我是如何學會把事情做好的

您是否對需要完成的所有工作感到不知所措？

首先，停下來喘口氣。 正如威爾·羅傑斯所說：“當你發現自己陷入了一個洞中，就停止挖掘。 ”

如果您想開始完成工作（尤其是如果您想開始以較小的壓力完成工作），您必須更聰明地工作，而不是更努力地工作。 你必須控制並積極主動。

其中一種方法是使用 GTD 系統。

在本文中，我們將學習如何根據 GTD 方法來完成工作：高效、無壓力且有條理地完成任務。

什麼是完成工作方法 (GTD)？

完成事情 (GTD) 是大衛艾倫書中的一種生產力方法。 主要前提是，正如他所說，“你的腦袋是一個糟糕的辦公室。 “我們的大腦是用來創造想法的，而不是用來保存它們的。

完成事情意味著定義 1）“完成”是什麼（結果）和 2）做什麼看起來像（行動）。 正如書中所說，“你必須用你的頭腦來擺脫你的想法。 ”

乍一看，該方法本身可能看起來很複雜，但一旦你掌握了它的要點，它就相當容易了。 一篇文章不足以涵蓋所有內容，因此如果您想了解更多信息並了解更多細節，我建議您閱讀本書。 還有一個 GTD Youtube 頻道，您可以在其中觀看艾倫本人談論該方法的視頻。

如何開始使用 Getting Things Done 方法

大衛艾倫在他的播客和博客中都表示，最好的起點是——任何地方。 該方法的任何組成部分都會讓您至少更加清晰和專注。

正如他在書中所說，“你必須比你意識到的更多地考慮你的東西，但不要像你害怕的那樣多。” 以下是如何考慮您的任務。

1. 在你寫下你腦海中的一切之後，準確地寫下承諾是什麼以及完成它需要採取的步驟。 另外，用一句話寫出預期的成功結果。
2. 您應該寫下的第一件事是最佔據您腦海的那些，無論它們是否讓您非常擔心或感興趣。

設置在您定期查看的系統中組織的提醒。

完成工作的五個步驟

掌握工作流程並完成工作有五個步驟：捕捉、澄清、組織、反思和參與。

捕獲

捕捉所有需要你注意的東西。 把你認為不完整的所有東西都記在一張紙上。 當我說一切時，我的意思是一切：從整理辦公桌等小任務到談判新業務交易等大項目。 混亂也沒關係：現在還不是整潔有序的時候。 在這個階段，重要的是把所有東西都放在一個不屬於你的地方。

您可以使用 GTD 未完成觸發器列表來確保您檢查了所有未完成的任務和項目。

在哪裡存儲您捕獲的東西？

有很多不同的方法可以解決它。 例如，您可以：

• 在一張紙上做一個待辦事項清單
• 下載待辦事項應用程序
• 把所有東西都放在一個特殊的筆記本或計劃表裡
• 在筆記應用程序中寫下來
• 錄製語音備忘錄
• 將其作為電子郵件發送給自己
• 製作包含照片和屏幕截圖的相冊
• 任何其他對您來說最容易的事情

您還可以有一個實體托盤，例如垃圾箱或盒子，用於存放需要您注意的實體物品：您需要安裝的新水龍頭、需要簽署的文件或需要熨燙的襯衫。

闡明

假設您將所有內容都捕獲在一個地方，現在是時候處理它了。 澄清每個項目的含義以及如何處理它。 他們需要採取任何行動嗎？ 他們需要多少時間？

這是您將模糊的想法轉變為具體可行的步驟的步驟。 在澄清時，您可以包括：

• 筆記
• 語境
• 額外細節
• 優先級
• 還有誰需要參與任務（如果有的話）
• 該項目是否需要操作

如果項目需要操作

如果需要更多，問問自己是否可以委派它，或者必須由你自己去做。 如果可以，請委託它。 這些項目進入等待列表。
如果你不能委派它，推遲/安排它。 把它放在你的下一步行動列表中。

? 如果項目不需要操作

不可操作的項目可以分為 3 類：

垃圾：沒用也不需要保留的東西。 例如，不需要回復也不包含重要信息的電子郵件。 您應該消除這些項目。

孵化：需要採取行動的事情，但不是現在。 例如，為您想訪問的目的地提供很棒的旅行優惠，但您不確定您是否能夠在此期間獲得休息日。 將這些項目放入 Someday/Maybe 列表中。

參考：不需要採取行動但包含有用信息並應保留以供參考的項目。

組織

將您的想法轉化為一系列可操作的任務後，將它們分類為項目。 制定一個遊戲計劃——看看你的大腦轉儲並按類別組織那裡的內容。 將每個任務放在適當的列表中。

項目列表- 不言自明，所有項目的列表。 一個項目可以定義為在一年內可以完成的任何期望的結果，需要一個以上的行動步驟。

日曆- 在日曆中，除了日期和時間之外，您還應該寫下筆記，以提醒您任務的細節。 它不必超過一個句子。

下一步行動清單——應該盡快完成的單一行動項目。

A Waiti ng for list — 列出您關心但由其他人完成的事情的清單：不是您要做的，但您仍然需要了解它們。 例如，您訂購的包裹和您委派的任務。

項目支持材料——你在一個項目上工作需要什麼，例如你需要的手冊來建造你訂購的宜家貨架或你想要畫的草圖。

參考資料——您將來需要的信息。

Somed ay/Maybe 清單——你想做的事情、你想學習的技能、你想去的地方、你想讀的書等等。

反映

每週查看您的列表以使其保持最新狀態並查看您是否正在取得進展。 如果您的優先事項發生了變化，也請更改列表。

您應該偶爾查看您的列表，最頻繁的是您的日曆。 對成功至關重要的行為是每週回顧。 每個列表都應該每週審查一次，其目的是：

• 收集並處理正在發生的一切。
• 檢查您的系統。
• 更新您的清單。
• 變得乾淨、清晰、最新和完整。

您的系統越完整和最新，您就越信任它。

另一個非常重要的事情是定期清空捕獲工具； 如果你不這樣做，它們會超載，你會不知所措，並且做 GTD 將不再有意義。

按順序一件一件地處理項目，永遠不要把任何東西放回“in”。 首先要確定的是該項目是否需要採取行動。

從事

我們回顧了理論，現在是時候將其付諸實踐了。 最後一步（但絕對不是最不重要的——可以說是最重要的一步）是採取行動。

有 3 種用於選擇行動的模型，具體取決於您是選擇立即執行的行動、制定每日計劃還是回顧您的工作。

當下選擇動作的四標準模型

在選擇下一步應該做什麼時，您應該考慮以下四件事（按此順序）：

背景：你在哪裡？ 你有什麼可用的工具？

可用時間：您什麼時候必須做其他事情？

可用能量：你有多少能量？

優先級：考慮到上面的 3 個標準，你剩下的哪些選擇會給你帶來最高的回報？

選擇日常工作的三重模式

您可以在一天內完成三種類型的工作，您應該考慮到這些工作。

執行預定義的工作：從 Next Actions 列表和日曆中。

做事如其所願：生活發生了，一些計劃外的事情可能會突然出現。

定義你的工作：瀏覽列表並將項目分解為可操作的步驟。

審查自己工作的六級模型

當您考慮下一步行動並確定它們的優先級時，您應該牢記以下六個觀點：

當前操作：您需要採取的所有操作，從打電話到跑腿。

當前項目：您想要完成的相對較短的項目，例如設置新計算機或尋找新的髮型師。

重點和責任領域：您希望在其中取得成果的生活和工作的關鍵領域。

目標：從現在起一到兩年內你想要實現的目標。

願景：您希望在未來 3-5 年內實現的目標。 包括更多的長期目標。

目的和原則：大局觀。 你為什麼存在？ 你的公司為什麼存在？ 你想在生活中實現什麼？ 什麼對你來說真正重要？

我做事的方法

我一直非常喜歡把所有的東西都寫下來——畢竟我是一名作家。 把我腦海中的一切都寫在紙上後，我總是感覺好多了； 放下“負擔”後，我幾乎感覺身體更輕了。

GTD 激發了我的興趣，因為它似乎是我不斷腦殘的高級和更精緻的版本。 我就是這樣做的：

選擇合適的捕捉工具

為此，我有一個特殊的筆記本（我有一個特殊的筆記本，因為我有太多的筆記本）。 我的手機上還有一張便條，當我沒有帶筆記本時，我會在上面寫下任務。 我發現一旦它們引起我的注意，最容易捕捉它們，這樣我就不會忘記任何東西。

整理你的清單

我要么對項目進行顏色編碼，以使我更容易將它們劃分為不同的列表，要么直接將它們添加到它們所屬的列表中（如果它們不多的話）。 然後我向我的手機添加提醒，因為收到通知讓我避免了幾次完全忘記事件和會議。

這可能看起來很耗時，但最多只需要幾分鐘。

為每週回顧分配一天

我為每週回顧指定了一天（如果你想知道的話，那就是星期天）。 我給自己泡杯咖啡，坐在辦公桌前，做回顧，併計劃未來一周。 由於是周末，之後我通常會計劃一些有趣的事情，所以我有動力盡快和盡可能高效地完成審查，這樣我就可以享受剩下的一天了。

GTD 起初看起來像是很多工作，但實際上，它並不需要很多時間，而且對我來說安心是值得的。

不要太認真

以正確的心態處理它很重要。 這是一個可以幫助你的工具，不要太認真。 正如 Cal Newport 在他為《紐約客》撰寫的文章中所說，GTD 並沒有“直接解決根本問題：工作在組織層面展開的陰險雜亂的方式”； 它只會幫助您應對這些影響。 如果它相反並增加了額外的壓力和混亂，請不要使用它，或者修改它以更好地滿足您的需求。

充分利用 GTD 的其他提示

如何在工作效率和完成任務方面表現出色？ 以下是一些可以提供幫助的額外提示。

不要錯過每週回顧

我知道我已經說過了，但這很重要，所以我會說兩次。 這可能很無聊，但如果您不及時更新列表並分析您迄今為止的表現，GTD 將不會那麼有效。

加入你喜歡的東西

如何欺騙自己做無聊的任務？ 加入你喜歡的東西。 例如，如果你不喜歡跑腿，帶上你的耳機，播放一些好聽的音樂，然後停下來喝你最喜歡的咖啡（或另一種選擇的飲料，我不判斷 - 只是不要喝如果你開車，酒精）。 找到一種方法，讓通常無聊的任務成為自己更愉快的體驗。

追踪目標

擁有某種目標跟踪器應用程序來讓您保持正軌並幫助您保持工作領先並實現目標是一個好主意。

擁有一款隨身攜帶的捕捉工具

這應該不會太難，因為我們的手機隨時都在身邊——您可以使用筆記應用程序或錄音。 這樣，無論您身在何處，都可以立即捕獲新項目。 然後你就可以以清晰的頭腦繼續做你正在做的事情，沒有任何負擔。

有一個實用的工作空間

您工作的地方對您的幸福感有重大影響。 確保它井井有條，你知道一切都在哪裡，它沒有分心，它讓你感覺良好並受到工作的啟發。

不要一次做太多事情

在你捕捉到你腦海中的一切之後，很容易將太多的東西放在項目或下一步行動列表中。 現實一點：你只有有限的時間和精力，你不可能一次完成每一個項目。 如果現在不是優先事項，請不要害怕將任務放入 Someday/Maybe 列表中。

重點

當您工作和實施 GTD 方法時，完全集中註意力非常重要。 在開始之前解決所有問題以避免分心 - 撥打電話或檢查您是否關閉了熨斗，然後開始。

不要對自己太挑剔

進入 GTD 並習慣一切可能需要一些時間。
這種方法也有可能對您不起作用，這沒關係：並非一切都適合每個人。 這就是為什麼有如此多的生產力方法——每個人都可以找到適合自己的東西。

結論

儘管第一次遇到“完成事情”方法時可能看起來很複雜，但它歸結為只有兩件事：

1. 將事物存儲在您的腦海之外，以便您的頭腦清晰，從而更快地工作。
2. 決定（因此，總是知道）你的下一步是什麼，而不是對發生在你身上的每一件事都採取被動的態度。

當您確定您的目標到底是什麼以及實現目標需要採取哪些步驟時，您會感到自己處於控制之中，從而減少了壓力。 這同時檢查了兩個框——生產力和心理健康——在我看來，這是 GTD 方法的最大優勢。