Cómo aprendí a hacer las cosas

¿Te sientes abrumado por todo el trabajo que tienes que hacer?

En primer lugar, deténgase y tome un respiro. Como dijo Will Rogers: “ Cuando te encuentres en un hoyo, deja de cavar. ”

Si quiere comenzar a hacer las cosas (y especialmente si quiere comenzar a hacer las cosas con menos estrés), debe trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Tienes que tomar el control y ser proactivo.

Una de las formas de hacerlo es utilizando el sistema GTD.

En este artículo, aprenderemos cómo hacer las cosas de acuerdo con la metodología GTD: de manera eficiente, sin estrés y de manera organizada.

¿Qué es la metodología Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done (GTD) es una metodología de productividad del libro de David Allen. La premisa principal es que, como él dijo, “ tu cabeza es una oficina terrible. “Nuestro cerebro está hecho para crear ideas, no para contenerlas.

Hacer las cosas significa definir 1) qué es "hecho" (el resultado) y 2) cómo se ve el hacer (acción). Como dice el libro, “ tienes que usar tu mente para quitarte las cosas de la cabeza. ”

La metodología en sí puede parecer complicada a primera vista, pero es bastante fácil una vez que entiendes la esencia. Un artículo no es suficiente para cubrir todo, por lo que recomiendo leer el libro si desea obtener más información y entrar en más detalles. También hay un canal de Youtube de GTD donde puedes ver los videos del propio Allen hablando sobre la metodología.

Cómo empezar con el método Getting Things Done

Tanto en su podcast como en su blog, David Allen afirmó que el mejor lugar para comenzar es cualquier lugar. Cualquier componente del método le brindará al menos un poco más de claridad y enfoque.

Como dijo en su libro, " tienes que pensar en tus cosas más de lo que crees, pero no tanto como temes ". Aquí le mostramos cómo pensar en sus tareas.

1. Después de escribir todo lo que está en tu mente, escribe exactamente cuál es el compromiso y qué pasos debes seguir para terminarlo. Además, escriba un resultado exitoso previsto, en una sola oración.
2. Los primeros elementos que debes anotar son los que más ocupan tu mente, ya sea que te preocupen o te interesen mucho.

Establezca recordatorios organizados en un sistema que revise regularmente.

Cinco pasos para hacer las cosas

Dominar su flujo de trabajo y hacer las cosas consta de cinco pasos: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y participar.

Captura

Captura todo lo que necesita tu atención. Volca el cerebro de todo lo que consideres incompleto en una hoja de papel. Cuando digo todo, realmente me refiero a todo: desde pequeñas tareas como ordenar tu escritorio hasta grandes proyectos como negociar un nuevo negocio. Está bien si es caótico: todavía no es el momento de estar limpio y organizado. En esta fase, solo es importante poner todo en un lugar que no es tu mente.

Puede usar la Lista de factores incompletos de GTD para asegurarse de que revisó todas las tareas y proyectos incompletos.

¿Dónde guardar las cosas que capturaste?

Hay muchas maneras diferentes de hacerlo. Por ejemplo, puedes:

• Hacer una lista de tareas pendientes en una hoja de papel
• Descargar una aplicación de tareas
• Pon todo en un cuaderno especial o en un planificador.
• Escríbalo en la aplicación Notas
• Grabar una nota de voz
• Envíalo a ti mismo como un correo electrónico
• Hacer un álbum de fotos con fotos y capturas de pantalla
• Cualquier otra cosa que sea más fácil para ti.

También puede tener una bandeja de entrada física, como un contenedor o una caja, para las cosas físicas que necesitan su atención: un grifo nuevo que necesita instalar, documentos que necesita firmar o una camisa que necesita planchar.

Aclarar

Suponiendo que tiene todo capturado en un solo lugar, ahora es el momento de procesarlo. Aclare lo que significa cada elemento y qué hacer al respecto. ¿Requieren alguna acción? ¿Cuánto tiempo tardarán?

Este es el paso en el que transformas tus ideas vagas en pasos prácticos concretos. Mientras aclara, puede incluir:

• notas
• Contexto
• Detalles adicionales
• Nivel de prioridad
• Quién más necesita estar involucrado en la tarea (si hay alguien)
• Si el elemento requiere acción o no

Si el elemento requiere acción

Si se necesita más, pregúntate si puedes delegar o eres tú quien debe hacerlo. Si puedes, delégala. Estos artículos van a la lista Esperando .
Si no puede delegarlo, pospóngalo o prográmelo. Póngalo en su lista de próximas acciones.

? Si el elemento no requiere acción

Los elementos no accionables pueden clasificarse en 3 categorías:

Basura : cosas que no sirven ni hay que guardar. Por ejemplo, correos electrónicos que no requieren una respuesta ni contienen información importante. Debes eliminar esos elementos.

Incubación : algo que requiere acción, pero no ahora. Por ejemplo, una excelente oferta de viaje para un destino que desea visitar, pero no está seguro de si podrá obtener días libres durante ese período. Ponga estos elementos en la lista Algún día/Quizás.

Referencia : elementos que no requieren acción, pero contienen información útil y deben conservarse como referencia.

Organizar

Después de convertir sus ideas en una serie de tareas procesables, clasifíquelas en proyectos. Haga un plan de juego: mire su volcado de cerebro y organice lo que hay allí por categorías. Ponga cada tarea en la lista apropiada.

Una lista de Proyectos , que se explica por sí misma, una lista de todos sus proyectos. Un proyecto se puede definir como cualquier resultado deseado que se pueda lograr en un año y que requiera más de un paso de acción.

Un calendario : en un calendario, debe escribir, además de fechas y horas, notas que le recuerden los detalles de una tarea. No tiene que ser más largo que una oración.

Una lista de Acciones siguientes: elementos de una sola acción que deben realizarse lo antes posible.

Una lista de espera: una lista de cosas que le importan y que alguien más hace: no es suyo, pero aún necesita saber sobre ellas. Por ejemplo, los paquetes que ordenó y las tareas que delegó.

Material de apoyo del proyecto : lo que necesitará para trabajar en un proyecto, por ejemplo, el manual que necesita para construir el estante IKEA que ordenó o sus bocetos para la pintura que desea hacer.

Material de referencia : la información que necesitará en el futuro.

Una lista Somed ay/Tal vez : cosas que quiere hacer, habilidades que quiere aprender, lugares a los que quiere viajar, libros que quiere leer, etc.

Reflejar

Revise su lista todas las semanas para mantenerla actualizada y ver si está progresando. Si sus prioridades cambiaron, cambie también la lista.

Debe revisar sus listas de vez en cuando, con mayor frecuencia su calendario. Un comportamiento que es crítico para el éxito es la Revisión Semanal . Cada lista debe ser revisada semanalmente y su propósito es:

• Reúne y procesa todo lo que está pasando.
• Revise su sistema.
• Actualiza tus listas.
• Obtenga limpio, claro, actual y completo.

Cuanto más completo y actualizado sea su sistema, más confiará en él.

Otra cosa muy importante es vaciar las herramientas de captura regularmente; si no lo hace, se sobrecargarán, se sentirá abrumado y hacer GTD ya no tendrá mucho sentido.

Procese los elementos uno por uno, en orden, y nunca vuelva a colocar nada en "dentro". Lo primero que hay que determinar es si el elemento requiere acción.

Comprometerse

Repasamos la teoría, ahora es el momento de ponerla en práctica. El último paso (pero definitivamente no menos importante, es, posiblemente, el más importante) es tomar medidas .

Hay 3 modelos para elegir acciones, dependiendo de si está eligiendo una acción para hacer en este momento, haciendo un plan diario o revisando su trabajo.

El modelo de cuatro criterios para elegir acciones en el momento

Al elegir lo que debe hacer a continuación, debe considerar estas cuatro cosas (en este orden):

Contexto : ¿Dónde estás? ¿Qué herramientas tienes disponibles?

Tiempo disponible : ¿Cuándo tienes que hacer otra cosa?

La energía disponible : ¿Cuánta energía tienes?

Prioridad : teniendo en cuenta los 3 criterios anteriores, ¿qué acción restante de sus opciones le dará la mayor recompensa?

El triple modelo para elegir el trabajo diario

Hay tres tipos de trabajo que puedes hacer en un día y que debes tener en cuenta.

Haciendo trabajo predefinido : desde la lista de Próximas Acciones y el calendario.

Hacer el trabajo a medida que se presenta : la vida sucede y pueden surgir algunas cosas no planificadas.

Definición de su trabajo : revisar listas y dividir los proyectos en pasos procesables.

El modelo de seis niveles para revisar su propio trabajo

Cuando piense en sus próximas acciones y las priorice, aquí hay seis perspectivas que debe tener en cuenta:

Acciones actuales : todas las acciones que debe realizar, desde hacer llamadas telefónicas hasta hacer mandados.

Proyectos actuales: proyectos relativamente cortos que desea lograr, como configurar una computadora nueva o encontrar un nuevo peluquero.

Áreas de enfoque y responsabilidades : áreas clave de su vida y trabajo dentro de las cuales desea lograr resultados.

Metas : lo que quiere lograr dentro de uno o dos años.

Visión : lo que quiere lograr de 3 a 5 años en el futuro. Incluye objetivos a más largo plazo.

Propósito y principios : el panorama general. ¿Por qué existes? ¿Por qué existe su empresa? ¿Qué quieres lograr en la vida? ¿Qué es lo que verdaderamente te importa?

Mi enfoque para hacer las cosas

Siempre he sido un gran fanático de escribir todo; después de todo, trabajo como escritor. Siempre me he sentido mejor después de poner todo lo que tengo en mente en una hoja de papel; Casi me siento físicamente más ligero después de soltar esa "carga".

GTD despertó mi interés porque parecía una versión avanzada y más refinada de mi constante descarga de cerebros. Así es como lo hago:

Elija la herramienta de captura adecuada

Tengo un cuaderno especial para este propósito (tengo un cuaderno especial para cada propósito porque tengo demasiados cuadernos). También tengo una nota en mi teléfono donde escribo tareas en los casos en que no tengo mi cuaderno conmigo. Me resulta más fácil capturarlos tan pronto como me llaman la atención para no olvidar nada.

Organiza tu lista

Codifico por colores los elementos para que me sea más fácil dividirlos en diferentes listas o simplemente los agrego directamente a la lista a la que pertenecen si no hay muchos de ellos. Luego agrego recordatorios a mi teléfono porque recibir una notificación me salvó de olvidarme por completo de eventos y reuniones un par de veces.

Esto puede parecer lento, pero solo me toma unos minutos como máximo.

Asigne un día para la revisión semanal

Tengo un día asignado para la revisión semanal (es el domingo, si te lo preguntabas). Me preparo un café, me siento en mi escritorio, hago la revisión y planifico la semana que viene. Como es fin de semana, normalmente tengo planeado algo divertido después de eso, así que estoy motivado para hacer la revisión lo antes posible y de la manera más eficiente posible para poder disfrutar el resto del día.

GTD parecía mucho trabajo al principio, pero en realidad, no lleva mucho tiempo y la paz mental lo vale para mí.

no te lo tomes demasiado en serio

Es importante abordarlo con la mentalidad correcta. Es una herramienta que está aquí para ayudarte, no te la tomes demasiado en serio. Como dijo Cal Newport en su artículo para el New Yorker, GTD no “ aborda directamente el problema fundamental: la manera insidiosamente desordenada en que se desarrolla el trabajo a nivel organizacional ”; sólo le ayuda a hacer frente a los efectos. Si hace lo contrario y agrega más presión y confusión, no lo use, o tal vez lo modifique para que se ajuste mejor a sus necesidades.

Consejos adicionales para aprovechar GTD al máximo

¿Cómo sobresalir en ser productivo y hacer las cosas? Aquí hay algunos consejos adicionales que pueden venir al rescate.

No te pierdas la revisión Semanal

Sé que ya he dicho esto, pero es importante, así que lo diré dos veces. Puede ser aburrido, pero si no mantienes tus listas actualizadas y analizas cómo te ha ido hasta ahora, GTD no será tan eficiente.

Incorpora algo que disfrutes

¿Cómo engañarte a ti mismo para hacer tareas aburridas? Incorpora algo que disfrutes. Por ejemplo, si no le gusta hacer mandados, llévese los auriculares, ponga buena música y haga una parada para tomar su café favorito (u otra bebida de su elección, no lo juzgo, simplemente no beba). alcohol si conduce). Encuentre una manera de hacer que una tarea típicamente aburrida sea una experiencia más placentera para usted.

Seguimiento de objetivos

Sería una buena idea tener algún tipo de aplicación de seguimiento de objetivos para mantenerte al día y, además, ayudarte a mantenerte al tanto de tu trabajo y alcanzar tus objetivos.

Tenga una herramienta de captura que siempre esté con usted

Esto no debería ser demasiado difícil ya que todos tenemos nuestros teléfonos a nuestro lado en todo momento: puede usar la aplicación de notas o la grabación de voz. De esa manera, podrá capturar un nuevo elemento de inmediato, dondequiera que esté. Entonces podrá continuar haciendo lo que esté haciendo con la mente clara, sin ninguna carga.

Tener un espacio de trabajo funcional

El lugar donde trabajas tiene un impacto significativo en tu bienestar. Asegúrese de que esté organizado, sepa dónde está todo, esté libre de distracciones y lo haga sentir bien e inspirado para trabajar.

No trabajes en demasiadas cosas a la vez

Después de capturar todo lo que tenía en mente, es fácil poner demasiadas cosas en la lista Proyectos o Próximas acciones. Sea realista: solo tiene una cantidad limitada de tiempo y energía y no puede tomar todos los proyectos a la vez. No tenga miedo de incluir tareas en la lista Algún día/Tal vez si no son una prioridad en este momento.

Enfocar

Es importante estar completamente concentrado cuando trabajas e implementas la metodología GTD. Resuelva todo antes de comenzar para evitar distraerse: haga esa llamada o verifique si apagó la plancha y luego comience.

No seas demasiado crítico contigo mismo

Puede llevar algún tiempo entrar en GTD y acostumbrarse a todo.
También existe la posibilidad de que este método no funcione para usted y está bien: no todo se adapta a todos. Es por eso que hay tantos métodos de productividad: todos pueden encontrar algo por sí mismos.

Conclusión

Aunque el método Getting Things Done puede parecer complicado cuando lo encuentra por primera vez, se reduce a solo dos cosas:

1. Almacenar cosas fuera de tu mente para que tu mente pueda estar clara y, en consecuencia, trabajar más rápido.
2. Decidir (y por lo tanto, saber siempre) cuál es tu próximo paso, en lugar de tener un enfoque reactivo a todo lo que te está sucediendo.

Cuando determina cuáles son exactamente sus objetivos y qué pasos debe seguir para llegar allí, se siente en control, lo que lo lleva a sentirse menos estresado. Eso marca ambas casillas: productividad y salud mental, que es, en mi opinión, la mayor ventaja de la metodología GTD.