我是如何学会把事情做好的

您是否对需要完成的所有工作感到不知所措？

首先，停下来喘口气。 正如威尔·罗杰斯所说：“当你发现自己陷入了一个洞中，就停止挖掘。 ”

如果您想开始完成工作（尤其是如果您想开始以较小的压力完成工作），您必须更聪明地工作，而不是更努力地工作。 你必须控制并积极主动。

其中一种方法是使用 GTD 系统。

在本文中，我们将学习如何根据 GTD 方法来完成工作：高效、无压力且有条理地完成任务。

什么是完成工作方法 (GTD)？

完成事情 (GTD) 是大卫艾伦书中的一种生产力方法。 主要前提是，正如他所说，“你的脑袋是一个糟糕的办公室。 “我们的大脑是用来创造想法的，而不是用来保存它们的。

完成事情意味着定义 1）“完成”是什么（结果）和 2）做什么看起来像（行动）。 正如书中所说，“你必须用你的头脑来摆脱你的想法。 ”

乍一看，该方法本身可能看起来很复杂，但一旦你掌握了它的要点，它就相当容易了。 一篇文章不足以涵盖所有内容，因此如果您想了解更多信息并了解更多细节，我建议您阅读本书。 还有一个 GTD Youtube 频道，您可以在其中观看艾伦本人谈论该方法的视频。

如何开始使用 Getting Things Done 方法

大卫艾伦在他的播客和博客中都表示，最好的起点是——任何地方。 该方法的任何组成部分都会让您至少更加清晰和专注。

正如他在书中所说，“你必须比你意识到的更多地考虑你的东西，但不要像你害怕的那样多。” 以下是如何考虑您的任务。

1. 在你写下你脑海中的一切之后，准确地写下承诺是什么以及完成它需要采取的步骤。 另外，用一句话写出预期的成功结果。
2. 您应该写下的第一件事是最占据您脑海的那些，无论它们是否让您非常担心或感兴趣。

设置在您定期查看的系统中组织的提醒。

完成工作的五个步骤

掌握工作流程并完成工作有五个步骤：捕捉、澄清、组织、反思和参与。

捕获

捕捉所有需要你注意的东西。 把你认为不完整的所有东西都记在一张纸上。 当我说一切时，我的意思是一切：从整理办公桌等小任务到谈判新业务交易等大项目。 混乱也没关系：现在还不是整洁有序的时候。 在这个阶段，重要的是把所有东西都放在一个不属于你的地方。

您可以使用 GTD 未完成触发器列表来确保您检查了所有未完成的任务和项目。

在哪里存储您捕获的东西？

有很多不同的方法可以解决它。 例如，您可以：

• 在一张纸上做一个待办事项清单
• 下载待办事项应用程序
• 把所有东西都放在一个特殊的笔记本或计划表里
• 在笔记应用程序中写下来
• 录制语音备忘录
• 将其作为电子邮件发送给自己
• 制作包含照片和屏幕截图的相册
• 任何其他对您来说最容易的事情

您还可以有一个实体托盘，例如垃圾箱或盒子，用于存放需要您注意的实体物品：您需要安装的新水龙头、需要签署的文件或需要熨烫的衬衫。

阐明

假设您将所有内容都捕获在一个地方，现在是时候处理它了。 澄清每个项目的含义以及如何处理它。 他们需要采取任何行动吗？ 他们需要多少时间？

这是您将模糊的想法转变为具体可行的步骤的步骤。 在澄清时，您可以包括：

• 笔记
• 语境
• 额外细节
• 优先级
• 还有谁需要参与任务（如果有的话）
• 该项目是否需要操作

如果项目需要操作

如果需要更多，问问你自己是否可以委派它，或者你必须这样做。 如果可以，请委托它。 这些项目进入等待列表。
如果你不能委派它，推迟/安排它。 把它放在你的下一步行动列表中。

? 如果项目不需要操作

不可操作的项目可以分为 3 类：

垃圾：没用也不需要保留的东西。 例如，不需要回复也不包含重要信息的电子邮件。 您应该消除这些项目。

孵化：需要采取行动的事情，但不是现在。 例如，为您想访问的目的地提供很棒的旅行优惠，但您不确定您是否能够在此期间获得休息日。 将这些项目放入 Someday/Maybe 列表中。

参考：不需要采取行动但包含有用信息并应保留以供参考的项目。

组织

将您的想法转化为一系列可操作的任务后，将它们分类为项目。 制定一个游戏计划——看看你的大脑转储并按类别组织那里的内容。 将每个任务放在适当的列表中。

项目列表- 不言自明，所有项目的列表。 一个项目可以定义为在一年内可以完成的任何期望的结果，需要一个以上的行动步骤。

日历- 在日历中，除了日期和时间之外，您还应该写下笔记，以提醒您任务的细节。 它不必超过一个句子。

下一步行动清单——应该尽快完成的单一行动项目。

A Waiti ng for list — 列出您关心但由其他人完成的事情的清单：不是您要做的，但您仍然需要了解它们。 例如，您订购的包裹和您委派的任务。

项目支持材料——你在一个项目上工作需要什么，例如你需要的手册来建造你订购的宜家货架或你想要画的草图。

参考资料——您将来需要的信息。

Somed ay/Maybe 清单——你想做的事情、你想学习的技能、你想去的地方、你想读的书等等。

反映

每周查看您的列表以使其保持最新状态并查看您是否正在取得进展。 如果您的优先事项发生了变化，也请更改列表。

您应该偶尔查看您的列表，最频繁的是您的日历。 对成功至关重要的行为是每周回顾。 每个列表都应该每周审查一次，其目的是：

• 收集并处理正在发生的一切。
• 检查您的系统。
• 更新您的清单。
• 变得干净、清晰、最新和完整。

您的系统越完整和最新，您就越信任它。

另一个非常重要的事情是定期清空捕获工具； 如果你不这样做，它们会超载，你会不知所措，并且做 GTD 将不再有意义。

按顺序一件一件地处理项目，永远不要把任何东西放回“in”。 首先要确定的是该项目是否需要采取行动。

从事

我们回顾了理论，现在是时候将其付诸实践了。 最后一步（但绝对不是最不重要的——可以说是最重要的一步）是采取行动。

有 3 种用于选择行动的模型，具体取决于您是选择立即执行的行动、制定每日计划还是回顾您的工作。

当下选择动作的四标准模型

在选择下一步应该做什么时，您应该考虑以下四件事（按此顺序）：

背景：你在哪里？ 你有什么可用的工具？

可用时间：您什么时候必须做其他事情？

可用能量：你有多少能量？

优先级：考虑到上面的 3 个标准，你剩下的哪些选择会给你带来最高的回报？

选择日常工作的三重模式

您可以在一天内完成三种类型的工作，您应该考虑到这些工作。

执行预定义的工作：从 Next Actions 列表和日历中。

做事如其所愿：生活发生了，一些计划外的事情可能会突然出现。

定义你的工作：浏览列表并将项目分解为可操作的步骤。

审查自己工作的六级模型

当您考虑下一步行动并确定它们的优先级时，您应该牢记以下六个观点：

当前操作：您需要采取的所有操作，从打电话到跑腿。

当前项目：您想要完成的相对较短的项目，例如设置新计算机或寻找新的发型师。

重点和责任领域：您希望在其中取得成果的生活和工作的关键领域。

目标：从现在起一到两年内你想要实现的目标。

愿景：您希望在未来 3-5 年内实现的目标。 包括更多的长期目标。

目的和原则：大局观。 你为什么存在？ 你的公司为什么存在？ 你想在生活中实现什么？ 什么对你来说真正重要？

我做事的方法

我一直非常喜欢把所有的东西都写下来——毕竟我是一名作家。 把我脑海中的一切都写在纸上后，我总是感觉好多了； 放下“负担”后，我几乎感觉身体更轻了。

GTD 激发了我的兴趣，因为它似乎是我不断脑残的高级和更精致的版本。 我就是这样做的：

选择合适的捕捉工具

为此，我有一个特殊的笔记本（我有一个特殊的笔记本，因为我有太多的笔记本）。 我的手机上还有一张便条，当我没有带笔记本时，我会在上面写下任务。 我发现一旦它们引起我的注意，最容易捕捉它们，这样我就不会忘记任何东西。

整理你的清单

我要么对项目进行颜色编码，以使我更容易将它们划分为不同的列表，要么直接将它们添加到它们所属的列表中（如果它们不多的话）。 然后我向我的手机添加提醒，因为收到通知让我避免了几次完全忘记事件和会议。

这可能看起来很耗时，但最多只需要几分钟。

为每周回顾分配一天

我为每周回顾指定了一天（如果你想知道的话，那就是星期天）。 我给自己泡杯咖啡，坐在办公桌前，做回顾，并计划未来一周。 由于是周末，之后我通常会计划一些有趣的事情，所以我有动力尽快和尽可能高效地完成审查，这样我就可以享受剩下的一天了。

GTD 起初看起来像是很多工作，但实际上，它并不需要很多时间，而且对我来说安心是值得的。

不要太认真

以正确的心态处理它很重要。 这是一个可以帮助你的工具，不要太认真。 正如 Cal Newport 在他为《纽约客》撰写的文章中所说，GTD 并没有“直接解决根本问题：工作在组织层面展开的阴险杂乱的方式”； 它只会帮助您应对这些影响。 如果它相反并增加了额外的压力和混乱，请不要使用它，或者修改它以更好地满足您的需求。

充分利用 GTD 的其他提示

如何在工作效率和完成任务方面表现出色？ 以下是一些可以提供帮助的额外提示。

不要错过每周回顾

我知道我已经说过了，但这很重要，所以我会说两次。 这可能很无聊，但如果您不及时更新列表并分析您迄今为止的表现，GTD 将不会那么有效。

加入你喜欢的东西

如何欺骗自己做无聊的任务？ 加入你喜欢的东西。 例如，如果你不喜欢跑腿，带上你的耳机，播放一些好听的音乐，然后停下来喝你最喜欢的咖啡（或另一种选择的饮料，我不判断 - 只是不要喝如果你开车，酒精）。 找到一种方法，让通常无聊的任务成为自己更愉快的体验。

追踪目标

拥有某种目标跟踪器应用程序来让您保持正轨并帮助您保持工作领先并实现目标是一个好主意。

拥有一款随身携带的捕捉工具

这应该不会太难，因为我们的手机随时都在身边——您可以使用笔记应用程序或录音。 这样，无论您身在何处，都可以立即捕获新项目。 然后你就可以以清晰的头脑继续做你正在做的事情，没有任何负担。

有一个实用的工作空间

您工作的地方对您的幸福感有重大影响。 确保它井井有条，你知道一切都在哪里，它没有分心，它让你感觉良好并受到工作的启发。

不要一次做太多事情

在你捕捉到你脑海中的一切之后，很容易将太多的东西放在项目或下一步行动列表中。 现实一点：你只有有限的时间和精力，你不可能一次完成每一个项目。 如果现在不是优先事项，请不要害怕将任务放入 Someday/Maybe 列表中。

重点

当您工作和实施 GTD 方法时，完全集中注意力非常重要。 在开始之前解决所有问题以避免分心 - 拨打电话或检查您是否关闭了熨斗，然后开始。

不要对自己太挑剔

进入 GTD 并习惯一切可能需要一些时间。
这种方法也有可能对您不起作用，这没关系：并非一切都适合每个人。 这就是为什么有如此多的生产力方法——每个人都可以找到适合自己的东西。

结论

尽管第一次遇到“完成事情”方法时可能看起来很复杂，但它归结为只有两件事：

1. 将事物存储在您的脑海之外，以便您的头脑清晰，从而更快地工作。
2. 决定（因此，总是知道）你的下一步是什么，而不是对发生在你身上的每一件事都采取被动的态度。

当您确定您的目标到底是什么以及实现目标需要采取哪些步骤时，您会感到自己处于控制之中，从而减少了压力。 这同时检查了两个框——生产力和心理健康——在我看来，这是 GTD 方法的最大优势。