Jak nauczyłem się robić rzeczy

Czy czujesz się przytłoczony całą pracą, którą musisz wykonać?

Przede wszystkim zatrzymaj się i weź oddech. Jak powiedział Will Rogers: „ Kiedy znajdziesz się w dole, przestań kopać. ”

Jeśli chcesz zacząć załatwiać sprawy (a zwłaszcza jeśli chcesz zacząć załatwiać sprawy z mniejszym stresem), musisz pracować mądrzej, a nie ciężej. Musisz przejąć kontrolę i być proaktywnym.

Jednym ze sposobów na to jest skorzystanie z systemu GTD.

W tym artykule dowiemy się, jak wykonywać zadania zgodnie z metodologią GTD: sprawnie, bezstresowo i w sposób zorganizowany.

Czym jest metodologia Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done (GTD) to metodologia produktywności z książki Davida Allena. Głównym założeniem jest to, że, jak powiedział: „ Twoja głowa to okropny urząd. „Nasz mózg jest stworzony do tworzenia pomysłów, a nie do ich trzymania.

Robienie rzeczy oznacza zdefiniowanie 1) tego, co jest „zrobione” (wynik) i 2) jak wygląda działanie (działanie). Jak czytamy w książce, „ musisz użyć swojego umysłu, aby pozbyć się rzeczy z umysłu. ”

Sama metodologia może wydawać się skomplikowana na pierwszy rzut oka, ale jest dość łatwa, gdy tylko zrozumiesz jej istotę. Jeden artykuł nie wystarczy, aby omówić wszystko, więc polecam lekturę książki, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej i bardziej szczegółowo. Istnieje również kanał GTD na Youtube, na którym można oglądać filmy samego Allena opowiadającego o metodologii.

Jak zacząć korzystać z metody Getting Things Done

Zarówno w swoim podcaście, jak i na swoim blogu, David Allen stwierdził, że najlepszym miejscem do rozpoczęcia jest – gdziekolwiek. Każdy element metody przyniesie ci przynajmniej trochę więcej jasności i skupienia.

Jak powiedział w swojej książce: „ musisz myśleć o swoich rzeczach więcej, niż myślisz, ale nie tak bardzo, jak się boisz ”. Oto jak myśleć o swoich zadaniach.

1. Po tym, jak zapiszesz wszystko, co masz na myśli, napisz dokładnie, jakie jest zobowiązanie i jakie kroki musisz podjąć, aby je zakończyć. Napisz także zamierzony pomyślny wynik w jednym zdaniu.
2. Pierwsze rzeczy, które powinieneś zapisać, to te, które najbardziej Cię zajmują, niezależnie od tego, czy bardzo Cię martwią, czy interesują.

Ustaw przypomnienia zorganizowane w systemie, który regularnie przeglądasz.

Pięć kroków do załatwienia spraw

Opanowanie przepływu pracy i wykonywanie zadań składa się z pięciu etapów: przechwytywania, wyjaśniania, organizowania, refleksji i angażowania.

Zdobyć

Uchwyć wszystko, co wymaga Twojej uwagi. Zrzuć wszystko, co uważasz za niekompletne na kartce papieru. Kiedy mówię wszystko, mam na myśli wszystko: od małych zadań, takich jak sprzątanie biurka, po duże projekty, takie jak negocjowanie nowej umowy biznesowej. W porządku, jeśli jest chaotycznie: jeszcze nie czas na porządek i organizację. W tej fazie ważne jest tylko umieszczenie wszystkiego w miejscu, które nie jest twoim umysłem.

Możesz użyć listy wyzwalaczy nieukończenia GTD, aby upewnić się, że przeszedłeś wszystkie niekompletne zadania i projekty.

Gdzie przechowywać zrobione rzeczy?

Można to zrobić na wiele różnych sposobów. Na przykład możesz:

• Zrób listę rzeczy do zrobienia na kartce papieru
• Pobierz aplikację do zrobienia
• Wrzuć wszystko do specjalnego notesu lub planera
• Zapisz to w aplikacji Notatki
• Nagraj notatkę głosową
• Wyślij to do siebie jako e-mail
• Zrób album ze zdjęciami i zrzutami ekranu
• Wszystko, co jest dla Ciebie najłatwiejsze

Możesz także mieć fizyczny pojemnik, taki jak kosz lub pudełko, na fizyczne rzeczy, które wymagają Twojej uwagi: nowy kran, który musisz zainstalować, dokumenty, które musisz podpisać, lub koszulę, która wymaga prasowania.

Wyjaśniać

Zakładając, że masz wszystko uchwycone w jednym miejscu, teraz nadszedł czas, aby to przetworzyć. Wyjaśnij, co oznacza każdy element i co z nim zrobić. Czy wymagają działania? Ile czasu zajmą?

Jest to krok, w którym przekształcasz swoje niejasne pomysły w konkretne, wykonalne kroki. Podczas wyjaśniania możesz uwzględnić:

• Uwagi
• Kontekst
• Dodatkowe Szczegóły
• Priorytetowy poziom
• Kto jeszcze musi być zaangażowany w zadanie (jeśli jest ktoś)
• Jeśli przedmiot wymaga działania, czy nie

Jeśli przedmiot wymaga działania

Jeśli to wymaga więcej, zadaj sobie pytanie, czy możesz to delegować, czy to ty musisz to zrobić. Jeśli możesz, deleguj to. Te pozycje trafiają na listę Oczekiwanie na .
Jeśli nie możesz jej delegować, odłóż ją/zaplanuj. Umieść go na liście Następne działanie.

? Jeśli przedmiot nie wymaga działania

Przedmioty niepodlegające zaskarżeniu można podzielić na 3 kategorie:

Kosz : rzeczy, które nie są przydatne ani nie trzeba ich przechowywać. Na przykład e-maile, które nie wymagają odpowiedzi ani nie zawierają ważnych informacji. Powinieneś wyeliminować te przedmioty.

Inkubacja : coś, co wymaga działania, ale nie teraz. Na przykład świetna oferta podróży do miejsca, które chcesz odwiedzić, ale nie jesteś pewien, czy będziesz w stanie uzyskać dni wolne w tym okresie. Umieść te pozycje na liście Someday/Maybe.

Odniesienie : elementy, które nie wymagają działań, ale zawierają przydatne informacje i powinny być przechowywane w celach informacyjnych.

Zorganizować

Po przekształceniu pomysłów w serię praktycznych zadań, podziel je na projekty. Zrób plan gry — spójrz na swój zrzut mózgu i uporządkuj to, co tam jest, według kategorii. Umieść każde zadanie na odpowiedniej liście.

Lista projektów — nie wymaga objaśnień, lista wszystkich Twoich projektów. Projekt można zdefiniować jako dowolny pożądany rezultat, który można osiągnąć w ciągu roku, co wymaga więcej niż jednego kroku działania.

Kalendarium — w kalendarzu należy wpisywać oprócz dat i godzin notatki, które przypomną o specyfice zadania. Nie musi być dłuższe niż zdanie.

Lista następnych działań — elementy pojedynczego działania, które należy wykonać tak szybko, jak to możliwe.

Lista oczekujących — lista rzeczy, na których Ci zależy, a które zostały zrobione przez kogoś innego: nie do zrobienia, ale nadal musisz o nich wiedzieć. Na przykład zamówione pakiety i delegowane zadania.

Materiały pomocnicze do projektu — to, czego będziesz potrzebować do pracy nad projektem, np. instrukcja, której potrzebujesz do zbudowania zamówionej półki IKEA lub szkice do obrazu, który chcesz zrobić.

Materiały referencyjne — informacje, których będziesz potrzebować w przyszłości.

Lista Somed ay/Maybe — rzeczy, które chcesz robić, umiejętności, których chcesz się nauczyć, miejsca, do których chcesz podróżować, książki, które chcesz przeczytać itp.

Odzwierciedlić

Przejrzyj swoją listę co tydzień, aby być na bieżąco i sprawdzać, czy robisz postępy. Jeśli zmieniły się twoje priorytety, zmień również listę.

Od czasu do czasu powinieneś przeglądać swoje listy, najczęściej kalendarz. Zachowanie, które ma kluczowe znaczenie dla sukcesu, to przegląd cotygodniowy . Każda lista powinna być przeglądana co tydzień, a jej celem jest:

• Zbieraj i przetwarzaj wszystko, co się dzieje.
• Sprawdź swój system.
• Zaktualizuj swoje listy.
• Uzyskaj czysty, przejrzysty, aktualny i kompletny.

Im bardziej kompletny i aktualny jest Twój system, tym bardziej mu ufasz.

Kolejną bardzo ważną rzeczą jest regularne opróżnianie narzędzi do przechwytywania; jeśli tego nie zrobisz, będą przeciążone, będziesz przytłoczony, a robienie GTD nie będzie już miało większego sensu.

Przetwarzaj elementy jeden po drugim, w kolejności i nigdy nie odkładaj niczego z powrotem do „w”. Pierwszą rzeczą do ustalenia jest to, czy element wymaga działania.

Angażować się

Przeanalizowaliśmy teorię, teraz czas zastosować ją w praktyce. Ostatnim krokiem (ale zdecydowanie nie mniej ważnym — prawdopodobnie najważniejszym) jest podjęcie działania .

Istnieją 3 modele dokonywania wyborów działań, w zależności od tego, czy wybierasz działanie do wykonania teraz, tworzysz plan dnia, czy przeglądasz swoją pracę.

Czterokryterialny model wyboru działań w danej chwili

Wybierając to, co powinieneś zrobić dalej, powinieneś wziąć pod uwagę te cztery rzeczy (w tej kolejności):

Kontekst : Gdzie jesteś? Jakie masz narzędzia?

Dostępny czas : Kiedy musisz zrobić coś innego?

Dostępna energia : Ile masz energii?

Priorytet : Mając na uwadze powyższe 3 kryteria, jakie działanie pozostałe z Twoich opcji zapewni Ci największą wypłatę?

Potrójny model wyboru codziennej pracy

Istnieją trzy rodzaje pracy, które możesz wykonać w ciągu jednego dnia i które powinieneś wziąć pod uwagę.

Wykonywanie predefiniowanej pracy : z listy Następne Akcje i kalendarza.

Wykonywanie pracy tak, jak się pojawia : życie się toczy i niektóre nieplanowane rzeczy mogą się pojawić.

Definiowanie swojej pracy : przeglądanie list i rozbijanie projektów na wykonalne kroki.

Sześciopoziomowy model recenzowania własnej pracy

Kiedy myślisz o swoich następnych działaniach i ustalaniu ich priorytetów, oto sześć perspektyw, o których powinieneś pamiętać:

Bieżące działania : wszystkie działania, które musisz podjąć, od wykonywania połączeń telefonicznych po załatwianie spraw.

Aktualne projekty : stosunkowo krótkie projekty, które chcesz osiągnąć, takie jak ustawienie nowego komputera lub znalezienie nowego fryzjera.

Obszary zainteresowania i odpowiedzialności : kluczowe obszary Twojego życia i pracy, w których chcesz osiągnąć wyniki.

Cele : co chcesz osiągnąć za rok lub dwa lata od teraz.

Wizja : co chcesz osiągnąć za 3-5 lat w przyszłość. Zawiera więcej celów długoterminowych.

Cel i zasady : perspektywa całościowa. Dlaczego istniejesz? Dlaczego Twoja firma istnieje? Co chcesz osiągnąć w życiu? Co naprawdę ma dla ciebie znaczenie?

Moje podejście do załatwiania spraw

Zawsze byłem wielkim fanem spisywania wszystkiego – w końcu pracuję jako pisarz. Zawsze czułem się lepiej po przepisaniu wszystkiego, co mam na myśli na kartce papieru; Po puszczeniu tego „obciążenia” czuję się prawie fizycznie lżejszy.

GTD wzbudziło moje zainteresowanie, ponieważ wydawało się, że jest to zaawansowana i bardziej wyrafinowana wersja mojego ciągłego dumpingu mózgu. Tak to robię:

Wybierz odpowiednie narzędzie do przechwytywania

Mam do tego celu specjalny zeszyt (mam specjalny zeszyt do każdego celu, bo mam za dużo zeszytów). Mam też notatkę na telefonie, w której zapisuję zadania w przypadkach, gdy nie mam przy sobie notesu. Najłatwiej jest mi je uchwycić, gdy tylko zwrócą mi uwagę, więc niczego nie zapomnę.

Uporządkuj swoją listę

Koduję elementy kolorami, aby ułatwić mi dzielenie ich na różne listy, lub po prostu dodaję je bezpośrednio do listy, do której należą, jeśli jest ich niewiele. Następnie dodaję przypomnienia do telefonu, ponieważ otrzymanie powiadomienia uratowało mnie kilka razy przed całkowitym zapomnieniem o wydarzeniach i spotkaniach.

Może się to wydawać czasochłonne, ale zajmuje mi to najwyżej kilka minut.

Przypisz dzień do przeglądu tygodniowego

Mam wyznaczony dzień do przeglądu tygodniowego (jeśli się zastanawialiście, to niedziela). Robię sobie kawę, siadam przy biurku, robię recenzję i planuję następny tydzień. Ponieważ jest weekend, zwykle planuję później coś fajnego, więc jestem zmotywowany, aby zrobić recenzję jak najszybciej i jak najefektywniej, abym mógł cieszyć się resztą dnia.

GTD wydawało mi się na początku dużo pracy, ale w rzeczywistości nie zajmuje to dużo czasu, a spokój ducha jest dla mnie tego wart.

Nie bierz tego zbyt poważnie

Ważne jest, aby podejść do tego z odpowiednim nastawieniem. To narzędzie, które jest tutaj, aby Ci pomóc, nie traktuj tego zbyt poważnie. Jak Cal Newport powiedział w swoim artykule dla New Yorker, GTD nie “ bezpośrednio odnosi się do fundamentalnego problemu: podstępnie przypadkowy sposób, że praca rozwija się na poziomie organizacyjnym ”; tylko pomaga radzić sobie z efektami. Jeśli działa odwrotnie i powoduje dodatkową presję i zamieszanie, nie używaj go, a może modyfikuj, aby lepiej pasował do twoich potrzeb.

Dodatkowe wskazówki, jak najlepiej wykorzystać GTD

Jak doskonalić się w byciu produktywnym i wykonywaniu zadań? Oto kilka dodatkowych wskazówek, które mogą przyjść z pomocą.

Nie przegap cotygodniowego przeglądu

Wiem, że już to powiedziałem, ale to ważne, więc powiem to dwa razy. Może to być nudne, ale jeśli nie aktualizujesz swoich list i nie analizujesz, jak sobie radzisz do tej pory, GTD nie będzie tak wydajne.

Włącz coś, co lubisz

Jak nakłonić się do wykonywania nudnych zadań? Włącz coś, co lubisz. Na przykład, jeśli nie lubisz biegać na posyłki, weź ze sobą słuchawki, posłuchaj dobrej muzyki i zatrzymaj się, aby napić się ulubionej kawy (lub innego wybranego napoju, nie oceniam – po prostu nie pij alkoholu, jeśli prowadzisz). Znajdź sposób na uczynienie typowo nudnych zadań przyjemniejszym doświadczeniem dla siebie.

Śledź cele

Dobrym pomysłem byłoby posiadanie aplikacji do śledzenia celów, która pozwoli Ci być na bieżąco i dodatkowo pomoże Ci pozostać na szczycie swojej pracy i osiągać swoje cele.

Miej jedno narzędzie do przechwytywania, które zawsze masz przy sobie

Nie powinno to być zbyt trudne, ponieważ wszyscy mamy telefony przy sobie przez cały czas – możesz skorzystać z aplikacji do notatek lub nagrywania głosu. W ten sposób będziesz mógł od razu uchwycić nowy przedmiot, gdziekolwiek jesteś. Wtedy będziesz mógł kontynuować robienie wszystkiego, co robisz, z czystym umysłem, bez żadnych obciążeń.

Miej funkcjonalną przestrzeń do pracy

Miejsce, w którym pracujesz, ma znaczący wpływ na Twoje samopoczucie. Zadbaj o to, by było zorganizowane, wiesz, gdzie wszystko jest, wolne od zakłóceń, a także sprawia, że ​​czujesz się dobrze i inspiruje do pracy.

Nie pracuj nad zbyt wieloma rzeczami na raz

Po uchwyceniu wszystkiego, co masz na myśli, łatwo jest umieścić zbyt wiele rzeczy na liście projektów lub następnych działań. Bądź realistą: masz ograniczoną ilość czasu i energii i nie możesz podjąć każdego projektu na raz. Nie bój się umieszczać zadań na liście Someday/Maybe, jeśli nie są one w tej chwili priorytetem.

Centrum

Ważne jest, aby być całkowicie skoncentrowanym podczas pracy i wdrażania metodologii GTD. Rozwiąż wszystko, zanim zaczniesz, aby nie rozpraszać się – zadzwoń lub sprawdź, czy nie wyłączyłeś żelazka, a następnie zacznij.

Nie bądź zbyt krytyczny wobec siebie

Dostanie się do GTD i przyzwyczajenie się do wszystkiego może zająć trochę czasu.
Istnieje również możliwość, że ta metoda nie zadziała u Ciebie i to jest w porządku: nie wszystko pasuje do każdego. Dlatego jest tak wiele metod produktywności – każdy może znaleźć coś dla siebie.

Wniosek

Chociaż metoda Getting Things Done może wydawać się skomplikowana na pierwszy rzut oka, sprowadza się tylko do dwóch rzeczy:

1. Przechowuj rzeczy poza umysłem, aby twój umysł był czysty, a co za tym idzie, działał szybciej.
2. Decydowanie (a co za tym idzie, zawsze wiedząc), jaki jest twój następny krok, zamiast reaktywnego podejścia do wszystkiego, co się z tobą dzieje.

Kiedy określisz, jakie dokładnie są twoje cele i jakie kroki musisz podjąć, aby je osiągnąć, czujesz, że masz kontrolę, co prowadzi do uczucia mniejszego stresu. To sprawdza oba pola – produktywność i zdrowie psychiczne – co jest moim zdaniem największą zaletą metodologii GTD.