كيف تعلمت إنجاز الأمور

هل تشعر بالإرهاق من كل العمل الذي تحتاجه لإنجازه؟

بادئ ذي بدء ، توقف وخذ نفسا. كما قال ويل روجرز ، " عندما تجد نفسك في حفرة ، توقف عن الحفر. "

إذا كنت ترغب في البدء في إنجاز الأمور (وخاصة إذا كنت تريد البدء في إنجاز الأمور بأقل ضغط) ، فعليك العمل بذكاء وليس بجهد أكبر. عليك أن تتحكم في الأمر وتكون استباقيًا.

إحدى طرق القيام بذلك هي استخدام نظام إنهاء الأشياء.

في هذه المقالة ، سوف نتعلم كيفية إنجاز الأشياء وفقًا لمنهجية إنهاء الأشياء (GTD): بكفاءة ، وخالية من الإجهاد ، وبطريقة منظمة.

ما هي منهجية Getting Things Done (GTD)؟

Getting Things Done (GTD) هي منهجية إنتاجية مأخوذة من كتاب ديفيد ألين. الفرضية الرئيسية هي ، كما قال ، " رأسك مكتب فظيع. "دماغنا مصمم لخلق الأفكار وليس للاحتفاظ بها.

يعني إنجاز الأشياء تحديد 1) ما "تم" هو (النتيجة) و 2) ما هو شكل الفعل (الفعل). كما ينص الكتاب ، " عليك استخدام عقلك لإبعاد الأشياء عن ذهنك. "

قد تبدو المنهجية نفسها معقدة للوهلة الأولى ، لكنها سهلة إلى حد ما بمجرد أن تفهم جوهرها. مقالة واحدة لا تكفي لتغطية كل شيء ، لذلك أوصي بقراءة الكتاب إذا كنت ترغب في معرفة المزيد والدخول في مزيد من التفاصيل. هناك أيضًا قناة GTD Youtube حيث يمكنك مشاهدة مقاطع فيديو Allen نفسه يتحدث عن المنهجية.

كيف تبدأ مع طريقة Getting Things Done

صرح David Allen في البودكاست الخاص به وعلى مدونته أن أفضل مكان للبدء هو - في أي مكان. سيوفر لك أي مكون من مكونات الطريقة مزيدًا من الوضوح والتركيز على الأقل.

كما قال في كتابه ، " عليك أن تفكر في الأشياء الخاصة بك أكثر مما تدرك ، ولكن ليس بقدر ما تخشى أنك قد تفعله ." إليك كيفية التفكير في مهامك.

1. بعد أن تكتب كل ما يدور في ذهنك ، اكتب بالضبط ما هو الالتزام وما هي الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها لإنهائه. اكتب أيضًا نتيجة ناجحة مقصودة ، في جملة واحدة.
2. العناصر الأولى التي يجب عليك كتابتها هي العناصر التي تشغل عقلك أكثر ، سواء كانت تقلقك أو تثير اهتمامك كثيرًا.

قم بتعيين تذكيرات منظمة في نظام تقوم بمراجعته بانتظام.

خمس خطوات لإنجاز الأمور

تتكون إتقان سير العمل الخاص بك وإنجاز المهام من خمس خطوات: الالتقاط والتوضيح والتنظيم والتفكير والمشاركة.

يأسر

التقط كل ما يحتاج إلى انتباهك. قم بتفريغ كل شيء تعتبره غير مكتمل على قطعة من الورق. عندما أقول كل شيء ، فأنا أعني كل شيء حقًا: من المهام الصغيرة مثل ترتيب مكتبك إلى المشاريع الكبيرة مثل التفاوض على صفقة تجارية جديدة. لا بأس إذا كانت الفوضى: لم يحن الوقت لأن تكون منظمًا ومنظمًا حتى الآن. في هذه المرحلة ، من المهم فقط وضع كل شيء في مكان ليس عقلك.

يمكنك استخدام قائمة مشغّل عدم اكتمال GTD للتأكد من أنك تجاوزت جميع المهام والمشاريع غير المكتملة.

أين تخزن الأشياء التي التقطتها؟

هناك العديد من الطرق المختلفة للقيام بذلك. على سبيل المثال ، يمكنك:

• قم بعمل قائمة مهام على قطعة من الورق
• قم بتنزيل تطبيق مهام
• ضع كل شيء في دفتر ملاحظات خاص أو مخطط
• اكتبها في تطبيق Notes
• سجل مذكرة صوتية
• أرسلها إلى نفسك كبريد إلكتروني
• قم بعمل ألبوم صور مع الصور ولقطات الشاشة
• أي شيء آخر أسهل بالنسبة لك

يمكنك أيضًا الحصول على صينية داخلية ، مثل حاوية أو صندوق ، للأشياء المادية التي تحتاج إلى انتباهك: صنبور جديد تحتاج إلى تثبيته ، أو المستندات التي تحتاج إلى توقيعها ، أو قميص يحتاج إلى الكي.

يوضح

بافتراض أنك حصلت على كل شيء تم التقاطه في مكان واحد ، فقد حان الوقت الآن لمعالجته. وضح ما يعنيه كل عنصر وماذا تفعل حيال ذلك. هل يحتاجون إلى أي عمل؟ كم من الوقت سيستغرقون؟

هذه هي الخطوة التي تحول فيها أفكارك الغامضة إلى خطوات ملموسة قابلة للتنفيذ. أثناء التوضيح ، يمكنك تضمين:

• ملاحظات
• سياق
• تفاصيل اضافية
• مستوى الأولوية
• من يحتاج أيضًا إلى المشاركة في المهمة (إذا كان هناك أي شخص)
• إذا كان العنصر يتطلب اتخاذ إجراء أم لا

إذا كان العنصر يتطلب اتخاذ إجراء

إذا تطلب الأمر المزيد ، اسأل نفسك ما إذا كان يمكنك تفويض ذلك أم أنك أنت من يجب أن تفعل ذلك. إذا استطعت ، فوضها. تذهب هذه العناصر إلى قائمة انتظار .
إذا لم تتمكن من تفويضه ، قم بتأجيله / جدولته. ضعه في قائمة الإجراء التالي.

؟ إذا كان العنصر لا يتطلب اتخاذ إجراء

يمكن تصنيف العناصر غير القابلة للتفاعل إلى 3 فئات:

المهملات : أشياء ليست مفيدة ولا تحتاج إلى الاحتفاظ بها. على سبيل المثال ، رسائل البريد الإلكتروني التي لا تتطلب ردًا ولا تحتوي على معلومات مهمة. يجب عليك التخلص من تلك العناصر.

الحضانة : شيء يتطلب العمل ، لكن ليس الآن. على سبيل المثال ، عرض سفر رائع لوجهة تريد زيارتها ، لكنك غير متأكد مما إذا كنت ستتمكن من الحصول على أيام إجازة لتلك الفترة. ضع هذه العناصر في قائمة يومًا ما / ربما.

المرجع : العناصر التي لا تتطلب اتخاذ إجراء ، ولكنها تحتوي على معلومات مفيدة ويجب الاحتفاظ بها للرجوع إليها.

تنظم

بعد تحويل أفكارك إلى سلسلة من المهام القابلة للتنفيذ ، قم بتصنيفها إلى مشروعات. ضع خطة لعبة - انظر إلى تفريغ عقلك وقم بتنظيم ما يوجد هناك حسب الفئات. ضع كل مهمة في القائمة المناسبة.

قائمة المشاريع - لا تحتاج إلى شرح ، قائمة بجميع مشاريعك. يمكن تعريف المشروع على أنه أي نتيجة مرغوبة يمكن تحقيقها في غضون عام يتطلب أكثر من خطوة عمل واحدة.

نهاية التقويم - في التقويم ، يجب أن تكتب ، بخلاف التواريخ والأوقات ، الملاحظات التي ستذكرك بتفاصيل المهمة. لا يجب أن تكون أطول من جملة.

قائمة إجراءات Nex t - عناصر الإجراء الفردي التي يجب إجراؤها في أسرع وقت ممكن.

قائمة الانتظار - قائمة بالأشياء التي تهتم بها والتي قام بها شخص آخر: ليس عليك فعلها ، لكنك لا تزال بحاجة إلى معرفتها. على سبيل المثال ، الحزم التي طلبتها والمهام التي فوضتها.

مواد دعم المشروع - ما ستحتاجه للعمل في مشروع ، على سبيل المثال الدليل الذي تحتاجه لبناء رف ايكيا الذي طلبته أو الرسومات الخاصة بك للرسم الذي تريد القيام به.

المواد المرجعية - المعلومات التي ستحتاجها في المستقبل.

قائمة Somed ay / ربما - الأشياء التي تريد القيام بها ، والمهارات التي تريد تعلمها ، والأماكن التي تريد السفر إليها ، والكتب التي تريد قراءتها ، وما إلى ذلك.

يعكس

راجع قائمتك كل أسبوع لتحديثها ومعرفة ما إذا كنت تحرز تقدمًا. إذا تغيرت أولوياتك ، قم بتغيير القائمة أيضًا.

يجب عليك مراجعة القوائم الخاصة بك من حين لآخر ، في أغلب الأحيان التقويم الخاص بك. السلوك المهم للنجاح هو Weekly Review . يجب مراجعة كل قائمة أسبوعياً ، والغرض منها هو:

• جمع ومعالجة كل ما يحدث.
• راجع نظامك.
• قم بتحديث القوائم الخاصة بك.
• كن نظيفًا وواضحًا وحديثًا وكاملًا.

كلما كان نظامك أكثر اكتمالاً وحداثة ، زادت ثقتك فيه.

شيء آخر مهم للغاية هو تفريغ أدوات الالتقاط بانتظام ؛ إذا لم تقم بذلك ، فسيتم تحميلهم فوق طاقتهم ، وستنغمس في طاقتك ، ولن يكون القيام بإنهاء مهام الأطفال منطقيًا بعد الآن.

قم بمعالجة العناصر واحدًا تلو الآخر بالترتيب ، ولا تعيد أي شيء إلى "الإدخال" أبدًا. أول شيء يجب تحديده هو ما إذا كان العنصر يتطلب اتخاذ إجراء.

يشترك - ينخرط

لقد تجاوزنا النظرية ، حان الوقت الآن لتطبيقها. الخطوة الأخيرة (ولكن ليس آخراً - يمكن القول إنها الأهم) هي اتخاذ إجراء .

هناك 3 نماذج لاتخاذ خيارات العمل ، اعتمادًا على ما إذا كنت تختار إجراءً للقيام به الآن ، أو تضع خطة يومية ، أو تراجع عملك.

نموذج المعايير الأربعة لاختيار الإجراءات في الوقت الحالي

عند اختيار ما يجب عليك فعله بعد ذلك ، يجب مراعاة هذه الأشياء الأربعة (بهذا الترتيب):

السياق : أين أنت؟ ما هي الأدوات المتوفرة لديك؟

الوقت المتاح : متى يتعين عليك القيام بشيء آخر؟

الطاقة المتاحة : ما مقدار الطاقة لديك؟

الأولوية : مع الأخذ في الاعتبار المعايير الثلاثة المذكورة أعلاه ، ما الإجراء المتبقي من خياراتك سيمنحك أعلى عائد؟

النموذج الثلاثي لاختيار العمل اليومي

هناك ثلاثة أنواع من الأعمال التي يمكنك القيام بها في اليوم والتي يجب أن تأخذها في الاعتبار.

القيام بعمل محدد مسبقًا : من قائمة الإجراءات التالية والتقويم.

القيام بالعمل كما يظهر : تحدث الحياة ويمكن أن تظهر بعض الأشياء غير المخطط لها.

تحديد عملك : استعراض القوائم وتقسيم المشاريع إلى خطوات قابلة للتنفيذ.

النموذج المكون من ستة مستويات لمراجعة عملك الخاص

عندما تفكر في أفعالك التالية وترتيبها حسب الأولوية ، إليك ستة مناظير يجب أن تضعها في اعتبارك:

الإجراءات الحالية : جميع الإجراءات التي تحتاج إلى اتخاذها ، من إجراء مكالمات هاتفية إلى تشغيل المهمات.

المشاريع الحالية: مشاريع قصيرة نسبيًا تريد تحقيقها ، مثل إعداد جهاز كمبيوتر جديد أو البحث عن مصفف شعر جديد.

مجالات التركيز والمسؤوليات : المجالات الرئيسية في حياتك وعملك الذي تريد تحقيق النتائج فيه.

الأهداف : ما تريد تحقيقه بعد عام إلى عامين من الآن.

الرؤية : ما تريد تحقيقه من 3-5 سنوات في المستقبل. يتضمن المزيد من الأهداف طويلة المدى.

الغرض والمبادئ : نظرة عامة على الصورة. لماذا انت موجود لماذا شركتك موجودة؟ ما الذي تريد تحقيقه في الحياة؟ ما الذي يهمك حقا؟

مقاربتي لإنجاز الأمور

لطالما كنت من أشد المعجبين بكتابة كل شيء - فأنا أعمل ككاتب بعد كل شيء. لطالما شعرت بتحسن بعد وضع كل ما في ذهني على قطعة من الورق ؛ كدت أشعر بأنني أخف جسديًا بعد التخلي عن هذا "العبء".

أثار مرض ورم الأرومة الغاذية الحملي اهتمامي لأنه بدا وكأنه نسخة متقدمة وأكثر دقة من إغراق عقلي المستمر. هكذا أفعل ذلك:

اختر أداة الالتقاط الصحيحة

لدي دفتر ملاحظات خاص لهذا الغرض (لدي دفتر ملاحظات خاص لكل غرض لأن لدي الكثير من أجهزة الكمبيوتر المحمولة). لدي أيضًا ملاحظة على هاتفي حيث أكتب المهام في الحالات التي لا يكون فيها دفتر ملاحظاتي معي. أجد أنه من الأسهل التقاطهم بمجرد لفت انتباهي حتى لا أنسى أي شيء.

تنظيم قائمتك

إما أن أقوم بترميز العناصر بالألوان لتسهيل تقسيمها إلى قوائم مختلفة أو إضافتها مباشرة إلى القائمة التي تنتمي إليها إذا لم يكن هناك الكثير منها. ثم أضفت تذكيرات إلى هاتفي لأن تلقي إشعار أنقذني من النسيان تمامًا للأحداث والاجتماعات عدة مرات.

قد يبدو هذا مضيعة للوقت ، لكنه يستغرق بضع دقائق فقط على الأكثر.

قم بتعيين يوم للمراجعة الأسبوعية

لدي يوم مخصص للمراجعة الأسبوعية (إنه يوم الأحد ، إذا تساءلت). أصنع لنفسي قهوة ، وأجلس على مكتبي ، وأقوم بالمراجعة ، وأخطط للأسبوع المقبل. نظرًا لأننا في عطلة نهاية الأسبوع ، فعادة ما أخطط لشيء ممتع بعد ذلك ، لذلك أنا متحمس لإنجاز المراجعة في أسرع وقت ممكن وبكفاءة قدر الإمكان حتى أتمكن من الاستمتاع ببقية اليوم.

بدت فكرة إنهاء الأشياء مثل الكثير من العمل في البداية ، لكن في الواقع ، لا يستغرق الأمر الكثير من الوقت وراحة البال تستحق العناء بالنسبة لي.

لا تأخذ الأمر على محمل الجد

من المهم التعامل معها بالعقلية الصحيحة. إنها أداة هنا لمساعدتك ، لا تأخذ الأمر على محمل الجد. وكما قال كال نيوبورت في مقالته لصحيفة New Yorker ، فإن إنهاء الأعمال التجارية "لا يعالج المشكلة الأساسية بشكل مباشر: الطريقة العشوائية الخبيثة التي يتكشف بها العمل على المستوى التنظيمي ". إنه يساعدك فقط على التعامل مع التأثيرات. إذا كان يفعل العكس ويضيف المزيد من الضغط والارتباك ، فلا تستخدمه ، أو ربما تعدله ليناسب احتياجاتك بشكل أفضل.

نصائح إضافية لتحقيق أقصى استفادة من إنهاء الأشياء

كيف تتفوق في الإنتاج وإنجاز الأشياء؟ فيما يلي بعض النصائح الإضافية التي يمكن أن تساعد في الإنقاذ.

لا تفوت المراجعة الأسبوعية

أعلم أنني قلت هذا بالفعل ، لكنه مهم ، لذا سأقوله مرتين. قد يكون الأمر مملًا ، ولكن إذا لم تحافظ على تحديث قوائمك وتحلل ما كنت تفعله حتى الآن ، فلن يكون إنهاء الأشياء بنفس الكفاءة.

ادمج شيئًا تستمتع به

كيف تخدع نفسك للقيام بمهام مملة؟ ادمج شيئًا تستمتع به. على سبيل المثال ، إذا كنت لا تحب تشغيل المهمات ، اصطحب سماعات الرأس معك ، وقم بتشغيل بعض الموسيقى الجيدة ، وتوقف لتناول قهوتك المفضلة (أو أي مشروب آخر من اختيارك ، لا أحكم - فقط لا تشرب كحول إذا كنت تقود السيارة). اعثر على طريقة لجعل مهمة مملة عادةً تجربة ممتعة أكثر لنفسك.

تتبع الأهداف

سيكون من الجيد أن يكون لديك نوع من تطبيق تعقب الأهداف لإبقائك على المسار الصحيح ومساعدتك أيضًا في البقاء على رأس عملك وتحقيق أهدافك.

امتلك أداة التقاط واحدة تكون معك دائمًا

لا ينبغي أن يكون هذا صعبًا للغاية حيث أننا جميعًا لدينا هواتفنا إلى جانبنا في جميع الأوقات - يمكنك استخدام تطبيق الملاحظات أو التسجيل الصوتي. بهذه الطريقة ، ستتمكن من التقاط عنصر جديد على الفور ، أينما كنت. ستتمكن بعد ذلك من الاستمرار في فعل كل ما تفعله بعقل صافٍ ، دون أي عبء.

لديك مساحة عمل وظيفية

المكان الذي تعمل فيه له تأثير كبير على رفاهيتك. تأكد من أنه منظم ، وأنك تعرف مكان كل شيء ، وأنه خالٍ من عوامل التشتيت ، ويشعرك بالرضا والإلهام للعمل.

لا تعمل على الكثير من الأشياء مرة واحدة

بعد التقاط كل شيء يدور في ذهنك ، من السهل وضع أشياء كثيرة جدًا في قائمة المشاريع أو قائمة الإجراءات التالية. كن واقعيًا: لديك قدر محدود من الوقت والطاقة ولا يمكنك أن تأخذ كل مشروع في وقت واحد. لا تخف من وضع المهام في قائمة يومًا ما / ربما إذا لم تكن أولوية في الوقت الحالي.

ركز

من المهم أن تكون مركزًا تمامًا عند العمل وتطبيق منهجية إنهاء الأشياء. قم بحل كل شيء قبل أن تبدأ لتجنب تشتيت انتباهك - قم بإجراء تلك المكالمة أو تحقق مما إذا كنت قد قمت بإيقاف تشغيل المكواة ، ثم ابدأ.

لا تنتقد نفسك كثيرا

قد يستغرق الأمر بعض الوقت للوصول إلى GTD والتعود على كل شيء.
هناك أيضًا احتمال ألا تعمل هذه الطريقة من أجلك ولا بأس بذلك: فليس كل شيء يناسب الجميع. هذا هو سبب وجود العديد من طرق الإنتاجية - يمكن للجميع العثور على شيء ما لأنفسهم.

خاتمة

على الرغم من أن طريقة Getting Things Done قد تبدو معقدة عندما تصادفها لأول مرة ، إلا أنها تنحصر في شيئين فقط:

1. تخزين الأشياء خارج عقلك حتى يكون عقلك واضحًا ، وبالتالي يعمل بشكل أسرع.
2. تحديد (وبالتالي معرفة دائمًا) ما هي خطوتك التالية ، بدلاً من اتباع نهج تفاعلي لكل ما يحدث لك.

عندما تحدد ما هي أهدافك بالضبط وما هي الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها للوصول إلى هناك ، فإنك تشعر بالسيطرة ، مما يؤدي إلى الشعور بتوتر أقل. يتحقق ذلك من كلا المربعين - الإنتاجية والصحة العقلية - والتي ، في رأيي ، أكبر ميزة لمنهجية إنهاء الأشياء.