私が物事を成し遂げることをどのように学んだか

あなたはあなたが成し遂げるために必要なすべての仕事に圧倒されていると感じますか？

まず、立ち止まって息を吸ってください。 ウィル・ロジャースが言ったように、「穴に自分がいることに気づいたら、掘るのをやめなさい。 」

あなたが物事を成し遂げたいと思うなら（そして特にあなたがより少ないストレスで物事を成し遂げたいと思うなら）、あなたはより賢く働く必要があります。 あなたはコントロールを取り、積極的にならなければなりません。

それを行う方法の1つは、GTDシステムを使用することです。

この記事では、GTDの方法論に従って、効率的、ストレスのない、体系的な方法で物事を成し遂げる方法を学びます。

Getting Things Done方法論（GTD）とは何ですか？

Getting Things Done（GTD）は、DavidAllenの本からの生産性の方法論です。 彼が言ったように、大前提は「あなたの頭はひどいオフィスです。 私たちの脳は、アイデアを保持するためではなく、アイデアを作成するために作られています。

物事を成し遂げるということは、1）「成し遂げた」とは何か（結果）、2）何をしているのか（行動）を定義することを意味します。 本が述べているように、「あなたは物事をあなたの心から取り除くためにあなたの心を使わなければなりません。 」

方法論自体は一見複雑に見えるかもしれませんが、要点を理解すればかなり簡単です。 1つの記事だけではすべてを網羅することはできないため、詳細を知りたい場合は、この本を読むことをお勧めします。 アレン自身が方法論について話しているビデオを見ることができるGTDYoutubeチャンネルもあります。

GettingThingsDoneメソッドの使用を開始する方法

ポッドキャストとブログの両方で、David Allenは、開始するのに最適な場所はどこでもだと述べています。 メソッドのどのコンポーネントでも、少なくとももう少し明確で焦点を絞ることができます。

彼が彼の本で言ったように、「あなたはあなたが思っている以上にあなたのことについて考えなければなりませんが、あなたが恐れているほどではありません。」 タスクについて考える方法は次のとおりです。

1. 頭に浮かんだことをすべて書き留めたら、コミットメントとは何か、そしてそれを完了するために必要な手順を正確に書き留めます。 また、意図した成功した結果を1つの文で記述します。
2. あなたが書き留めるべき最初の項目は、彼らがあなたに多くのことを心配するか興味を持っているかどうかにかかわらず、あなたの心を最も占めるものです。

定期的に確認するシステムで整理されたリマインダーを設定します。

物事を成し遂げるための5つのステップ

ワークフローをマスターして物事を成し遂げるには、キャプチャ、明確化、整理、反映、関与の5つのステップがあります。

キャプチャー

注意が必要なものをすべてキャプチャします。 不完全だと思うものはすべて紙に書き留めてください。 私がすべてを言うとき、私は本当にすべてを意味します：あなたの机を片付けるような小さな仕事から新しいビジネス取引を交渉するような大きなプロジェクトまで。 混沌としていても大丈夫です。まだきちんと整理されている時間ではありません。 このフェーズでは、すべてを自分の心ではない場所に置くことが重要です。

GTD Incompletion Trigger Listを使用して、すべての不完全なタスクとプロジェクトを確認できます。

キャプチャしたものをどこに保存しますか？

それについては多くの異なる方法があります。 たとえば、次のことができます。

• 一枚の紙にやることリストを作る
• ToDoアプリをダウンロードする
• すべてを特別なノートブックまたはプランナーに入れます
• Notesアプリに書き留めます
• ボイスメモを録音する
• メールで送信してください
• 写真とスクリーンショットでフォトアルバムを作成します
• あなたにとって最も簡単な他のもの

また、注意が必要な物理的なもの（インストールする必要のある新しい蛇口、署名する必要のある書類、アイロンがけが必要なシャツなど）のために、ビンやボックスなどの物理的なトレイを用意することもできます。

明らかにする

すべてが1つの場所にキャプチャされていると仮定して、今度はそれを処理します。 各項目の意味とその対処方法を明確にします。 彼らは何か行動を起こす必要がありますか？ 彼らはどれくらいの時間がかかりますか？

これは、漠然としたアイデアを具体的な実行可能なステップに変換するステップです。 明確にする一方で、以下を含めることができます。

• ノート
• コンテクスト
• 追加の詳細
• 優先度
• 他に誰がそのタスクに関与する必要があるか（誰かがいる場合）
• アイテムにアクションが必要かどうか

アイテムにアクションが必要な場合

それ以上かかる場合は、委任できるかどうか、またはそれを実行する必要があるのはあなた自身であるかどうかを自問してください。 可能であれば、委任してください。 これらのアイテムは、待機リストに移動します。
委任できない場合は、延期/スケジュールしてください。 次のアクションリストに入れてください。

？ アイテムがアクションを必要としない場合

動作しないアイテムは、次の3つのカテゴリに分類できます。

ゴミ箱：役に立たないものや保管する必要のないもの。 たとえば、返信を必要とせず、重要な情報を含まない電子メール。 それらのアイテムを削除する必要があります。

インキュベーション：行動を必要とするものですが、今はそうではありません。 たとえば、訪問したい目的地への素晴らしい旅行オファーですが、その期間の休日を取得できるかどうかはわかりません。 これらのアイテムをSomeday/Maybeリストに入れてください。

参照：アクションを必要としないが、有用な情報が含まれているため、参照用に保管する必要があるアイテム。

整理

アイデアを一連の実行可能なタスクに変えたら、それらをプロジェクトに分類します。 ゲームの計画を立てる—頭脳のダンプを見て、そこにあるものをカテゴリ別に整理します。 各タスクを適切なリストに入れます。

プロジェクトリスト—自明で、すべてのプロジェクトのリスト。 プロジェクトは、複数のアクションステップを必要とする1年以内に達成できる任意の望ましい結果として定義できます。

カレンダー—カレンダーでは、日付と時刻以外に、タスクの詳細を思い出させるメモを書く必要があります。 文より長くする必要はありません。

ネクストアクションリスト—できるだけ早く実行する必要があるシングルアクションアイテム。

リストの待機—気になることのリストで、他の誰かが行っています。自分が行うことではありませんが、それでもそれらについて知る必要があります。 たとえば、注文したパッケージや委任したタスクなどです。

プロジェクトサポート資料—プロジェクトで作業するために必要なもの。たとえば、注文したIKEAシェルフを作成するために必要なマニュアルや、やりたい絵のスケッチなど。

参考資料—将来必要になる情報。

Somed ay / Maybeリスト—やりたいこと、学びたいスキル、旅行したい場所、読みたい本など。

反射

毎週リストを見直して最新の状態に保ち、進歩しているかどうかを確認してください。 優先順位が変更された場合は、リストも変更してください。

あなたは時々あなたのリストをレビューするべきです、最も頻繁にあなたのカレンダー。 成功に不可欠な行動は、ウィークリーレビューです。 すべてのリストは毎週確認する必要があり、その目的は次のとおりです。

• 進行中のすべてを収集して処理します。
• システムを確認します。
• リストを更新します。
• クリーン、クリア、最新、そして完全になりましょう。

システムが完全で最新のものであるほど、信頼性が高まります。

もう1つの非常に重要なことは、キャプチャツールを定期的に空にすることです。 そうしないと、過負荷になり、圧倒され、GTDを実行してもあまり意味がなくなります。

アイテムを1つずつ順番に処理し、「in」に戻すことは絶対にしないでください。 最初に決定するのは、アイテムにアクションが必要かどうかです。

従事

私たちは理論を検討しました。今こそそれを実践する時です。 最後のステップ（ただし、間違いなく重要です。間違いなく最も重要です）は、アクションを実行することです。

アクションを選択するための3つのモデルがあります。これは、現在実行するアクションを選択するか、日次計画を作成するか、または作業をレビューするかによって異なります。

現時点での行動を選択するための4つの基準モデル

次に何をすべきかを選択するときは、次の4つのことを（この順序で）考慮する必要があります。

コンテキスト：どこにいますか？ どのようなツールを利用できますか？

利用可能な時間：いつ何か他のことをしなければなりませんか？

利用可能なエネルギー：あなたはどのくらいのエネルギーを持っていますか？

優先順位：上記の3つの基準を念頭に置いて、オプションの残りのどのアクションがあなたに最高の見返りを与えるでしょうか？

日常業務を選択するための3つのモデル

1日にできる作業は3種類あり、考慮に入れる必要があります。

事前定義された作業の実行：[次のアクション]リストとカレンダーから。

表示されたとおりに作業を行う：人生が起こり、計画外のことがポップアップする可能性があります。

作業の定義：リストを調べ、プロジェクトを実行可能なステップに分割します。

自分の作品をレビューするための6レベルのモデル

次の行動について考え、それらに優先順位を付けるとき、ここにあなたが心に留めておくべき6つの視点があります：

現在の行動：電話をかけることから用事を実行することまで、あなたがとる必要があるすべての行動。

現在のプロジェクト：新しいコンピューターのセットアップや新しいヘアスタイリストの検索など、達成したい比較的短いプロジェクト。

重点分野と説明責任：結果を達成したいあなたの人生と仕事の重要な分野。

目標：1〜2年後に達成したいこと。

ビジョン：3〜5年先に達成したいこと。 より長期的な目標が含まれています。

目的と原則：全体像。 なぜあなたは存在するのですか？ なぜあなたの会社は存在するのですか？ あなたは人生で何を達成したいですか？ あなたにとって本当に重要なことは何ですか？

物事を成し遂げるための私のアプローチ

私はいつもすべてを書き留めるのが大好きでした。結局のところ、私は作家として働いています。 頭に浮かんだことをすべて一枚の紙に書いた後は、いつも気分が良くなりました。 その「負担」を手放した後、私はほとんど身体的に軽く感じます。

GTDは、私の絶え間ないブレインダンピングの高度で洗練されたバージョンのように見えたので、私の興味をかき立てました。 これが私のやり方です：

適切なキャプチャツールを選択してください

私はこの目的のために特別なノートブックを持っています（私はノートブックが多すぎるので、あらゆる目的のために特別なノートブックを持っています）。 また、ノートブックを持っていない場合にタスクを書き留めるメモも電話にあります。 彼らが私の注意を引いたらすぐにそれらを捕らえるのが最も簡単だと思うので、私は何も忘れません。

リストを整理する

アイテムを色分けして別のリストに分割しやすくするか、アイテムの数が少ない場合は、アイテムが属するリストに直接追加します。 次に、通知を受け取ることで、イベントや会議を数回完全に忘れることができなくなったため、電話にリマインダーを追加します。

これには時間がかかるように思われるかもしれませんが、せいぜい数分しかかかりません。

毎週のレビューに1日を割り当てます

ウィークリーレビューに割り当てられた日があります（不思議に思うなら、日曜日です）。 私は自分でコーヒーを作り、机に座ってレビューを行い、1週間先の計画を立てます。 週末なので、その後は楽しいことを計画しているので、一日の残りを楽しむために、できるだけ早く、効率的にレビューをしていきたいと思っています。

GTDは最初は大変な作業のように見えましたが、実際にはそれほど時間はかからず、安心する価値があります。

あまり真剣に受け止めないでください

正しい考え方でアプローチすることが重要です。 それはあなたを助けるためにここにあるツールです、それをあまり真剣に受け止めないでください。 カル・ニューポートがニューヨーカーに関する彼の記事で述べたように、GTDは「根本的な問題に直接対処していません。組織レベルで機能する潜行性の無計画な方法」です。 それはあなたがその影響に対処するのを助けるだけです。 それが逆になり、余分な圧力と混乱が生じる場合は、それを使用しないでください。あるいは、ニーズに合うように変更してください。

GTDを最大限に活用するための追加のヒント

生産性を高め、物事を成し遂げるのにどのように優れていますか？ ここに、救いの手を差し伸べることができるいくつかの追加のヒントがあります。

ウィークリーレビューをお見逃しなく

すでに言ったことは知っていますが、重要なので、2回言います。 退屈かもしれませんが、リストを最新の状態に保ち、これまでの状況を分析しないと、GTDはそれほど効率的ではありません。

楽しんでいるものを取り入れましょう

退屈な仕事をするように自分をだます方法は？ 楽しんでいるものを取り入れましょう。 たとえば、用事を済ませたくない場合は、ヘッドフォンを持って行き、良い音楽を演奏し、立ち止まってお気に入りのコーヒーを飲みましょう（または別の飲み物を選んでください。私は判断しません。ただ飲まないでください。運転している場合はアルコール）。 通常は退屈な作業を自分にとってより楽しい体験にする方法を見つけてください。

目標を追跡する

ある種のゴールトラッカーアプリを用意して、あなたを軌道に乗せ、さらにあなたの仕事を常に把握し、あなたの目標を達成するのを助けるのは良い考えです。

常にあなたと一緒にある1つのキャプチャツールを持っている

私たち全員が常に電話を持っているので、これはそれほど難しいことではありません。メモアプリまたは音声録音を使用できます。 そうすれば、どこにいてもすぐに新しいアイテムをキャプチャできます。 そうすれば、負担をかけずに、明確な心で何をしていても続けることができます。

機能的なワークスペースを持つ

あなたが働く場所はあなたの幸福に大きな影響を与えます。 それが整理されていること、すべてがどこにあるかを知っていること、気を散らすものがないこと、そしてそれはあなたが気分が良く、仕事にインスピレーションを与えることを確認してください。

一度に多くのことに取り組まないでください

頭に浮かんだことをすべて把握した後は、プロジェクトや次のアクションのリストに多くのものを入れるのは簡単です。 現実的に考えてください。時間とエネルギーは限られており、すべてのプロジェクトを一度に実行することはできません。 現在優先順位がない場合は、タスクをいつか/多分リストに入れることを恐れないでください。

集中

GTD方法論を実行および実装するときは、完全に集中することが重要です。 気が散るのを避けるために始める前にすべてを解決してください–その電話をかけるか、アイロンを切ったかどうかを確認してから始めてください。

自分を批判しすぎないでください

GTDに入り、すべてに慣れるまでには時間がかかる場合があります。
この方法がうまくいかない可能性もありますが、それは問題ありません。すべてがすべての人に適しているわけではありません。 だからこそ、生産性の方法はたくさんあります。誰もが自分で何かを見つけることができます。

結論

「物事を成し遂げる」方法は、最初に出会ったときには複雑に見えるかもしれませんが、2つだけになります。

1. あなたの心の外に物を保管して、あなたの心が明確になり、その結果、より速く働くことができるようにします。
2. あなたに起こっていることすべてに反応的なアプローチをとる代わりに、あなたの次のステップが何であるかを決定する（そしてそれ故に常に知っている）。

自分の目標が正確に何であるか、そしてそこに到達するためにどのようなステップを踏む必要があるかを決定するとき、あなたはコントロールしていると感じます。 これは、生産性とメンタルヘルスの両方のボックスをチェックします。これは、私の意見では、GTD方法論の最大の利点です。