Come ho imparato a fare le cose

Ti senti sopraffatto da tutto il lavoro che devi fare?

Prima di tutto fermati e fai un respiro. Come diceva Will Rogers: “ Quando ti trovi in ​​una buca, smetti di scavare. "

Se vuoi iniziare a fare le cose (e soprattutto se vuoi iniziare a fare le cose con meno stress), devi lavorare in modo più intelligente, non più duro. Devi prendere il controllo ed essere proattivo.

Uno dei modi per farlo è utilizzare il sistema GTD.

In questo articolo impareremo come portare a termine le cose secondo la metodologia GTD: in modo efficiente, senza stress e in modo organizzato.

Qual è la metodologia Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done (GTD) è una metodologia di produttività tratta dal libro di David Allen. La premessa principale è che, come ha detto, “ la tua testa è un ufficio terribile. Il nostro cervello è fatto per creare idee, non per trattenerle.

Portare a termine le cose significa definire 1) cosa è "fatto" (il risultato) e 2) come appare il fare (azione). Come afferma il libro, “ devi usare la tua mente per toglierti le cose dalla mente. "

La metodologia stessa può sembrare complicata a prima vista, ma è abbastanza facile una volta che ne capisci l'essenza. Un articolo non è sufficiente per coprire tutto, quindi ti consiglio di leggere il libro se vuoi saperne di più ed entrare più nel dettaglio. C'è anche un canale Youtube GTD dove puoi guardare i video dello stesso Allen che parla della metodologia.

Come iniziare con il metodo Getting Things Done

Sia nel suo podcast che nel suo blog, David Allen ha affermato che il miglior punto di partenza è — ovunque. Qualsiasi componente del metodo ti porterà almeno un po' più di chiarezza e concentrazione.

Come ha detto nel suo libro, " devi pensare alle tue cose più di quanto ti rendi conto, ma non tanto quanto temi di poterlo fare ". Ecco come pensare ai tuoi compiti.

1. Dopo aver annotato tutto ciò che hai in mente, scrivi esattamente qual è l'impegno e quali passi devi compiere per portarlo a termine. Inoltre, scrivi un risultato di successo previsto, in una singola frase.
2. I primi elementi che dovresti annotare sono quelli che occupano di più la tua mente, che ti preoccupino o ti interessino molto.

Imposta promemoria organizzati in un sistema che rivedi regolarmente.

Cinque passi per portare a termine le cose

Padroneggiare il flusso di lavoro e portare a termine le cose ha cinque passaggi: catturare, chiarire, organizzare, riflettere e coinvolgere.

Catturare

Cattura tutto ciò che ha bisogno della tua attenzione. Scarica il cervello tutto ciò che consideri incompleto su un pezzo di carta. Quando dico tutto, intendo davvero tutto: dai piccoli compiti come riordinare la scrivania a grandi progetti come negoziare un nuovo affare. Va bene se è caotico: non è ancora il momento di essere ordinati e organizzati. In questa fase, è importante solo mettere tutto in un posto che non è la tua mente.

Puoi utilizzare l'elenco dei trigger di completamento GTD per assicurarti di aver esaminato tutte le attività e i progetti incompleti.

Dove conservare le cose che hai catturato?

Ci sono molti modi diversi per farlo. Ad esempio, puoi:

• Fai una lista di cose da fare su un pezzo di carta
• Scarica un'app da fare
• Metti tutto in un taccuino speciale o in un pianificatore
• Annotalo nell'app Note
• Registra un promemoria vocale
• Invialo a te stesso come e-mail
• Crea un album fotografico con foto e screenshot
• Qualsiasi altra cosa che sia più facile per te

Puoi anche avere un vassoio fisico, come un cestino o una scatola, per le cose fisiche che richiedono la tua attenzione: un nuovo rubinetto che devi installare, documenti che devi firmare o una maglietta che deve essere stirata.

Chiarire

Supponendo che tu abbia catturato tutto in un unico posto, ora è il momento di elaborarlo. Chiarire cosa significa ogni elemento e cosa fare al riguardo. Richiedono qualche azione? Quanto tempo impiegheranno?

Questo è il passaggio in cui trasformi le tue idee vaghe in passaggi concreti attuabili. Mentre chiarisci, puoi includere:

• Appunti
• Contesto
• Dettagli aggiuntivi
• Livello di priorità
• Chi altro deve essere coinvolto nell'attività (se c'è qualcuno)
• Se l'articolo richiede un'azione o meno

Se l'articolo richiede un'azione

Se serve di più, chiediti se puoi delegarlo o sei tu che lo devi fare. Se puoi, delegalo. Questi elementi vanno all'elenco In attesa .
Se non puoi delegarlo, rimandalo/programmalo. Inseriscilo nell'elenco delle azioni successive.

? Se l'articolo non richiede azione

Gli elementi non utilizzabili possono rientrare in 3 categorie:

Cestino : cose che non servono né che devi conservare. Ad esempio, e-mail che non richiedono una risposta né contengono informazioni importanti. Dovresti eliminare quegli elementi.

Incubazione : qualcosa che richiede azione, ma non ora. Ad esempio, un'ottima offerta di viaggio per una destinazione che desideri visitare, ma non sei sicuro di poter ottenere giorni liberi per quel periodo. Metti questi elementi nell'elenco Someday/Maybe.

Riferimento : elementi che non richiedono azione, ma contengono informazioni utili e devono essere conservati come riferimento.

Organizzare

Dopo aver trasformato le tue idee in una serie di attività attuabili, classificale in progetti. Crea un piano di gioco: guarda il tuo cervello dump e organizza ciò che c'è lì per categorie. Metti ogni attività nell'elenco appropriato.

Un elenco di progetti : autoesplicativo, un elenco di tutti i tuoi progetti. Un progetto può essere definito come qualsiasi risultato desiderato che può essere raggiunto entro un anno che richiede più di una fase di azione.

Un calendario : in un calendario, dovresti scrivere, oltre a date e orari, note che ti ricorderanno le specifiche di un'attività. Non deve essere più lungo di una frase.

Un elenco di azioni successive: elementi a singola azione che dovrebbero essere eseguiti il ​​prima possibile.

Una lista in attesa — una lista di cose a cui tieni che vengono fatte da qualcun altro: non è tuo da fare, ma devi comunque conoscerle. Ad esempio, i pacchetti che hai ordinato e le attività che hai delegato.

Materiale di supporto del progetto : ciò di cui avrai bisogno per lavorare su un progetto, ad esempio il manuale di cui hai bisogno per costruire lo scaffale IKEA che hai ordinato o i tuoi schizzi per il dipinto che vuoi realizzare.

Materiale di riferimento : le informazioni di cui avrai bisogno in futuro.

Un elenco Somed ay/Forse : cose che vuoi fare, abilità che vuoi imparare, luoghi in cui vuoi viaggiare, libri che vuoi leggere, ecc.

Riflettere

Rivedi la tua lista ogni settimana per tenerla aggiornata e per vedere se stai facendo progressi. Se le tue priorità sono cambiate, cambia anche l'elenco.

Dovresti rivedere le tue liste di tanto in tanto, più frequentemente il tuo calendario. Un comportamento fondamentale per il successo è la revisione settimanale . Ogni elenco dovrebbe essere rivisto settimanalmente e il suo scopo è quello di:

• Raccogli ed elabora tutto ciò che sta accadendo.
• Rivedi il tuo sistema.
• Aggiorna le tue liste.
• Diventa pulito, chiaro, aggiornato e completo.

Più completo e aggiornato è il tuo sistema, più ti fiderai di esso.

Un'altra cosa molto importante è svuotare regolarmente gli strumenti di acquisizione; se non lo fai, saranno sovraccaricati, sarai sopraffatto e fare GTD non avrà più molto senso.

Elabora gli elementi uno per uno, in ordine, e non rimettere mai nulla in "in". La prima cosa da determinare è se l'oggetto richiede un'azione.

Ingaggiare

Abbiamo esaminato la teoria, ora è il momento di metterla in pratica. L'ultimo passaggio (ma sicuramente non meno importante, è probabilmente il più importante) è agire .

Ci sono 3 modelli per fare scelte di azione, a seconda se stai scegliendo un'azione da fare in questo momento, se stai facendo un piano giornaliero o rivedendo il tuo lavoro.

Il modello a quattro criteri per la scelta delle azioni nel momento

Quando scegli cosa dovresti fare dopo, dovresti considerare queste quattro cose (in questo ordine):

Contesto : Dove sei? Quali strumenti hai a disposizione?

Tempo a disposizione : Quando devi fare qualcos'altro?

L'energia disponibile : quanta energia hai?

Priorità : avendo in mente i 3 criteri di cui sopra, quale azione rimanente delle tue opzioni ti darà il guadagno più alto?

Il triplice modello per la scelta del lavoro quotidiano

Ci sono tre tipi di lavoro che puoi fare in un giorno e che dovresti prendere in considerazione.

Esecuzione del lavoro predefinito : dall'elenco delle azioni successive e dal calendario.

Fare il lavoro come si presenta : la vita accade e alcune cose non pianificate possono apparire.

Definire il tuo lavoro : scorrere gli elenchi e suddividere i progetti in passaggi attuabili.

Il modello a sei livelli per la revisione del proprio lavoro

Quando pensi alle tue prossime azioni e alle loro priorità, ecco sei punti di vista che dovresti avere in mente:

Azioni in corso : tutte le azioni che devi intraprendere, dalle telefonate alle commissioni.

Progetti attuali: progetti relativamente brevi che vuoi realizzare, come creare un nuovo computer o trovare un nuovo parrucchiere.

Aree di interesse e responsabilità : aree chiave della tua vita e del tuo lavoro all'interno delle quali desideri ottenere risultati.

Obiettivi : cosa vuoi raggiungere tra uno o due anni.

Visione : cosa vuoi ottenere 3-5 anni nel futuro. Include obiettivi più a lungo termine.

Scopo e principi : la visione d'insieme. Perché esisti? Perché esiste la tua azienda? Cosa vuoi ottenere nella vita? Cosa conta veramente per te?

Il mio approccio per portare a termine le cose

Sono sempre stato un grande fan di scrivere tutto – dopotutto lavoro come scrittore. Mi sono sempre sentito meglio dopo aver messo tutto ciò che ho in mente su un pezzo di carta; Mi sento quasi fisicamente più leggero dopo aver lasciato andare quel “fardello”.

GTD ha suscitato il mio interesse perché sembrava una versione avanzata e più raffinata del mio costante dumping cerebrale. Ecco come lo faccio:

Scegli lo strumento di acquisizione giusto

Ho un taccuino speciale per questo scopo (ho un taccuino speciale per ogni scopo perché ho troppi taccuini). Ho anche una nota sul mio telefono in cui annoto le attività nei casi in cui non ho il mio taccuino con me. Trovo più facile catturarli non appena vengono alla mia attenzione, quindi non dimentico nulla.

Organizza la tua lista

Codifica a colori gli elementi per facilitarmi la divisione in elenchi diversi o semplicemente li aggiungo direttamente all'elenco a cui appartengono se non ce ne sono molti. Quindi aggiungo promemoria al mio telefono perché ricevere una notifica mi ha evitato di dimenticare completamente eventi e riunioni un paio di volte.

Questo può sembrare dispendioso in termini di tempo, ma mi ci vogliono solo pochi minuti al massimo.

Assegna un giorno per la revisione settimanale

Ho un giorno assegnato per la revisione settimanale (è domenica, se te lo sei chiesto). Mi preparo un caffè, mi siedo alla mia scrivania, faccio la revisione e pianifico la settimana a venire. Dato che è il fine settimana, di solito ho in programma qualcosa di divertente dopo quello, quindi sono motivato a fare la revisione il prima possibile e nel modo più efficiente possibile in modo da potermi godermi il resto della giornata.

All'inizio GTD sembrava un sacco di lavoro, ma in realtà non ci vuole molto tempo e la tranquillità per me vale la pena.

Non prenderlo troppo sul serio

È importante affrontarlo con la giusta mentalità. È uno strumento che è qui per aiutarti, non prenderlo troppo sul serio. Come ha affermato Cal Newport nel suo articolo per il New Yorker, GTD non “ affronta direttamente il problema fondamentale: il modo insidiosamente casuale di lavoro si svolge a livello organizzativo ”; ti aiuta solo a far fronte agli effetti. Se fa il contrario e aggiunge ulteriore pressione e confusione, non usarlo, o forse modificarlo per adattarlo meglio alle tue esigenze.

Ulteriori suggerimenti per ottenere il massimo da GTD

Come eccellere nell'essere produttivi e nel portare a termine le cose? Ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi che possono venire in soccorso.

Non perderti la rassegna settimanale

So di averlo già detto, ma è importante, quindi lo dirò due volte. Può essere noioso, ma se non mantieni aggiornati i tuoi elenchi e analizzi come hai fatto finora, GTD non sarà così efficiente.

Incorpora qualcosa che ti piace

Come indurti a fare compiti noiosi? Incorpora qualcosa che ti piace. Ad esempio, se non ti piace fare le commissioni, porta con te le cuffie, ascolta della buona musica e fermati a prendere il tuo caffè preferito (o un altro drink a tua scelta, non lo giudico, semplicemente non bere alcol se stai guidando). Trova un modo per rendere un compito tipicamente noioso un'esperienza più piacevole per te stesso.

Tieni traccia degli obiettivi

Sarebbe una buona idea avere una sorta di app di monitoraggio degli obiettivi per tenerti in pista e aiutarti inoltre a rimanere al passo con il tuo lavoro e raggiungere i tuoi obiettivi.

Avere uno strumento di acquisizione sempre con te

Non dovrebbe essere troppo difficile dato che tutti abbiamo i nostri telefoni sempre al nostro fianco: puoi utilizzare l'app per le note o la registrazione vocale. In questo modo potrai catturare subito un nuovo oggetto, ovunque tu sia. Allora sarai in grado di continuare a fare quello che stai facendo con la mente lucida, senza alcun onere.

Avere uno spazio di lavoro funzionale

Il luogo in cui lavori ha un impatto significativo sul tuo benessere. Assicurati che sia organizzato, che tu sappia dove si trova tutto, che sia privo di distrazioni e ti faccia sentire bene e ispirato a lavorare.

Non lavorare su troppe cose contemporaneamente

Dopo aver catturato tutto ciò che è stato nella tua mente, è facile inserire troppe cose nell'elenco Progetti o Azioni successive. Sii realistico: hai solo una quantità limitata di tempo ed energia e non puoi prendere ogni singolo progetto in una volta. Non aver paura di inserire le attività nell'elenco Un giorno/Forse se non sono una priorità in questo momento.

Messa a fuoco

È importante essere completamente concentrati quando si lavora e si implementa la metodologia GTD. Risolvi tutto prima di iniziare per evitare di distrarti: chiama o controlla se hai spento il ferro, quindi inizia.

Non essere troppo critico con te stesso

Potrebbe volerci del tempo per entrare in GTD e abituarsi a tutto.
C'è anche la possibilità che questo metodo non funzioni per te e va bene: non tutto va bene per tutti. Ecco perché ci sono così tanti metodi di produttività: ognuno può trovare qualcosa per se stesso.

Conclusione

Sebbene il metodo Getting Things Done possa sembrare complicato quando lo incontri per la prima volta, si riduce a due sole cose:

1. Memorizza le cose al di fuori della tua mente in modo che la tua mente possa essere chiara e, di conseguenza, lavorare più velocemente.
2. Decidere (e quindi sapere sempre) qual è il tuo prossimo passo, invece di avere un approccio reattivo a tutto ciò che ti sta accadendo.

Quando determini quali sono esattamente i tuoi obiettivi e quali passi devi intraprendere per arrivarci, ti senti in controllo, il che porta a sentirti meno stressato. Ciò seleziona entrambe le caselle – produttività e salute mentale – che è, a mio avviso, il più grande vantaggio della metodologia GTD.