Cum se creează o politică PTO (+ șablon de politică PTO)

Dacă sunteți proprietar de afaceri, puteți atrage candidați valoroși și talentați, oferindu-le salarii competitive. Însă, în afară de motivația financiară, mulți oameni vor aprecia la fel de mult o politică de PTO atractivă. Când te gândești la asta, să avem suficient timp liber pentru a ne bucura de viața în afara serviciului este ceea ce ne dorim cu toții. Deci, în calitate de angajator, aveți această oportunitate uimitoare de a oferi personalului dumneavoastră un format PTO care va fi potrivit pentru ei.

În acest articol, vă vom oferi câteva sfaturi practice despre cum să creați o politică PTO. Înainte de a face asta, vă vom ghida mai întâi prin elementele de bază ale politicii PTO și PTO, cum ar fi diverse tipuri de politici și modul în care legile reglementează această chestiune.

Ce sunt politicile PTO și PTO?

Perioada liberă plătită (PTO) este timpul pe care angajații îl petrec fără a lucra, dar totuși sunt plătiți pentru aceste ore. PTO este un termen umbrelă care include:

• concediu de odihna,
• zile personale,
• concediu medical,
• doliu,
• obligatia juriului,
• concediu de maternitate și paternitate și
• munca voluntara.

Deci, angajații își pot lua concediu nu numai pentru vacanță, ci și pentru alte scopuri, cum ar fi concediul de maternitate sau sarcina de juriu.

Ce reglementează politica PTO?

Acum, politica PTO reglementează:

• Numărul total de zile PTO pe care lucrătorii le primesc în fiecare an.
• Dacă angajații primesc zile PTO ca o singură sumă forfetară sau dacă pot acumula zile libere . Acumularea permite lucrătorilor să-și câștige PTO în timp. Acumulările vor depinde de anii de serviciu pe care îi au angajații. Lucrătorii pot folosi timpul liber acumulat înainte de expirare, care poate fi fie la sfârșitul unui an calendaristic, fie la sfârșitul unui an aniversar de muncă.
• Dacă angajații trebuie să urmeze soldul neutilizat de transfer sau politica de folosire sau pierdere . Cu soldul neutilizat de transfer, angajatorii permit angajaților lor să adauge zile neutilizate la soldul din anul următor. De exemplu, dacă un angajat are 15 zile de PTO pe an și folosește doar 10 zile, el va putea transfera aceste 5 zile de PTO la anul următor. Pe de altă parte, politica de folosire sau pierdere înseamnă că lucrătorii trebuie să folosească toate zilele PTO pe care le primesc pe an. Dacă nu, ei pierd aceste zile libere.

În plus, politica PTO ar trebui să precizeze cine este responsabil cu aprobarea timpului liber, cum ar fi HR, supervizorii sau oricine altcineva. Și, angajații ar trebui să știe când să solicite concediu, deoarece ar trebui să existe o perioadă necesară înainte de a-și lua zilele libere. De exemplu, lucrătorii trebuie să-și depună cererile cu două săptămâni înainte de a pleca în vacanță.

Este demn de remarcat faptul că politicile PTO nu sunt aceleași pentru lucrătorii salariați și orar. De exemplu, angajații orar nu primesc PTO nelimitat deoarece au dreptul la plata orelor suplimentare. Dimpotrivă, salariații nu pot primi ore suplimentare.

Trei tipuri de politici PTO

Dacă sunteți angajator, asigurați-vă că există mai multe tipuri de politică PTO:

1. PTO tradițional,
2. priza de putere flexibilă și
3. PTO nelimitat.

Priza de putere tradițională

Când companiile optează pentru politica tradițională PTO, ele fac mai multe categorii specifice pentru zilele libere, cum ar fi vacanța, concediul medical și zilele personale. În acest fel, angajații trebuie să aleagă o anumită categorie atunci când își solicită timpul liber.

Pentru lucrători, avantajul cheie al regulilor tradiționale PTO este că numărul de zile PTO crește cu cât angajații lucrează mai mult într-o companie. Astfel, se va reduce fluctuația angajaților, ceea ce este benefic pentru angajatori.

Cu toate acestea, principalul dezavantaj este că lucrătorii pot simți că au opțiuni limitate de a-și lua zile libere. Așadar, pentru a împiedica soldurile lor să crească, lucrătorii își pot raporta incorect zilele libere.

• În ce caz ar trebui angajatorii să folosească politica tradițională PTO?

În situațiile în care angajatorii doresc să știe exact cum își folosesc angajații timpul liber (ce ocazii).

Priza de putere flexibilă

PTO flexibil (banca PTO) este un singur grup de zile PTO. Angajații au o sumă fixă ​​a timpului liber și le pot folosi după cum doresc. Deci, nu există categorii distincte, cum ar fi vacanța, sarcina de juriu sau concediul medical.

Priza de putere flexibilă oferă angajaților libertatea de a-și organiza zilele libere așa cum doresc. De exemplu, părinții care lucrează își pot folosi timpul liber pentru a-și susține copiii la unele evenimente sportive.

Dar, principalul dezavantaj aici este că poate fi dificil pentru angajatori să stabilească o limită anuală de zile PTO pentru angajați.

• În ce caz ar trebui angajatorii să folosească politica de PTO flexibilă?

În situațiile în care angajatorii caută o modalitate de a trata cu ușurință administrația.

PTO nelimitat

Cu politica PTO nelimitată, angajații își pot lua atât timp liber cât doresc, atâta timp cât managerii lor aprobă aceste zile libere. În general, companiile folosesc încă rar acest tip de regulă PTO. Deci, de aceea afacerile care optează pentru acest format PTO atrag mulți angajați talentați.

Dar, principala problemă a politicii PTO nelimitat este că unele sondaje arată că PTO nelimitat este de obicei subutilizat. Asta pentru că lucrătorilor le este greu să aleagă numărul adecvat de zile libere.

• În ce caz ar trebui angajatorii să folosească politica PTO nelimitată?

Polița nelimitată funcționează bine atunci când angajatorii doresc să țină un ochi pe finanțele companiei. În firmele în care angajații au PTO nelimitat, lucrătorii nu pot acumula zile libere. Prin urmare, atunci când un angajat părăsește compania, un angajator nu este obligat să plătească pentru timpul de concediu.

Cât de mult PTO oferă majoritatea companiilor?

Acum, indiferent de tipul de poliță PTO pe care îl aleg companiile, numărul mediu de zile pe care angajații le primesc pe an poate fi de la 13 la 26, potrivit sondajului SHRM. Vorbind despre politicile tradiționale care separă categoriile PTO, cifrele medii sunt:

• 8 până la 22 de zile pentru vacanță,
• 7 până la 19 pentru zilele de boală și,
• 4 zile personale pentru angajații cu normă întreagă.

Este important de reținut că aceste zile depind de durata serviciului angajaților.

Cum este reglementată prin lege PTO?

Angajatorii sunt obligați să acorde lucrătorilor timp liber plătit? Ei bine, răspunsul poate varia, deoarece nivelurile federal și de stat reglementează în mod diferit această problemă.

Potrivit FLSA, angajatorii nu sunt obligați să-și plătească angajații pentru timpul nemuncat (vacanțe, zile personale, sărbători). Astfel de beneficii depind de acordul dintre angajator și angajat.

La nivel de stat, reglementările PTO sunt diferite de la stat la stat. Legile de stat reglementează unele chestiuni, cum ar fi ceea ce se întâmplă cu timpul de vacanță nefolosit și dacă angajatorii sunt obligați să plătească lucrătorii. De asemenea, politica de folosire sau pierdere este ilegală în anumite state. Dimpotrivă, în unele state, precum Washington, angajatorii sunt obligați să ofere lucrătorilor concediu medical plătit. Iată lista statelor și mai multe detalii despre reglementările lor privind concediile medicale.

Deci, angajatorii trebuie să acorde o atenție deosebită legilor federale și de stat atunci când creează o politică PTO.

Cum poți face o politică de concediu plătit?

Acum că cunoașteți cele mai importante părți ale politicilor PTO, iată câteva sfaturi despre crearea politicii PTO care funcționează pentru compania dvs.

Decideți numărul adecvat de zile PTO

Dacă alegeți politica PTO tradițională sau flexibilă pentru afacerea dvs., gândiți-vă la numărul adecvat de zile PTO pe care le veți acorda angajaților dvs. Cum iei această decizie? Puteți face câteva cercetări pentru a descoperi cum alte companii din industria și zona dvs. geografică se confruntă cu această problemă.

De exemplu, unele studii arată că angajații care lucrează în sectorul non-profit/fundații au în medie 17,5 zile de concediu plătite pe an. Lucrătorii din sectorul guvernamental și din industria militară au în medie 17,3 zile libere pe an.

Vorbind despre diferite state, PTO medie pentru proprietarii de afaceri mici din statele de nord-est (New York, New Hampshire, Maine) este de 11,4 zile pe an. California și alte state din Vest permit 9,4 zile PTO, în timp ce statele din Sud și Midwest au o medie de 8,5 zile pe an.

De asemenea, merită remarcat faptul că, cu reguli adecvate PTO, te poți asigura că cei mai buni angajați ai tăi nu părăsesc compania. Iată cum: recompensați lucrătorii cu mai mult timp liber cu cât lucrează mai mult în firma dvs. În acest fel, angajații se vor simți și mai apreciați pentru eforturile lor.

Decideți asupra opțiunii de rulare

Când creați politica PTO, este esențial să alegeți dacă le veți permite lucrătorilor dvs. opțiunea de răsturnare sau politica de folosire sau pierdere.

În primul rând, nu uitați să verificați reglementările statului dvs. privind opțiunea de transfer, deoarece unele state impun un plan de transfer pentru PTO. Dacă acesta este cazul în locația dvs., asigurați-vă că notați mai multe detalii despre acest subiect. Apoi, angajații au posibilitatea de a reporta zile PTO neutilizate în următorul an calendaristic sau aniversare? Alegeți o opțiune și adăugați-o la politica dvs. PTO.

Apoi, din nou, dacă optați pentru politica de utilizare sau pierdere, includeți aceste informații în politica dvs. PTO. În plus, poți să le reamintești din când în când angajaților tăi să-și ia zilele libere și să prevină să-și piardă prețiosul timp liber.

Setați procesul de aprobare a PTO

Odată ce ați determinat numărul de zile pe care lucrătorii le pot folosi și alte opțiuni neprețuite, asigurați-vă că ați stabilit câteva reguli de bază pentru solicitarea timpului liber.

În primul rând, angajații trebuie să cunoască un termen limită pentru depunerea cererii de concediu. De exemplu, dacă lucrătorii doresc să ia mai mult de 5 zile, vor trebui să ceară concediu cu două săptămâni înainte. Atunci când își iau mai puține zile libere, angajaților li se permite să solicite concediu cu două zile înainte de a-l folosi.

Acum, aceste reguli se aplică oricărui tip de PTO, dar să ne concentrăm în special asupra zilelor de boală. A lucra în afaceri precum hoteluri și restaurante înseamnă, de obicei, munca în ture. Astfel de medii de lucru necesită muncă dinamică, așa că a avea mai puțini angajați într-o tură poate fi destul de problematic. Pentru a preveni aceste situații, angajatorii ar trebui să stabilească un termen realist pentru apelarea bolnavilor. Astfel, va fi mai ușor să găsești lucrători care vor lua schimbul cuiva.

În plus, politica PTO ar trebui să precizeze cine este responsabil cu aprobarea zilelor libere. În funcție de numărul de angajați din compania dvs., acesta poate fi fie un departament de resurse umane, un manager sau un angajator.

Lăsați-vă angajații să își verifice soldul PTO și acumularea

În calitate de angajator sau manager, este logic să urmăriți timpul liber al echipei. Dar, pentru a îmbunătăți încrederea între dvs. și echipa dvs., asigurați-vă că îi lăsați angajaților să își verifice soldul PTO.

Dacă utilizați software pentru solicitarea și aprobarea PTO, acordați-le angajaților acces pentru a-și revizui timpul liber. De exemplu, puteți încerca Clockify, programul de urmărire a timpului liber și a vacanțelor, în acest scop. Aici, o angajată poate vedea istoricul soldului său, care arată cererile de concediu și modificările la acumulare, ca în captura de ecran de mai jos.

În acest exemplu, putem vedea un sold de vacanță. Deci, ori de câte ori utilizatorul trimite o cerere de concediu, această acțiune va fi adăugată la listă. De asemenea, atunci când managerii sau administratorii aprobă sau resping cereri, istoricul Soldului va include și aceste acțiuni.

Asigurați-vă că politica dvs. respectă toate legile și reglementările

Am vorbit deja despre modul în care diferite state au diverse reglementări când vine vorba de politica PTO. Așadar, înainte de a împărtăși angajaților politica dvs. PTO, faceți-vă timp pentru a explora legile și reglementările federale, de stat și locale. Acesta este cel mai bun mod de a vă asigura că politica dvs. respectă toate legile.

În plus, dacă compania dvs. angajează lucrători în mai multe jurisdicții, verificați dacă există variații între diversele domenii de autoritate.

Includeți politica dvs. PTO într-un manual al angajaților

Informațiile valoroase ar trebui întotdeauna împărtășite. Deci, nu vă lăsați angajații la întuneric când vine vorba de regulile PTO. În schimb, adăugați politica dvs. PTO într-un manual al angajaților. Ori de câte ori încep noi lucrători în compania dvs., aceștia vor avea toate detaliile de care trebuie să știe despre timpul liber plătit.

În plus, informați angajații dvs. că pot veni la dvs. dacă au întrebări despre PTO.

Un șablon de politică PTO

Pentru a vă ajuta să creați o politică PTO care se potrivește afacerii dvs., am creat un șablon de politică PTO. În captura de ecran de mai jos, puteți vedea o parte a acestui șablon, pe care o puteți descărca din linkul de mai jos.

Descărcați șablonul de politică PTO

Iată categoriile cheie pe care le include acest șablon:

1. Introducere: pe scurt, aici explicați ce este PTO și când angajații pot începe să-și folosească zilele libere. În plus, puteți adăuga tipul de poliță (tradițională, flexibilă sau nelimitată).
2. Politica de acumulare și de transfer : explicați cine este eligibil pentru a câștiga zilele PTO și când angajații pot începe să folosească timpul acumulat. De asemenea, ar trebui să includeți un program de acumulare. De asemenea, clarificați dacă lucrătorilor li se permite să reporteze zile PTO neutilizate. Dacă da, dacă angajații ar trebui să transfere zilele neutilizate în următorul an calendaristic sau aniversar. Clarificați dacă există diferențe între angajații cu normă parțială și angajații cu normă întreagă.
3. Concediu medical: deoarece concediul medical este obligatoriu în unele state, aici puteți introduce datele respective, în funcție de locația companiei dvs.
4. Solicitări și aprobări PTO: clarificați pur și simplu cum angajații pot solicita timp liber și cine aprobă zilele PTO.
5. Încetare: când un angajat părăsește compania, ce se întâmplă cu zilele PTO neutilizate acumulate? Asigurați-vă că explicați în această secțiune.

Concluzie

Când creați o politică PTO, veți avea mai multe decizii de luat:

• În primul rând, va trebui să vă dați seama dacă doriți să oferiți angajaților dvs. formatul PTO tradițional, flexibil sau nelimitat.
• Apoi, va trebui să vă gândiți dacă doriți să permiteți angajaților să-și acumuleze timpul liber sau dacă vor primi o sumă la începutul anului.
• De asemenea, va trebui să alegeți dacă le veți oferi angajaților o opțiune de a le reporta zilele libere neutilizate sau dacă trebuie să folosească toate zilele PTO până la sfârșitul anului.

În plus, este esențial să respectați legile și reglementările, deoarece politica PTO trebuie să respecte toate nivelurile de legi.

După ce vă creați propria politică PTO, asigurați-vă că o includeți într-un manual al angajaților. În cele din urmă, încurajați-vă angajații să vă contacteze dacă au întrebări sau nelămuriri cu privire la PTO.