Beneficiile foilor de pontaj digitale față de hârtie

Cu atât de multe locuri de muncă online la nivel global, la fel și practica de urmărire a timpului și a muncii. Ne străduim să obținem caracter practic și eficiență, în special în cazul proceselor care sunt scurte, dar care se acumulează în timp (cum ar fi ștergerea e-mailului). În zilele noastre, majoritatea companiilor nu își pot imagina că lucrează cu foi de pontaj pe hârtie, deoarece cele digitale oferă atât de mult confort și ușurință în utilizare.

Dacă vă numărați printre cei care încă nu sunt convinși de eficacitatea lor, am întocmit o listă de beneficii pe care le aduc foile de pontaj digitale și cum vă pot întoarce viața profesională – în bine, desigur.

Cele mai mari probleme cu foile de pontaj pe hârtie și cardurile perforate

Pentru a evidenția modul în care foile de pontaj pe hârtie vă pot costa bani, timp și energie, vom folosi un exemplu. Aruncă o privire la foaia de pontaj de mai jos.

Exemplu de foaie de pontaj de la amherst.edu

Deși nu încercăm să spunem că foile de pontaj pe hârtie sunt proaste (pentru unele persoane și companii funcționează mult mai bine), suntem foarte pro-digitalizări. Și deși foaia de pontaj de mai sus este bine completată, există câteva puncte slabe pentru greșeli.

Desigur, echivalentele lor digitale prezintă propriile seturi de provocări, dar sunt mult mai ușor de prins în timp, iar greșelile de pontaj sunt mai ușor minimizate.

Acestea acoperă o perioadă prea largă

Deși foile de pontaj de două săptămâni nu sunt neobișnuite, atunci când sunt într-o formă scrisă ca aceasta, nu poți vedea prea multe detalii despre ziua de lucru a unei persoane. Ceea ce primești sunt numere și câteva informații simple.

Acest lucru este în regulă dacă sunteți la o slujbă care pune mai mult accent pe prezența dvs. sau pe care ceilalți nu se bazează pe munca dvs. sau dacă pur și simplu furnizați fișe de pontaj la contabilitate pentru a vă calcula salariul.

Există mai mult loc pentru eroare umană și exploatare

Când foile de pontaj sunt completate manual și se bazează exclusiv pe notarea timpului de nefuncționare, există mai multe deschideri pentru probleme:

• Scrisul de mână al unei persoane este ilizibil;
• Modul în care rotunjesc timpul este greșit, compromițând intrările de timp;
• Ei completează greșit câmpurile;
• Calcularea salariilor necesită mai multă concentrare, deoarece derapajele sunt mai ușor de făcut;
• O persoană poate uita sau omite intenționat să scrie o sarcină sau o pauză.

Cu foile de pontaj pe hârtie, va exista întotdeauna o modalitate de a înșela sistemul. Într-unul dintre vechile mele locuri de muncă, nu completam foile de pontaj ca atare, dar aveam cititoare de cărți de identitate ale companiei la ușa principală și din spate (unde ne făceam pauzele). Aceste cititoare de carduri ar debloca ușa, astfel încât sistemul să știe când ați intrat și ieșit din clădire (a început și a încheiat ziua de lucru și când ați luat pauze).

Inutil să spunem că în curând, ați putea vedea grupuri de cinci persoane mergând într-o pauză de fum, unul spunând: „Această pauză este pe mine!” în timp ce descuiau ușa, în timp ce restul nici măcar nu și-au scanat legitimațiile (astfel pauzele lor au rămas neînregistrate). În multe cazuri, angajatorii se luptă să găsească cea mai bună modalitate de a urmări orele de lucru ale angajaților lor.

Morala poveștii este că unii oameni vor găsi modalități de a evita regulile, iar sistemele de cronometrare învechite le fac mult mai ușor, în timp ce tu suferi pierderile.

Lucrări suplimentare pentru alte departamente

Pentru manageri și liderii de echipă , foile de pontaj pe hârtie pot fi o arhivă de coșmar de parcurs în momentele în care trebuie să facă evaluări ale proiectelor sau să verifice cum se descurcă echipele în general. Și informații simple, cum ar fi momentul în care au intrat și au ieșit din clădire, nu vor ajuta prea mult. Pentru ei, intrările de timp cu puțin mai multe detalii și foile de pontaj colective sunt mult mai utile.

Pentru contabili , o fișă de pontaj precum cea din exemplul nostru pare să economisească mult timp, deoarece persoana își calculase deja statul de plată. Cu toate acestea, este sigur să ghiciți că contabilul va trece din nou prin matematică, pentru a vă asigura că totul este conform cărții. Ca să nu mai vorbim de introducerea acelorași date în propriul software sau cărți. Acest lucru doar dublează munca și în mod inutil.

Pentru freelanceri , o foaie de pontaj ca aceasta funcționează în detrimentul lor. Clienții vor cere adesea un fel de defalcare a proceselor și a termenelor limită. În timp ce freelancerul are dreptul de a oferi cât de puține informații doresc, o mare parte a încrederii se bazează pe transparență. A fi capabil să-i arăți clientului cât timp petreci pe zi fiecărei părți a proiectului este de neprețuit. Construiește o mai bună înțelegere și vă ajută să vă justificați tarifele.

Observi probleme prea târziu

Imaginați-vă că un angajat vă abordează și vă expune o problemă pe care o are cu coechipierul de câteva săptămâni. Au fost reticenți să spună ceva la început, dorind să rezolve singuri problema sau să nu provoace zarvă. Coechipierul a întârziat constant cu partea lor din proiect, inventând scuze și oferind rezultate slabe. Există mai multe steaguri roșii mari aici:

1. Problema a fost acolo de săptămâni întregi și nu erai conștient de ea;
2. Trebuie să parcurgeți tone de foi de pontaj pentru a colecta dovezi pentru a-l confrunta pe angajat;
3. Va trebui să faceți manual estimări noi de proiect în timp ce termenul limită se apropie rapid.

Pentru freelanceri, problema este similară: un client dorește să amâne un termen limită sau te acuză că ai luat prea mult timp. Așadar, pentru a vă susține, va trebui să petreceți timp semnificativ parcurgând toate lucrările (sau cărțile), căutând manual informațiile de care aveți nevoie. În tot acest timp, sperând că ai ținut cont de tot.

Cu toate acestea fiind spuse, pur și simplu introducând o foaie de pontaj digitală și un instrument de urmărire a timpului, puteți preveni toate aceste probleme și puteți obține profiturile de zece ori.

Motive pentru a folosi foile de pontaj digitale

În această secțiune, ne vom concentra asupra multiplelor beneficii ale foilor de pontaj digitale pentru dvs. (sau afacerea dvs.). Și până la sfârșitul listei, vei vedea cât de indispensabilă poate deveni o singură bucată de software.

Vă permit să editați foile de pontaj și intrările de timp

Cu o foaie de pontaj digitală, există o opțiune de editare a descrierii fiecărei intrări de timp. Acest lucru este perfect pentru a adăuga detalii despre sarcina legată de acea intrare. Informații precum instrumentele utilizate sau cine a atribuit sarcina etc.

În timp ce puteți susține că același lucru este disponibil pe o foaie de pontaj pe hârtie, există întotdeauna probleme de ilizibilitate și oameni care introduc sau completează colegii lor (risc de furt de timp). Dar cu un instrument digital de urmărire a timpului și o foaie de pontaj, obțineți trei soluții la aceste probleme:

1. Este mai ușor să ștergeți și să remediați o intrare de timp digital decât pe hârtie;
2. Fiecare angajat are propriile acreditări de conectare, așa că nu își pot scrie timpul unul pentru celălalt și
3. Angajatorii pot bloca opțiunea de editare în software-ul propriu-zis. Aceasta înseamnă că angajații vor avea nevoie de aprobare înainte de a edita o intrare de timp, ceea ce este excelent pentru prevenirea furtului de timp.

Editarea intrărilor de timp în Clockify

Există, de asemenea, numeroase șabloane de foaie de pontaj pentru cei care nu doresc să instaleze un software separat, dar le place ideea de a avea un cont net și digitizat al vremurilor tuturor.

O privire de ansamblu mai bună asupra tuturor și a tuturor

Aceasta este epoca transparenței și a răspunderii. Și cu foile de pontaj pe hârtie, nu ai acest lux.

Foile de pontaj digitale vă permit să vedeți ce face toată lumea în timp real. Este mult mai ușor să cauți un anumit angajat pentru a-i vedea disponibilitatea, a urmări progresul proiectului și cât de bine se aliniază timpul de lucru cu estimările tale.

În exemplul de mai sus, puteți vedea care angajat lucrează la ce proiect și puteți chiar căuta prin foile de pontaj pentru un anumit angajat.

Veți rămâne cu ușurință la curent cu estimările proiectului

Fiecare proiect vă va cere să faceți estimări de timp care afectează fiecare aspect al acestuia: cum alocați bugetul pe măsură ce proiectul se deplasează, ce colegi de echipă sunt disponibili pentru ce, ce sarcini afectează termenele limită, cum se schimbă prioritățile și multe altele.

Cu foile de pontaj pe hârtie, să urmăriți cât de bine urmează proiectul estimările dvs. poate fi dificil. Există o întârziere în procesarea informațiilor și pur și simplu este mai lung și mai solicitant să treci prin toate.

Cronometrarea digitală, pe de altă parte, face totul instantaneu. Software-ul este conceput pentru a vă oferi orice informații de care aveți nevoie cât mai repede posibil. După ce ați introdus informațiile necesare - cum ar fi estimările de timp și buget în acest caz, software-ul poate urmări toate intrările de timp pe care le fac angajații și le poate compara cu estimările dvs.

Urmărirea estimărilor de proiect în Clockify .

Aveți opțiunea de a urmări progresul proiectului pe măsură ce acesta se deplasează și de a vedea dacă sunteți înainte sau întârziați. Și oferă acele informații oricând doriți, în câteva minute. Totul este o chestiune de a lăsa software-ul să facă toate sarcinile grele.

Problemele sunt mai ușor de identificat

După ce am menționat estimări, este logic să fim orientați către subiectul întârzierilor din proiect și modul în care foile de pontaj digitale vă pot ajuta să le preveniți.

Unele dintre cele mai mari motive pentru termenele limită întârziate includ:

• Lipsa motivației sau productivității;
• Probleme de atribuire a sarcinilor;
• Angajații copleșiți;
• Solicitări nerezonabile ale clienților etc.

Ați crede că aproape toate aceste probleme pot fi evitate cu ajutorul foilor de pontaj?

E simplu.

În loc să utilizați doar o foaie de pontaj care arată când cineva a intrat și a ieșit din birou la sfârșitul zilei, urmărirea în timp real vă ajută să identificați o problemă în creștere cu zile sau chiar săptămâni înainte. În momentul în care sarcina cuiva durează mai mult sau rămâne în așteptare mai mult decât este necesar, puteți acționa pe loc și puteți ajunge la cauza principală.

Ca să nu mai vorbim de faptul că a avea un raport de estimare a proiectului la doar un clic distanță vă poate ajuta să vedeți dacă un anumit termen limită va fi dificil de respectat chiar și cu săptămâni înainte. Astfel, puteți să vă contactați clienții și să-i anunțați în consecință, în loc să vă confruntați cu e-mailuri și apeluri cu întârziere neplăcută.

Cronometrare mai precisă

Cu un instrument digital de urmărire a timpului, foile dvs. de pontaj vor deveni la fel de detaliate pe cât doriți să fie.

Trackerele moderne de timp vă oferă opțiunea de

• Etichetarea înregistrărilor de timp, astfel încât să știți ce tip de muncă ați făcut

(contabilitate, întâlniri, dezvoltare, testare, brainstorming de proiecte etc.)

• Integrarea cu alte aplicații pe care le utilizați

(browser web, software de contabilitate, instrument de management al proiectelor etc.)

În ambele conturi, fiecare intrare pe care o faceți are opțiunea de a specifica tipul de muncă pe care ați făcut-o. Și, în mod normal, tot ce trebuie să faceți este să introduceți informațiile o dată, iar acestea se vor transfera în toate intrările viitoare.

Un beneficiu uimitor când vine vorba de precizie este opțiunea de a crea direct o intrare de timp din calendarul dvs. online. Ca astfel:

După cum puteți vedea mai sus, un instrument digital de urmărire a timpului poate funcționa mână în mână cu calendarul dvs. Când le conectați pe cele două, nu este nevoie să introduceți manual date în timpul dvs. de timp pentru acea sarcină specifică din lista dvs. „Întâlnirea cu clientul X” din imaginea de mai sus arată că, cu un singur clic pe butonul „play”, porniți cronometrul pentru sarcina respectivă. Iar când ați terminat, introducerea orei merge direct în foaia de pontaj.

Simplu ca buna ziua!

Mai puțin loc pentru erori umane și mai puține bătăi de cap pentru toți cei implicați

Să aruncăm o privire la un alt exemplu de foaie de pontaj pe hârtie:

Exemplu de foaie de pontaj pe hârtie de la Psychology.illinois.edu

Am menționat că acestea servesc un scop specific: pur și simplu notarea orelor lucrate pentru a calcula mai ușor salariul.

Și, în același timp, asta înseamnă că unii (dacă nu majoritatea) oameni vor răsfoi câmpurile întrebând ce tip de sarcină a fost efectuată în acel interval de timp. În plus, supraveghetorii ar putea doar să semneze rapid aceste foi de pontaj pentru a parcurge lotul și să le lase deoparte pentru mai târziu. De asemenea, necesită un scris de mână lizibil și evitarea oricăror deteriorări (cum ar fi petele și rupturile în hârtie).

Cu o foaie de pontaj digitală, foarte puțin din finalizarea acesteia depinde de angajați și de supraveghetori. În timp ce înregistrările de timp încă trebuie completate, software-ul se ocupă de restul: calculează statul de plată, extrage informații, formulează rapoarte, caută intrări specifice și chiar prezintă o imagine de ansamblu asupra sarcinilor fiecăruia și a timpilor petrecuți la locul de muncă.

Rapoartele sunt la un clic distanță

Nu în ultimul rând, raportarea asupra progresului proiectului. Cu tot ce s-a menționat anterior, software-ul primește suficiente informații pentru a genera o vizualizare complexă, bogată în date, a tot ceea ce ți-ai putea dori:

• Cine a lucrat la ce sarcină și delegarea generală a sarcinilor;
• Orele lucrate in general;
• Progresul proiectului, timpul rămas, bugetul și cheltuielile;
• Timp economisit și timp pierdut;
• Orele facturabile versus orele nefacturabile și multe altele.

Și pentru relația cu clienții, documente ca acestea sunt vitale. Software-ul de cronometrare vă permite să obțineți toate aceste informații din foile de pontaj digitale într-o clipită. Ceea ce este la îndemână atunci când un client vă sună și dorește o întâlnire despre proiect la prima oră dimineață.

Concluzie

Avantajele de a avea o foaie de pontaj digitală sunt prea multe pentru a fi numărate. Am acoperit doar câteva care par să persistă cu foile de pontaj pe hârtie, în speranța de a ilustra modul în care vă pot ușura viața profesională. Există mai puțin loc pentru erorile umane, accelerează fiecare proces, facilitează calculul salariilor și urmărirea proiectelor... Iar trackerele digitale par să devină din ce în ce mai bune cu timpul. Deci, de ce să nu te modernizezi și să te economisești o mulțime de bani, timp și resurse?