Cómo crear una presentación atractiva y efectiva

Solía ​​pensar que las cubiertas de presentación eran una ocurrencia tardía. Están destinados a ser un acompañamiento para un orador, pensé. Solo imágenes en una pantalla para darle al ojo algo en lo que descansar mientras el hablante habla.

Que equivocado he estado. Estas cosas son difíciles de escribir.

Están destinados a la ayuda visual, sí, pero también deben valerse por sí mismos. Cada diapositiva debe equilibrar la cantidad adecuada de contenido, no tan escaso como para que parezca que está a medio terminar, ni tan desordenado como para que no pueda leerlo.

Las cubiertas deben contar una historia y atraer a la audiencia.

El ritmo tiene que ser justo.

Deben ser informativos y potencialmente persuasivos según el resultado deseado.

No importa si tiene tres diapositivas o 100, debe pensar en qué contenido está pasando CADA UNO. SOLTERO. UNO.

Aquí hay algunas lecciones que he aprendido (algo dolorosamente) sobre cómo armar presentaciones claras y efectivas.

Considere su historia

Primero, ¿qué estás tratando de decir o lograr? Comience allí y trabaje hacia atrás para crear su presentación.

Asegúrese de que el contenido esté en orden lógico. Puede apoyarse en una estructura de tres actos para evocar emociones y persuadir a su audiencia para que se enganche. O elija un enfoque de arriba hacia abajo, donde dirija con su declaración más fuerte o su gran revelación. Esto es especialmente sensato si tiene poco tiempo o si su audiencia tiene potencial para salir después de los primeros cinco minutos. (Más sobre la capacidad de atención más adelante).

Dan Roam es mejor conocido como el "hombre de la espalda de la servilleta". Se ha labrado un nicho profesional enseñando a la gente cómo contar historias efectivas, con imágenes simples. También tiene un gran conjunto de plantillas para determinar tu historia. Hay cuatro posibilidades, dice: un enfoque de tipo de informe lineal y directo; una historia construible que da más y más explicaciones a medida que avanzas; un tono de infusión de obstáculos/cómo superar; o una historia radical y dramática al estilo de Hollywood con altibajos dramáticos. (Puedes leer más al respecto en su libro Show and Tell)

Hagas lo que hagas, simplemente no hagas tus diapositivas al azar. Todos hemos estado allí cuando la gente improvisa en una reunión, y es obvio. Ten una hoja de ruta y síguela.

Pónselo fácil a ellos

Hay otro consejo en un viejo adagio:

• Diles lo que les vas a decir: esta es tu agenda
• Dígales: esta es la carne de la presentación
• Diles lo que les dijiste: este es tu resumen y conclusión

Es simple, sucinto y algo que vale la pena seguir mientras estructura su presentación.

Considere cuidadosamente sus imágenes

Las imágenes son un componente integral de una presentación. Asegúrate de que las imágenes complementen tus palabras. También deben poder contar la historia visualmente sin palabras, si es necesario. Suponga que está realizando un seminario web en línea y la audiencia sintoniza el audio para atender una llamada telefónica. O estás parado en el podio de TED Talk y el sonido falla. ¿Las imágenes contarán la historia? Dicho esto, tampoco quieres que las imágenes roben el espectáculo.

Pero no olvides tus palabras.

El texto, las imágenes y tu voz deben ser un buen contraste entre sí. Tus palabras son muy importantes, tanto lo que dices en la diapositiva como lo que hablas (de las notas).

Habla claramente. Suena tan obvio, pero a veces lo olvidamos. Tu mantra debería ser menos jerga, más humanidad. Lo sencillo no es malo. Simple es claro y efectivo. Lea más sobre la belleza de la simplicidad aquí.

Personalmente, me gusta escribir un guión en las notas en lugar de solo incluir viñetas o fragmentos. Tácticamente, primero hago esto en un archivo de procesamiento de textos, antes de crear la presentación. Luego separo el guión y lo empujo a las diapositivas. Finalmente, para construir el contenido real de la diapositiva, tomo las palabras clave (los titulares, los productos, las estadísticas) y las pongo solo en las diapositivas. Recuerde que sus palabras, las notas y las diapositivas, también deben complementarse entre sí. No sea redundante; la audiencia no debería poder simplemente leer lo que está diciendo fuera de la diapositiva, pero asegúrese de que se repitan los puntos clave. Es un poco como un balancín: ni mucho ni muy poco en ninguno de los lados.

Considere también a su audiencia en la etapa de las palabras. Su trabajo no es solo destilar lo que quiere decir, sino también a quién se lo dice. La respuesta a esta pregunta afecta el contenido (el vocabulario, la granularidad) de su presentación. ¿Quién escuchará (y verá) esta presentación? ¿Es un ejecutivo de nivel C a quien está tratando de convencer para que compre sus servicios, por ejemplo? ¿En qué se diferencia su lenguaje del tuyo? Considere si su audiencia podría tener los oídos abiertos y cafeína, lista para escuchar durante 40 minutos, o si tiene 90 segundos para transmitir sus puntos antes de que se retiren. Podría hablar durante mucho tiempo sobre la audiencia y, de hecho, lo haré en un próximo blog, así que más sobre esto más adelante.

Evaluar la armonía general.

Ahora es el momento de dar un paso atrás y evaluar su trabajo hasta el momento. Vuela hasta esos proverbiales 10,000 pies y obtén una vista aérea. ¿Cómo se ve desde allí arriba?

Una cosa que se debe verificar es el equilibrio, como la forma en que esas imágenes y palabras funcionan juntas. Observe también la estructura general y el diseño de su contenido. ¿Hay algo torpe o demasiado pesado en texto? ¿Quizás demasiado escaso? Tomar nota.

Hay una prueba que me gusta hacer en esta etapa: miro solo el guión y las notas, a veces desde la vista en miniatura, y evalúo si la historia está completa. ¿Qué pasa si solo escaneo las diapositivas y las leo, sin escuchar a ningún orador que las acompañe? ¿Todavía entiendo?

Manténgase al tanto del ritmo

Ahora que el contenido está trazado y se ha tomado la vista de 10,000 pies, puede pasar a la etapa de delicadeza.

Camine a través de su presentación como si la estuviera dando. Podría pedirle a alguien (quizás su persona de relaciones públicas) que le dé su opinión. ¿Cuándo comienza la audiencia a bostezar o revisar su teléfono?

Definitivamente no querrás perder a tu audiencia antes de hacer tu gran punto; quieres mantenerlos enganchados durante todo el rollo.

Como táctica, intente intercalar su presentación con pausas integradas, como pausas para preguntas. O tal vez incluir un video de demostración o algún tipo de anécdota cada pocas diapositivas. Algunos presentadores hacen encuestas de opinión de la audiencia sobre un hecho que están a punto de revelar. No quieres ser demasiado agitado, pero tampoco quieres ser un dron. Juega con él y ve qué funciona.

Descarga los extras

¿Tienes demasiado contenido? Descargue todo lo que pueda para que las diapositivas estén ordenadas y legibles. (Tal vez tenga el comienzo de un libro electrónico complementario con ese contenido adicional).

Puede poner parte del texto en los campos de nota. Su orador puede decir mucho, por lo que sus diapositivas no necesitan hacerlo.

Y aprovecha el apéndice. En la publicación de libros, esto a menudo se conoce como "materia secundaria". Las páginas al final del libro brindan más contexto, como citar la fuente original de material o inspiración, y proporcionar referencias de no ficción. En los negocios, este es el trabajo del apéndice de la presentación. Aquí también puede agregar diapositivas adicionales, ejemplos adicionales, materiales de recursos, "lecturas adicionales", etc.

Simplemente no lo meta todo en las diapositivas principales. Recuerde: nadie quiere (o puede) leer datos en letra de cinco puntos.

Mira a los expertos

Una nota sobre las ilustraciones, el diseño y las imágenes: déjalo en manos de los profesionales.

Si eres una persona de palabras, las posibilidades de que también seas una persona de imágenes son escasas. (Si es así, más poder para usted: este es un conjunto de habilidades excepcionalmente valioso). ¿Pero estás seguro? Busque comentarios honestos de sus compañeros. ¿Qué es lo que realmente piensan acerca de esas inclusiones de imágenes prediseñadas? Y tus animaciones retro-cool, ¿son útiles o dañinas? Como mínimo, pídale a alguien que revise sus diapositivas para asegurarse de que todos los estilos, tamaños y colores de fuente sean realmente consistentes.

Mejor aún, contrate a un experto. Un diseñador realmente bueno no es solo alguien que "hace que se vea bonito". Claro, deben ser expertos con la herramienta en cuestión (PowerPoint, Prezi, Keynote, etc.). Pero también deben entender lo que estás tratando de lograr. Reúnase con ellos lo antes posible, antes de escribir las palabras. Pídales que participen en una reunión con un cliente si es posible, para que puedan aprender más sobre la dirección estética y prevista de la presentación. Y escuche mientras el diseñador da consejos sobre cómo organizar su contenido, visualmente, para lograr un efecto.

Juntos, pueden crear una presentación más fuerte.

Prepárate para la catástrofe

Hablemos del día de la presentación real.

Sí, de antemano, debes practicar tu discurso. Debes llevar agua para que no se te seque demasiado la boca mientras hablas. Consigue tus i punteadas y tus t cruzadas y todos tus patos en una fila. (Para obtener más buenos consejos, consulte esta publicación).

Pero, ¿y si sucede algo peor que tropezar con tus palabras? Imagina que has diseñado una presentación genial, es magnífica y está llena de imágenes, demostraciones y gráficos divertidos. Trabajaste durante horas en ello. Llegas a la sala de conferencias y no hay proyector. ¿Ahora que?

Hace poco vi que esto sucedía en una conferencia. Una sala de casi 100 personas esperaba mientras el orador intentaba decidir qué hacer. Lo logró, haciendo un buen trabajo al hablar a través de sus diapositivas a pesar de que no pudimos ver ninguna de las imágenes bonitas. En este caso, sus palabras fueron suficientes. Tal vez no se veía tan bien como ella esperaba, pero entendimos el mensaje. Ella había hecho su plan de contingencia, y tú también deberías hacerlo.

Presentaciones en línea versus en un evento

¿Dónde estás dando tu presentación? ¿Es en línea, como para un seminario web o en vivo en un evento o una conversación con un cliente? Los conceptos básicos son los mismos: aún necesita una presentación bien organizada con un objetivo claro, y necesita ensayar.

Pero algunas cosas difieren...

Con las presentaciones en línea, tiene una cantidad limitada de tiempo para capturar a su audiencia. Un artículo reciente del New York Times citó una estadística asombrosa: la atención humana dura apenas ocho segundos. ¡Ocho segundos! Eso es en persona. Imagine lo rápido que puede perder a su audiencia en línea, especialmente si realizan múltiples tareas. (Y es muy probable que lo sean). Tienes que ser atractivo y conciso.

Considere cómo se reproducirá su presentación si ni siquiera lo escuchan hablar. Por ejemplo, ¿esta versión en línea de su mazo es literalmente solo una descarga y, por lo tanto, necesita hablar por sí misma? Tienes que capturarlos, o están fuera.

También considere cómo o si su audiencia se relacionará con usted durante la presentación. He asistido a seminarios web en línea que cuentan con chat en tiempo real; esto es bastante común en estos días. Necesita a alguien (alguien más, no usted mismo) para monitorear las preguntas y respuestas mientras habla, o dejar tiempo para abordar las preguntas al final. Una audiencia también puede hacer preguntas o intervenir cuando presentas en persona, pero normalmente el ritmo es diferente (ver la sugerencia mencionada anteriormente de dejar espacio para preguntas y respuestas en tus diapositivas).

como escalar

Su presentación está lista. ¡Buen trabajo! Ahora piensa en todo el tiempo que pasaste elaborándolo. No querrás que esto sea único, ¿verdad? No lo creo.

Ahora es el momento de ponerse el sombrero de marketing y descubrir cómo puede aprovechar al máximo el dinero (y el tiempo) que acaba de gastar.

Por ejemplo, si está dando su presentación en línea, grábela (asegurándose de notificar a su audiencia que lo está haciendo, por supuesto), luego póngala a disposición a pedido. Esto podría estar en el sitio de la biblioteca de videos de su empresa, o en YouTube o Vimeo, por ejemplo.

También puede tomar la porción de audio y editarla para un podcast.

Tal vez pueda tomar la transcripción, o las notas de su orador, y transcribirlas en un blog (o tres).

Además, también puede mejorar el mazo y ponerlo en SlideShare. Este sitio recibe una gran cantidad de visitas, a través de compartir y buscar. Hay estadísticas asombrosas, como el hecho de que las empresas pueden ver un 500 por ciento más de tráfico en SlideShare que las grandes armas (Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn). Obtén más información sobre SlideShare.

Y, por supuesto, debe usar esas imágenes ágiles para generar tráfico a través de sus canales de redes sociales.

Para obtener más información sobre el reciclaje de contenido, lea esta publicación.

Hacer una reverencia

Cuando todo esté listo: la presentación escrita, las imágenes bellas, el discurso pronunciado y todo archivado para uso futuro, es hora de hacer una reverencia y felicitarse por un trabajo bien hecho. ¡Bravo!