„Mâncați broasca” pentru a vă crește productivitatea

Mark Twain a spus odată: „Mănâncă o broască vie la prima oră dimineața și nu ți se va întâmpla nimic mai rău în restul zilei”.

Chiar dacă vremurile s-au schimbat semnificativ de când acest autor de renume mondial a aruncat aceste cuvinte de înțelepciune, afirmația este încă adevărată. În zilele noastre, deși perspectivele de a mânca o broaște vie reală sunt descurajante, putem interpreta aceste „broaște” ca fiind sarcinile de care ne temem.

Rămâneți alături de noi în această postare de blog și vom arunca puțină lumină asupra următoarelor subiecte:

• Semnificația din spatele „broaștei” lui Twain
• Implementarea de către Brian Tracy a „mâncării broaștei”
• Sfaturi pentru stăpânirea și prioritizarea timpului într-o zi de lucru
• Avantajele și dezavantajele utilizării acestei tehnici
• Cum se folosește și se aplică tehnica „eat the frog”.

Ce înseamnă expresia „Mâncați acea broască”?

„A mânca broasca aceea” înseamnă că trebuie să faci mai întâi sarcina de care te temi, înaintea tuturor celorlalte sarcini. Odată ce ți-ai „mâncat” „broasca”, poți fi sigur că ceea ce e mai rău a trecut în urmă, așa că probabil că vei adopta o abordare pozitivă pe parcursul zilei.

Cu alte cuvinte, „broasca” este o reprezentare abstractă a obligației pe care ați amânat-o, în speranța că se va rezolva de la sine sau se va rezolva între timp – ceea ce este o idee defectuoasă, preconcepută, care duce la scăderea performanței.

Cine a spus „Mănâncă broasca aia”?

Brian Tracy, autorul uneia dintre cele mai bune cărți despre productivitate - Eat That Frog! 21 de moduri grozave de a opri amânarea și de a face mai mult în mai puțin timp — a fost cel care a inventat termenul, inspirat de citatul lui Mark Twain menționat anterior.

În cartea sa, Tracy susține că concentrarea pe cea mai importantă sarcină a ta, adică „cea mai urâtă broască”, este cel mai bun mod de a câștiga succes, statut, respect și fericire în viață – de unde și numele capricios al tehnicii sale de gestionare a timpului, adică „Mâncați”. broasca aceea”.

Pe lângă recunoașterea problemei, în această carte, Tracy merge și în profunzime pentru a prezenta unele dintre cele mai bune tehnici de a face față efectiv „broaștelor” tale într-un mod care poate fi realizat de oricine.

Cine poate folosi tehnica „Mănâncă acea broască”?

Cel mai mare procent de oameni care se uită la acest subiect sunt de obicei oameni orientați spre afaceri care caută soluții creative și rapide pentru a-și crește nivelul de productivitate. Cu toate acestea, „a-ți mânca broaștele” poate fi aplicat în diverse domenii, altele decât cele profesionale.

În esență, această tehnică este grozavă pentru oricine:

• Jonglează cu mai multe proiecte simultan,
• Se confruntă cu termene limită pe tot parcursul săptămânii,
• Are probleme în a se concentra pe o anumită sarcină,
• Nu este obișnuit cu rutina zilnică și
• Are probleme la prioritizarea sarcinilor.

Ce sarcini pot fi „broaște”?

În esență, orice sarcină poate fi o „broască” – atâta timp cât amânați fără sfârșit înainte de a o face.

Cu toate acestea, următoarele tipuri de sarcini sunt cel mai probabil să fie clasificate drept „broaște”:

O sarcină extrem de dificilă

Aceasta este o sarcină pe care o tot amânați deoarece:

• Ți-ar lua prea mult timp,
• E prea greu, sau
• Este pur și simplu plictisitor.

De exemplu, „broasca” dumneavoastră poate face o cercetare amplă pentru un proiect sau completează o mulțime de documente contabile.

O sarcină extrem de importantă

Aceasta este o sarcină pe care o tot amânați, deoarece este prea importantă pentru a fi trecută cu vederea - dar pare să fie și prea solicitantă pentru a vă concentra pe deplin asupra ei pentru o perioadă mai lungă de timp.

Destul de des, teama de feedback negativ sau de rezultat nedorit vă poate afecta foarte mult încrederea și disponibilitatea de a face o anumită sarcină. Prin urmare, îl amâni până în ultimul minut și te trezești adesea într-o luptă de timp.

De exemplu, poate fi un apel către un client pretențios sau estimări de cost și timp pe care trebuie să le stabiliți pentru un proiect evaziv.

O sarcină extrem de importantă și dificilă

Uneori, dacă chiar nu ai noroc, o sarcină poate fi atât plictisitoare, cât și crucială pentru munca ta.

Dacă ești student, s-ar putea să te trezești într-o situație în care trebuie să termini un proiect sau un eseu în câteva ore pentru că ai amânat prea mult timp. Scrierea unei lucrări de 50 de pagini este destul de dificilă așa cum este, să nu mai vorbim de constrângeri de timp - mai ales dacă lucrezi pentru o notă de trecere.

Cum să „mânânci broasca aia”?

Esența tehnicii de gestionare a timpului „Mâncați acea broască” este simplă:

1. Etichetează-ți sarcinile pentru a-ți identifica „broasca”
2. Lucrează la „broasca” la primul lucru dimineața
3. Odată ce ați terminat cu „broasca”, concentrați-vă asupra sarcinilor mai puțin cruciale din program

Pentru a vă eticheta în mod corespunzător sarcinile și a identifica broaștele, va trebui să stabiliți priorități - folosind tehnica de gestionare a timpului Eisenhower Matrix .

Prin proxy, Eisenhower Matrix etichetează sarcinile în funcție de nivelul lor de importanță și urgență – dar sistemul funcționează la fel de bine cu „broaște”.

Mai întâi, va trebui să creați o listă de sarcini pe care trebuie să le faceți în ziua următoare. Apoi, împărțiți elementele de făcut în 4 cadrane, descriind cât de mult doriți și trebuie să faceți o sarcină:

• Cadranul 1 — sarcini pe care nu vrei să le faci, dar trebuie să le faci
• Cadranul 2 — sarcini pe care doriți să le faceți și, de asemenea, trebuie să le faceți
• Cadranul 3 — sarcini pe care doriți să le faceți, dar nu trebuie să le faceți
• Cadranul 4 — sarcini pe care nu doriți să le faceți și, de asemenea, nu trebuie să le faceți

„Broaștele” dvs. sunt întotdeauna sarcinile pe care le plasați în Cadrantul 1 - adică sarcinile zilnice pe care nu doriți să le faceți, dar încă trebuie să le faceți. La începutul fiecărei zile de lucru, pur și simplu lucrați la sarcina din Cadranul 1 - numai odată ce ați terminat această sarcină, dacă treceți la sarcinile din celelalte cadrane.

Poate părea relativ ușor de realizat, dar esențialul nu este în ordinea în care efectuați sarcinile - creează precedentul că nu trebuie să vă deplasați în următorul cadran până când nu ați finalizat sarcinile din cel precedent.

Odată ce te obișnuiești cu rutina de a sări prin cadrane, ar trebui să observi o creștere a performanței tale generale. Prin urmare, aplicarea metodei Eisenhower Matrix poate fi primul pas spre a învăța cum să „Mâncați broasca”.

Ce se întâmplă dacă ai 2 „broaște”?

Nu există două broaște urâte care sunt la fel de urâte și nici două sarcini nu sunt la fel de problematice.

Dar, atunci când aveți îndoieli cu privire la câteva potențiale „broaște”, Tracy vă sfătuiește să utilizați tehnica ABCDE pentru a identifica sarcina pe care ar trebui să o abordați mai întâi.

Încă o dată, ar trebui să creați o listă de sarcini pe care trebuie să le faceți în ziua următoare. Apoi, etichetați-le cu litere:

• „A” — sarcina ta cea mai importantă , cea mai probabil să aibă consecințe grave dacă nu o termini.
• „B” — următoarea sarcină cea mai importantă , cea nu la fel de gravă în ceea ce privește consecințele, dar totuși importantă.
• „C” - sarcina pe care ai putea-o face , dar nu ar avea consecințe reale dacă nu ai face-o.
• „D” — sarcina pe care o puteți delega cuiva, pentru a elibera mai mult timp pentru a face sarcina „A”.
• „E” – sarcina pe care nu trebuie să o faci, astfel încât să o poți elimina .

Important este că nu treceți la sarcina „B” sau la orice altă sarcină până când nu terminați cu sarcina „A”.

Diferențierea sarcinilor și determinarea care dintre ele este mai importantă decât cealaltă ar putea fi problematică. Deci, cel mai bun mod de a vă organiza timpul este să faceți o listă de sarcini și să le puneți pe toate cap la cap.

Luați în considerare factorii care sunt universali, adică — termenele limită, timpul necesar pentru a le finaliza, nivelul de cercetare și dificultatea — și veți avea o imagine mai clară cu privire la distribuția sarcinilor pentru fiecare etichetă ( ABCDE ).

„Mâncare acea broască” cu o aplicație

Există mai multe aplicații care sunt concepute pentru a vă ajuta să „Mâncați-vă broasca” – să vedem cum puteți aplica această tehnică de gestionare a timpului cu instrumentul de urmărire a timpului liber Clockify:

1. Mai întâi, creați un proiect în care vă veți gestiona sarcinile obișnuite și „broaștele”.

2. Adăugați sarcini la acest proiect – atunci când denumiți sarcinile, implementați tehnica ABCDE pentru a le marca în ordinea importanței

3. După ce aveți o listă clară a sarcinilor dvs. pentru ziua respectivă, puteți selecta „SARCINA A” în trackerul de timp și puteți începe să lucrați la ea, înainte de a începe lucrul la „SARCINA B”.

4. Puteți lăsa „SARCINA C” pentru mai târziu, să delegați sau să atribuiți „SARCINA D” altor membri ai echipei dumneavoastră în fila Sarcină a proiectului și pur și simplu să ștergeți sarcina „E” din program.

Teorii care susțin „Mâncarea acelui broască”

Câteva teorii susțin premisa că ar trebui să faceți mai întâi sarcina cea mai importantă, așa cum este recomandat în tehnica „Mâncați acea broască”.

Conform efectului de poziție în serie, atunci când oamenii trebuie să-și amintească elementele dintr-o listă, este mai probabil să-și amintească primul și ultimul element mai bine decât pe cele din mijloc.

De asemenea, conform ipotezei scăderii atenției, oamenii sunt mai predispuși să acorde atenție informațiilor pe care le aud mai întâi decât informațiilor care urmează.

Acest efect și ipoteză susțin ideea că ar trebui să faceți mai întâi sarcina cea mai importantă sau cea mai dificilă, deoarece este mai probabil să vă puteți concentra asupra ei la începutul zilei.

Avantajele „a mânca acea broască”

Poate părea înfricoșător, dar a face față cu broasca ta depășește adesea disconfortul și dezavantajele care vin cu amânarea acesteia.

Iata de ce.

„A mânca acea broască” dezvoltă o dependență pozitivă

În cartea sa, Tracy se referă, de asemenea, la dezvoltarea unui tip de „dependență pozitivă” care provine din sentimentul de realizare pe care îl obțineți atunci când terminați o sarcină complexă. Eliberarea de endorfine – neurotransmițători care măresc nivelurile de plăcere din creier – devine asociată cu munca și îndeplinirea regulată a sarcinilor, care la rândul său se dezvoltă într-o dependență pozitivă.

El observă, de asemenea, că persoanele care dezvoltă acest tip de „dependență” experimentează adesea niveluri ridicate de claritate și încredere, chiar și în afara sferelor profesionale ale vieții.

„Mâncarea acei broaște” este o tehnică bazată pe impact

A face cea mai dificilă sau cea mai importantă sarcină dimineața va avea un mare impact pozitiv asupra restului zilei.

Această mică realizare vă va ajuta să vă energizați și să vă motivați și veți trece prin restul zilei, deoarece veți ști că toate celelalte sarcini care vă așteaptă sunt mai ușoare.

„Mâncarea acelui broască” facilitează prioritizarea

Când începeți să vă gândiți la sarcinile dvs. pentru a găsi „broaște”, veți obține o perspectivă excelentă despre volumul de muncă zilnic.

Veți avea mai multe șanse să recunoașteți ce sarcini nu sunt importante, ce sarcini puteți renunța complet și pe ce sarcini ar trebui să vă concentrați cu adevărat.

În schimb, dacă nu prioritizați sarcinile și vă faceți munca în ordine aleatorie, este posibil să petreceți prea mult timp pe sarcini banale și să nu mai aveți timp pentru cele mai importante sarcini.

„Mâncarea acei broaște” vă lasă mai mult timp pentru sarcini plăcute

Fiecare are un anumit tip de sarcină de care nu îi place.

Unora nu le place să creeze estimări de proiect, altora nu le place să scrie rapoarte și altora nu le place să facă apeluri telefonice sau să răspundă la e-mailuri.

În orice caz, dacă faci aceste sarcini „îngrozitoare” la prima oră dimineața, vei simți că ai mai mult timp pentru sarcinile care îți plac cu adevărat.

Dezavantajele „a mânca acea broască”

Această tehnică de gestionare a timpului vine și cu unele dezavantaje - cel puțin pentru unii oameni și în unele situații.

Iată de ce „A mânca acea broască” poate fi o provocare pentru tine.

„Mâncarea acelui broască” face începutul zilei dificil

Concentrarea pe o nouă „broască” în fiecare zi poate fi dificilă, pentru că, în esență, etichetăm începutul zilei noastre de lucru ca fiind momentul pentru cei mai răi ghouls, care poate fi demoralizant de la sine.

Dar, disciplina și practica vă pot ajuta să finalizați mai repede aceste cele mai proaste sarcini.

Pentru a termina aceste „broaște” mai repede, vă puteți exersa „capacitatea de a vă concentra fără distragere pe o sarcină solicitantă din punct de vedere cognitiv” sau „munca profundă” , așa cum o numește Cal Newport.

Când începeți această sarcină solicitantă, nu vă mutați atenția asupra altceva până nu ați terminat-o; poți lua pauze, dar atunci când lucrezi, evită distragerile.

Exersându-vă capacitatea de a efectua „muncă profundă”, veți termina mai repede aceste sarcini importante, veți trece mai repede la sarcinile „obișnuite” și chiar veți termina munca zilnică mai devreme în cursul zilei.

Veți avea un mare simț al progresului, ceea ce vă va ajuta să vă simțiți mai motivat, iar nivelul de productivitate va fi în creștere.

„A mânca acea broască” poate fi uneori prea rigid și nepractic

Regulile tehnicii „Mâncați acea broască” stabilesc că trebuie să abordați mai întâi sarcina cea mai importantă/dificilă, care poate fi o regulă strictă.

Ce se întâmplă dacă sarcina ta cea mai importantă se schimbă pe parcursul zilei și trebuie să te concentrezi pe altceva?

În astfel de cazuri, cel mai bine este să acționezi conform noilor tale priorități. De exemplu, puteți adăuga noua sarcină pe lista dvs. ABCDE și o etichetați ca „A”, marcând toate celelalte sarcini ca fiind mai puțin urgente.

În cele din urmă, tot ce poți face pentru a contracara dezavantajele și a profita la maximum de avantajele acestei tehnici, folosește regulile „Mănâncă acea broască” ca punct de plecare — și modifică-le pentru a se potrivi nevoilor tale.

„A mânca acea broască” poate să nu fie suficient de dinamic pentru toată lumea

A avea o rutină la locul de muncă este un lucru bun atunci când trebuie să termini o mulțime de sarcini în fiecare zi. Dar, poate fi, de asemenea, copleșitor cu fiecare zi care trece. Acest lucru are ca rezultat scăderea productivității din cauza lipsei de motivație, care, la rândul său, are ca rezultat dezangajarea angajaților.

În legătură cu subiectul nostru, tehnica ABCDE combinată cu „broasca” poate alimenta o lipsă de creativitate, care se poate reflecta slab asupra performanței tale. Prin urmare, este important să învățați să recunoașteți când această tehnică este utilă și când ar trebui să treceți „în afara cărților”.

Sfaturi pentru a „Mânca acea broască” mai ușor

Ați ajuns aici, ați citit totul și încă rămâneți confuz cu privire la cum să rezolvați problema de a vă face mai întâi cea mai proastă sarcină. Ei bine, iată câteva sfaturi despre mâncarea broaștelor care vă vor fi cu siguranță de folos.

Practicați planificarea

Tehnica „Mâncați acea broască” se referă la planificare, deoarece:

• Gândește-te la sarcinile tale
• Notează-ți ideile
• Faceți priorități
• Identificați-vă obiectivele
• Luați măsurile necesare

Poate să sune consumator de timp să vă scrieți toate sarcinile în fiecare zi, dar acest lucru vă economisește timp. Potrivit lui Tracy, 1 minut de planificare vă poate economisi până la 5-10 minute în timpul execuției, dacă este planificat corect.

Pe măsură ce trece timpul, crearea acestor liste și prioritizarea sarcinilor pe hârtie va deveni un obicei și vei învăța să o faci mai repede, ceea ce te va economisi și mai mult timp.

Creați un sentiment de impuls

Odată ce ți-ai făcut planul, nu ezita, doar mergi direct în munca ta. Concentrează-te pe ceea ce faci și concentrează-te pe scopurile și obiectivele tale.

Veți observa că este mult mai greu să începeți să lucrați la o sarcină decât să continuați să lucrați la ea. Acest lucru este cunoscut ca construirea impulsului - odată ce începem să mergem, vom continua până când ajungem la un sentiment de realizare.

Așadar, dacă te simți demoralizat la gândul că îți faci cele mai solicitante sarcini dimineața, amintește-ți că primul pas este întotdeauna cel mai greu. Va fi mai ușor odată ce veți câștiga impuls și vă concentrați cu adevărat pe sarcină.

Analizați sarcinile în bucăți mai mici

Când lucrează, oamenii iubesc sentimentul de a-și atinge obiectivele, pentru că le place sentimentul de finalizare.

Dar, atingerea scopului final al unui proiect poate părea departe de a fi atins, mai ales atunci când abia începeți.

Pentru a obține acel sentiment de finalizare la intervale egale în proiect, și nu doar la sfârșitul acestuia, ar trebui să vă analizați proiectul în sarcini mai mici - acest lucru va face ca obiectivele dvs. să pară mai ușor de gestionat, deoarece vă veți strădui pentru o parte din acel obiectiv la un moment dat.

De exemplu, „broasca” dumneavoastră este un proiect pe care trebuie să îl finalizați în 2 ore.

Deci, puneți acest proiect pe hârtie și observați că îl puteți analiza în 3 sarcini - aceste sarcini fac parte dintr-un obiectiv mai mare și le puteți trata ca niște mini-obiective pe care trebuie să le îndepliniți.

Odată ce ați îndeplinit fiecare dintre cele trei mini-goaluri, ar trebui să luați o scurtă pauză și să vă recompensați pentru eforturile de până acum.

Veți simți un sentiment de finalizare, iar finalul proiectului va veni mai repede decât se aștepta, cel puțin din punct de vedere psihologic.

Cuvinte finale

Să-ți mănânci broasca, adică să te ocupi de sarcina ta cea mai solicitantă dimineața, este ca vântul sub aripi atunci când vine vorba de programul tău de lucru - pentru că finalizarea unei sarcini cruciale va aduce întotdeauna rezultate mai rapide, mai eficiente, mai puțină oboseală și un sentiment de realizare mai puternic decât finalizarea a 5 din 6 sarcini banale.

Și de aceea ar trebui să țintești mereu spre asta.