Comment j'ai appris à faire avancer les choses

Vous sentez-vous submergé par tout le travail que vous devez accomplir?

Tout d'abord, arrêtez-vous et respirez. Comme l'a dit Will Rogers : « Lorsque vous vous retrouvez dans un trou, arrêtez de creuser. ”

Si vous voulez commencer à faire avancer les choses (et surtout si vous voulez commencer à faire avancer les choses avec moins de stress), vous devez travailler plus intelligemment, pas plus fort. Vous devez prendre le contrôle et être proactif.

L'une des façons de le faire est d'utiliser le système GTD.

Dans cet article, nous allons apprendre à faire avancer les choses selon la méthodologie GTD : efficacement, sans stress et de manière organisée.

Qu'est-ce que la méthodologie Getting Things Done (GTD) ?

Getting Things Done (GTD) est une méthodologie de productivité tirée du livre de David Allen. La prémisse principale est que, comme il l'a dit, « votre chef est un bureau terrible. « Notre cerveau est fait pour créer des idées, pas pour les retenir.

Faire avancer les choses signifie définir 1) ce qu'est « faire » (le résultat) et 2) à quoi ressemble faire (action). Comme le dit le livre, « vous devez utiliser votre esprit pour vous débarrasser des choses. ”

La méthodologie elle-même peut sembler compliquée à première vue, mais elle est assez facile une fois que vous en avez compris l'essentiel. Un article ne suffit pas pour tout couvrir, je vous recommande donc de lire le livre si vous voulez en savoir plus et entrer dans les détails. Il existe également une chaîne Youtube GTD où vous pouvez regarder les vidéos d'Allen lui-même parlant de la méthodologie.

Comment démarrer avec la méthode Getting Things Done

À la fois dans son podcast et sur son blog, David Allen a déclaré que le meilleur endroit pour commencer est - n'importe où. N'importe quel composant de la méthode vous apportera au moins un peu plus de clarté et de concentration.

Comme il l'a dit dans son livre, " vous devez penser à vos affaires plus que vous ne le pensez, mais pas autant que vous ne le craignez ". Voici comment penser à vos tâches.

1. Après avoir écrit tout ce qui vous préoccupe, écrivez exactement quel est l'engagement et quelles mesures vous devez prendre pour le terminer. Aussi, écrivez un résultat réussi, en une seule phrase.
2. Les premiers éléments que vous devriez noter sont ceux qui vous occupent le plus l'esprit, qu'ils vous inquiètent ou vous intéressent beaucoup.

Définissez des rappels organisés dans un système que vous révisez régulièrement.

Cinq étapes pour faire avancer les choses

Maîtriser votre flux de travail et faire avancer les choses comporte cinq étapes : capturer, clarifier, organiser, réfléchir et engager.

Capture

Capturez tout ce qui requiert votre attention. Brain-dump tout ce que vous considérez incomplet sur un morceau de papier. Quand je dis tout, je veux vraiment dire tout : des petites tâches comme ranger votre bureau aux grands projets comme négocier une nouvelle affaire. Ce n'est pas grave si c'est chaotique : ce n'est pas encore le moment d'être soigné et organisé. Dans cette phase, il est seulement important de tout mettre dans un endroit qui n'est pas votre esprit.

Vous pouvez utiliser la liste des déclencheurs d'inachèvement GTD pour vous assurer que vous avez passé en revue toutes les tâches et tous les projets incomplets.

Où stocker les choses que vous avez capturées ?

Il existe de nombreuses façons de s'y prendre. Par exemple, vous pouvez :

• Faire une liste de choses à faire sur une feuille de papier
• Télécharger une application de tâches
• Mettez tout dans un cahier spécial ou un planner
• Notez-le dans l'application Notes
• Enregistrer un mémo vocal
• Envoyez-le vous-même par e-mail
• Créez un album photo avec des photos et des captures d'écran
• Tout ce qui est le plus facile pour vous

Vous pouvez également avoir un bac d'entrée physique, comme une poubelle ou une boîte, pour les choses physiques qui nécessitent votre attention : un nouveau robinet que vous devez installer, des documents que vous devez signer ou une chemise qui doit être repassée.

Clarifier

En supposant que vous ayez tout capturé au même endroit, il est maintenant temps de le traiter. Clarifiez la signification de chaque élément et ce qu'il faut faire à ce sujet. Nécessitent-ils une action ? Combien de temps prendront-ils ?

C'est l'étape où vous transformez vos idées vagues en étapes concrètes et réalisables. Lors de la clarification, vous pouvez inclure :

• Remarques
• Le contexte
• Détails supplémentaires
• Niveau de priorité
• Qui d'autre doit être impliqué dans la tâche (s'il y a quelqu'un)
• Si l'élément nécessite une action ou non

Si l'élément nécessite une action

Si cela prend plus, demandez-vous si vous pouvez le déléguer ou c'est vous qui devez le faire. Si vous le pouvez, déléguez-le. Ces éléments sont placés dans la liste En attente de .
Si vous ne pouvez pas le déléguer, reportez-le/planifiez-le. Mettez-le dans votre liste d'action suivante.

? Si l'élément ne nécessite aucune action

Les éléments non actionnables peuvent appartenir à 3 catégories :

Corbeille : choses qui ne sont pas utiles ni que vous devez garder. Par exemple, les e-mails qui ne nécessitent pas de réponse et qui ne contiennent pas d'informations importantes. Vous devriez éliminer ces éléments.

Incubation : quelque chose qui nécessite une action, mais pas maintenant. Par exemple, une excellente offre de voyage pour une destination que vous souhaitez visiter, mais vous n'êtes pas sûr de pouvoir bénéficier de jours de congé pour cette période. Mettez ces éléments dans la liste Un jour/Peut-être.

Référence : éléments qui ne nécessitent pas d'action, mais contiennent des informations utiles et doivent être conservés pour référence.

Organiser

Après avoir transformé vos idées en une série de tâches réalisables, catégorisez-les en projets. Élaborez un plan de match - regardez votre décharge cérébrale et organisez ce qui s'y trouve par catégories. Mettez chaque tâche sur la liste appropriée.

Une liste de projets — explicite, une liste de tous vos projets. Un projet peut être défini comme tout résultat souhaité qui peut être atteint en un an et qui nécessite plus d'une étape d'action.

Un calendrier — dans un calendrier, vous devez écrire, autres que des dates et des heures, des notes qui vous rappelleront les spécificités d'une tâche. Il ne doit pas être plus long qu'une phrase.

Une liste d'actions suivantes — éléments à action unique qui doivent être effectués dès que possible.

Une liste d' attente — une liste de choses qui vous tiennent à cœur et qui sont faites par quelqu'un d'autre : ce n'est pas à vous de faire, mais vous devez tout de même les connaître. Par exemple, les packages que vous avez commandés et les tâches que vous avez déléguées.

Matériel de support de projet — ce dont vous aurez besoin pour travailler sur un projet, par exemple le manuel dont vous avez besoin pour construire l'étagère IKEA que vous avez commandée ou vos croquis pour la peinture que vous voulez faire.

Matériel de référence — les informations dont vous aurez besoin à l'avenir.

Une liste Somed ay/Peut-être — les choses que vous voulez faire, les compétences que vous voulez acquérir, les endroits où vous voulez voyager, les livres que vous voulez lire, etc.

Refléter

Passez en revue votre liste chaque semaine pour la tenir à jour et pour voir si vous faites des progrès. Si vos priorités ont changé, modifiez également la liste.

Vous devriez revoir vos listes de temps en temps, le plus souvent votre calendrier. L' examen hebdomadaire est un comportement essentiel au succès. Chaque liste doit être revue chaque semaine et son objectif est de :

• Rassemblez et traitez tout ce qui se passe.
• Passez en revue votre système.
• Mettez à jour vos listes.
• Soyez propre, clair, actuel et complet.

Plus votre système est complet et à jour, plus vous lui ferez confiance.

Une autre chose très importante est de vider régulièrement les outils de capture ; si vous ne le faites pas, ils seront surchargés, vous serez submergé et faire GTD n'aura plus beaucoup de sens.

Traitez les éléments un par un, dans l'ordre, et ne remettez jamais rien dans "in". La première chose à déterminer est si l'élément nécessite une action.

Engager

Nous avons passé en revue la théorie, il est maintenant temps de la mettre en pratique. La dernière étape (mais certainement pas la moindre - c'est sans doute la plus importante) est d' agir .

Il existe 3 modèles pour faire des choix d'action, selon que vous choisissez une action à faire maintenant, que vous établissez un plan quotidien ou que vous révisez votre travail.

Le modèle à quatre critères pour choisir des actions dans l'instant

Lorsque vous choisissez ce que vous devez faire ensuite, vous devez tenir compte de ces quatre éléments (dans cet ordre) :

Contexte : Où es-tu ? De quels outils disposez-vous ?

Temps disponible : Quand devez-vous faire autre chose ?

L'énergie disponible : Combien d'énergie avez-vous ?

Priorité : Compte tenu des 3 critères ci-dessus, quelle action restante de vos options vous rapportera le plus ?

Le triple modèle de choix du travail quotidien

Il existe trois types de travail que vous pouvez effectuer en une journée et dont vous devez tenir compte.

Faire un travail prédéfini : à partir de la liste et du calendrier des prochaines actions.

Faire le travail comme il se présente : la vie se passe et des choses imprévues peuvent surgir.

Définir votre travail : parcourir des listes et décomposer les projets en étapes concrètes.

Le modèle à six niveaux pour évaluer votre propre travail

Lorsque vous pensez à vos prochaines actions et que vous les hiérarchisez, voici six points de vue que vous devriez avoir à l'esprit :

Actions en cours : toutes les actions que vous devez effectuer, des appels téléphoniques aux courses.

Projets en cours : projets relativement courts que vous souhaitez réaliser, comme installer un nouvel ordinateur ou trouver un nouveau coiffeur.

Domaines d'intérêt et responsabilités : domaines clés de votre vie et de votre travail dans lesquels vous souhaitez obtenir des résultats.

Objectifs : ce que vous voulez atteindre d'ici un à deux ans.

Vision : ce que vous voulez réaliser dans 3 à 5 ans. Inclut des objectifs à plus long terme.

Objectif et principes : la vue d'ensemble. Pourquoi existez-vous ? Pourquoi votre entreprise existe-t-elle ? Que voulez-vous réaliser dans la vie ? Qu'est-ce qui compte vraiment pour vous ?

Mon approche pour faire avancer les choses

J'ai toujours été un grand fan de tout écrire – je travaille comme écrivain, après tout. Je me suis toujours senti mieux après avoir mis tout ce qui me passait par la tête sur un bout de papier ; Je me sens presque physiquement plus léger après avoir abandonné ce « fardeau ».

GTD a suscité mon intérêt car il semblait être une version avancée et plus raffinée de mon dumping cérébral constant. Voici comment je procède :

Choisissez le bon outil de capture

J'ai un cahier spécial à cet effet (j'ai un cahier spécial pour chaque usage car j'ai trop de cahiers). J'ai aussi une note sur mon téléphone où j'écris des tâches dans les cas où je n'ai pas mon carnet avec moi. Je trouve qu'il est plus facile de les capturer dès qu'ils viennent à mon attention pour ne rien oublier.

Organisez votre liste

Soit je code les éléments par couleur pour qu'il soit plus facile pour moi de les diviser en différentes listes, soit je les ajoute directement à la liste à laquelle ils appartiennent s'il n'y en a pas beaucoup. Ensuite, j'ajoute des rappels sur mon téléphone, car recevoir une notification m'a évité d'oublier complètement les événements et les réunions plusieurs fois.

Cela peut sembler chronophage, mais cela ne me prend que quelques minutes tout au plus.

Attribuer un jour pour la révision hebdomadaire

J'ai un jour assigné pour l'examen hebdomadaire (c'est dimanche, si vous vous demandez). Je me prépare un café, m'assieds à mon bureau, fais la revue et planifie la semaine à venir. Comme c'est le week-end, j'ai généralement quelque chose d'amusant prévu après cela, donc je suis motivé pour faire l'examen le plus tôt et le plus efficacement possible afin que je puisse profiter du reste de la journée.

GTD semblait être beaucoup de travail au début, mais en réalité, cela ne prend pas beaucoup de temps et la tranquillité d'esprit en vaut la peine pour moi.

Ne le prends pas trop au sérieux

Il est important de l'aborder avec le bon état d'esprit. C'est un outil qui est là pour vous aider, ne le prenez pas trop au sérieux. Comme l'a dit Cal Newport dans son article pour le New Yorker, GTD ne « s'attaque pas directement au problème fondamental : la façon insidieusement aléatoire dont le travail se déroule au niveau organisationnel » ; cela vous aide seulement à faire face aux effets. S'il fait le contraire et ajoute une pression et une confusion supplémentaires, ne l'utilisez pas, ou modifiez-le peut-être pour mieux répondre à vos besoins.

Conseils supplémentaires pour tirer le meilleur parti de GTD

Comment exceller à être productif et à faire avancer les choses ? Voici quelques conseils supplémentaires qui peuvent venir à la rescousse.

Ne manquez pas la revue hebdomadaire

Je sais que je l'ai déjà dit, mais c'est important, donc je vais le dire deux fois. C'est peut-être ennuyeux, mais si vous ne tenez pas vos listes à jour et n'analysez pas ce que vous avez fait jusqu'à présent, GTD ne sera pas aussi efficace.

Incorporez quelque chose que vous aimez

Comment vous tromper pour faire des tâches ennuyeuses ? Incorporez quelque chose que vous aimez. Par exemple, si vous n'aimez pas faire des courses, emportez vos écouteurs avec vous, mettez de la bonne musique et arrêtez-vous pour prendre votre café préféré (ou une autre boisson de votre choix, je ne juge pas - ne buvez pas l'alcool si vous conduisez). Trouvez un moyen de faire d'une tâche généralement ennuyeuse une expérience plus agréable pour vous-même.

Suivre les objectifs

Ce serait une bonne idée d'avoir une sorte d'application de suivi des objectifs pour vous garder sur la bonne voie et vous aider en outre à rester au top de votre travail et à atteindre vos objectifs.

Ayez un outil de capture qui est toujours avec vous

Cela ne devrait pas être trop difficile car nous avons tous nos téléphones à nos côtés à tout moment - vous pouvez utiliser l'application de notes ou l'enregistrement vocal. De cette façon, vous serez capable de capturer un nouvel élément tout de suite, où que vous soyez. Ensuite, vous pourrez continuer à faire ce que vous faites avec un esprit clair, sans aucun fardeau.

Avoir un espace de travail fonctionnel

L'endroit où vous travaillez a un impact important sur votre bien-être. Assurez-vous qu'il est organisé, que vous savez où tout se trouve, qu'il n'y a pas de distractions et que vous vous sentez bien et inspiré pour travailler.

Ne travaillez pas sur trop de choses à la fois

Après avoir capturé tout ce qui vous passait par la tête, il est facile de mettre trop de choses dans la liste des projets ou des actions suivantes. Soyez réaliste : vous ne disposez que d'un temps et d'une énergie limités et vous ne pouvez pas entreprendre tous les projets en même temps. N'ayez pas peur de mettre des tâches dans la liste Un jour/Peut-être si elles ne sont pas une priorité en ce moment.

Se concentrer

Il est important d'être complètement concentré lorsque vous travaillez et mettez en œuvre la méthodologie GTD. Résolvez tout avant de commencer pour éviter d'être distrait - passez cet appel ou vérifiez si vous avez éteint le fer, puis commencez.

Ne soyez pas trop critique envers vous-même

Cela peut prendre un certain temps pour entrer dans GTD et s'habituer à tout.
Il est également possible que cette méthode ne fonctionne pas pour vous et ce n'est pas grave : tout ne convient pas à tout le monde. C'est pourquoi il existe tant de méthodes de productivité – chacun peut trouver quelque chose pour lui-même.

Conclusion

Bien que la méthode Getting Things Done puisse sembler compliquée au premier abord, elle se résume à deux choses :

1. Stocker des choses en dehors de votre esprit afin que votre esprit puisse être clair et, par conséquent, travailler plus rapidement.
2. Décider (et donc toujours savoir) quelle est votre prochaine étape, au lieu d'avoir une approche réactive à tout ce qui vous arrive.

Lorsque vous déterminez exactement quels sont vos objectifs et quelles mesures vous devez prendre pour y parvenir, vous vous sentez en contrôle, ce qui vous permet de vous sentir moins stressé. Cela coche les deux cases – productivité et santé mentale – ce qui est, à mon avis, le plus grand avantage de la méthodologie GTD.