Cum am învățat să duc lucrurile la bun sfârșit

Vă simțiți copleșit de toată munca de care aveți nevoie pentru a o duce la bun sfârșit?

În primul rând, opriți-vă și respirați. După cum spunea Will Rogers: „ Când te găsești într-o groapă, nu mai săpa. ”

Dacă vrei să începi să faci lucrurile (și mai ales dacă vrei să începi să faci lucrurile cu mai puțin stres), trebuie să lucrezi mai inteligent, nu mai greu. Trebuie să preiei controlul și să fii proactiv.

Una dintre modalitățile de a face acest lucru este utilizarea sistemului GTD.

În acest articol, vom învăța cum să ducem lucrurile la bun sfârșit conform metodologiei GTD: eficient, fără stres și într-un mod organizat.

Ce este metodologia Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done (GTD) este o metodologie de productivitate din cartea lui David Allen. Premisa principală este că, după cum a spus el, „ capul tău este un birou groaznic. ” Creierul nostru este făcut pentru a crea idei, nu pentru a le păstra.

A face lucrurile înseamnă a defini 1) ce este „făcută” (rezultatul) și 2) cum arată a face (acțiune). După cum afirmă cartea, „ trebuie să-ți folosești mintea pentru a scoate lucrurile din minte. ”

Metodologia în sine poate părea complicată la prima vedere, dar este destul de ușoară odată ce înțelegi esența acesteia. Un articol nu este suficient pentru a acoperi totul, așa că vă recomand să citiți cartea dacă doriți să aflați mai multe și să intrați în mai multe detalii. Există și un canal de Youtube GTD unde puteți viziona videoclipurile lui Allen însuși care vorbește despre metodologie.

Cum să începeți cu metoda Getting Things Done

Atât în ​​podcast-ul său, cât și pe blogul său, David Allen a declarat că cel mai bun loc pentru a începe este - oriunde. Orice componentă a metodei vă va aduce măcar un pic mai multă claritate și concentrare.

După cum a spus el în cartea sa, „ trebuie să te gândești la lucrurile tale mai mult decât îți dai seama, dar nu atât de mult pe cât ți-e teamă că s-ar putea .” Iată cum să vă gândiți la sarcinile dvs.

1. După ce ai notat tot ce ai în minte, scrie exact care este angajamentul și ce pași trebuie să faci pentru a-l finaliza. De asemenea, scrieți un rezultat dorit de succes, într-o singură propoziție.
2. Primele articole pe care ar trebui să le notezi sunt cele care îți ocupă cel mai mult mintea, fie că te îngrijorează sau te interesează foarte mult.

Setați mementouri organizate într-un sistem pe care îl revizuiți în mod regulat.

Cinci pași pentru a face lucrurile

Stăpânirea fluxului de lucru și finalizarea lucrurilor au cinci pași: captați, clarificați, organizați, reflectați și implicați.

Captură

Captează tot ce are nevoie de atenția ta. Aruncă pe o bucată de hârtie tot ceea ce consideri incomplet. Când spun totul, mă refer cu adevărat la orice: de la sarcini mici, cum ar fi aranjarea biroului, până la proiecte mari, cum ar fi negocierea unei noi afaceri. Este în regulă dacă este haotic: încă nu este timpul să fii îngrijit și organizat. În această fază, este important doar să pui totul într-un loc care nu este mintea ta.

Puteți utiliza Lista de declanșare a incompleterii GTD pentru a vă asigura că ați trecut peste toate sarcinile și proiectele incomplete.

Unde să depozitați lucrurile pe care le-ați capturat?

Există multe moduri diferite de a face acest lucru. De exemplu, puteți:

• Faceți o listă de lucruri de făcut pe o bucată de hârtie
• Descărcați o aplicație de făcut
• Pune totul într-un caiet special sau într-un planificator
• Notează-l în aplicația Note
• Înregistrați o notă vocală
• Trimiteți-l ție ca e-mail
• Faceți un album foto cu fotografii și capturi de ecran
• Orice altceva este cel mai ușor pentru tine

Puteți avea, de asemenea, o tavă fizică, cum ar fi un coș de gunoi sau o cutie, pentru lucrurile fizice care necesită atenția dvs.: un nou robinet pe care trebuie să îl instalați, documente pe care trebuie să le semnați sau o cămașă care trebuie călcată.

Clarifica

Presupunând că aveți totul capturat într-un singur loc, acum este timpul să le procesați. Clarificați ce înseamnă fiecare element și ce trebuie să faceți în privința acestuia. Au nevoie de vreo acțiune? Cât timp vor dura?

Acesta este pasul în care îți transformi ideile vagi în pași concreti realizabili. În timp ce clarificați, puteți include:

• Note
• Context
• Detalii suplimentare
• Nivel de prioritate
• Cine mai trebuie să fie implicat în sarcină (dacă există cineva)
• Dacă articolul necesită acțiune sau nu

Dacă articolul necesită acțiune

Dacă este nevoie de mai mult, întreabă-te dacă o poți delega sau tu ești cel care trebuie să o faci. Dacă poți, delega-l. Aceste articole merg în lista de așteptare .
Dacă nu îl poți delega, amână/programează-l. Pune-l în lista de acțiuni următoare.

? Dacă articolul nu necesită acțiune

Elementele neacționabile pot intra în 3 categorii:

Coș de gunoi : lucruri care nu sunt utile și care nu trebuie să le păstrați. De exemplu, e-mailurile care nu necesită un răspuns și nu conțin informații importante. Ar trebui să eliminați acele articole.

Incubarea : ceva care necesită acțiune, dar nu acum. De exemplu, o ofertă de călătorie grozavă pentru o destinație pe care doriți să o vizitați, dar nu sunteți sigur dacă veți putea beneficia de zile libere pentru acea perioadă. Pune aceste articole în lista Someday/Maybe.

Referință : articole care nu necesită acțiune, dar care conțin informații utile și ar trebui păstrate pentru referință.

Organiza

După ce vă transformați ideile într-o serie de sarcini acționabile, clasificați-le în proiecte. Faceți un plan de joc - uitați-vă la descărcarea creierului și organizați ceea ce este acolo pe categorii. Pune fiecare sarcină pe lista corespunzătoare.

O listă de proiecte - care se explică de la sine, o listă a tuturor proiectelor dvs. Un proiect poate fi definit ca orice rezultat dorit care poate fi realizat într-un an care necesită mai multe etape de acțiune.

Un calendar — într-un calendar, ar trebui să scrieți, altele decât date și ore, note care vă vor aminti de specificul unei sarcini. Nu trebuie să fie mai lung decât o propoziție.

O listă de acțiuni următoare — elemente cu o singură acțiune care ar trebui făcute cât mai curând posibil.

O listă de așteptare — o listă cu lucruri la care îți pasă și care sunt făcute de altcineva: nu ai de făcut, dar trebuie totuși să știi despre ele. De exemplu, pachetele pe care le-ați comandat și sarcinile pe care le-ați delegat.

Material de sprijin pentru proiect — ceea ce aveți nevoie pentru a lucra la un proiect, de exemplu, manualul de care aveți nevoie pentru a construi raftul IKEA pe care l-ați comandat sau schițele pentru pictura pe care doriți să o faceți.

Material de referință — informațiile de care veți avea nevoie în viitor.

O listă Somed ay/Maybe — lucruri pe care doriți să le faceți, abilitățile pe care doriți să le învățați, locurile în care doriți să călătoriți, cărțile pe care doriți să le citiți etc.

Reflectați

Revizuiește-ți lista în fiecare săptămână pentru a o ține la zi și pentru a vedea dacă faci progrese. Dacă prioritățile s-au schimbat, schimbați și lista.

Ar trebui să vă revizuiți listele ocazional, cel mai frecvent calendarul. Un comportament care este esențial pentru succes este revizuirea săptămânală . Fiecare listă ar trebui revizuită săptămânal, iar scopul ei este:

• Adunați și procesați tot ce se întâmplă.
• Examinați-vă sistemul.
• Actualizați-vă listele.
• Obțineți curat, clar, actual și complet.

Cu cât sistemul dumneavoastră este mai complet și mai actualizat, cu atât veți avea mai multă încredere în el.

Un alt lucru foarte important este să golești în mod regulat instrumentele de captare; dacă nu o faci, vor fi supraîncărcați, vei fi copleșit, iar să faci GTD nu va mai avea prea mult sens.

Procesați articolele unul câte unul, în ordine și nu puneți niciodată nimic înapoi la „în”. Primul lucru de stabilit este dacă elementul necesită acțiune.

Angajează-te

Am trecut peste teorie, acum a venit momentul să o punem în practică. Ultimul pas (dar cu siguranță nu în ultimul rând - este, fără îndoială, cel mai important) este să luați măsuri .

Există 3 modele pentru a face alegeri de acțiune, în funcție de dacă alegeți o acțiune de făcut chiar acum, de a face un plan zilnic sau de a vă revizui munca.

Modelul cu patru criterii pentru alegerea acțiunilor în momentul de față

Atunci când alegeți ce ar trebui să faceți în continuare, ar trebui să luați în considerare aceste patru lucruri (în această ordine):

Context : Unde esti? Ce instrumente ai la dispoziție?

Timp disponibil : Când trebuie să faci altceva?

Energia disponibilă : Câtă energie aveți?

Prioritate : Având în vedere cele 3 criterii de mai sus, ce acțiune rămasă din opțiunile dvs. vă va oferi cea mai mare remunerație?

Modelul triplu pentru alegerea muncii de zi cu zi

Există trei tipuri de muncă pe care le poți face într-o zi și de care ar trebui să ții cont.

Efectuarea unei lucrări predefinite : din lista și calendarul Următoarele acțiuni.

Faceți munca așa cum apare : viața se întâmplă și unele lucruri neplanificate pot apărea.

Definirea muncii tale : parcurgerea listelor și împărțirea proiectelor în pași acționați.

Modelul pe șase niveluri pentru revizuirea propriei lucrări

Când vă gândiți la următoarele acțiuni și le prioritizați, iată șase perspective pe care ar trebui să le aveți în vedere:

Acțiuni curente : toate acțiunile pe care trebuie să le întreprindeți, de la efectuarea de apeluri telefonice până la efectuarea de comisioane.

Proiecte curente: proiecte relativ scurte pe care doriți să le realizați, cum ar fi configurarea unui nou computer sau găsirea unui nou hairstylist.

Domenii de concentrare și responsabilități : domenii cheie ale vieții și muncii tale în care vrei să obții rezultate.

Obiective : ceea ce doriți să realizați peste unul sau doi ani de acum înainte.

Viziune : ceea ce vrei să obții în 3-5 ani în viitor. Include mai multe obiective pe termen lung.

Scop și principii : imaginea de ansamblu. De ce existi? De ce există compania dumneavoastră? Ce vrei să obții în viață? Ce contează cu adevărat pentru tine?

Abordarea mea de a face lucrurile

Întotdeauna am fost un mare fan al scrierii totul – până la urmă lucrez ca scriitor. Mereu m-am simțit mai bine după ce am pus tot ce am în minte pe o foaie de hârtie; Aproape că mă simt mai ușor din punct de vedere fizic după ce renunț la acea „povara”.

GTD mi-a stârnit interesul pentru că mi s-a părut o versiune avansată și mai rafinată a creierului meu constant. Asa fac eu:

Alegeți instrumentul de capturare potrivit

Am un caiet special în acest scop (am un caiet special pentru fiecare scop pentru că am prea multe caiete). De asemenea, am o notă pe telefon în care notez sarcini în cazurile în care nu am caietul meu cu mine. Mi se pare cel mai ușor să le captez imediat ce îmi intră în atenție ca să nu uit nimic.

Organizează-ți lista

Fie codifică culorile articolelor pentru a-mi fi mai ușor să le împart în liste diferite, fie le adaug direct în lista căreia îi aparțin dacă nu sunt multe. Apoi adaug mementouri pe telefon, deoarece primirea unei notificări m-a scutit de a uita complet de evenimente și întâlniri de câteva ori.

Acest lucru poate părea consumator de timp, dar îmi ia cel mult câteva minute.

Alocați o zi pentru revizuirea săptămânală

Am o zi alocată pentru revizuirea săptămânală (este duminică, dacă te-ai întrebat). Îmi fac o cafea, mă așez la birou, fac recenzia și planific săptămâna viitoare. Deoarece este weekend, de obicei am ceva distractiv planificat după aceea, așa că sunt motivat să fac recenzia cât mai curând și cât mai eficient posibil, astfel încât să mă pot bucura de restul zilei.

GTD mi s-a părut multă muncă la început, dar, în realitate, nu este nevoie de mult timp și liniștea sufletească merită pentru mine.

Nu o lua prea în serios

Este important să-l abordăm cu mentalitatea potrivită. Este un instrument care este aici pentru a te ajuta, nu-l lua prea în serios. După cum a spus Cal Newport în articolul său pentru New Yorker, GTD nu „ abordează în mod direct problema fundamentală: modul insidios de hazardat în care se desfășoară munca la nivel organizațional ”; te ajută doar să faci față efectelor. Dacă face opusul și adaugă o presiune suplimentară și confuzie, nu-l utilizați sau poate modificați-l pentru a se potrivi mai bine nevoilor dvs.

Sfaturi suplimentare pentru a profita la maximum de GTD

Cum să excelezi în a fi productiv și a duce lucrurile la bun sfârșit? Iată câteva sfaturi suplimentare care pot veni în ajutor.

Nu rata recenzia săptămânală

Știu că am spus deja asta, dar este important, așa că o voi spune de două ori. Poate fi plictisitor, dar dacă nu îți ții listele la zi și nu analizezi cum te-ai descurcat până acum, GTD nu va fi la fel de eficient.

Încorporați ceva care vă place

Cum să te păcăliști să faci sarcini plictisitoare? Încorporați ceva care vă place. De exemplu, dacă nu-ți place să faci comisioane, să iei căștile cu tine, să cânți niște muzică bună și să faci o oprire pentru a lua cafeaua ta preferată (sau altă băutură la alegere, nu judec - doar nu bea alcool dacă conduceți). Găsiți o modalitate de a face o sarcină de obicei plictisitoare o experiență mai plăcută pentru dvs.

Urmăriți obiectivele

Ar fi o idee bună să aveți un fel de aplicație de urmărire a obiectivelor care să vă țină pe drumul cel bun și, în plus, să vă ajute să rămâneți la curent cu munca și să vă atingeți obiectivele.

Aveți un instrument de capturare care să fie mereu cu dvs

Acest lucru nu ar trebui să fie prea greu, deoarece toți avem telefoanele lângă noi în permanență - puteți utiliza aplicația de note sau înregistrarea vocală. În acest fel, vei putea captura un nou articol imediat, oriunde te-ai afla. Atunci vei putea continua să faci orice faci cu mintea limpede, fără nicio povară.

Să aibă un spațiu de lucru funcțional

Locul în care lucrezi are un impact semnificativ asupra bunăstării tale. Asigurați-vă că este organizat, că știți unde este totul, că nu există distrageri și că vă face să vă simțiți bine și să vă inspirați să lucrați.

Nu lucra la prea multe lucruri deodată

După ce ați capturat tot ce ați avut în minte, este ușor să puneți prea multe lucruri în lista Proiecte sau Acțiuni următoare. Fii realist: ai doar o cantitate limitată de timp și energie și nu poți prelua fiecare proiect deodată. Nu vă fie teamă să puneți sarcini în lista Someday/Maybe dacă nu sunt o prioritate în acest moment.

Concentrează-te

Este important să fii complet concentrat atunci când lucrezi și implementezi metodologia GTD. Rezolvați totul înainte de a începe pentru a nu fi distras - efectuați acel apel sau verificați dacă ați oprit fierul de călcat și apoi începeți.

Nu fi prea critic cu tine

Poate dura ceva timp pentru a intra în GTD și a te obișnui cu tot.
Există, de asemenea, posibilitatea ca această metodă să nu funcționeze pentru tine și este în regulă: nu totul se potrivește tuturor. De aceea există atât de multe metode de productivitate – fiecare poate găsi ceva pentru el însuși.

Concluzie

Deși metoda Getting Things Done poate părea complicată atunci când o dai peste ea, se reduce la doar două lucruri:

1. Stocarea lucrurilor în afara minții tale, astfel încât mintea ta să fie limpede și, în consecință, să lucreze mai repede.
2. Decizi (și, prin urmare, știind mereu) care este următorul tău pas, în loc să ai o abordare reactivă a tot ceea ce ți se întâmplă.

Când stabiliți care sunt exact obiectivele dvs. și ce pași trebuie să faceți pentru a ajunge acolo, vă simțiți în control, ceea ce duce la a vă simți mai puțin stresat. Asta bifează ambele casete – productivitatea și sănătatea mintală – care este, în opinia mea, cel mai mare avantaj al metodologiei GTD.