İşleri halletmeyi nasıl öğrendim

Yapmanız gereken tüm işlerden bunalmış hissediyor musunuz?

Her şeyden önce, durun ve bir nefes alın. Will Rogers'ın dediği gibi, " Kendinizi bir çukurda bulduğunuzda, kazmayı bırakın. ”

İşleri halletmeye başlamak istiyorsanız (ve özellikle işleri daha az stresle yapmaya başlamak istiyorsanız), daha çok değil, daha akıllıca çalışmalısınız. Kontrolü ele almalı ve proaktif olmalısınız.

Bunu yapmanın yollarından biri GTD sistemini kullanmaktır.

Bu makalede, GTD metodolojisine göre işlerin nasıl yapıldığını öğreneceğiz: verimli, stressiz ve organize bir şekilde.

İşleri Bitirme metodolojisi (GTD) nedir?

Başlarken İşleri Bitirmek (GTD), David Allen'ın kitabından alınan bir üretkenlik metodolojisidir. Ana öncül, dediği gibi, “ kafanız korkunç bir ofis. Beynimiz fikir üretmek için yaratılmıştır, onları tutmak için değil.

İşlerin yapılması, 1) “yapılmış”ın (sonuç) ve 2) yapmanın neye benzediğini (eylem) tanımlamak anlamına gelir. Kitabın dediği gibi, “Bir şeyleri aklınızdan çıkarmak için zihninizi kullanmalısınız. ”

Metodolojinin kendisi ilk bakışta karmaşık görünebilir, ancak özünü anladığınızda oldukça kolaydır. Bir makale her şeyi kapsamak için yeterli değil, bu yüzden daha fazlasını öğrenmek ve daha fazla ayrıntıya girmek istiyorsanız kitabı okumanızı tavsiye ederim. Allen'ın kendisinin metodolojiden bahsettiği videolarını izleyebileceğiniz bir GTD Youtube kanalı da var.

İşlerin Tamamlanması yöntemine nasıl başlanır?

Hem podcast'inde hem de blogunda David Allen, başlamak için en iyi yerin her yer olduğunu belirtti. Yöntemin herhangi bir bileşeni size en azından biraz daha netlik ve odaklanma sağlayacaktır.

Kitabında dediği gibi, “ Eşyalarınızı düşündüğünüzden daha fazla düşünmeniz gerekiyor, ancak korktuğunuz kadar değil .” Görevleriniz hakkında nasıl düşüneceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

1. Aklınızdaki her şeyi yazdıktan sonra, taahhüdün ne olduğunu ve bitirmek için hangi adımları atmanız gerektiğini tam olarak yazın. Ayrıca, amaçlanan başarılı bir sonucu tek bir cümleyle yazın.
2. Yazmanız gereken ilk maddeler, sizi endişelendiren veya ilginizi çeken, aklınızı en çok meşgul eden maddelerdir.

Düzenli olarak gözden geçirdiğiniz bir sistemde düzenlenen hatırlatıcılar ayarlayın.

İşleri halletmek için beş adım

İş akışınızda uzmanlaşmak ve işleri halletmek için beş adım vardır: yakalama, netleştirme, organize etme, yansıtma ve katılım.

Ele geçirmek

Dikkat etmeniz gereken her şeyi yakalayın. Eksik olduğunu düşündüğünüz her şeyi bir kağıda dökün. Her şeyi söylediğimde, gerçekten her şeyi kastediyorum: masanızı toplamak gibi küçük görevlerden yeni bir iş anlaşması müzakere etmek gibi büyük projelere kadar. Kaotik ise sorun değil: Henüz düzenli ve düzenli olmanın zamanı değil. Bu aşamada, her şeyi zihniniz olmayan bir yere koymak önemlidir.

Tüm eksik görevleri ve projeleri gözden geçirdiğinizden emin olmak için GTD Tamamlamama Tetikleme Listesini kullanabilirsiniz.

Yakaladığınız şeyleri nerede saklarsınız?

Bununla ilgili birçok farklı yol var. Örneğin, şunları yapabilirsiniz:

• Bir kağıt parçasına yapılacaklar listesi yapın
• Yapılacaklar uygulamasını indirin
• Her şeyi özel bir not defterine veya planlayıcıya koyun
• Notlar uygulamasına yazın
• Sesli not kaydedin
• Kendinize e-posta olarak gönderin
• Fotoğraflar ve ekran görüntüleri içeren bir fotoğraf albümü yapın
• Sizin için en kolay olan başka bir şey

Dikkat etmeniz gereken fiziksel şeyler için çöp kutusu veya kutu gibi fiziksel bir giriş tepsisine de sahip olabilirsiniz: takmanız gereken yeni bir musluk, imzalamanız gereken belgeler veya ütülenmesi gereken bir gömlek.

Açıklamak

Her şeyi tek bir yerde topladığınızı varsayarsak, şimdi onu işleme zamanı. Her bir öğenin ne anlama geldiğini ve bu konuda ne yapılması gerektiğini netleştirin. Herhangi bir işlem gerektiriyorlar mı? Ne kadar zaman alacaklar?

Bu, belirsiz fikirlerinizi somut, uygulanabilir adımlara dönüştürdüğünüz adımdır. Netleştirirken şunları ekleyebilirsiniz:

• notlar
• Bağlam
• Ek detaylar
• Öncelik seviyesi
• Göreve başka kimlerin katılması gerekiyor (eğer varsa)
• Öğe işlem gerektiriyorsa veya gerektirmiyorsa

Öğe işlem gerektiriyorsa

Daha fazlasını gerektiriyorsa, bunu devredebilir misiniz yoksa bunu yapması gereken siz misiniz diye kendinize sorun. İmkanınız varsa yetki verin. Bu öğeler Bekleyen listesine gider.
Devredemezseniz, erteleyin/zamanlayın. Sonraki Eylem listenize ekleyin.

? Öğe işlem gerektirmiyorsa

İşlem yapılamayan öğeler 3 kategoriye ayrılabilir:

Çöp Kutusu : Kullanışlı olmayan ve saklamanız gerekmeyen şeyler. Örneğin, yanıt gerektirmeyen veya önemli bilgiler içermeyen e-postalar. Bu maddeleri ortadan kaldırmalısınız.

Kuluçka : Eylem gerektiren ama şimdi olmayan bir şey. Örneğin, ziyaret etmek istediğiniz bir destinasyon için harika bir seyahat teklifi, ancak bu süre için izin alıp alamayacağınızdan emin değilsiniz. Bu öğeleri Bir Gün/Belki listesine koyun.

Referans : Eylem gerektirmeyen, ancak faydalı bilgiler içeren ve referans için saklanması gereken öğeler.

Düzenlemek

Fikirlerinizi bir dizi eyleme dönüştürülebilir göreve dönüştürdükten sonra, bunları projelere ayırın. Bir oyun planı yapın - beyin dökümünüze bakın ve orada olanları kategorilere göre düzenleyin. Her görevi uygun listeye koyun.

Projeler listesi — kendi kendini açıklayan, tüm projelerinizin bir listesi. Bir proje, birden fazla eylem adımı gerektiren bir yıl içinde gerçekleştirilebilecek istenen herhangi bir sonuç olarak tanımlanabilir.

Bir takvim sonu - bir takvimde, tarihler ve saatler dışında, size bir görevin özelliklerini hatırlatacak notlar yazmalısınız. Bir cümleden daha uzun olması gerekmez.

Sonraki Eylemler listesi — mümkün olan en kısa sürede yapılması gereken tek eylemli öğeler.

Bekleme listesi — önemsediğiniz ve başkası tarafından yapılan şeylerin listesi: sizin yapmanız gerekmiyor, ama yine de onlar hakkında bilgi sahibi olmanız gerekiyor. Örneğin, sipariş ettiğiniz paketler ve yetki verdiğiniz görevler.

Proje destek materyali — bir proje üzerinde çalışmak için ihtiyaç duyacağınız şeyler, örneğin sipariş ettiğiniz IKEA rafını oluşturmak için ihtiyaç duyduğunuz kılavuz veya yapmak istediğiniz resim için eskizleriniz.

Referans materyali — gelecekte ihtiyaç duyacağınız bilgiler.

Bir Somed ay/Belki listesi — yapmak istediğiniz şeyler, öğrenmek istediğiniz beceriler, seyahat etmek istediğiniz yerler, okumak istediğiniz kitaplar vb.

Yansıtmak

Güncel tutmak ve ilerleme kaydedip kaydetmediğinizi görmek için listenizi her hafta gözden geçirin. Öncelikleriniz değiştiyse listeyi de değiştirin.

Listelerinizi ara sıra, en sık olarak takviminizi gözden geçirmelisiniz. Başarı için kritik olan bir davranış Haftalık İncelemedir . Her liste haftalık olarak gözden geçirilmelidir ve amacı:

• Olan her şeyi toplayın ve işleyin.
• Sisteminizi gözden geçirin.
• Listelerinizi güncelleyin.
• Temiz, net, güncel ve eksiksiz olun.

Sisteminiz ne kadar eksiksiz ve güncelse, ona o kadar çok güvenirsiniz.

Bir diğer çok önemli şey ise yakalama araçlarını düzenli olarak boşaltmak; yapmazsanız, aşırı yüklenirler, bunalırsınız ve GTD yapmak artık pek bir anlam ifade etmez.

Öğeleri sırayla işleyin ve hiçbir şeyi "içeri" ye geri koymayın. Belirlenecek ilk şey, öğenin eylem gerektirip gerektirmediğidir.

Angaje etmek

Teorinin üzerinden geçtik, şimdi uygulama zamanı. Son adım (ama kesinlikle en az değil - tartışmasız en önemlisi) harekete geçmektir .

Şu anda yapılacak bir eylemi seçip seçmemenize, günlük bir plan yapmanıza veya çalışmanızı gözden geçirmenize bağlı olarak, eylem seçimi yapmak için 3 model vardır.

O anda eylemleri seçmek için dört kriterli model

Bundan sonra ne yapacağınızı seçerken şu dört şeyi göz önünde bulundurmalısınız (bu sırayla):

Bağlam : Neredesin? Elinizde hangi araçlar var?

Uygun zaman : Ne zaman başka bir şey yapmanız gerekiyor?

Mevcut enerji : Ne kadar enerjiniz var?

Öncelik : Yukarıdaki 3 kriteri göz önünde bulundurarak, seçeneklerinizden geriye kalan hangi eylem size en yüksek getiriyi sağlayacak?

Günlük iş seçimi için üçlü model

Bir günde yapabileceğiniz ve dikkate almanız gereken üç tür iş vardır.

Önceden tanımlı iş yapma : Sonraki Eylemler listesinden ve takvimden.

İşi göründüğü gibi yapmak : hayat olur ve bazı planlanmamış şeyler ortaya çıkabilir.

İşinizi tanımlama : Listeleri gözden geçirmek ve projeleri uygulanabilir adımlara bölmek.

Kendi çalışmanızı gözden geçirmek için altı seviyeli model

Sonraki eylemlerinizi düşündüğünüzde ve bunlara öncelik verdiğinizde, aklınızda bulundurmanız gereken altı bakış açısı şunlardır:

Mevcut eylemler : telefon görüşmeleri yapmaktan ayak işlerini yürütmeye kadar yapmanız gereken tüm eylemler.

Mevcut projeler : Yeni bir bilgisayar kurmak veya yeni bir kuaför bulmak gibi başarmak istediğiniz nispeten kısa projeler.

Odaklanma ve sorumluluk alanları: hayatınızın ve işlerinizin içinde sonuç elde etmek istediğiniz kilit alanlar.

Hedefler : Bundan bir ila iki yıl sonra elde etmek istediğiniz şey.

Vizyon : 3-5 yıl içinde elde etmek istediğiniz şey. Daha uzun vadeli hedefler içerir.

Amaç ve ilkeler : büyük resim görünümü. Neden varsın? Şirketiniz neden var? Hayatta ne elde etmek istiyorsun? Senin için gerçekten ne önemli?

İşleri halletme yaklaşımım

Her zaman her şeyi yazmanın büyük bir hayranı oldum - sonuçta bir yazar olarak çalışıyorum. Aklıma gelen her şeyi bir kağıda döktüğümde kendimi hep daha iyi hissetmişimdir; Bu “yükü” bıraktıktan sonra neredeyse fiziksel olarak daha hafif hissediyorum.

GTD ilgimi çekti çünkü sürekli beyin boşaltmamın gelişmiş ve daha rafine bir versiyonu gibi görünüyordu. Bunu şu şekilde yapıyorum:

Doğru yakalama aracını seçin

Bu amaç için özel bir defterim var (çok fazla defterim olduğu için her amaca özel bir defterim var). Ayrıca telefonumda not defterim yanımda olmadığında görevleri yazdığım bir not var. Hiçbir şeyi unutmamak için dikkatimi çeker çekmez onları yakalamak en kolayı buluyorum.

Listenizi düzenleyin

Öğeleri farklı listelere ayırmamı kolaylaştırmak için renklerle kodluyorum ya da çok fazla değilse doğrudan ait oldukları listeye ekliyorum. Sonra telefonuma hatırlatıcılar ekliyorum çünkü bir bildirim almak beni birkaç kez olayları ve toplantıları tamamen unutmaktan kurtardı.

Bu zaman alıcı görünebilir, ancak en fazla birkaç dakikamı alır.

Haftalık inceleme için bir gün atayın

Haftalık inceleme için belirlenmiş bir günüm var (merak ettiyseniz bugün Pazar). Kendime bir kahve yapıyorum, masama oturuyorum, incelemeyi yapıyorum ve önümüzdeki haftayı planlıyorum. Hafta sonu olduğu için, genellikle ondan sonra eğlenceli bir şeyler planlıyorum, bu yüzden günün geri kalanının tadını çıkarabilmek için incelemeyi mümkün olduğunca çabuk ve verimli bir şekilde yapmak için motive oldum.

GTD ilk başta çok iş gibi görünüyordu, ama gerçekte çok fazla zaman almıyor ve iç huzuru benim için buna değer.

çok ciddiye alma

Buna doğru zihniyetle yaklaşmak önemlidir. Size yardımcı olmak için burada olan bir araçtır, çok ciddiye almayın. Cal Newport'un New Yorker için yazdığı makalesinde söylediği gibi, GTD “ temel soruna doğrudan değinmiyor: çalışmanın kurumsal düzeyde ortaya çıkan sinsi ve gelişigüzel yolu ”; sadece etkilerle başa çıkmanıza yardımcı olur. Tersini yaparsa ve fazladan baskı ve kafa karışıklığı yaratırsa, kullanmayın veya belki de ihtiyaçlarınıza daha iyi uyacak şekilde değiştirin.

GTD'den en iyi şekilde yararlanmak için ek ipuçları

Üretken olmak ve işleri halletmek konusunda nasıl mükemmel olunur? İşte kurtarmaya gelebilecek bazı ek ipuçları.

Haftalık incelemeyi kaçırmayın

Bunu zaten söylediğimi biliyorum, ama bu önemli, bu yüzden iki kez söyleyeceğim. Sıkıcı olabilir, ancak listelerinizi güncel tutmaz ve şu ana kadar nasıl yaptığınızı analiz etmezseniz, GTD o kadar verimli olmayacaktır.

Zevk aldığınız bir şeyi dahil edin

Sıkıcı işler yapmak için kendinizi nasıl kandırırsınız? Zevk aldığınız bir şeyi dahil edin. Örneğin, ayak işlerini yapmaktan hoşlanmıyorsanız, kulaklığınızı yanınıza alın, iyi bir müzik çalın ve en sevdiğiniz kahveyi (ya da başka bir içecek seçeneği, yargılamıyorum, sadece içmeyin) almak için bir mola verin. Araba kullanıyorsanız alkol). Tipik olarak sıkıcı bir görevi kendiniz için daha keyifli bir deneyim haline getirmenin bir yolunu bulun.

Hedefleri takip et

Yolda kalmanızı sağlayacak ve ayrıca işinizin zirvesinde kalmanıza ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak bir tür hedef takip uygulamasına sahip olmak iyi bir fikir olacaktır.

Her zaman yanınızda olan bir yakalama aracına sahip olun

Telefonlarımız her zaman yanımızda olduğundan bu çok zor olmamalı - notlar uygulamasını veya ses kaydını kullanabilirsiniz. Bu şekilde, nerede olursanız olun yeni bir öğeyi hemen yakalayabileceksiniz. O zaman, yaptığınız her şeyi açık bir zihinle, herhangi bir yük olmadan yapmaya devam edebileceksiniz.

İşlevsel bir çalışma alanına sahip olun

Çalıştığınız yerin refahınız üzerinde önemli bir etkisi vardır. Düzenli olduğundan, her şeyin nerede olduğunu bildiğinizden, dikkatinizin dağılmadığından ve kendinizi iyi hissetmenizi ve çalışmak için ilham almanızı sağladığından emin olun.

Aynı anda çok fazla şey üzerinde çalışmayın

Aklınızdaki her şeyi yakaladıktan sonra, Projeler veya Sonraki Eylemler listesine çok fazla şey koymak kolaydır. Gerçekçi olun: Yalnızca sınırlı bir zamanınız ve enerjiniz var ve her projeyi aynı anda alamazsınız. Şu anda bir öncelik değilse, görevleri Bir Gün/Belki listesine koymaktan korkmayın.

Odak

Çalışırken ve GTD metodolojisini uygularken tamamen konsantre olmak önemlidir. Dikkatinizin dağılmaması için başlamadan önce her şeyi çözün – o aramayı yapın veya ütüyü kapatıp kapatmadığınızı kontrol edin ve ardından başlayın.

Kendinizi çok eleştirmeyin

GTD'ye girip her şeye alışmak biraz zaman alabilir.
Bu yöntemin sizin için çalışmama olasılığı da var ve sorun değil: her şey herkese uygun değil. Bu nedenle çok sayıda üretkenlik yöntemi vardır – herkes kendisi için bir şeyler bulabilir.

Çözüm

İşleri Bitirme yöntemi, ilk karşılaştığınızda karmaşık görünse de, yalnızca iki şeye iner:

1. Zihninizin net olabilmesi ve sonuç olarak daha hızlı çalışabilmesi için şeyleri zihninizin dışında depolamak.
2. Başınıza gelen her şeye tepkisel bir yaklaşım sergilemek yerine, bir sonraki adımınızın ne olduğuna karar vermek (ve dolayısıyla her zaman bilmek).

Hedeflerinizin tam olarak ne olduğunu ve oraya ulaşmak için hangi adımları atmanız gerektiğini belirlediğinizde, kontrolün sizde olduğunu hissedersiniz, bu da daha az stresli hissetmenizi sağlar. Bu, bence, GTD metodolojisinin en büyük avantajı olan üretkenlik ve zihinsel sağlık olmak üzere her iki kutuyu da kontrol eder.