Bagaimana saya belajar menyelesaikan sesuatu

Apakah Anda merasa kewalahan dengan semua pekerjaan yang harus Anda selesaikan?

Pertama-tama, berhenti dan ambil napas. Seperti yang dikatakan Will Rogers, “ Ketika Anda menemukan diri Anda dalam lubang, berhentilah menggali. ”

Jika Anda ingin mulai menyelesaikan sesuatu (dan terutama jika Anda ingin mulai menyelesaikan sesuatu dengan lebih sedikit stres), Anda harus bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras. Anda harus mengambil kendali dan proaktif.

Salah satu caranya adalah dengan menggunakan sistem GTD.

Dalam artikel ini, kita akan belajar bagaimana menyelesaikan sesuatu sesuai dengan metodologi GTD: efisien, bebas stres, dan dengan cara yang terorganisir.

Apa itu metodologi Getting Things Done (GTD)?

Mendapatkan Hal Selesai (GTD) adalah metodologi produktivitas dari buku oleh David Allen. Premis utamanya adalah, seperti yang dia katakan, “ kepala Anda adalah kantor yang buruk. ”Otak kita dibuat untuk menciptakan ide, bukan untuk menyimpannya.

Menyelesaikan sesuatu berarti mendefinisikan 1) apa yang "selesai" itu (hasilnya) dan 2) seperti apa pekerjaan itu (tindakan). Seperti yang dinyatakan dalam buku itu, “ Anda harus menggunakan pikiran Anda untuk menghilangkan hal-hal dari pikiran Anda. ”

Metodologi itu sendiri mungkin tampak rumit pada pandangan pertama, tetapi cukup mudah setelah Anda memahami intinya. Satu artikel tidak cukup untuk membahas semuanya, jadi saya sarankan membaca buku ini jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut dan lebih detail. Ada juga saluran Youtube GTD di mana Anda dapat menonton video Allen sendiri yang berbicara tentang metodologinya.

Bagaimana memulai dengan metode Getting Things Done

Baik di podcast dan blognya, David Allen menyatakan bahwa tempat terbaik untuk memulai adalah — di mana saja. Komponen apa pun dari metode ini akan memberi Anda setidaknya sedikit lebih banyak kejelasan dan fokus.

Seperti yang dia katakan dalam bukunya, " Anda harus memikirkan barang-barang Anda lebih dari yang Anda sadari, tetapi tidak sebanyak yang Anda takutkan ." Inilah cara memikirkan tugas Anda.

1. Setelah Anda menuliskan semua yang ada di pikiran Anda, tulislah dengan tepat apa komitmen itu dan langkah apa yang perlu Anda ambil untuk menyelesaikannya. Juga, tulis hasil sukses yang diinginkan, dalam satu kalimat.
2. Hal-hal pertama yang harus Anda tulis adalah hal-hal yang paling menyita pikiran Anda, apakah itu sangat mengkhawatirkan atau menarik bagi Anda.

Atur pengingat yang diatur dalam sistem yang Anda tinjau secara teratur.

Lima langkah untuk menyelesaikan sesuatu

Menguasai alur kerja Anda dan menyelesaikan sesuatu memiliki lima langkah: tangkap, klarifikasi, atur, renungkan, dan libatkan.

Menangkap

Tangkap semua yang membutuhkan perhatian Anda. Buang semua yang Anda anggap tidak lengkap di selembar kertas. Ketika saya mengatakan semuanya, saya benar-benar berarti segalanya: dari tugas-tugas kecil seperti merapikan meja Anda hingga proyek-proyek besar seperti menegosiasikan kesepakatan bisnis baru. Tidak apa-apa jika kacau: belum waktunya untuk rapi dan teratur dulu. Dalam fase ini, penting untuk meletakkan segala sesuatu di tempat yang bukan pikiran Anda.

Anda dapat menggunakan Daftar Pemicu Ketidaklengkapan GTD untuk memastikan Anda memeriksa semua tugas dan proyek yang belum selesai.

Di mana menyimpan hal-hal yang Anda tangkap?

Ada banyak cara berbeda untuk melakukannya. Misalnya, Anda dapat:

• Buat daftar tugas di selembar kertas
• Unduh aplikasi yang harus dilakukan
• Letakkan semuanya di buku catatan khusus atau perencana
• Tuliskan di aplikasi Catatan
• Rekam memo suara
• Kirim ke diri Anda sendiri sebagai email
• Buat album foto dengan foto dan tangkapan layar
• Ada lagi yang paling mudah bagi Anda

Anda juga dapat memiliki baki fisik, seperti tempat sampah atau kotak, untuk hal-hal fisik yang perlu Anda perhatikan: keran baru yang perlu Anda pasang, dokumen yang perlu Anda tanda tangani, atau kemeja yang perlu disetrika.

Menjelaskan

Dengan asumsi Anda memiliki semuanya ditangkap di satu tempat, sekarang saatnya untuk memprosesnya. Perjelas apa arti setiap item dan apa yang harus dilakukan. Apakah mereka memerlukan tindakan? Berapa banyak waktu yang akan mereka ambil?

Ini adalah langkah di mana Anda mengubah ide-ide Anda yang tidak jelas menjadi langkah-langkah nyata yang dapat ditindaklanjuti. Saat mengklarifikasi, Anda dapat menyertakan:

• Catatan
• Konteks
• Detil tambahan
• Tingkat prioritas
• Siapa lagi yang perlu terlibat dalam tugas (jika ada)
• Jika item memerlukan tindakan atau tidak

Jika item membutuhkan tindakan

Jika dibutuhkan lebih banyak, tanyakan pada diri Anda apakah Anda dapat mendelegasikannya atau Anda yang harus melakukannya. Jika Anda bisa, delegasikan. Item ini masuk ke daftar Menunggu .
Jika Anda tidak dapat mendelegasikannya, tunda/jadwalkan. Masukkan ke dalam daftar Tindakan Berikutnya Anda.

? Jika item tidak memerlukan tindakan

Item yang tidak dapat ditindaklanjuti dapat masuk ke dalam 3 kategori:

Sampah : hal-hal yang tidak berguna dan tidak perlu disimpan. Misalnya, email yang tidak memerlukan tanggapan atau berisi informasi penting. Anda harus menghilangkan barang-barang itu.

Inkubasi : sesuatu yang membutuhkan tindakan, tetapi tidak sekarang. Misalnya, tawaran perjalanan yang bagus untuk tujuan yang ingin Anda kunjungi, tetapi Anda tidak yakin apakah Anda bisa mendapatkan hari libur untuk periode tersebut. Letakkan barang-barang ini dalam daftar Suatu Hari Nanti/Mungkin.

Referensi : item yang tidak memerlukan tindakan, tetapi mengandung informasi yang berguna dan harus disimpan untuk referensi.

Mengatur

Setelah Anda mengubah ide Anda menjadi serangkaian tugas yang dapat ditindaklanjuti, kategorikan mereka ke dalam proyek. Buat rencana permainan — lihat tumpukan otak Anda dan atur apa yang ada di sana berdasarkan kategori. Letakkan setiap tugas pada daftar yang sesuai.

Daftar Proyek — cukup jelas, daftar semua proyek Anda. Sebuah proyek dapat didefinisikan sebagai hasil yang diinginkan yang dapat dicapai dalam waktu satu tahun yang membutuhkan lebih dari satu langkah tindakan.

Cal endar — dalam kalender, Anda harus menulis, selain tanggal dan waktu, catatan yang akan mengingatkan Anda tentang tugas spesifik. Tidak harus lebih dari satu kalimat.

Daftar Tindakan Selanjutnya — item tindakan tunggal yang harus dilakukan sesegera mungkin.

A Waiti ng for list — daftar untuk hal-hal yang Anda pedulikan yang dilakukan oleh orang lain: bukan milik Anda untuk dilakukan, tetapi Anda masih perlu mengetahuinya. Misalnya, paket yang Anda pesan dan tugas yang Anda delegasikan.

Bahan pendukung proyek — apa yang Anda perlukan untuk mengerjakan sebuah proyek, misalnya manual yang Anda perlukan untuk membuat rak IKEA yang Anda pesan atau sketsa untuk lukisan yang ingin Anda buat.

Bahan referensi — informasi yang Anda perlukan di masa mendatang.

Daftar Somed ay/Mungkin — hal-hal yang ingin Anda lakukan, keterampilan yang ingin Anda pelajari, tempat yang ingin Anda kunjungi, buku yang ingin Anda baca, dll.

Mencerminkan

Tinjau daftar Anda setiap minggu untuk tetap up to date dan untuk melihat apakah Anda membuat kemajuan. Jika prioritas Anda berubah, ubah juga daftarnya.

Anda harus meninjau daftar Anda sesekali, paling sering kalender Anda. Perilaku yang sangat penting untuk kesuksesan adalah Tinjauan Mingguan . Setiap daftar harus ditinjau setiap minggu, dan tujuannya adalah untuk:

• Kumpulkan dan proses semua yang terjadi.
• Tinjau sistem Anda.
• Perbarui daftar Anda.
• Dapatkan bersih, jelas, terkini, dan lengkap.

Semakin lengkap dan mutakhir sistem Anda, semakin Anda akan mempercayainya.

Hal lain yang sangat penting adalah mengosongkan alat tangkap secara teratur; jika tidak, mereka akan kelebihan beban, Anda akan kewalahan, dan melakukan GTD tidak masuk akal lagi.

Proses item satu per satu, secara berurutan, dan jangan pernah memasukkan apa pun kembali ke "dalam". Hal pertama yang harus ditentukan adalah apakah item tersebut memerlukan tindakan.

Mengikutsertakan

Kami membahas teorinya, sekarang saatnya untuk mempraktikkannya. Langkah terakhir (tapi pasti tidak kalah pentingnya — bisa dibilang, yang paling penting) adalah mengambil tindakan .

Ada 3 model untuk membuat pilihan tindakan, tergantung pada apakah Anda memilih tindakan untuk dilakukan saat ini, membuat rencana harian, atau meninjau pekerjaan Anda.

Model empat kriteria untuk memilih tindakan pada saat ini

Ketika memilih apa yang harus Anda lakukan selanjutnya, Anda harus mempertimbangkan empat hal ini (dalam urutan ini):

Konteks : Di mana Anda? Alat apa yang Anda miliki?

Waktu yang tersedia : Kapan Anda harus melakukan hal lain?

Energi yang tersedia : Berapa banyak energi yang Anda miliki?

Prioritas : Mengingat 3 kriteria di atas, tindakan apa yang tersisa dari opsi Anda yang akan memberi Anda hasil tertinggi?

Model tiga kali lipat untuk memilih pekerjaan sehari-hari

Ada tiga jenis pekerjaan yang dapat Anda lakukan dalam sehari dan harus Anda perhitungkan.

Melakukan pekerjaan yang telah ditentukan sebelumnya : dari daftar dan kalender Tindakan Berikutnya.

Melakukan pekerjaan seperti yang terlihat : hidup terjadi dan beberapa hal yang tidak direncanakan dapat muncul.

Mendefinisikan pekerjaan Anda : menelusuri daftar dan memecah proyek menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti.

Model enam tingkat untuk meninjau pekerjaan Anda sendiri

Ketika Anda memikirkan tindakan Anda selanjutnya dan memprioritaskannya, berikut adalah enam perspektif yang harus Anda pikirkan:

Tindakan saat ini : semua tindakan yang perlu Anda lakukan, mulai dari melakukan panggilan telepon hingga menjalankan tugas.

Proyek saat ini : proyek yang relatif singkat yang ingin Anda capai, seperti menyiapkan komputer baru atau menemukan penata rambut baru.

Area fokus dan akuntabilitas : area utama kehidupan dan pekerjaan Anda di mana Anda ingin mencapai hasil.

Goals : apa yang ingin Anda capai satu sampai dua tahun dari sekarang.

Visi : apa yang ingin dicapai 3-5 tahun ke depan. Termasuk lebih banyak tujuan jangka panjang.

Tujuan dan prinsip : pandangan gambaran besar. Mengapa kamu ada? Mengapa perusahaan Anda ada? Apa yang ingin Anda capai dalam hidup? Apa yang benar-benar penting bagi Anda?

Pendekatan saya untuk menyelesaikan sesuatu

Saya selalu menjadi penggemar berat menulis semuanya – saya bekerja sebagai penulis, setelah semua. Saya selalu merasa lebih baik setelah meletakkan semua yang ada di pikiran saya di selembar kertas; Saya hampir merasa lebih ringan secara fisik setelah melepaskan "beban" itu.

GTD memicu minat saya karena itu tampak seperti versi lanjutan dan lebih halus dari pembuangan otak saya yang terus-menerus. Inilah cara saya melakukannya:

Pilih alat pengambilan yang tepat

Saya memiliki buku catatan khusus untuk tujuan ini (saya memiliki buku catatan khusus untuk semua tujuan karena saya memiliki terlalu banyak buku catatan). Saya juga memiliki catatan di ponsel saya tempat saya menuliskan tugas jika saya tidak membawa buku catatan. Saya merasa paling mudah untuk menangkap mereka segera setelah mereka menarik perhatian saya sehingga saya tidak melupakan apa pun.

Atur daftar Anda

Saya memberi kode warna pada item untuk memudahkan saya membaginya ke dalam daftar yang berbeda atau menambahkannya langsung ke daftar miliknya jika jumlahnya tidak banyak. Kemudian saya menambahkan pengingat ke telepon saya karena mendapatkan pemberitahuan menyelamatkan saya dari benar-benar melupakan acara dan rapat beberapa kali.

Ini mungkin tampak memakan waktu, tetapi saya hanya membutuhkan waktu beberapa menit.

Tetapkan hari untuk ulasan Mingguan

Saya memiliki hari yang ditetapkan untuk tinjauan Mingguan (ini hari Minggu, jika Anda bertanya-tanya). Saya membuat kopi sendiri, duduk di meja saya, melakukan review, dan merencanakan minggu depan. Karena ini akhir pekan, saya biasanya memiliki sesuatu yang menyenangkan yang direncanakan setelah itu, jadi saya termotivasi untuk menyelesaikan peninjauan secepat dan seefisien mungkin sehingga saya dapat menikmati sisa hari itu.

GTD tampak seperti banyak pekerjaan pada awalnya, tetapi pada kenyataannya, itu tidak memakan banyak waktu dan ketenangan pikiran sangat berharga bagi saya.

Jangan terlalu serius

Sangat penting untuk mendekatinya dengan pola pikir yang benar. Ini adalah alat yang ada di sini untuk membantu Anda, jangan menganggapnya terlalu serius. Seperti yang dikatakan Cal Newport dalam artikelnya untuk New Yorker, GTD tidak “ secara langsung menangani masalah mendasar: cara kerja yang dilakukan secara serampangan dan tersembunyi di tingkat organisasi ”; itu hanya membantu Anda untuk mengatasi efeknya. Jika melakukan sebaliknya dan menambah tekanan ekstra dan kebingungan, jangan menggunakannya, atau mungkin memodifikasinya agar lebih sesuai dengan kebutuhan Anda.

Kiat tambahan untuk memaksimalkan GTD

Bagaimana cara unggul dalam menjadi produktif dan menyelesaikan sesuatu? Berikut adalah beberapa tips tambahan yang bisa membantu.

Jangan lewatkan ulasan Mingguan

Saya tahu saya sudah mengatakan ini, tetapi ini penting, jadi saya akan mengatakannya dua kali. Ini mungkin membosankan, tetapi jika Anda tidak memperbarui daftar Anda dan menganalisis apa yang telah Anda lakukan sejauh ini, GTD tidak akan seefisien itu.

Gabungkan sesuatu yang Anda nikmati

Bagaimana cara menipu diri sendiri untuk melakukan tugas yang membosankan? Masukkan sesuatu yang Anda nikmati. Misalnya, jika Anda tidak suka menjalankan tugas, bawa headphone Anda, mainkan musik yang bagus, dan berhentilah untuk mengambil kopi favorit Anda (atau minuman pilihan lainnya, saya tidak menilai – jangan minum alkohol jika Anda mengemudi). Temukan cara untuk membuat tugas yang biasanya membosankan menjadi pengalaman yang lebih menyenangkan bagi Anda sendiri.

Lacak tujuan

Sebaiknya Anda memiliki semacam aplikasi pelacak sasaran untuk membuat Anda tetap di jalur dan juga membantu Anda tetap di atas pekerjaan Anda dan mencapai tujuan Anda.

Miliki satu alat tangkap yang selalu bersama Anda

Ini seharusnya tidak terlalu sulit karena kita semua memiliki ponsel di sisi kita setiap saat – Anda dapat menggunakan aplikasi catatan atau rekaman suara. Dengan cara itu, Anda dapat langsung menangkap item baru, di mana pun Anda berada. Kemudian Anda akan dapat terus melakukan apa pun yang Anda lakukan dengan pikiran jernih, tanpa beban apa pun.

Memiliki ruang kerja yang fungsional

Tempat Anda bekerja memiliki pengaruh yang signifikan terhadap kesejahteraan Anda. Pastikan itu teratur, Anda tahu di mana semuanya berada, bebas dari gangguan, dan itu membuat Anda merasa nyaman dan terinspirasi untuk bekerja.

Jangan mengerjakan terlalu banyak hal sekaligus

Setelah Anda menangkap semua yang ada di pikiran Anda, mudah untuk memasukkan terlalu banyak hal ke dalam Daftar Proyek atau Tindakan Berikutnya. Bersikaplah realistis: Anda hanya memiliki waktu dan energi yang terbatas dan Anda tidak dapat mengambil setiap proyek sekaligus. Jangan takut untuk memasukkan tugas ke dalam daftar Suatu Hari Nanti/Mungkin jika itu bukan prioritas saat ini.

Fokus

Sangat penting untuk berkonsentrasi penuh saat Anda bekerja dan menerapkan metodologi GTD. Selesaikan semuanya sebelum Anda mulai untuk menghindari gangguan – lakukan panggilan itu atau periksa apakah Anda mematikan setrika, lalu mulai.

Jangan terlalu kritis terhadap diri sendiri

Mungkin perlu beberapa waktu untuk masuk ke GTD dan membiasakan diri dengan semuanya.
Ada juga kemungkinan bahwa metode ini tidak akan berhasil untuk Anda dan tidak apa-apa: tidak semuanya cocok untuk semua orang. Itulah mengapa ada begitu banyak metode produktivitas – setiap orang dapat menemukan sesuatu untuk diri mereka sendiri.

Kesimpulan

Meskipun metode Getting Things Done mungkin tampak rumit ketika Anda pertama kali menemukannya, itu hanya bermuara pada dua hal:

1. Menyimpan hal-hal di luar pikiran Anda sehingga pikiran Anda bisa jernih dan, akibatnya, bekerja lebih cepat.
2. Memutuskan (dan karenanya, selalu mengetahui) apa langkah Anda selanjutnya, alih-alih memiliki pendekatan reaktif terhadap semua yang terjadi pada Anda.

Ketika Anda menentukan apa sebenarnya tujuan Anda dan langkah-langkah apa yang perlu Anda ambil untuk mencapainya, Anda merasa memegang kendali, yang menyebabkan perasaan stres berkurang. Itu memeriksa kedua kotak – produktivitas dan kesehatan mental – yang menurut saya merupakan keuntungan terbesar dari metodologi GTD.