Jak stworzyć angażującą i skuteczną prezentację

Kiedyś myślałem, że talie prezentacyjne to refleksja. Pomyślałem, że mają być akompaniamentem dla mówcy. Po prostu obrazy na ekranie, aby oko mogło odpocząć, gdy rozmówca mówi.

Jak bardzo się myliłem. Te rzeczy są trudne do napisania.

Są przeznaczone do pomocy wizualnej, tak – ale muszą też stać samodzielnie. Każdy slajd musi równoważyć odpowiednią ilość treści – nie tak rzadką, aby wyglądał na w połowie ukończoną, i nie tak zagraconą, aby nie można było jej przeczytać.

Talie muszą opowiadać historię i angażować publiczność.

Tempo musi być takie sobie.

Muszą być informacyjne i potencjalnie przekonujące w zależności od pożądanego wyniku.

Bez względu na to, czy masz trzy slajdy, czy 100, musisz przemyśleć, jakie treści pojawiają się KAŻDEGO. POJEDYNCZY. JEDEN.

Oto kilka lekcji, których nauczyłem się (nieco boleśnie) na temat tworzenia jasnych i skutecznych prezentacji.

Rozważ swoją historię

Po pierwsze, co próbujesz powiedzieć lub osiągnąć? Zacznij od tego miejsca i pracuj wstecz, aby utworzyć prezentację.

Upewnij się, że treść jest w logicznej kolejności. Możesz oprzeć się na strukturze składającej się z trzech aktów, aby wywołać emocje i przekonać publiczność, by ich wciągnęła. Możesz też wybrać podejście odgórne, w którym prowadzisz z najsilniejszym stwierdzeniem lub dużym odkryciem. Jest to szczególnie rozsądne, jeśli masz mało czasu lub Twoi odbiorcy mają potencjał, aby sprawdzić po pierwszych pięciu minutach. (Więcej o rozpiętości uwagi później.)

Dan Roam jest najlepiej znany jako „facet od serwetek”. Wyrzeźbił niszę zawodową, ucząc ludzi, jak opowiadać skuteczne historie – za pomocą prostych obrazów. Ma też naprawdę świetny zestaw szablonów do określania twojej fabuły. Mówi, że istnieją cztery możliwości: liniowe, proste podejście typu raport; historia do zbudowania, która w miarę upływu czasu daje coraz więcej wyjaśnień; prezentacja zawierająca przeszkody/jak ją pokonać; lub porywająca, dramatyczna historia w hollywoodzkim stylu, z dramatycznymi wzlotami i upadkami. (Możesz przeczytać więcej na ten temat w jego książce Pokaż i powiedz)

Cokolwiek robisz, po prostu nie rób przypadkowych slajdów. Wszyscy byliśmy tam, kiedy ludzie podskakują na spotkaniu i jest to oczywiste. Miej mapę drogową i postępuj zgodnie z nią.

Ułatw im to

W starym powiedzeniu jest jeszcze jedna rada:

• Powiedz im, co zamierzasz im powiedzieć – to jest twój plan
• Powiedz im – to jest sedno prezentacji
• Powiedz im, co im powiedziałeś – to jest twoje podsumowanie i konkluzja

Jest prosty, zwięzły i warty naśladowania podczas konstruowania prezentacji.

Ostrożnie rozważ swoje obrazy

Obrazy są integralną częścią prezentacji. Upewnij się, że obrazy uzupełniają twoje słowa. Powinni również być w stanie opowiedzieć historię wizualnie bez słów, jeśli zajdzie taka potrzeba. Załóżmy, że prowadzisz seminarium internetowe, a publiczność wyłącza dźwięk, aby odebrać telefon? Lub stoisz na podium TED Talk i dźwięk zawodzi. Czy zdjęcia opowiedzą historię? To powiedziawszy, nie chcesz też, aby obrazy ukradły program.

Ale nie zapomnij swoich słów

Tekst, obrazy i Twój głos powinny być dla siebie miłą folią. Twoje słowa są bardzo ważne – zarówno to, co podajesz na slajdzie, jak i to, co mówisz (z notatek).

Mów otwarcie. Brzmi to tak oczywiste, ale czasami zapominamy. Twoja mantra powinna być mniej żargonowa, a bardziej ludzka. Proste nie jest złe. Proste jest jasne i skuteczne. Przeczytaj więcej o pięknie prostoty tutaj.

Osobiście wolę pisać scenariusz w notatkach, niż po prostu podawać wypunktowane fragmenty lub fragmenty. Taktycznie robię to najpierw w pliku edytora tekstu, zanim utworzę prezentację. Następnie rozkładam scenariusz i umieszczam go na slajdach. Wreszcie, aby zbudować rzeczywistą treść slajdu, biorę słowa kluczowe (nagłówki, produkty, statystyki) i umieszczam tylko je na slajdach. Pamiętaj, że twoje słowa – notatki i slajdy – również muszą się uzupełniać. Nie bądź zbędny; publiczność nie powinna być w stanie po prostu przeczytać tego, co mówisz ze slajdu, ale upewnij się, że kluczowe punkty zostały powtórzone. To trochę jak chwianie się – ani za dużo, ani za mało po obu stronach.

Pomyśl o swoich odbiorcach również na etapie słów. Twoim zadaniem jest nie tylko destylacja tego, co chcesz powiedzieć, ale także do kogo to mówisz. Odpowiedź na to pytanie wpływa na treść – słownictwo, szczegółowość – Twojej prezentacji. Kto usłyszy (i obejrzy) tę prezentację? Czy na przykład próbujesz przekonać menedżera najwyższego szczebla do zakupu twoich usług? Czym różni się jej język od twojego? Zastanów się, czy twoi słuchacze mogą być otwarci i napojeni kofeiną, gotowi do słuchania przez 40 minut – czy też masz 90 sekund, aby przekazać swoje uwagi, zanim wyjdą. Mógłbym długo mówić o publiczności i właściwie będę to robił w kolejnym blogu – więc o tym później.

Oceń ogólną harmonię

Teraz nadszedł czas, aby cofnąć się i ocenić swoją dotychczasową pracę. Wznieś się na te przysłowiowe 10 000 stóp i zobacz z lotu ptaka. Jak to wygląda z góry?

Jedną rzeczą do sprawdzenia jest równowaga, na przykład sposób, w jaki te obrazy i słowa współpracują ze sobą. Przyjrzyj się także ogólnej strukturze i układowi treści. Czy coś jest niezgrabne lub zawiera zbyt dużo tekstu? Może za mało? Zanotuj.

Na tym etapie lubię przeprowadzać pewien test: zaglądam tylko do scenariusza i notatek – czasem z widoku miniatur – i oceniam, czy historia jest kompletna. Co by było, gdybym po prostu przejrzał slajdy i przeczytał je, nie słysząc żadnego towarzyszącego mówcy. Czy nadal rozumiem?

Miej oko na tempo

Teraz, gdy treść jest już wykreślona i wykonano widok z odległości 10 000 stóp, możesz przejść do etapu finezji.

Przeprowadź prezentację tak, jakbyś ją wygłaszał. Możesz poprosić kogoś (być może osobę zajmującą się PR) o przekazanie informacji zwrotnej. Kiedy publiczność zaczyna ziewać lub sprawdzać telefon?

Zdecydowanie nie chcesz stracić publiczności, zanim przedstawisz swój wielki punkt; chcesz, aby były zaczepione przez całą gadkę.

W ramach taktyki spróbuj przeplatać prezentację wbudowanymi przerwami, takimi jak przerwy na pytania. A może co kilka slajdów wpleść film demonstracyjny lub jakąś anegdotę. Niektórzy prezenterzy przeprowadzają ankiety opinii publiczności na temat faktu, który zamierzają ujawnić. Nie chcesz być zbyt wzburzony, ale nie chcesz też być dronem. Pobaw się z tym i zobacz, co działa.

Wyładuj dodatki

Masz za dużo treści? Rozładuj jak najwięcej, aby same slajdy były uporządkowane i czytelne. (Być może masz początek towarzyszącego eBooka z tą dodatkową zawartością.)

Możesz umieścić część tekstu w polach notatek. Twój mówca może dużo powiedzieć, więc Twoje slajdy nie muszą.

I skorzystaj z dodatku. W publikacjach książkowych jest to często określane jako „backmatter”. Strony na końcu książki dają więcej kontekstu, na przykład cytowanie oryginalnego źródła materiału lub inspiracji oraz dostarczanie odniesień do literatury faktu. W biznesie jest to zadanie załącznika do prezentacji. Tutaj również możesz dodać swoje dodatkowe slajdy, dodatkowe przykłady, materiały źródłowe, „dodatkowe lektury” itp.

Tylko nie upchnij tego wszystkiego na głównych slajdach. Pamiętaj: nikt nie chce (ani nie może) czytać danych pięciopunktową czcionką.

Spójrz na ekspertów

Uwaga na temat ilustracji, projektu i obrazów: zostaw to profesjonalistom.

Jeśli jesteś osobą słowną, szanse na to, że jesteś także osobą obrazkową, są niewielkie. (Jeśli tak, więcej mocy dla ciebie – to wyjątkowo cenny zestaw umiejętności). Ale czy jesteś pewien? Szukaj szczerej opinii od swoich rówieśników. Co oni naprawdę myślą o tych inkluzjach typu clip-art? A twoje retro-fajne animacje – czy są pomocne czy szkodliwe? Przynajmniej poproś kogoś o sprawdzenie slajdów, aby upewnić się, że wszystkie style, rozmiary i kolory czcionek są naprawdę spójne.

Jeszcze lepiej zatrudnić eksperta. Naprawdę dobry projektant to nie tylko ktoś, kto „sprawia, że ​​wygląda ładnie”. Jasne, powinni być ekspertami w zakresie posiadanego narzędzia (PowerPoint, Prezi, Keynote itp.). Ale powinni również zrozumieć, co próbujesz osiągnąć. Spotkaj się z nimi jak najwcześniej – zanim napiszesz słowa. Jeśli to możliwe, poproś ich, aby zasiedli na spotkaniu z klientem, aby mogli dowiedzieć się więcej o estetyce i zamierzonym kierunku prezentacji. Posłuchaj, jak projektant udziela wskazówek, jak wizualnie uporządkować zawartość, aby uzyskać efekt.

Razem możesz stworzyć mocniejszą prezentację.

Przygotuj się na katastrofę

Porozmawiajmy o prawdziwym dniu prezentacji.

Tak, wcześniej powinieneś poćwiczyć mowę. Powinieneś przynieść wodę, aby usta nie wyschły podczas mówienia. Ustaw swoje „i” z kropką, „t” i wszystkie kaczki z rzędu. (Aby uzyskać więcej dobrych wskazówek, sprawdź ten post.)

Ale co, jeśli stanie się coś gorszego niż potknięcie się o twoje słowa? Wyobraź sobie, że zaprojektowałeś świetną prezentację, jest wspaniała i pełna zabawnych obrazów, demonstracji i wykresów. Pracowałeś nad tym godzinami. Przyjeżdżasz do sali konferencyjnej, a tam nie ma projektora. Co teraz?

Widziałem to ostatnio na konferencji. Sala licząca prawie 100 osób czekała, aż mówca będzie próbował wymyślić, co robić. Udało jej się – wykonała dobrą robotę, opowiadając o swoich slajdach, mimo że nie mogliśmy zobaczyć żadnego z ładnych zdjęć. W tym przypadku wystarczyły jej słowa. Może nie wyglądało to tak ładnie, jak się spodziewała, ale otrzymaliśmy wiadomość. Zrobiła swój plan awaryjny i ty też powinieneś.

Prezentacje online a na wydarzeniu

Gdzie prowadzisz prezentację? Czy odbywa się online, na przykład podczas seminarium internetowego lub na żywo podczas wydarzenia lub rozmowy z klientem? Podstawy są takie same: nadal potrzebujesz ładnie zorganizowanej prezentacji z jasnym celem i musisz ćwiczyć.

Ale kilka rzeczy się różni…

Dzięki prezentacjom online masz ograniczoną ilość czasu na przyciągnięcie uwagi odbiorców. Niedawny artykuł w New York Times przytoczył oszałamiającą statystykę: ludzka uwaga trwa marne osiem sekund. Osiem sekund! To znaczy osobiście. Wyobraź sobie, jak szybko możesz stracić odbiorców online – zwłaszcza jeśli są wielozadaniowi. (I jest bardzo prawdopodobne, że tak jest). Musisz być zarówno wciągający, jak i zwięzły.

Zastanów się, jak będzie wyglądać Twoja prezentacja, jeśli oni nawet nie będą słyszeć, jak mówisz. Na przykład, czy ta internetowa wersja twojej talii jest dosłownie tylko do pobrania – i dlatego musi mówić sama za siebie? Musisz ich schwytać, inaczej wypadną.

Zastanów się także, w jaki sposób i czy twoi odbiorcy będą się z tobą kontaktować podczas prezentacji. Uczestniczyłem w internetowych seminariach internetowych, które obejmowały czat w czasie rzeczywistym – jest to obecnie dość powszechne. Potrzebujesz kogoś (kogoś innego, nie siebie), aby monitorował pytania i odpowiedzi podczas Twojej wypowiedzi lub zostaw czas na zadawanie pytań na końcu. Publiczność może zadawać pytania lub wtrącać się w inny sposób, gdy prezentujesz osobiście, ale zazwyczaj tempo jest inne (zobacz wspomnianą wcześniej sugestię pozostawienia miejsca na pytania i odpowiedzi na slajdach).

Jak skalować

Twoja prezentacja jest gotowa. Świetna robota! Teraz pomyśl o całym czasie spędzonym na tworzeniu tego. Chyba nie chcesz, żeby to była jednorazowa sprawa? Nie sądziłem.

Nadszedł czas, aby założyć kapelusz marketingowy i dowiedzieć się, jak najlepiej wykorzystać złotówki (i czas), które właśnie wydałeś.

Na przykład, jeśli prowadzisz prezentację online, nagraj ją (oczywiście powiadamiając o tym odbiorców), a następnie udostępnij ją na żądanie. Może to być na przykład witryna biblioteki wideo Twojej firmy, YouTube lub Vimeo.

Możesz także wziąć część audio i zredagować ją do podcastu.

Może możesz wziąć transkrypcję – lub notatki swojego prelegenta – i przepisać je na bloga (lub trzy).

Równie dobrze możesz ulepszyć talię i umieścić ją na SlideShare. Ta witryna zyskuje dużą liczbę gałek ocznych dzięki udostępnianiu i wyszukiwaniu. Istnieją oszałamiające statystyki, takie jak fakt, że firmy mogą zobaczyć o 500 procent większy ruch na SlideShare niż duże pistolety (Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn). Dowiedz się więcej o SlideShare.

I za wszelką cenę powinieneś używać tych zgrabnych obrazów do kierowania ruchu za pośrednictwem kanałów mediów społecznościowych.

Aby uzyskać więcej informacji na temat recyklingu treści, przeczytaj ten post.

Weź łuk

Kiedy wszystko jest gotowe – napisana talia, piękne obrazy, wygłoszona przemowa i całość zarchiwizowana do wykorzystania w przyszłości, nadszedł czas, aby się ukłonić i pogratulować sobie dobrze wykonanej pracy. Brawo!