Wie ich gelernt habe, Dinge zu erledigen

Fühlen Sie sich überfordert von all der Arbeit, die Sie erledigen müssen?

Halten Sie zunächst inne und atmen Sie durch. Wie Will Rogers sagte: „ Wenn Sie sich in einem Loch wiederfinden, hören Sie auf zu graben. ”

Wenn Sie anfangen wollen, Dinge zu erledigen (und vor allem, wenn Sie Dinge mit weniger Stress erledigen wollen), müssen Sie klüger arbeiten, nicht härter. Sie müssen die Kontrolle übernehmen und proaktiv sein.

Eine der Möglichkeiten, dies zu tun, ist die Verwendung des GTD-Systems.

In diesem Artikel lernen wir, wie man Dinge nach der GTD-Methodik erledigt: effizient, stressfrei und auf organisierte Weise.

Was ist die Getting-Things-Done-Methodik (GTD)?

Getting Things Done (GTD) ist eine Produktivitätsmethodik aus dem Buch von David Allen. Die Hauptprämisse ist, wie er sagte, „ Ihr Kopf ist ein schreckliches Büro. „Unser Gehirn ist dafür gemacht, Ideen zu erschaffen, nicht dafür, sie festzuhalten.

Dinge erledigen bedeutet zu definieren, 1) was „erledigt“ ist (das Ergebnis) und 2) wie das Tun aussieht (Handlung). Wie das Buch sagt: „ Du musst deinen Verstand benutzen, um Dinge aus deinem Kopf zu bekommen. ”

Die Methodik selbst mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, aber es ist ziemlich einfach, wenn Sie das Wesentliche verstanden haben. Ein Artikel reicht nicht aus, um alles abzudecken, daher empfehle ich, das Buch zu lesen, wenn Sie mehr erfahren und ins Detail gehen möchten. Es gibt auch einen GTD-YouTube-Kanal, auf dem Sie sich die Videos von Allen selbst ansehen können, der über die Methodik spricht.

Erste Schritte mit der Getting-Things-Done-Methode

Sowohl in seinem Podcast als auch in seinem Blog erklärte David Allen, dass der beste Ausgangspunkt überall sei. Jede Komponente der Methode bringt Ihnen zumindest ein bisschen mehr Klarheit und Fokus.

Wie er in seinem Buch sagte: „ Du musst mehr über deine Sachen nachdenken, als dir bewusst ist, aber nicht so viel, wie du befürchtest .“ So denken Sie über Ihre Aufgaben nach.

1. Nachdem Sie alles aufgeschrieben haben, was Ihnen in den Sinn kommt, schreiben Sie genau auf, was die Verpflichtung ist und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um sie zu erfüllen. Schreiben Sie auch ein beabsichtigtes erfolgreiches Ergebnis in einem einzigen Satz auf.
2. Die ersten Punkte, die Sie aufschreiben sollten, sind diejenigen, die Sie am meisten beschäftigen, egal ob sie Sie beunruhigen oder sehr interessieren.

Legen Sie Erinnerungen fest, die in einem System organisiert sind, das Sie regelmäßig überprüfen.

Fünf Schritte, um Dinge zu erledigen

Die Beherrschung Ihres Arbeitsablaufs und die Erledigung von Aufgaben umfasst fünf Schritte: Erfassen, Klären, Organisieren, Reflektieren und Einbeziehen.

Erfassung

Erfassen Sie alles, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Bringen Sie alles, was Sie für unvollständig halten, auf ein Blatt Papier. Wenn ich alles sage, meine ich wirklich alles: von kleinen Aufgaben wie dem Aufräumen des Schreibtisches bis hin zu großen Projekten wie dem Aushandeln eines neuen Geschäftsabschlusses. Es ist in Ordnung, wenn es chaotisch ist: Es ist noch nicht an der Zeit, ordentlich und organisiert zu sein. In dieser Phase ist es nur wichtig, alles an einen Ort zu legen, der nicht in Ihrem Kopf ist.

Sie können die GTD Unvollständigkeitsauslöserliste verwenden, um sicherzustellen, dass Sie alle unvollständigen Aufgaben und Projekte durchgegangen sind.

Wo sollen die erbeuteten Dinge aufbewahrt werden?

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun. Sie können beispielsweise:

• Erstellen Sie eine To-Do-Liste auf einem Blatt Papier
• Laden Sie eine Aufgaben-App herunter
• Legen Sie alles in ein spezielles Notizbuch oder einen Planer
• Notieren Sie es in der Notizen-App
• Nehmen Sie eine Sprachnotiz auf
• Senden Sie es als E-Mail an sich selbst
• Erstellen Sie ein Fotoalbum mit Fotos und Screenshots
• Alles andere, was für Sie am einfachsten ist

Sie können auch ein physisches Eingangsfach wie einen Mülleimer oder eine Kiste für physische Dinge haben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern: einen neuen Wasserhahn, den Sie installieren müssen, Dokumente, die Sie unterschreiben müssen, oder ein Hemd, das gebügelt werden muss.

Klären

Angenommen, Sie haben alles an einem Ort erfasst, jetzt ist es an der Zeit, es zu verarbeiten. Klären Sie, was jeder Punkt bedeutet und was dagegen zu tun ist. Benötigen sie Maßnahmen? Wie viel Zeit werden sie in Anspruch nehmen?

Dies ist der Schritt, in dem Sie Ihre vagen Ideen in konkrete umsetzbare Schritte umwandeln. Bei der Klärung können Sie Folgendes einbeziehen:

• Anmerkungen
• Kontext
• Zusätzliche Details
• Prioritätsstufe
• Wer muss noch an der Aufgabe beteiligt sein (falls es jemanden gibt)
• Ob der Artikel eine Aktion erfordert oder nicht

Wenn das Element eine Aktion erfordert

Wenn es mehr braucht, fragen Sie sich, ob Sie es delegieren können oder ob Sie es tun müssen. Wenn Sie können, delegieren Sie es. Diese Artikel gehen auf die Warteliste .
Wenn Sie es nicht delegieren können, verschieben/planen Sie es. Setzen Sie es in Ihre nächste Aktionsliste.

? Wenn das Element keine Aktion erfordert

Nicht umsetzbare Elemente können in 3 Kategorien eingeteilt werden:

Müll : Dinge, die weder nützlich sind noch aufbewahrt werden müssen. Zum Beispiel E-Mails, die weder eine Antwort erfordern noch wichtige Informationen enthalten. Sie sollten diese Elemente beseitigen.

Inkubation : etwas, das Maßnahmen erfordert, aber nicht jetzt. Zum Beispiel ein großartiges Reiseangebot für ein Ziel, das Sie besuchen möchten, aber Sie sind sich nicht sicher, ob Sie für diesen Zeitraum freie Tage bekommen werden. Setzen Sie diese Elemente in die Liste „Irgendwann/Vielleicht“.

Referenz : Elemente, die keine Aktion erfordern, aber nützliche Informationen enthalten und zu Referenzzwecken aufbewahrt werden sollten.

Organisieren

Nachdem Sie Ihre Ideen in eine Reihe umsetzbarer Aufgaben umgewandelt haben, kategorisieren Sie sie in Projekte. Machen Sie einen Spielplan – sehen Sie sich Ihren Brain-Dump an und organisieren Sie, was dort steht, nach Kategorien. Setzen Sie jede Aufgabe auf die entsprechende Liste.

Eine Projektliste – selbsterklärend, eine Liste all Ihrer Projekte. Ein Projekt kann als jedes gewünschte Ergebnis definiert werden, das innerhalb eines Jahres erreicht werden kann und mehr als einen Handlungsschritt erfordert.

Ein Kalender – in einen Kalender sollten Sie neben Datum und Uhrzeit auch Notizen schreiben, die Sie an die Einzelheiten einer Aufgabe erinnern. Es muss nicht länger als ein Satz sein.

Eine Liste der nächsten Aktionen – Einzelaktionen, die so schnell wie möglich erledigt werden sollten.

Eine Warteliste – eine Liste mit Dingen, die Ihnen wichtig sind und die von jemand anderem erledigt werden: nicht Ihre Aufgabe, aber Sie müssen trotzdem darüber Bescheid wissen. Zum Beispiel die von Ihnen bestellten Pakete und die von Ihnen delegierten Aufgaben.

Projektunterstützungsmaterial – was Sie für die Arbeit an einem Projekt benötigen, z. B. das Handbuch, das Sie benötigen, um das von Ihnen bestellte IKEA-Regal zu bauen, oder Ihre Skizzen für das Gemälde, das Sie anfertigen möchten.

Referenzmaterial – die Informationen, die Sie in Zukunft benötigen.

Eine Vielleicht- /Vielleicht-Liste – Dinge, die Sie tun möchten, Fähigkeiten, die Sie lernen möchten, Orte, an die Sie reisen möchten, Bücher, die Sie lesen möchten usw.

Reflektieren

Überprüfen Sie Ihre Liste jede Woche, um sie auf dem neuesten Stand zu halten und um zu sehen, ob Sie Fortschritte machen. Wenn sich Ihre Prioritäten geändert haben, ändern Sie auch die Liste.

Sie sollten Ihre Listen gelegentlich überprüfen, am häufigsten Ihren Kalender. Ein erfolgskritisches Verhalten ist der Wochenrückblick . Jede Liste sollte wöchentlich überprüft werden, und ihr Zweck ist:

• Sammeln und verarbeiten Sie alles, was vor sich geht.
• Überprüfen Sie Ihr System.
• Aktualisieren Sie Ihre Listen.
• Bleiben Sie sauber, klar, aktuell und vollständig.

Je vollständiger und aktueller Ihr System ist, desto mehr werden Sie ihm vertrauen.

Eine weitere sehr wichtige Sache ist das regelmäßige Entleeren der Fangwerkzeuge; Wenn Sie dies nicht tun, werden sie überlastet, Sie werden überwältigt sein, und es wird nicht mehr viel Sinn machen, GTD zu machen.

Verarbeiten Sie die Artikel der Reihe nach einzeln und legen Sie niemals etwas zurück auf „in“. Das erste, was zu bestimmen ist, ist, ob das Element eine Aktion erfordert.

Einsetzen

Wir haben die Theorie besprochen, jetzt ist es an der Zeit, sie in die Praxis umzusetzen. Der letzte Schritt (aber definitiv nicht zuletzt – es ist wohl der wichtigste) besteht darin, Maßnahmen zu ergreifen .

Es gibt 3 Modelle zum Treffen von Aktionsentscheidungen, je nachdem, ob Sie eine Aktion auswählen, die Sie jetzt tun möchten, einen Tagesplan erstellen oder Ihre Arbeit überprüfen.

Das Vier-Kriterien-Modell für die Auswahl von Aktionen im Moment

Bei der Entscheidung, was Sie als Nächstes tun sollten, sollten Sie diese vier Dinge berücksichtigen (in dieser Reihenfolge):

Kontext : Wo bist du? Welche Tools stehen Ihnen zur Verfügung?

Verfügbare Zeit : Wann müssen Sie etwas anderes tun?

Die verfügbare Energie : Wie viel Energie haben Sie?

Priorität : Unter Berücksichtigung der 3 oben genannten Kriterien, welche verbleibende Ihrer Optionen wird Ihnen die höchste Auszahlung bringen?

Das dreifache Modell für die Wahl der täglichen Arbeit

Es gibt drei Arten von Arbeit, die Sie an einem Tag erledigen können und die Sie berücksichtigen sollten.

Vordefinierte Arbeiten ausführen : aus der Liste „Nächste Aktionen“ und dem Kalender.

Arbeiten, wie es sich zeigt : Das Leben passiert und einige ungeplante Dinge können auftauchen.

Definieren Sie Ihre Arbeit : Gehen Sie Listen durch und unterteilen Sie die Projekte in umsetzbare Schritte.

Das Sechs-Stufen-Modell zur Überprüfung der eigenen Arbeit

Wenn Sie über Ihre nächsten Aktionen nachdenken und diese priorisieren, sollten Sie die folgenden sechs Perspektiven im Hinterkopf behalten:

Aktuelle Aktionen : Alle Aktionen, die Sie ausführen müssen, vom Telefonieren bis zum Erledigen von Besorgungen.

Aktuelle Projekte : relativ kurze Projekte, die Sie erreichen möchten, wie z. B. die Einrichtung eines neuen Computers oder die Suche nach einem neuen Friseur.

Schwerpunktbereiche und Verantwortlichkeiten : Schlüsselbereiche Ihres Lebens und Ihrer Arbeit, in denen Sie Ergebnisse erzielen möchten.

Ziele : Was Sie in ein bis zwei Jahren erreichen möchten.

Vision : Was Sie in 3-5 Jahren in der Zukunft erreichen möchten. Beinhaltet langfristigere Ziele.

Zweck und Prinzipien : die Gesamtansicht. Warum gibt es dich? Warum gibt es Ihr Unternehmen? Was möchtest du im Leben erreichen? Was ist Ihnen wirklich wichtig?

Mein Ansatz, Dinge zu erledigen

Ich war schon immer ein großer Fan davon, alles aufzuschreiben – schließlich arbeite ich als Autorin. Ich habe mich immer besser gefühlt, nachdem ich alles, was mir in den Sinn kam, auf ein Blatt Papier gebracht hatte; Ich fühle mich fast körperlich leichter, nachdem ich diese „Last“ losgelassen habe.

GTD hat mein Interesse geweckt, weil es wie eine fortgeschrittenere und raffiniertere Version meines ständigen Brain-Dumpings aussah. So mache ich es:

Wählen Sie das richtige Erfassungstool

Ich habe für diesen Zweck ein spezielles Notizbuch (ich habe für jeden Zweck ein spezielles Notizbuch, weil ich zu viele Notizbücher habe). Ich habe auch eine Notiz auf meinem Handy, wo ich Aufgaben aufschreibe, wenn ich mein Notebook nicht dabei habe. Ich finde es am einfachsten, sie festzuhalten, sobald sie mir auffallen, damit ich nichts vergesse.

Organisieren Sie Ihre Liste

Ich kennzeichne die Elemente entweder farblich, damit ich sie leichter in verschiedene Listen unterteilen kann, oder füge sie einfach direkt der Liste hinzu, zu der sie gehören, wenn es nicht viele davon gibt. Dann füge ich Erinnerungen zu meinem Telefon hinzu, weil mich das Erhalten einer Benachrichtigung davor bewahrt hat, Ereignisse und Besprechungen ein paar Mal komplett zu vergessen.

Das mag zeitaufwändig erscheinen, aber bei mir dauert es höchstens ein paar Minuten.

Weisen Sie einen Tag für die wöchentliche Überprüfung zu

Ich habe einen bestimmten Tag für den Wochenrückblick (es ist Sonntag, falls Sie sich gefragt haben). Ich mache mir einen Kaffee, setze mich an meinen Schreibtisch, mache den Rückblick und plane die kommende Woche. Da es Wochenende ist, habe ich normalerweise danach etwas Lustiges geplant, also bin ich motiviert, die Überprüfung so schnell und so effizient wie möglich zu erledigen, damit ich den Rest des Tages genießen kann.

GTD schien zunächst eine Menge Arbeit zu sein, aber in Wirklichkeit braucht es nicht viel Zeit und Seelenfrieden ist es mir wert.

Nimm es nicht zu ernst

Es ist wichtig, mit der richtigen Einstellung an die Sache heranzugehen. Es ist ein Tool, das Ihnen helfen soll, nehmen Sie es nicht zu ernst. Wie Cal Newport in seinem Artikel für den New Yorker sagte, befasst sich GTD nicht „ direkt mit dem grundlegenden Problem: der heimtückischen willkürlichen Art und Weise, wie sich die Arbeit auf der Organisationsebene entfaltet “; es hilft Ihnen nur, mit den Auswirkungen fertig zu werden. Wenn es das Gegenteil bewirkt und zusätzlichen Druck und Verwirrung verursacht, verwenden Sie es nicht oder ändern Sie es möglicherweise, um es Ihren Bedürfnissen besser anzupassen.

Zusätzliche Tipps zur optimalen Nutzung von GTD

Wie kann man produktiv sein und Dinge erledigen? Hier sind einige zusätzliche Tipps, die zur Rettung kommen können.

Verpassen Sie nicht den Wochenrückblick

Ich weiß, dass ich das bereits gesagt habe, aber es ist wichtig, also sage ich es zweimal. Es mag langweilig sein, aber wenn Sie Ihre Listen nicht auf dem neuesten Stand halten und analysieren, wie Sie es bisher gemacht haben, wird GTD nicht so effizient sein.

Integrieren Sie etwas, das Ihnen Spaß macht

Wie kann man sich dazu bringen, langweilige Aufgaben zu erledigen? Integrieren Sie etwas, das Ihnen Spaß macht. Wenn Sie zum Beispiel nicht gerne Besorgungen machen, nehmen Sie Ihre Kopfhörer mit, spielen Sie gute Musik und machen Sie einen Zwischenstopp, um Ihren Lieblingskaffee zu holen (oder ein anderes Getränk Ihrer Wahl, ich urteile nicht – trinken Sie einfach nicht Alkohol beim Autofahren). Finden Sie einen Weg, um eine normalerweise langweilige Aufgabe zu einer angenehmeren Erfahrung für sich selbst zu machen.

Ziele verfolgen

Es wäre eine gute Idee, eine Art Zielverfolgungs-App zu haben, um Sie auf dem Laufenden zu halten und Ihnen zusätzlich dabei zu helfen, den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten und Ihre Ziele zu erreichen.

Haben Sie ein Erfassungstool, das Sie immer dabei haben

Das sollte nicht allzu schwer sein, da wir alle unsere Telefone immer an unserer Seite haben – Sie können die Notizen-App oder die Sprachaufzeichnung verwenden. Auf diese Weise können Sie sofort einen neuen Gegenstand erfassen, wo immer Sie sich befinden. Dann werden Sie in der Lage sein, alles, was Sie tun, mit klarem Verstand und ohne Belastung fortzusetzen.

Haben Sie einen funktionalen Arbeitsplatz

Der Ort, an dem Sie arbeiten, hat einen erheblichen Einfluss auf Ihr Wohlbefinden. Stellen Sie sicher, dass es organisiert ist, dass Sie wissen, wo alles ist, dass es frei von Ablenkungen ist und dass Sie sich gut fühlen und zum Arbeiten inspiriert werden.

Arbeiten Sie nicht an zu vielen Dingen auf einmal

Nachdem Sie alles erfasst haben, was Ihnen in den Sinn gekommen ist, ist es leicht, zu viele Dinge auf die Liste „Projekte“ oder „Nächste Aktionen“ zu setzen. Seien Sie realistisch: Sie haben nur begrenzt Zeit und Energie und können nicht jedes einzelne Projekt auf einmal übernehmen. Scheuen Sie sich nicht, Aufgaben in die Irgendwann/Vielleicht-Liste aufzunehmen, wenn sie gerade keine Priorität haben.

Fokus

Es ist wichtig, bei der Arbeit und Umsetzung der GTD-Methodik voll konzentriert zu sein. Klären Sie alles, bevor Sie anfangen, um nicht abgelenkt zu werden – machen Sie diesen Anruf oder überprüfen Sie, ob Sie das Bügeleisen ausgeschaltet haben, und beginnen Sie dann.

Seien Sie nicht zu kritisch mit sich selbst

Es kann einige Zeit dauern, um in GTD einzusteigen und sich an alles zu gewöhnen.
Es besteht auch die Möglichkeit, dass diese Methode für Sie nicht funktioniert und das ist in Ordnung: Nicht alles passt zu jedem. Deshalb gibt es so viele Produktivitätsmethoden – jeder kann etwas für sich finden.

Fazit

Obwohl die Getting Things Done-Methode auf den ersten Blick kompliziert erscheinen mag, kommt es auf nur zwei Dinge an:

1. Dinge außerhalb deines Verstandes speichern, damit dein Geist klar ist und folglich schneller arbeiten kann.
2. Entscheiden (und daher immer wissen), was Ihr nächster Schritt ist, anstatt einen reaktiven Ansatz für alles zu haben, was Ihnen widerfährt.

Wenn Sie festlegen, was genau Ihre Ziele sind und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um dorthin zu gelangen, haben Sie die Kontrolle, was dazu führt, dass Sie sich weniger gestresst fühlen. Dadurch werden beide Kästchen – Produktivität und psychische Gesundheit – angekreuzt, was meiner Meinung nach der größte Vorteil der GTD-Methodik ist.