10 лучших программ для учета времени и выставления счетов для бизнеса и фриланса

Выставление счетов и выставление счетов могут быть особенно напряженным этапом в завершении проектов, особенно если речь идет об отношениях между бизнесом и клиентом. Мы все хотим предоставить справедливую оценку и простой сервис, который вызывает доверие.

К счастью для нас, именно здесь в игру вступает время и программное обеспечение для выставления счетов. Мы можем отслеживать наши оплачиваемые часы и предоставлять клиентам четкие отчеты.

В этой статье кратко объясняется, как работает выставление счетов, и представлены основные функции, на которые следует обратить внимание, а также перечислены 10 лучших программ для учета рабочего времени и выставления счетов для фрилансеров и других видов бизнеса.

Что такое время и оплата?

Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером, владельцем малого бизнеса или генеральным директором растущего стартапа, мы все хотим иметь представление о своем рабочем времени. Чтобы наш бизнес выжил и процветал, мы всегда должны знать количество времени, проведенного на работе, сколько из этого времени может быть выставлено в счет и, в конечном счете, должно быть представлено нашим клиентам.

Существует два типа биллинга:

1. Фиксированная ставка — используется компаниями/предприятиями, которые взимают фиксированную ставку за проект, независимо от того, сколько времени было потрачено на его выполнение;
2. Почасовая ставка – используется компаниями и частными лицами, которые взимают плату за время, затраченное на каждый новый проект.

Те, кто склонен выставлять счета за час, обычно дизайнеры, внештатные писатели, программисты, бухгалтеры, юристы и т. д.

И если вы, как и они, пользуетесь почасовой оплатой, то вам понадобится программное обеспечение для учета рабочего времени и выставления счетов. Но как узнать, что выбрать?

Следующий раздел должен помочь вам определить, какое приложение для отслеживания времени и выставления счетов лучше всего подходит для ваших конкретных потребностей.

Обязательные функции для каждого времени и программного обеспечения для выставления счетов

Как только вы начнете искать приложение или программу для оплаты времени и счетов, вы обязательно столкнетесь со стеной: какое из них подойдет вам лучше всего?

Хотя отслеживание времени будет различаться в разных отраслях, есть некоторые ключевые поля, которые необходимо проверить, чтобы получить наилучшее соотношение цены и качества. В следующем разделе мы хотели бы предоставить вам дополнительную информацию. Если бы мы просто перечислили дюжину приложений и позволили бы вам принять решение на основе проб и ошибок, вы бы потратили впустую много времени, и мы бы не выполняли свою работу. Поэтому мы решили разбить каждое приложение на то, что оно должно иметь, чтобы помочь вам понять, какое решение лучше для вас.

Хорошее время и программное обеспечение для выставления счетов должно иметь следующие ключевые функции:

1. Назначение задачи (также назначение проекта/клиента)
2. Учет рабочего времени – оплачиваемые и неоплачиваемые часы
3. Отчеты о выставлении счетов
4. Создание счета
5. Мобильная версия
6. Доступные цены

Теперь давайте посмотрим, что делает каждую из этих функций такой важной.

1. Постановка задачи

Выбранное вами программное обеспечение должно позволять вам делить проект на задачи, планировать их и отслеживать время для каждой из них.

Поскольку не все, что вы делаете, будет оплачиваемым временем, вы хотите иметь возможность различать работу, за которую вы можете взимать плату, и ту, которую вы не можете (не связанную с проектом или клиентом — ответы на электронные письма, создание счетов и т. д.).

Во-вторых, если вы управляете командой, вам понадобится возможность устанавливать разные ставки для каждого члена команды, назначать им задачи и проекты.

2. Отслеживание времени

После того, как вы назначили задачи, программное обеспечение должно позволить вам отслеживать часы, потраченные на проект. Если у него есть возможность пометить задачу как оплачиваемую или неоплачиваемую, тем лучше. Это поможет только в создании окончательных отчетов.

Более того, вам понадобится возможность отслеживать эти часы для нескольких проектов или клиентов. В конце концов, очень немногие из нас работают по одному проекту, и отслеживать их все одновременно непросто. Сейчас, как никогда, отслеживание времени имеет решающее значение. Подсчитано, что только в США компании потеряли 37 миллиардов долларов на непродуктивных совещаниях.

3. Платежные отчеты

Единственная цель отслеживания времени и выставления счетов — иметь возможность справедливо взимать плату за ваше время. Отчеты о выставлении счетов помогают вам создавать точные счета и быть полностью прозрачными для ваших клиентов.

В любом удобном программном обеспечении для выставления счетов будет возможность создания отчета о выставлении счетов в конце проекта. Благодаря тому, что оплачиваемое и неоплачиваемое время отображается на графике или в электронной таблице, будет намного проще создать счет и получить дополнительную информацию о вашем рабочем процессе.

Если клиент пытается уклониться от оплаты или у него возникли проблемы со списанием средств, вы можете использовать отчеты, чтобы оспорить его аргументы. Думайте об отчетах о выставлении счетов как о подстраховке в крайних случаях.

4. Создание счета

После создания отчета о выставлении счетов вам будет намного проще выставить счет.

Не каждый онлайн-инструмент будет включать в себя выставление счетов, и многие из этих компаний-разработчиков программного обеспечения решают сотрудничать с такими сервисами, как PayPal, Payoneer или Venmo.

5. Стабильная мобильная версия

Вы и ваша команда (если вы работаете с одним из них) получите максимальную отдачу от программного обеспечения, если оно также предлагает мобильную версию. Мобильные приложения обычно имеют гораздо более простой интерфейс и более доступны из-за ограничений смартфонов.

Например, в мобильном приложении Clockify человек может выбрать задачу и запустить счетчик времени, нажав кнопку на экране. Как только они закончат, они просто снова коснутся его, чтобы остановить отслеживание. Легко, верно? И именно поэтому так много владельцев бизнеса, а также фрилансеров предпочитают иметь мобильное приложение в дополнение к настольному программному обеспечению.

Учитывая, что мы тратим около 88% нашего времени на телефоне в приложениях (остальные 12% — на просмотр Интернета), неудивительно, что нам удобнее держать большую часть наших рабочих процессов под контролем.

6. Цена должна быть адекватной

Вполне естественно, что вы хотите получить максимальную отдачу от затраченных средств.

Когда дело доходит до выбора лучшего программного обеспечения для вашего бизнеса, вам нужно найти те, которые предлагают хотя бы бесплатные пробные версии.

Эти шесть функций могут создать или сломать программное обеспечение для учета рабочего времени и счетов. Теперь, когда вы знаете немного больше, давайте посмотрим на программное обеспечение 10 time and billing и посмотрим, как они работают с перечисленными выше функциями.

Лучшее время и программное обеспечение для выставления счетов

Принимая во внимание все ключевые функции, вот наш лучший выбор лучшего программного обеспечения, охватывающего как время, так и выставление счетов. Включенное программное обеспечение для отслеживания времени и выставления счетов:

• Часы
• Переключить трек
• Пеймо
• Билл4Тайм
• Наткеш
• Медовая книга
• Вызов на дом Про
• Таймлинкс
• Зохо счет
• Фрешбукс

1. Часы

Clockify — это программное обеспечение для учета времени и выставления счетов, обладающее мощными возможностями. Он позволяет отслеживать ход выполнения проекта и оплачиваемость задач от начала до конца. Являетесь ли вы фрилансером, малым бизнесом или крупным предприятием, Clockify думает о ваших потребностях на всех фронтах.

2. Переключить дорожку

TogglTrack — это известное программное обеспечение для отслеживания времени, которое также предлагает управление заработной платой и мониторинг активности сотрудников. Он больше ориентирован на продуктивную сторону вещей, помогая определить потерянное время, а также любой потенциал для улучшения.

3. Пеймо

В первую очередь инструмент управления проектами, Paymo — это решение многих проблем малого и среднего бизнеса с хранением отслеживания проектов и выставления счетов в одном месте. Это хорошее время и программное обеспечение для выставления счетов для фрилансеров из-за бесплатной версии, в то время как командам придется перейти на один из платных планов.

4. Билл4Тайм

Bill4Time — это программное обеспечение, идеально подходящее для адвокатов и любых специалистов, которым нужны более подробные счета и расходы. Помимо наличия всех функций обычных инструментов отслеживания времени, Bill4Time предлагает доверительный учет, клиентский портал, управление делами, подробные отчеты и многое другое.

5. Орешки

Еще один инструмент управления проектами в списке, Nutcache , был создан для фрилансеров и небольших команд. Он имеет очень интуитивно понятный интерфейс и предлагает встроенную функцию выставления счетов, предназначенную для взимания платы за каждый проект. Вы также можете заранее создавать прогнозы бюджета проекта.

6. Медовая книга

HoneyBook — отличное программное обеспечение для выставления счетов за проекты в сфере услуг.

Чаще всего вы найдете фрилансеров и предпринимателей в творческой индустрии (фотографов, музыкантов, стилистов, визажистов и т. д.), которые ручаются за это приложение, так как оно быстрое, простое и точное. HoneyBook предназначен для частных лиц и владельцев малого бизнеса, которые не хотят слишком много думать о бюрократии, поскольку в нем есть множество необходимых готовых ресурсов.

Приложение предлагает шаблоны счетов, отслеживание времени, шаблоны контрактов и некоторые функции управления командой — если вы хотите еще больше оптимизировать свой рабочий процесс.

7. Вызов на дом Про

Housecall Pro — новый фаворит среди программного обеспечения для оплачиваемых часов.

Он популярен в качестве программного обеспечения для диспетчеризации услуг в строительстве и других сферах услуг, поскольку предлагает такие функции, как заказы на работу, периодическое выставление счетов, планирование и управление выездным обслуживанием. Housecall Pro — это многогранный инструмент, предназначенный для среднего и крупного бизнеса.

8. ТаймЛинкс

Timelinx — это инструмент, разработанный для помощи в управлении проектами и услугами. Помимо отслеживания времени и выставления счетов, он также предлагает управление командой, CRM, управление проектами, интеграцию бухгалтерского учета, бизнес-аналитику и многое другое. Благодаря такому обширному списку функций это идеальное программное обеспечение для отслеживания времени и выставления счетов для крупных предприятий и предприятий.

9. Зохо Инвойс

В рамках своего облачного программного обеспечения Zoho предлагает еще один инструмент под названием Zoho Invoice. Это онлайн-решение для отслеживания времени и выставления счетов. Его интуитивно понятный набор инструментов подчеркивает необходимость упростить процесс выставления счетов. Он может похвастаться настраиваемыми шаблонами, оценками и отслеживанием расходов, которые лучше подходят для фрилансеров и малого бизнеса, чем для крупных компаний.

10. Фрешбукс

Freshbooks — это программное обеспечение, разработанное специально для самозанятых. Он предлагает широкий спектр возможностей для клиентских платежей, управления проектами и совместной работы. Это универсальный инструмент для малых предприятий, которым требуется немного больше деталей для своих счетов-фактур (напоминания об оплате, налоговые сводки, отчеты о расходах и т. д.).

Это всего лишь десять лучших программ для отслеживания времени и выставления счетов, доступных в настоящее время. И, несмотря на то, что они делают ту же работу, они предлагают совсем другой опыт.

В заключение

Выбор лучшего времени и программного обеспечения для выставления счетов будет зависеть в основном от потребностей вашего бизнеса. Это будет зависеть от размера вашей компании, количества клиентов и приоритета при выставлении счетов и выставлении счетов. Тем не менее, для тех, кто все еще не уверен в программном обеспечении, которое подойдет им лучше всего, хорошим эмпирическим правилом является получение того, что доступно по цене, с наибольшим количеством функций. И через некоторое время вы узнаете, есть ли что-то еще, что вы хотите от программного обеспечения оплачиваемых часов.