了构建实际的幻灯片内容，我采用关键词（标题、产品、统计数据）并将它们仅放在幻灯片上。 请记住，您的文字——笔记和幻灯片——也需要相互补充。 不要多余； 听众不应该只是从幻灯片上读出你在说什么，但要确保关键点得到呼应。 这有点像跷跷板——两边都不能太多也不能太少。

在言语阶段也要考虑你的听众。 你的工作不仅是提炼出你想说的话——还有你对谁说的。 这个问题的答案会影响您演示文稿的内容——词汇、粒度。 谁将听到（和观看）此演示文稿？ 例如，您试图说服 C 级高管购买您的服务吗？ 她的语言与你的有何不同？ 考虑一下您的听众是否会睁大耳朵喝咖啡，准备好听 40 分钟——或者您是否有 90 秒的时间在他们结帐前传达您的观点。 关于观众，我可以讲很长时间，事实上我会在即将发布的博客中讨论——稍后会详细介绍。

评价整体和谐

现在是时候退后一步，评估您迄今为止的工作了。 飞到众所周知的 10,000 英尺高空，鸟瞰全景。 从上面看怎么样？

要检查的一件事是平衡，比如这些图像和文字一起工作的方式。 还要看一下内容的整体结构和布局。 是否有任何笨拙或过于繁重的文字？ 也许太稀疏了？ 做记录。

在这个阶段我喜欢做一个测试：我只看剧本和笔记——有时从缩略图视图——然后评估故事是否完整。 如果我只是浏览幻灯片并阅读它们，而没有听到任何伴随的演讲者，会怎样？ 我还明白吗？

密切关注节奏

既然内容已绘制好并拍摄了 10,000 英尺的视图，您就可以进入精细阶段了。

就好像你在给它一样浏览你的演示文稿。 你可以让某人（也许是你的公关人员）给你反馈。 观众什么时候开始打哈欠或查看手机？

你绝对不想在你大展拳脚之前失去你的听众； 你想让他们在整个演讲过程中都着迷。

作为一种策略，尝试在您的演示文稿中穿插内置的休息时间，例如暂停提问。 或者每隔几张幻灯片就编入一个演示视频或某种轶事。 一些主持人针对他们即将揭露的事实进行听众意见调查。 你不想太波涛汹涌，但你也不想成为无人机。 尝试一下，看看有什么用。

卸载额外的东西

内容太多？ 尽可能多地卸载，以便幻灯片本身整洁易读。 （也许你有一本包含额外内容的配套电子书的开头。）

您可以将一些文本放入注释字段中。 你的演讲者可以说很多，所以你的幻灯片不需要。

并利用附录。 在图书出版中，这通常被称为“backmatter”。 书末的页面提供了更多背景信息，例如引用材料或灵感的原始来源，并提供非小说类参考资料。 在商业中，这是演示文稿附录的工作。 您也可以在此处添加额外的幻灯片、其他示例、资源材料、“进一步阅读”等。

只是不要把它全部塞进主要幻灯片。 请记住：没有人愿意（或不能）阅读五号字体的数据。

找专家看看

关于插图、设计和图像的注释：留给专业人士。

如果你是文字达人，那么你也是图画达人的可能性很小。 （如果你是，那么对你来说更有力量——这是一个独特的有价值的技能组合）。 但是你确定吗？ 从同行那里寻求诚实的反馈。 他们对这些剪贴画的真实看法是什么？ 还有你的复古动画——它们是有益的还是有害的？ 至少，请人检查您的幻灯片以确保所有字体样式、大小和颜色确实一致。

更好的是，聘请专家。 一个真正优秀的设计师不仅仅是“让它看起来很漂亮”的人。 当然，他们应该是手头工具（PowerPoint、Prezi、Keynote 等）的专家。 但他们也应该了解您要实现的目标。 尽早与他们会面——在你写下这些话之前。 如果可能的话，让他们旁听客户会议，这样他们就可以更多地了解演示文稿的美学和预期方向。 并聆听设计师提供有关如何在视觉上组织您的内容以获得效果的提示。

您可以一起创建更强大的演示文稿。

为灾难做好准备

让我们谈谈实际的演示日。

是的，事先，你应该练习你的演讲。 你应该带水，这样你说话的时候嘴巴就不会太干。 让你的 i 是点状的，你的 t 是交叉的，所有的鸭子都排成一排。 （有关更多好的提示，请查看这篇文章。）

但是，如果发生比口吃更糟糕的事情怎么办？ 想象一下，您设计了一个很棒的演示文稿，它非常华丽，充满了有趣的图像、演示和图表。 你为此工作了几个小时。 您到达会议室，没有投影仪。 怎么办？

我最近在一次会议上看到了这种情况。 当演讲者试图弄清楚该怎么做时，一个有近 100 人的房间等待着。 她做到了——尽管我们看不到任何漂亮的图片，但她在幻灯片上的演讲做得很好。 这种情况下，她的话就足够了。 它可能看起来不像她希望的那么好，但我们得到了信息。 她已经做好了应急计划，你也应该这样做。

在线演示与活动演示

你在哪里做演讲？ 是在线的，例如网络研讨会还是现场活动或客户对话？ 基本原理是一样的：您仍然需要组织良好、目标明确的演示文稿，并且您需要排练。

但有几点不同……

通过在线演示，您只有有限的时间来吸引观众。 《纽约时报》最近的一篇文章引用了一个惊人的统计数据：人类的注意力持续时间只有区区八秒。 八秒！ 那是当面的。 想象一下您会在多快的时间内失去在线观众——尤其是当他们同时处理多项任务时。 （他们很可能是。）你必须既引人入胜又简洁。

考虑一下如果他们甚至听不到您的讲话，您的演示文稿将如何播放。 例如，您的套牌的这种在线再现真的只是一个下载——因此需要自己说话吗？ 你必须抓住他们，否则他们就出去了。

还要考虑您的听众在演示过程中如何或是否会与您互动。 我参加过以实时聊天为特色的在线网络研讨会——这在当今非常普遍。 你需要有人（其他人，而不是你自己）在你发言时监督问答，或者在最后留出时间来解决问题。 当您亲自演示时，观众也可以提问或以其他方式插话，但通常节奏会有所不同（请参阅前面提到的在幻灯片中为问答留出空间的建议）。

如何扩展

您的演示文稿已完成。 做得好！ 现在想想你花在制作它上的所有时间。 你不希望这是一劳永逸的，是吗？ 没想到

现在是戴上营销帽子并弄清楚如何从刚刚花费的钱（和时间）中获得最大收益的时候了。

例如，如果您要在线进行演示，请将其录制下来（当然，请确保您已通知听众您正在这样做），然后按需提供。 这可能在您公司的视频库网站上，例如 YouTube 或 Vimeo。

您还可以获取音频部分并将其编辑下来以制作播客。

或许您可以拿走文字记录——或演讲者的笔记——并将它们转录成一个（或三个）博客。

此外，您还可以将卡片组打扮得漂漂亮亮，并将其放到 SlideShare 上。 通过分享和搜索，该网站吸引了大量眼球。 有一些惊人的统计数据，比如企业在 SlideShare 上看到的流量比大公司（Facebook、Twitter、YouTube、LinkedIn）多 500%。 了解有关 SlideShare 的更多信息。

无论如何，您应该使用这些活泼的图像来通过您的社交媒体渠道吸引流量。

有关回收内容的更多信息，请阅读这篇文章。

谢幕

当一切都完成后——准备好套牌、漂亮的图片、发表的演讲，以及所有的东西都存档以备将来使用，是时候鞠躬并祝贺自己完成了出色的工作。 太棒了！