魅力的で効果的なプレゼンテーションを作成する方法

公開: 2016-09-08

以前は、プレゼンテーションデッキは後付けだと思っていました。彼らはスピーカーの伴奏を意図していると思いました。話者が話している間、目を休ませるために画面に写真を表示するだけです。

私はどれほど間違っていましたか。これらのことは書きにくいです。

それらは視覚補助を目的としていますが、自立する必要もあります。各スライドは、適切な量のコンテンツのバランスを取る必要があります。つまり、半分完成しているように見えるほどまばらではなく、読めないほど散らかってはいけません。

デッキはストーリーを伝え、視聴者を惹きつける必要があります。

ペーシングはちょうどそうでなければなりません。

それらは有益であり、望ましい結果に応じて説得力のあるものである必要があります。

スライドが 3 枚であろうと 100 枚であろうと、どのようなコンテンツが進行中であるかを常に考える必要があります。独身。一。

明確で効果的なプレゼンテーションを作成することについて、私が学んだ教訓をいくつか (やや痛々しいほど) 紹介します。

あなたのストーリーを考えてみましょう

まず、あなたが言おうとしていること、または達成しようとしていることは何ですか? そこから始めて、さかのぼってプレゼンテーションを作成します。

コンテンツが論理的な順序になっていることを確認してください。感情を呼び起こし、聴衆を夢中にさせるために 3 幕構成を利用することもできます。または、トップダウンのアプローチを選択して、最も強力なステートメントや大々的な発表でリードすることもできます。これは、時間がない場合や、視聴者が最初の 5 分後にチェックアウトする可能性がある場合に特に有効です。 (注意の詳細については後述します。)

ダン・ロームは、「ナプキン・ガイの後ろ姿」として最もよく知られています。彼は、シンプルな画像を使って効果的なストーリーを伝える方法を人々に教えることで、キャリアのニッチを切り開いてきました。彼はまた、ストーリーラインを決定するための非常に優れたテンプレートのセットを持っています. 4 つの可能性があると彼は言います。進むにつれて、より多くの説明を提供する構築可能なストーリー。障害を吹き込んだ/克服する方法のピッチ。または、劇的な低値と高値を備えた抜本的で劇的なハリウッドスタイルのストーリー。 (詳細については、彼の著書 Show and Tell を参照してください)

何をするにしても、スライドをでたらめにしないでください。人々が会議でそれを翼にするとき、私たちは皆そこにいました、そしてそれは明らかです. ロードマップを持って、それに従ってください。

それらを簡単にします

古い格言に別のヒントがあります。

あなたが何を伝えようとしているのかを伝えてください – これはあなたの議題です
教えてください – これがプレゼンテーションの要点です
あなたが言ったことを彼らに伝えてください – これがあなたの要約と結論です

シンプルで簡潔で、プレゼンテーションを構成する際に従う価値のあるものです。

イメージを慎重に検討する

画像は、プレゼンテーションの不可欠なコンポーネントです。画像があなたの言葉を補完していることを確認してください。また、必要に応じて、言葉を使わずにストーリーを視覚的に伝えることができる必要があります。オンラインウェビナーを行っていて、聴衆が音声を調整して電話に出たとします。または、TED Talk の演壇に立っていて、音声が聞こえません。写真は物語を語るだろうか？とはいえ、画像がショーを盗むことも望ましくありません。

でもあなたの言葉を忘れないで

テキスト、画像、およびあなたの声はすべて、お互いにとって良い箔になるはずです. あなたの言葉は非常に重要です – スライドで述べたことと、(メモから) 話したことの両方です。

率直に話してください。当たり前のように聞こえますが、私たちは時々忘れてしまいます。あなたのマントラは専門用語を減らし、より人間性を持たせる必要があります。シンプルは悪くない。シンプルは明確で効果的です。シンプルさの美しさについては、こちらをご覧ください。

個人的には、箇条書きやスニペットを提供するだけでなく、メモに台本を書くのが好きです。戦術的には、プレゼンテーションを作成する前に、まずワープロファイルでこれを行います。次に、台本を分解してスライドに押し込みます。最後に、実際のスライドコンテンツを作成するために、キーワード (見出し、製品、統計) を取り出し、それらだけをスライドに挿入します。言葉 (ノートとスライド) も互いに補完し合う必要があることを忘れないでください。冗長にしないでください。聴衆はスライドからあなたが言っていることをただ読むことができるべきではありませんが、重要なポイントが繰り返されていることを確認してください. どちらの側にも多すぎず、少なすぎず、シーソーのようなものです。

言葉の段階でも聴衆を考慮してください。あなたの仕事は、言いたいことを抽出するだけでなく、それを誰に伝えるかです。この質問に対する答えは、プレゼンテーションの内容 (語彙、粒度) に影響を与えます。このプレゼンテーションを聞く (そして見る) のは誰ですか? たとえば、あなたのサービスを購入するよう説得しようとしているのは経営幹部ですか? 彼女の言語はあなたの言語とどのように違いますか? 視聴者が耳を開けてカフェインを摂取していて、40 分間聞く準備ができているかどうか、またはチェックアウトする前に要点を伝える時間が 90 秒あるかどうかを検討してください。聴衆については長い間話すことができましたが、実際には次のブログで話す予定です。これについては後で詳しく説明します。

全体の調和を評価する

ここで、一歩下がって、これまでの作業を評価します。ことわざにある 10,000 フィートまで飛んで、空からの眺めをご覧ください。そこからどう見える？

1つ確認しておきたいのは、画像と言葉の連携など、バランスです。コンテンツの全体的な構造とレイアウトも見てみましょう。ぎこちない、またはテキストが多すぎるものはありますか? もしかしてまばらすぎる？メモを取る。

この段階で私がやりたいテストがあります。台本とメモだけを (時にはサムネイルビューから) じっと見て、ストーリーが完成しているかどうかを評価します。スライドをスキャンして読んだら、付随するスピーカーは聞こえません。私はまだ理解していますか？

ペースを監視する

コンテンツがプロットされ、10,000 フィートのビューが撮影されたので、フィネスステージに進むことができます。

プレゼンテーションを行っているかのようにプレゼンテーションを進めます。誰か (おそらく PR 担当者) にフィードバックしてもらうことができます。聴衆があくびをしたり、携帯電話をチェックしたりするのはいつですか?

大きな主張をする前に、聴衆を失いたくはありません。あなたは彼らをゲーム全体に夢中にさせたいと思っています。

戦術として、質問のための一時停止など、組み込みの休憩をプレゼンテーションに散在させてみてください。または、数枚のスライドごとにデモビデオやある種の逸話を織り込むこともできます。一部のプレゼンターは、明らかにしようとしている事実について聴衆の意見調査を行います。あまりにも不安定になりたくないのですが、ドローンにもなりたくありません。それをいじって、何がうまくいくか見てみましょう。

余分なものを降ろす

コンテンツが多すぎますか？スライド自体が整然として読みやすいように、できる限り多くのことをオフロードします。 (おそらく、その追加コンテンツを含むコンパニオン eBook の冒頭を持っている可能性があります。)

テキストの一部をメモフィールドに入力できます。スピーカーは多くのことを話すことができるので、スライドは必要ありません。

そして、付録を活用してください。本の出版では、これはしばしば「バックマター」と呼ばれます。本の最後のページでは、資料やインスピレーションの元のソースを引用したり、ノンフィクションの参考文献を提供したりするなど、より多くのコンテキストを提供します. ビジネスでは、これはプレゼンテーションの付録の仕事です。追加のスライド、追加の例、リソース資料、「参考資料」などもここに追加できます。

すべてをメインスライドに詰め込まないでください。覚えておいてください: 誰も 5 ポイントフォントでデータを読みたい (またはできない) わけではありません。

専門家に相談する

イラスト、デザイン、画像に関する注意事項：プロにお任せください。

あなたが言葉好きであるなら、あなたが写真好きである可能性はほとんどありません。 (そうであれば、より多くの力を発揮できます。これは、他に類を見ない価値のあるスキルセットです)。しかし、よろしいですか？仲間から率直なフィードバックを求めてください。それらのクリップアートの包含について、彼らは本当にどう思いますか? また、あなたのレトロクールなアニメーションは役に立ちますか、それとも有害ですか? 少なくとも、誰かにスライドをチェックしてもらい、すべてのフォントスタイル、サイズ、色が実際に一貫していることを確認してください。

さらに良いことに、専門家を雇ってください。本当に優れたデザイナーは、単に「美しく見せる」だけではありません。もちろん、彼らは手元にあるツール (PowerPoint、Prezi、Keynote など) のエキスパートである必要があります。しかし、彼らはあなたが達成しようとしていることも理解する必要があります。言葉を書く前に、できるだけ早く彼らと会いましょう。可能であればクライアントとのミーティングに同席してもらい、プレゼンテーションの美学と意図された方向性について詳しく学ぶことができます。また、効果的にコンテンツを視覚的に整理する方法について、デザイナーがアドバイスを提供するのを聞いてください。

一緒に、より強力なプレゼンテーションを作成できます。

大惨事に備える

実際の発表会当日についてお話しましょう。

はい、事前にスピーチの練習をしてください。話しているときに口が乾きすぎないように、水を持参する必要があります。 i を点線で、t を交差させて、すべてのアヒルを一列に並べます。 (より良いヒントについては、この投稿をチェックしてください。)

しかし、あなたの言葉につまずくよりも悪いことが起こったらどうしますか? あなたが素晴らしいプレゼンテーションをデザインしたと想像してみてください。それは豪華で、楽しい画像、デモ、チャートでいっぱいです。あなたはそれに何時間も取り組みました。会議室に到着すると、プロジェクターがありません。それで？

私は最近、これが会議で起こるのを見ました。スピーカーが何をすべきかを理解しようとしている間、100人近くの部屋が待っていました. 彼女はそれをうまくやってのけました - 美しい画像をまったく見ることができなかったにもかかわらず、彼女のスライドを通してうまく話しました. この場合、彼女の言葉で十分でした。彼女が望んでいたほど見栄えがよくなかったかもしれませんが、私たちはメッセージを受け取りました. 彼女は緊急時対応計画を立てていたので、あなたもそうすべきです。

オンラインとイベントでのプレゼンテーション

どこでプレゼンテーションを行っていますか? ウェビナーやイベントでのライブ、顧客との会話など、オンラインですか? 基本は同じです。明確な目的を持ったきちんと整理されたプレゼンテーションが必要であり、リハーサルが必要です。

しかし、いくつかの点が異なります…

オンラインプレゼンテーションでは、聴衆を引き付ける時間が限られています。最近のニューヨークタイムズ紙の記事は、驚くべき統計を引用しました。八秒！それは個人的にです。オンラインで視聴者を失う可能性があることを想像してみてください。特にマルチタスクの場合はなおさらです。 (そして、そうである可能性が非常に高いです。) 魅力的で簡潔でなければなりません。

あなたの話し声さえ聞こえない場合、プレゼンテーションがどのように再生されるかを検討してください。たとえば、あなたのデッキのこのオンラインレンディションは文字通り単なるダウンロードですか? 捕まえないと逃げられない。

また、プレゼンテーション中に聴衆があなたにどのように関与するか、または関与するかどうかも検討してください。私は、リアルタイムチャットを特徴とするオンラインウェビナーに参加したことがあります。これは、最近ではかなり一般的です。 Q&A を話している間は誰か (自分ではなく他の人) が監視するか、最後に質問に答える時間を残す必要があります。対面でプレゼンテーションを行う場合も、聴衆は質問したり、介入したりできますが、通常、ペースは異なります (スライドに Q&A 用のスペースを残すという前述の提案を参照してください)。

スケーリング方法

プレゼンテーションが完了しました。すごい仕事！今、あなたがそれを作るのに費やしたすべての時間を考えてみてください. これが 1 回限りの作業になるのは嫌ですよね？そうは思いませんでした。

今こそ、マーケティングの帽子をかぶって、費やした費用 (および時間) を最大限に活用する方法を考え出すときです。

たとえば、プレゼンテーションをオンラインで行う場合は、録画して (もちろん、そうしていることを聴衆に知らせてください)、オンデマンドで利用できるようにします。これは、たとえば、会社のビデオライブラリサイト、または YouTube や Vimeo にある可能性があります。

オーディオ部分をポッドキャスト用に編集することもできます。

トランスクリプト (またはスピーカーのメモ) を取り、それらをブログ (または 3 つ) に転記することができます。

また、デックを分割して SlideShare に載せることもできます。このサイトは、共有と検索を通じて、大量の注目を集めています。 SlideShare では、大物 (Facebook、Twitter、YouTube、LinkedIn) よりも 500% 多くのトラフィックを企業が見ることができるという事実のように、驚くべき統計があります。 SlideShare の詳細をご覧ください。

そして、ソーシャルメディアチャネルを介してトラフィックを促進するために、これらのきびきびした画像を必ず使用する必要があります。

コンテンツのリサイクルについて詳しくは、この投稿をお読みください。

お辞儀をする

すべてが終わったら – デッキの作成、美しい画像、スピーチ、そして将来の使用のためにすべてがアーカイブされたら、お辞儀をして、よくやった仕事を祝福する時が来ました. ブラボー！