내가 일을 끝내는 법을 배운 방법

완료해야 하는 모든 작업에 압도되었다고 느끼십니까?

우선 멈추고 숨을 들이마십니다. 윌 로저스(Will Rogers)가 말했듯이 “ 자신이 구덩이에 빠졌을 때 파기를 멈추십시오. "

일을 끝내고 싶다면(특히 스트레스를 덜 받으면서 일을 시작하고 싶다면) 더 열심히 일하지 말고 더 똑똑하게 일해야 합니다. 통제하고 능동적으로 대처해야 합니다.

이를 수행하는 방법 중 하나는 GTD 시스템을 사용하는 것입니다.

이 기사에서는 GTD 방법론에 따라 효율적이고 스트레스 없이 조직적인 방식으로 작업을 완료하는 방법을 배웁니다.

GTD(Getting Things Done 방법론)란 무엇입니까?

GTD(Getting Things Done)는 David Allen의 책에 나오는 생산성 방법론입니다. 주요 전제는 그가 말했듯이 " 당신의 머리는 끔찍한 사무실입니다. ” 우리의 두뇌는 아이디어를 유지하기 위해 만들어진 것이 아니라 아이디어를 만들기 위해 만들어졌습니다.

일을 완수한다는 것은 1) "완료"가 무엇인지(결과) 및 2) 하는 것이 어떻게 보이는지(행동)를 정의하는 것을 의미합니다. 책에서 말하듯이, “ 생각에서 벗어나려면 마음을 사용해야 합니다. "

방법론 자체가 언뜻 보기에는 복잡해 보일 수 있지만 요점만 알면 상당히 쉽습니다. 하나의 기사로 모든 ​​내용을 다루기에는 부족하므로 더 많은 것을 배우고 더 자세히 알고 싶다면 책을 읽는 것을 추천합니다. Allen이 직접 방법론에 대해 이야기하는 동영상을 볼 수 있는 GTD Youtube 채널도 있습니다.

작업 완료 방법을 시작하는 방법

David Allen은 자신의 팟캐스트와 블로그 모두에서 시작하기에 가장 좋은 곳은 어디라도 있다고 말했습니다. 방법의 모든 구성 요소는 적어도 조금 더 명확하고 집중할 수 있도록 합니다.

그가 그의 책에서 말했듯이, " 당신은 당신이 생각하는 것보다 당신의 물건에 대해 더 많이 생각해야 하지만, 당신이 두려워하는 것만큼은 아닙니다 ." 작업에 대해 생각하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 마음에 있는 모든 것을 기록한 후에는 그 약속이 무엇인지, 그리고 그것을 끝내기 위해 취해야 할 단계를 정확히 적으십시오. 또한 의도한 성공적인 결과를 한 문장으로 작성하십시오.
2. 가장 먼저 적어야 하는 항목은 걱정이 많든 관심이 많든 가장 마음을 사로잡는 항목입니다.

정기적으로 검토하는 시스템에서 미리 알림을 구성하세요.

일을 끝내는 5단계

워크플로를 마스터하고 작업을 완료하는 데는 캡처, 명확화, 구성, 반영 및 참여라는 5단계가 있습니다.

포착

주의가 필요한 모든 것을 캡처하십시오. 종이 한 장에 불완전하다고 생각하는 모든 것을 브레인 덤프하십시오. 내가 모든 것을 말할 때는 책상 정리와 같은 작은 작업부터 새로운 비즈니스 거래 협상과 같은 큰 프로젝트에 이르기까지 모든 것을 의미합니다. 혼란스럽더라도 괜찮습니다. 아직 단정하고 정리할 때가 아닙니다. 이 단계에서는 모든 것을 마음이 아닌 곳에 두는 것이 중요합니다.

GTD 완료되지 않은 트리거 목록을 사용하여 완료되지 않은 모든 작업과 프로젝트를 검토했는지 확인할 수 있습니다.

캡처한 물건은 어디에 보관하나요?

그것에 대해 갈 많은 다른 방법이 있습니다. 예를 들어 다음을 수행할 수 있습니다.

• 종이에 할 일 목록 만들기
• 할 일 앱 다운로드
• 특별한 공책이나 플래너에 모든 것을 넣어
• 메모 앱에 적어 두십시오.
• 음성 메모 녹음
• 자신에게 이메일로 보내기
• 사진과 스크린샷으로 사진 앨범 만들기
• 당신에게 가장 쉬운 다른 모든 것

설치해야 하는 새 수도꼭지, 서명해야 하는 문서, 다림질이 필요한 셔츠 등 주의가 필요한 물리적 물건을 보관함이나 상자와 같은 물리적 인 트레이에 둘 수도 있습니다.

밝히다

한 곳에서 모든 것을 캡처했다고 가정하면 이제 처리할 차례입니다. 각 항목의 의미와 이에 대해 수행할 작업을 명확히 합니다. 조치가 필요합니까? 시간이 얼마나 걸릴까요?

막연한 아이디어를 구체적인 실행 가능한 단계로 바꾸는 단계입니다. 명확히 하는 동안 다음을 포함할 수 있습니다.

• 노트
• 문맥
• 추가 세부 사항
• 우선 순위
• 작업에 참여해야 하는 다른 사람(있는 경우)
• 항목에 조치가 필요한지 여부

항목에 조치가 필요한 경우

시간이 더 걸린다면 위임할 수 있는지 아니면 본인이 해야 하는지 자문해 보십시오. 가능하면 위임하십시오. 이러한 항목은 대기 목록 으로 이동합니다.
위임할 수 없으면 연기/스케줄하십시오. 다음 작업 목록에 넣으십시오.

? 항목에 조치가 필요하지 않은 경우

실행 불가능한 항목은 3가지 범주로 나눌 수 있습니다.

휴지통 : 유용하지 않거나 보관할 필요가 없는 것. 예를 들어, 응답이 필요하지 않거나 중요한 정보가 포함되어 있지 않은 이메일입니다. 해당 항목을 제거해야 합니다.

인큐베이션 : 조치가 필요한 것이지만 지금은 아닙니다. 예를 들어, 방문하고 싶은 목적지에 대한 훌륭한 여행 상품을 제공하지만 해당 기간에 휴가를 낼 수 있을지 확신이 서지 않습니다. 이 항목을 언젠가/아마도 목록에 넣으십시오.

참조 : 조치가 필요하지 않지만 유용한 정보를 포함하고 참조용으로 보관해야 하는 항목.

정리하다

아이디어를 실행 가능한 일련의 작업으로 전환한 후 프로젝트로 분류하십시오. 게임 계획을 세우십시오. 두뇌 덤프를 보고 카테고리별로 정리하십시오. 각 작업을 적절한 목록에 넣으십시오.

프로젝트 목록 — 자명한, 모든 프로젝트의 목록입니다. 프로젝트는 하나 이상의 조치 단계가 필요한 1년 이내에 달성할 수 있는 원하는 결과로 정의할 수 있습니다.

달력 - 달력 에는 날짜와 시간 외에 작업의 세부 사항을 상기시키는 메모를 작성해야 합니다. 문장보다 길 필요는 없습니다.

A 다음 작업 목록 — 가능한 한 빨리 수행되어야 하는 단일 작업 항목입니다.

A Wait ng for list — 당신이 관심 있는 일 중 다른 사람이 하는 일에 대한 목록: 당신의 일은 아니지만 여전히 알아야 할 사항입니다. 예를 들어 주문한 패키지와 위임한 작업이 있습니다.

프로젝트 지원 자료 — 프로젝트 작업에 필요한 것(예: 주문한 IKEA 선반을 만드는 데 필요한 설명서 또는 하고 싶은 그림을 위한 스케치).

참고 자료 — 미래에 필요할 정보입니다.

Somed y/Maybe 목록 - 하고 싶은 것, 배우고 싶은 기술, 여행하고 싶은 곳, 읽고 싶은 책 등

비추다

매주 목록을 검토하여 최신 상태로 유지하고 진행 상황을 확인하십시오. 우선 순위가 변경된 경우 목록도 변경하십시오.

가끔 목록을 검토해야 하며 가장 자주 캘린더를 검토해야 합니다. 성공에 중요한 행동은 Weekly Review 입니다. 모든 목록은 매주 검토되어야 하며 그 목적은 다음과 같습니다.

• 진행 중인 모든 것을 수집하고 처리합니다.
• 시스템을 검토하십시오.
• 목록을 업데이트하십시오.
• 깨끗하고 명확하며 최신 정보를 얻으십시오.

시스템이 더 완벽하고 최신일수록 더 많이 신뢰하게 됩니다.

또 다른 매우 중요한 것은 캡처 도구를 정기적으로 비우는 것입니다. 그렇지 않으면 과부하가 걸리고 압도되며 GTD를 수행하는 것이 더 이상 의미가 없습니다.

항목을 하나씩 순서대로 처리하고 "in"에 다시 넣지 마십시오. 가장 먼저 결정해야 할 것은 항목에 조치가 필요한지 여부입니다.

관계를 맺다

우리는 이론을 살펴보았고, 이제 그것을 실천할 때입니다. 마지막 단계(그러나 가장 중요한 것은 틀림없이 가장 중요함)는 조치를 취하는 것 입니다.

지금 할 행동을 선택하는지, 일일 계획을 세우는지 또는 작업을 검토하는지에 따라 행동 선택을 위한 3가지 모델이 있습니다.

순간에 행동을 선택하기 위한 4가지 기준 모델

다음에 해야 할 일을 선택할 때 다음 네 가지를 이 순서대로 고려해야 합니다.

컨텍스트 : 어디 있습니까? 어떤 도구를 사용할 수 있습니까?

가능한 시간 : 언제 다른 일을 해야 합니까?

사용 가능한 에너지 : 얼마나 많은 에너지가 있습니까?

우선순위 : 위의 3가지 기준을 염두에 두고 남은 옵션 중 가장 높은 수익을 얻을 수 있는 작업은 무엇입니까?

매일의 일을 선택하는 삼중 모델

하루에 할 수 있는 세 가지 유형의 작업이 있으며 이를 고려해야 합니다.

사전 정의된 작업 수행 : 다음 작업 목록 및 일정에서.

보이는 대로 일하기: 인생은 일어나고 계획하지 않은 일이 생길 수 있습니다.

작업 정의 : 목록을 살펴보고 프로젝트를 실행 가능한 단계로 나눕니다.

자신의 작업을 검토하기 위한 6단계 모델

다음 행동에 대해 생각하고 우선 순위를 정할 때 염두에 두어야 할 6가지 관점이 있습니다.

현재 작업 : 전화 걸기부터 심부름까지 수행해야 하는 모든 작업.

현재 프로젝트 : 새로운 컴퓨터를 설치하거나 새로운 미용사를 찾는 것과 같이 달성하고자 하는 비교적 짧은 프로젝트.

초점 및 책임 영역: 결과를 달성하고자 하는 삶과 일의 핵심 영역.

목표 : 지금부터 1~2년 후에 이루고 싶은 것.

비전 : 3~5년 후 달성하고 싶은 것. 더 많은 장기 목표를 포함합니다.

목적과 원칙 : 큰 그림을 봅니다. 당신은 왜 존재합니까? 당신의 회사는 왜 존재합니까? 인생에서 무엇을 성취하고 싶습니까? 당신에게 진정으로 중요한 것은 무엇입니까?

일을 처리하는 나의 접근 방식

저는 항상 모든 것을 기록하는 것을 좋아했습니다. 결국 저는 작가로 일합니다. 나는 항상 내 마음에 있는 모든 것을 종이에 적고 나서 기분이 나아졌습니다. 나는 그 "부담"을 놓고 나면 육체적으로 거의 가벼워지는 느낌이 든다.

GTD는 내 지속적인 두뇌 덤핑의 고급 버전처럼 보였기 때문에 내 관심을 불러 일으켰습니다. 이것이 내가하는 방법입니다.

올바른 캡처 도구 선택

나는 이 목적을 위한 특별한 공책을 가지고 있다(나는 공책이 너무 많기 때문에 모든 목적을 위한 특별한 공책이 있다). 나는 또한 노트북이 없을 때 할 일을 적어두는 메모를 휴대전화에 가지고 있습니다. 나는 그것들이 내 주의를 끌 때 그들을 포착하는 것이 가장 쉽다고 생각해서 나는 아무것도 잊지 않습니다.

목록 정리

다른 목록으로 쉽게 나눌 수 있도록 항목에 색상 코드를 지정하거나 항목이 많지 않은 경우 해당 항목이 속한 목록에 바로 추가합니다. 그런 다음 알림을 받으면 이벤트와 회의에 대해 몇 번이나 완전히 잊어버리는 일을 피할 수 있기 때문에 휴대폰에 미리 알림을 추가합니다.

이것은 시간이 많이 소요되는 것처럼 보일 수 있지만 기껏해야 몇 분 밖에 걸리지 않습니다.

주간 검토 날짜 지정

주간 검토 날짜가 지정되어 있습니다(궁금하면 일요일입니다). 나는 커피를 만들고, 책상에 앉아, 리뷰를 하고, 앞으로 한 주를 계획합니다. 주말이니까 보통 그 이후에 재미있는 계획을 세우는데, 남은 하루를 즐길 수 있도록 최대한 빨리 그리고 효율적으로 리뷰를 마쳐야 하는 의욕이 생깁니다.

GTD는 처음에는 많은 작업처럼 보이지만 실제로는 많은 시간이 걸리지 않고 마음의 평화를 얻을 가치가 있습니다.

너무 심각하게 받아들이지 마세요

올바른 마음가짐으로 접근하는 것이 중요합니다. 이것은 당신을 돕기 위한 도구입니다. 너무 심각하게 받아들이지 마십시오. Cal Newport가 New Yorker에 기고한 기사에서 말했듯이 GTD는 " 근본적인 문제를 직접적으로 다루지 않습니다. 즉, 조직 수준에서 작업이 진행되는 교활하게 우연한 방식 "입니다. 효과에 대처하는 데 도움이 될 뿐입니다. 반대 작업을 수행하고 추가 압력과 혼란을 가중한다면 사용하지 않거나 필요에 맞게 수정하십시오.

GTD를 최대한 활용하기 위한 추가 팁

생산성을 높이고 일을 처리하는 데 탁월하려면 어떻게 해야 합니까? 다음은 구조에 도움이 되는 몇 가지 추가 팁입니다.

주간 리뷰를 놓치지 마세요

이미 말했지만 중요하니 두 번 말하겠습니다. 지루할 수 있지만 목록을 최신 상태로 유지하지 않고 지금까지 수행한 작업을 분석하지 않으면 GTD가 효율적이지 않을 것입니다.

당신이 즐기는 것을 통합하십시오

지루한 작업을 수행하도록 자신을 속이는 방법? 당신이 즐기는 것을 통합하십시오. 예를 들어, 심부름을 하는 것이 싫다면 헤드폰을 들고 좋은 음악을 틀고 잠시 멈춰서 좋아하는 커피(또는 다른 음료를 선택하면 판단하지 않습니다. 그냥 마시지 마십시오. 운전하는 경우 알코올). 일반적으로 지루한 작업을 더 즐거운 경험으로 만드는 방법을 찾으십시오.

목표 추적

목표를 추적하고 지속적으로 작업을 수행하고 목표를 달성하는 데 도움이 되는 일종의 목표 추적기 앱을 사용하는 것이 좋습니다.

항상 가지고 다니는 하나의 캡처 도구

우리 모두는 항상 전화기를 가지고 있기 때문에 이것은 너무 어렵지 않아야 합니다. 메모 앱이나 음성 녹음을 사용할 수 있습니다. 그렇게 하면 어디에 있든 새 항목을 즉시 캡처할 수 있습니다. 그러면 아무 부담 없이 맑은 정신으로 하던 일을 계속할 수 있을 것입니다.

기능적인 작업 공간이 있어야 합니다.

당신이 일하는 장소는 당신의 웰빙에 상당한 영향을 미칩니다. 정리되어 있는지, 모든 것이 어디에 있는지, 산만하지 않은지, 기분이 좋고 일할 영감을 주는지 확인하십시오.

한 번에 너무 많은 일을 하지 마라

머릿속에 있던 모든 것을 캡처한 후에는 프로젝트 또는 다음 작업 목록에 너무 많은 항목을 추가하기 쉽습니다. 현실적이어야 합니다. 시간과 에너지가 제한되어 있고 모든 단일 프로젝트를 한 번에 수행할 수 없습니다. 현재 우선 순위가 아닌 작업을 언젠가/아마도 목록에 넣는 것을 두려워하지 마십시오.

집중하다

GTD 방법론을 작업하고 구현할 때 완전히 집중하는 것이 중요합니다. 주의가 산만해지지 않도록 시작하기 전에 모든 것을 해결하십시오. 전화를 걸거나 다리미를 껐는지 확인한 다음 시작하십시오.

자신을 너무 비판하지 마세요

GTD에 익숙해지고 모든 것에 익숙해지려면 시간이 걸릴 수 있습니다.
이 방법이 당신에게 효과가 없을 수도 있고 괜찮습니다. 모든 사람이 모든 사람에게 적합한 것은 아닙니다. 이것이 바로 모든 사람이 스스로를 위한 무언가를 찾을 수 있는 많은 생산성 방법이 있는 이유입니다.

결론

작업 완료 방법을 처음 접했을 때는 복잡해 보일 수 있지만 두 가지만 알 수 있습니다.

1. 마음 밖에 있는 것을 저장하면 마음이 맑아지고 결과적으로 더 빨리 일할 수 있습니다.
2. 당신에게 일어나는 모든 것에 대해 반응적인 접근을 하는 대신에 당신의 다음 단계가 무엇인지 결정(따라서 항상 알고 있음).

목표가 정확히 무엇인지, 목표를 달성하기 위해 취해야 할 단계를 결정할 때 통제력을 느끼고 스트레스를 덜 받게 됩니다. 그것은 생산성과 정신 건강이라는 두 상자를 모두 선택합니다. 이것이 제 생각에 GTD 방법론의 가장 큰 장점입니다.