Cum să creezi o prezentare captivantă și eficientă

Obișnuiam să cred că pachetele de prezentare erau o idee ulterioară. Ele sunt menite să fie un acompaniament pentru un vorbitor, m-am gândit. Doar imagini pe un ecran pentru a oferi ochiului ceva pe care să se odihnească în timp ce vorbitorul vorbește.

Cât de greșit am greșit. Aceste lucruri sunt greu de scris.

Sunt concepute pentru ajutor vizual, da – dar trebuie să stea singuri. Fiecare diapozitiv trebuie să echilibreze cantitatea potrivită de conținut – nu atât de rar încât să pară pe jumătate terminat și nu atât de aglomerat încât să nu îl poți citi.

Punctele trebuie să spună o poveste și să implice publicul.

Ritmul trebuie să fie așa.

Ele trebuie să fie informative și potențial persuasive, în funcție de rezultatul dorit.

Indiferent dacă aveți trei diapozitive sau 100, trebuie să vă gândiți la ce conținut se întâmplă FIECARE. SINGUR. UNU.

Iată câteva lecții pe care le-am învățat (oarecum dureros) despre realizarea unor prezentări clare și eficiente.

Luați în considerare povestea dvs

În primul rând, ce încerci să spui sau să obții? Începeți de acolo și lucrați înapoi pentru a vă crea prezentarea.

Asigurați-vă că conținutul este în ordine logică. S-ar putea să vă sprijiniți pe o structură în trei acte pentru a evoca emoții și pentru a vă convinge publicul să-l atragă. Sau alegeți o abordare de sus în jos, în care conduceți cu cea mai puternică declarație sau o mare dezvăluire. Acest lucru este mai ales înțelept dacă aveți puțin timp sau publicul dvs. are potențialul de a verifica după primele cinci minute. (Mai multe despre atenție se întinde mai târziu.)

Dan Roam este cel mai bine cunoscut ca fiind „din spatele tipului șervețelului”. El și-a făcut o nișă de carieră din învățarea oamenilor cum să spună povești eficiente – cu imagini simple. De asemenea, are un set foarte grozav de șabloane pentru a-ți determina povestea. Există patru posibilități, spune el: o abordare liniară, directă de tip raport; o poveste construibilă care oferă din ce în ce mai multe explicații pe măsură ce mergi; un teren infuzat cu obstacole/cum se poate depăși; sau o poveste cuprinzătoare și dramatică în stil Hollywood, cu coborâșuri și înalte dramatice. (Puteți citi mai multe despre asta în cartea sa Show and Tell)

Orice ai face, pur și simplu nu-ți face diapozitivele la întâmplare. Cu toții am fost acolo atunci când oamenii o însoțesc într-o întâlnire și este evident. Aveți o foaie de parcurs și urmați-o.

Ușurează-le

Există un alt sfat într-o zicală veche:

• Spune-le ce le vei spune – aceasta este agenda ta
• Spune-le – aceasta este carnea prezentării
• Spune-le ce le-ai spus – acesta este rezumatul și concluzia ta

Este simplu, succint și ceva demn de urmat pe măsură ce vă structurați prezentarea.

Luați în considerare cu atenție imaginile dvs

Imaginile sunt o componentă integrantă a unei prezentări. Asigurați-vă că imaginile vă completează cuvintele. De asemenea, ar trebui să poată spune povestea vizual, fără cuvinte, dacă este necesar. Să presupunem că faci un webinar online, iar publicul acordă sunetul pentru a prelua un apel telefonic? Sau stai pe podiumul TED Talk, iar sunetul eșuează. Pozele vor spune povestea? Acestea fiind spuse, nici nu vrei ca imaginile să fure spectacolul.

Dar nu uita cuvintele tale

Textul, imaginile și vocea dvs. ar trebui să fie o folie plăcută unul pentru celălalt. Cuvintele tale sunt super importante – atât ceea ce spui pe diapozitiv, cât și ceea ce spui (din note).

Vorbește clar. Sună atât de evident, dar uneori uităm. Mantra ta ar trebui să fie mai puțin jargon, mai multă umanitate. Simplu nu este rău. Simplu este clar și eficient. Citiți mai multe despre frumusețea simplității aici.

Personal, îmi place să scriu un scenariu în note, mai degrabă decât să ofer doar puncte sau fragmente. Din punct de vedere tactic, fac asta mai întâi într-un fișier de procesare de text, înainte de a crea prezentarea. Apoi despart scenariul și îl împing pe diapozitive. În cele din urmă, pentru a construi conținutul real al diapozitivelor, iau cuvintele cheie (titlurile, produsele, statisticile) și le pun doar pe diapozitive. Amintiți-vă că cuvintele dvs. – notele și diapozitivele – trebuie să se completeze. Nu fi redundant; publicul nu ar trebui să poată citi doar ceea ce spui de pe diapozitiv, ci asigură-te că punctele cheie au ecou. Este un pic ca un teeter-totter - nici prea mult sau prea puțin pe ambele părți.

Luați în considerare publicul și la etapa cuvintelor. Treaba ta nu este doar să distila ceea ce vrei să spui, ci și cui îi spui. Răspunsul la această întrebare influențează conținutul – vocabularul, granularitatea – prezentării tale. Cine va auzi (și va urmări) această prezentare? Este un director de nivel C pe care încerci să-l convingi să-ți cumpere serviciile, de exemplu? În ce fel este limba ei diferită de a ta? Luați în considerare dacă audiența dvs. ar putea avea urechi deschise și are cofeină, gata să asculte timp de 40 de minute sau dacă aveți la dispoziție 90 de secunde pentru a vă transmite punctele înainte de a verifica. Aș putea vorbi mult timp despre audiență și, de fapt, o voi face într-un blog viitor – așa că mai multe despre asta mai târziu.

Evaluați armonia generală

Acum este timpul să faceți un pas înapoi și să vă evaluați munca de până acum. Zburați până la acele proverbiale 10.000 de picioare și obțineți o vedere aeriană. Cum arată de acolo de sus?

Un lucru de verificat este echilibrul, cum ar fi modul în care acele imagini și cuvinte lucrează împreună. Aruncă o privire și asupra structurii generale și aspectului conținutului tău. Este ceva greoi sau mult prea greoi de text? Poate prea rar? Ia-ti notite.

Există un test pe care îmi place să-l fac în această etapă: analizez doar scenariul și notele – uneori din vizualizarea în miniatură – și evaluez dacă povestea este completă. Ce se întâmplă dacă doar scanez diapozitivele și le citesc, fără să aud vreun vorbitor însoțitor. Mai inteleg?

Urmăriți ritmul

Acum că conținutul este reprezentat și vizualizarea de 10.000 de picioare luată, puteți trece la stadiul de finețe.

Parcurgeți prezentarea ca și cum ați face-o. Ai putea avea pe cineva (poate persoana ta de PR) să-ți dea feedback. Când începe publicul să caste sau să-și verifice telefonul?

Cu siguranță nu vrei să-ți pierzi audiența înainte de a-ți face punctul cel mai important; vrei să-i ții agățați pe tot parcursul jocului.

Ca tactică, încercați să intercalate prezentarea cu pauze încorporate, cum ar fi pauze pentru întrebări. Sau poate țese într-un videoclip demonstrativ sau un fel de anecdotă la fiecare câteva diapozitive. Unii prezentatori fac sondaje de opinie a publicului despre un fapt pe care urmează să-l dezvăluie. Nu vrei să fii prea agitat, dar nici nu vrei să fii o dronă. Joacă-te cu el și vezi ce funcționează.

Descarcă extrasele

Ai prea mult conținut? Descărcați cât de mult puteți, astfel încât diapozitivele în sine să fie ordonate și lizibile. (Poate că aveți începutul unei cărți electronice însoțitoare cu acel conținut suplimentar.)

Puteți pune o parte din text în câmpurile de note. Difuzorul tău poate spune multe, astfel încât diapozitivele să nu fie nevoie.

Și profitați de anexă. În publicarea de cărți, acest lucru este adesea denumit „backmatter”. Paginile de la sfârșitul cărții oferă mai mult context, cum ar fi citarea sursei originale de material sau inspirație și furnizarea de referințe non-ficțiune. În afaceri, aceasta este treaba anexei prezentării. De asemenea, puteți să vă adăugați diapozitive suplimentare, exemple suplimentare, materiale de resurse, „lecturi suplimentare” etc., de asemenea aici.

Doar nu înghesui totul în toboganele principale. Amintiți-vă: nimeni nu vrea (sau poate) să citească date în font cu cinci puncte.

Priviți la experți

O notă despre ilustrații, design și imagini: lăsați-le profesioniștilor.

Dacă ești o persoană cu cuvinte, șansele sunt mici să fii și o persoană cu imagini. (Dacă ești, mai multă putere pentru tine - acesta este un set de abilități unic valoros). Dar esti sigur? Căutați feedback sincer de la colegii dvs. Ce cred ei cu adevărat despre acele incluziuni de clip-art? Și animațiile tale retro-cool – sunt utile sau dăunătoare? Cel puțin, cereți pe cineva să vă verifice diapozitivele pentru a vă asigura că toate stilurile, dimensiunile și culorile fonturilor sunt cu adevărat consecvente.

Mai bine, angajați un expert. Un designer cu adevărat bun nu este doar cineva care „o face să arate frumos”. Sigur, ar trebui să fie un expert cu instrumentul la îndemână (PowerPoint, Prezi, Keynote etc.). Dar ar trebui să înțeleagă și ceea ce încerci să obții. Întâlnește-i cât mai devreme posibil - înainte de a scrie cuvintele. Rugați-i să participe la o întâlnire cu clienții, dacă este posibil, astfel încât să poată afla mai multe despre direcția estetică și intenționată a prezentării. Și ascultați cum designerul oferă sfaturi despre cum să vă organizați conținutul, vizual, pentru efect.

Împreună, puteți crea o prezentare mai puternică.

Pregătiți-vă pentru catastrofă

Să vorbim despre ziua prezentării propriu-zise.

Da, în prealabil, ar trebui să-ți exersezi discursul. Ar trebui să aduci apă, astfel încât gura să nu se usuce prea mult în timp ce vorbești. Fă-ți i-ul punctat și t-ul încrucișat și toate rațele la rând. (Pentru mai multe sfaturi bune, consultați această postare.)

Dar dacă se întâmplă ceva mai rău decât să te împiedici de cuvintele tale? Imaginați-vă că ați proiectat o prezentare extraordinară, este superbă și plină de imagini distractive, demonstrații și diagrame. Ai lucrat ore întregi la el. Ajungi în sala de conferințe și nu există nici un proiector. Acum ce?

Am văzut recent că asta se întâmplă la o conferință. O sală de aproape 100 de persoane a așteptat în timp ce vorbitorul încerca să-și dea seama ce să facă. Ea a reușit – făcând o treabă bună de a vorbi prin diapozitivele ei, deși nu am putut vedea niciuna dintre imaginile frumoase. În acest caz, cuvintele ei au fost suficiente. Poate că nu arăta atât de frumos pe cât sperase ea, dar am primit mesajul. Ea își făcuse planurile de urgență și ar trebui și tu.

Prezentări online versus la un eveniment

Unde îți faci prezentarea? Este online, cum ar fi pentru un webinar sau în direct la un eveniment sau o conversație cu clienții? Elementele de bază sunt aceleași: mai aveți nevoie de o prezentare frumos organizată, cu un obiectiv clar și trebuie să repetați.

Dar câteva lucruri diferă...

Cu prezentările online, aveți o perioadă limitată de timp pentru a vă capta publicul. Un articol recent din New York Times a citat o statistică uluitoare: atenția umană durează opt secunde. Opt secunde! Asta în persoană. Imaginați-vă cât de repede vă puteți pierde publicul online – mai ales dacă lucrează cu mai multe sarcini. (Și este foarte probabil să fie.) Trebuie să fii atât captivant, cât și concis.

Luați în considerare cum va juca prezentarea dvs. dacă nici măcar nu vă vor auzi vorbind. De exemplu, această redare online a pachetului dvs. este literalmente doar o descărcare - și, prin urmare, trebuie să vorbească de la sine? Trebuie să-i capturați, sau ei sunt afară.

Luați în considerare, de asemenea, cum sau dacă publicul dvs. va interacționa cu dvs. în timpul prezentării. Am participat la seminarii online care oferă chat în timp real – acest lucru este destul de comun în zilele noastre. Aveți nevoie de cineva (altcineva, nu dvs.) care să monitorizeze întrebările și răspunsurile în timp ce vorbiți sau lăsați timp pentru a răspunde întrebărilor la sfârșit. Un public poate pune întrebări sau poate interveni în alt mod atunci când prezentați în persoană, dar de obicei ritmul este diferit (consultați sugestia menționată anterior de a lăsa spațiu pentru întrebări și răspunsuri în diapozitive).

Cum să scalați

Prezentarea ta este gata. Buna treaba! Acum gândește-te la tot timpul petrecut creând-o. Nu vrei ca asta să fie una și gata, nu-i așa? Nu am crezut.

Acum este momentul să vă puneți pălăria de marketing și să vă dați seama cum puteți obține cel mai mult profit din banii (și din timpul) pe care tocmai l-ați petrecut.

De exemplu, dacă susțineți prezentarea online, înregistrați-o (fiind sigur că vă notificați publicul că faceți acest lucru, desigur), apoi faceți-o disponibilă la cerere. Acest lucru ar putea fi pe site-ul bibliotecii video al companiei dvs. sau pe YouTube sau Vimeo, de exemplu.

Puteți, de asemenea, să luați porțiunea audio și să o editați pentru un podcast.

Poate că poți lua transcrierea – sau notele vorbitorului tău – și le transcrii într-un blog (sau trei).

De asemenea, ai putea la fel de bine să stropești pachetul și să îl pui pe SlideShare. Acest site primește cantități mari de globi oculari, prin partajare și căutare. Există statistici uluitoare, cum ar fi faptul că companiile pot vedea cu 500 la sută mai mult trafic pe SlideShare decât marile arme (Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn). Aflați mai multe despre SlideShare.

Și, prin toate mijloacele, ar trebui să utilizați acele imagini captivante pentru a genera trafic prin canalele dvs. de socializare.

Pentru mai multe despre conținutul de reciclare, citiți această postare.

Fă o plecăciune

Când totul este gata – pachetul scris, imaginile frumoase, discursul rostit și totul arhivat pentru utilizare ulterioară, este timpul să faceți o plecăciune și să vă felicitați pentru munca bine făcută. Bravo!