Como aprendi a fazer as coisas

Você se sente sobrecarregado com todo o trabalho que precisa fazer?

Em primeiro lugar, pare e respire. Como Will Rogers disse: “ Quando você se encontrar em um buraco, pare de cavar. ”

Se você quer começar a fazer as coisas (e especialmente se você quer começar a fazer as coisas com menos estresse), você tem que trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. Você tem que assumir o controle e ser proativo.

Uma das maneiras de fazer isso é usando o sistema GTD.

Neste artigo, vamos aprender como fazer as coisas de acordo com a metodologia GTD: de forma eficiente, sem estresse e de forma organizada.

O que é a metodologia Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done (GTD) é uma metodologia de produtividade do livro de David Allen. A premissa principal é que, como ele mesmo disse, “ sua cabeça é um péssimo escritório. ” Nosso cérebro é feito para criar ideias, não para mantê-las.

Fazer as coisas significa definir 1) o que é “feito” (o resultado) e 2) como é fazer (ação). Como diz o livro, “ você tem que usar sua mente para tirar as coisas de sua mente. ”

A metodologia em si pode parecer complicada à primeira vista, mas é bastante fácil quando você entende a essência dela. Um artigo não é suficiente para cobrir tudo, então eu recomendo a leitura do livro se você quiser aprender mais e entrar em mais detalhes. Há também um canal GTD no Youtube onde você pode assistir os vídeos do próprio Allen falando sobre a metodologia.

Como começar com o método Getting Things Done

Tanto em seu podcast quanto em seu blog, David Allen afirmou que o melhor lugar para começar é – em qualquer lugar. Qualquer componente do método lhe trará pelo menos um pouco mais de clareza e foco.

Como ele disse em seu livro, “ você tem que pensar em suas coisas mais do que imagina, mas não tanto quanto tem medo de pensar ”. Veja como pensar sobre suas tarefas.

1. Depois de escrever tudo o que está em sua mente, escreva exatamente qual é o compromisso e quais os passos que você precisa tomar para terminá-lo. Além disso, escreva um resultado de sucesso pretendido, em uma única frase.
2. Os primeiros itens que você deve anotar são os que mais ocupam sua mente, sejam eles que te preocupam ou te interessam muito.

Defina lembretes organizados em um sistema que você revisa regularmente.

Cinco passos para fazer as coisas

Dominar seu fluxo de trabalho e fazer as coisas tem cinco etapas: capturar, esclarecer, organizar, refletir e envolver.

Capturar

Capture tudo o que precisa de sua atenção. Despeje tudo o que você considera incompleto em um pedaço de papel. Quando digo tudo, realmente quero dizer tudo: desde pequenas tarefas, como arrumar sua mesa, até grandes projetos, como negociar um novo negócio. Tudo bem se for caótico: ainda não é hora de ser arrumado e organizado. Nesta fase, só é importante colocar tudo em um lugar que não seja a sua mente.

Você pode usar a Lista de acionadores de incompletude do GTD para garantir que revisou todas as tarefas e projetos incompletos.

Onde guardar as coisas que você capturou?

Há muitas maneiras diferentes de fazer isso. Por exemplo, você pode:

• Faça uma lista de tarefas em um pedaço de papel
• Baixe um aplicativo de tarefas
• Coloque tudo em um caderno especial ou um planejador
• Anote no aplicativo Notas
• Gravar um memorando de voz
• Envie para você mesmo como um e-mail
• Faça um álbum de fotos com fotos e capturas de tela
• Qualquer outra coisa que seja mais fácil para você

Você também pode ter uma bandeja física, como uma lixeira ou uma caixa, para coisas físicas que precisam de sua atenção: uma torneira nova que você precisa instalar, documentos que precisa assinar ou uma camisa que precisa ser passada.

Esclarecer

Supondo que você tenha tudo capturado em um só lugar, agora é hora de processá-lo. Esclareça o que cada item significa e o que fazer a respeito. Eles exigem alguma ação? Quanto tempo eles levarão?

Esta é a etapa em que você transforma suas ideias vagas em etapas concretas e acionáveis. Ao esclarecer, você pode incluir:

• Notas
• Contexto
• Detalhes adicionais
• Nível de prioridade
• Quem mais precisa estar envolvido na tarefa (se houver alguém)
• Se o item requer ação ou não

Se o item requer ação

Se for preciso mais, pergunte-se se você pode delegar ou é você quem deve fazê-lo. Se puder, delegue. Esses itens vão para a lista Aguardando .
Se você não pode delegar, adie/agende. Coloque-o na sua lista de Próxima Ação.

? Se o item não exigir ação

Itens não acionáveis ​​podem ser divididos em 3 categorias:

Lixo : coisas que não são úteis nem você precisa guardar. Por exemplo, e-mails que não exigem resposta nem contêm informações importantes. Você deve eliminar esses itens.

Incubação : algo que requer ação, mas não agora. Por exemplo, uma ótima oferta de viagem para um destino que você deseja visitar, mas você não tem certeza se poderá obter dias de folga nesse período. Coloque esses itens na lista Algum dia/Talvez.

Referência : itens que não requerem ação, mas contêm informações úteis e devem ser mantidos para referência.

Organizar

Depois de transformar suas ideias em uma série de tarefas acionáveis, categorize-as em projetos. Faça um plano de jogo - olhe para o seu despejo de cérebro e organize o que está lá por categorias. Coloque cada tarefa na lista apropriada.

Uma lista de projetos — autoexplicativa, uma lista de todos os seus projetos. Um projeto pode ser definido como qualquer resultado desejado que pode ser realizado dentro de um ano que exija mais de uma etapa de ação.

Um calendário — em um calendário, você deve escrever, além de datas e horas, notas que o lembrem das especificidades de uma tarefa. Não precisa ser maior que uma frase.

Uma lista de Próximas Ações — itens de ação única que devem ser feitos o mais rápido possível.

Uma lista de espera — uma lista de coisas com as quais você se importa e que são feitas por outra pessoa: não é sua para fazer, mas você ainda precisa saber sobre elas. Por exemplo, os pacotes que você pediu e as tarefas que você delegou.

Material de apoio ao projeto — o que você precisa para trabalhar em um projeto, por exemplo, o manual que você precisa para construir a prateleira IKEA que você encomendou ou seus esboços para a pintura que você quer fazer.

Material de referência — as informações que você precisará no futuro.

Uma lista Somed ay/Maybe — coisas que você quer fazer, habilidades que quer aprender, lugares para onde quer viajar, livros que quer ler, etc.

Refletir

Revise sua lista toda semana para mantê-la atualizada e para ver se está progredindo. Se suas prioridades mudaram, mude a lista também.

Você deve revisar suas listas ocasionalmente, mais frequentemente seu calendário. Um comportamento crítico para o sucesso é a Revisão Semanal . Toda lista deve ser revisada semanalmente e seu objetivo é:

• Reúna e processe tudo o que está acontecendo.
• Revise seu sistema.
• Atualize suas listas.
• Seja limpo, claro, atual e completo.

Quanto mais completo e atualizado for o seu sistema, mais você confiará nele.

Outra coisa muito importante é esvaziar as ferramentas de captura regularmente; se você não fizer isso, eles ficarão sobrecarregados, você ficará sobrecarregado, e fazer GTD não fará mais sentido.

Processe os itens um por um, em ordem, e nunca coloque nada de volta em “in”. A primeira coisa a determinar é se o item requer ação.

Envolver

Repassamos a teoria, agora é hora de colocar em prática. O último passo (mas definitivamente não menos importante – é, sem dúvida, o mais importante) é agir .

Existem 3 modelos para fazer escolhas de ação, dependendo se você está escolhendo uma ação para fazer agora, fazendo um plano diário ou revisando seu trabalho.

O modelo de quatro critérios para escolher ações no momento

Ao escolher o que você deve fazer em seguida, considere estas quatro coisas (nesta ordem):

Contexto : Onde você está? Quais ferramentas você tem disponível?

Tempo disponível : Quando você tem que fazer outra coisa?

A energia disponível : Quanta energia você tem?

Prioridade : Tendo em mente os 3 critérios acima, qual ação restante de suas opções lhe dará o maior retorno?

O modelo triplo para escolher o trabalho diário

Existem três tipos de trabalho que você pode fazer em um dia e que você deve levar em consideração.

Fazendo um trabalho predefinido : na lista e calendário Próximas ações.

Fazendo o trabalho como aparece : a vida acontece e algumas coisas não planejadas podem aparecer.

Definindo seu trabalho : passando por listas e dividindo os projetos em etapas acionáveis.

O modelo de seis níveis para revisar seu próprio trabalho

Quando você pensa em suas próximas ações e as prioriza, aqui estão seis perspectivas que você deve ter em mente:

Ações atuais : todas as ações que você precisa realizar, desde fazer chamadas telefônicas até fazer recados.

Projetos atuais : projetos relativamente curtos que você deseja realizar, como configurar um novo computador ou encontrar um novo cabeleireiro.

Áreas de foco e responsabilidades : áreas-chave de sua vida e trabalho nas quais você deseja alcançar resultados.

Objetivos : o que você quer alcançar daqui a um ou dois anos.

Visão : o que você deseja alcançar daqui a 3-5 anos. Inclui mais metas de longo prazo.

Propósito e princípios : a visão geral. Por que você existe? Por que sua empresa existe? O que você quer alcançar na vida? O que realmente importa para você?

Minha abordagem para fazer as coisas

Sempre fui um grande fã de escrever tudo – afinal, trabalho como escritor. Sempre me senti melhor depois de colocar tudo o que penso em um pedaço de papel; Quase me sinto fisicamente mais leve depois de largar esse “fardo”.

GTD despertou meu interesse porque parecia uma versão avançada e mais refinada do meu constante despejo cerebral. É assim que eu faço:

Escolha a ferramenta de captura certa

Eu tenho um caderno especial para isso (tenho um caderno especial para cada finalidade porque tenho cadernos demais). Também tenho uma nota no meu telefone onde anoto tarefas nos casos em que não tenho meu caderno comigo. Acho mais fácil capturá-los assim que me chamam a atenção para não esquecer nada.

Organize sua lista

Eu codifico os itens por cores para facilitar a divisão deles em listas diferentes ou apenas os adiciono diretamente à lista a que pertencem, se não houver muitos deles. Em seguida, adiciono lembretes ao meu telefone porque receber uma notificação me salvou de esquecer completamente os eventos e reuniões algumas vezes.

Isso pode parecer demorado, mas leva apenas alguns minutos no máximo.

Atribuir um dia para a revisão semanal

Eu tenho um dia designado para a revisão semanal (é domingo, se você se perguntou). Eu faço um café, sento na minha mesa, faço a revisão e planejo a semana que vem. Como é fim de semana, geralmente tenho algo divertido planejado depois disso, então estou motivado para fazer a revisão o mais rápido e eficiente possível para que eu possa aproveitar o resto do dia.

GTD parecia muito trabalhoso no começo, mas na realidade não leva muito tempo e a paz de espírito vale a pena para mim.

Não leve muito a sério

É importante abordá-lo com a mentalidade certa. É uma ferramenta que está aqui para te ajudar, não leve muito a sério. Como disse Cal Newport em seu artigo para a New Yorker, o GTD não “trata diretamente do problema fundamental: a maneira insidiosa e aleatória como o trabalho se desenvolve no nível organizacional ”; ele só ajuda você a lidar com os efeitos. Se fizer o oposto e adicionar pressão e confusão extras, não o use, ou talvez modifique-o para atender melhor às suas necessidades.

Dicas adicionais para aproveitar ao máximo o GTD

Como se destacar em ser produtivo e fazer as coisas? Aqui estão algumas dicas adicionais que podem ser úteis.

Não perca a revisão semanal

Eu sei que já disse isso, mas é importante, então vou dizer duas vezes. Pode ser chato, mas se você não mantiver suas listas atualizadas e analisar como está indo até agora, o GTD não será tão eficiente.

Incorpore algo que você goste

Como enganar a si mesmo para fazer tarefas chatas? Incorpore algo que você goste. Por exemplo, se você não gosta de fazer recados, leve seus fones de ouvido com você, toque uma boa música e faça uma parada para tomar seu café favorito (ou outra bebida de sua escolha, eu não julgo - apenas não beba álcool se você estiver dirigindo). Encontre uma maneira de tornar uma tarefa tipicamente chata uma experiência mais agradável para você.

Rastrear metas

Seria uma boa ideia ter algum tipo de aplicativo rastreador de metas para mantê-lo no caminho certo e, além disso, ajudá-lo a permanecer no controle de seu trabalho e alcançar seus objetivos.

Tenha uma ferramenta de captura que está sempre com você

Isso não deve ser muito difícil, pois todos temos nossos telefones ao nosso lado o tempo todo - você pode usar o aplicativo de anotações ou a gravação de voz. Dessa forma, você poderá capturar um novo item imediatamente, onde quer que esteja. Então você poderá continuar fazendo o que estiver fazendo com a mente clara, sem nenhum fardo.

Tenha um espaço de trabalho funcional

O local onde você trabalha tem um impacto significativo no seu bem-estar. Certifique-se de que está organizado, você sabe onde está tudo, está livre de distrações e faz você se sentir bem e inspirado para trabalhar.

Não trabalhe em muitas coisas ao mesmo tempo

Depois de capturar tudo o que está em sua mente, é fácil colocar muitas coisas na lista Projetos ou Próximas ações. Seja realista: você tem uma quantidade limitada de tempo e energia e não pode fazer todos os projetos de uma vez. Não tenha medo de colocar tarefas na lista Algum dia/Talvez se elas não forem uma prioridade agora.

Foco

É importante estar completamente concentrado ao trabalhar e implementar a metodologia GTD. Resolva tudo antes de começar para evitar distrações – faça aquela ligação ou verifique se você desligou o ferro e então comece.

Não seja muito crítico consigo mesmo

Pode levar algum tempo para entrar no GTD e se acostumar com tudo.
Também existe a possibilidade de que esse método não funcione para você e tudo bem: nem tudo serve para todos. É por isso que existem tantos métodos de produtividade – todos podem encontrar algo para si.

Conclusão

Embora o método Getting Things Done possa parecer complicado quando você o encontra pela primeira vez, ele se resume a apenas duas coisas:

1. Armazenar coisas fora de sua mente para que sua mente fique clara e, consequentemente, trabalhe mais rápido.
2. Decidir (e, portanto, sempre saber) qual é o seu próximo passo, em vez de ter uma abordagem reativa a tudo o que está acontecendo com você.

Quando você determina quais são exatamente seus objetivos e quais passos você precisa tomar para chegar lá, você se sente no controle, o que leva a se sentir menos estressado. Isso verifica as duas caixas – produtividade e saúde mental – que é, na minha opinião, a maior vantagem da metodologia GTD.