Cum să maximizezi orele facturabile ca freelancer

Numărul de liber profesioniști din SUA a crescut rapid din 2014 — conform ultimelor cercetări, există 59 de milioane de freelanceri în SUA. Oamenii optează pentru locuri de muncă independente datorită flexibilității programării și veniturilor suplimentare. De asemenea, există persoane ale căror surse primare de venit provin direct din freelancing. Freelancerii au, într-adevăr, mari beneficii, dar una dintre principalele probleme este modul de a calcula orele facturabile.

Profesiile din cărămidă și mortar au departamente de resurse umane care se ocupă de plățile, facturile și timpul PTO. Când sunteți independent, gestionarea plăților poate zgudui barca. De multe ori este descurajantă și destul de obișnuită ca angajatorii să întârzie atunci când vine vorba de plată. Conform cercetărilor realizate de Freelance Union, 8 din 10 freelanceri se ocupă de probleme de plată.

Pentru a evita acest lucru, am pregătit câteva strategii etice care vă pot ajuta să vă gestionați plățile și să maximizați orele facturabile ca freelancer.

Ce sunt orele facturabile și nefacturabile?

Freelancerii, spre deosebire de angajații cu normă întreagă, au libertatea de a-și organiza timpul de lucru și timpul liber așa cum doresc. Cu toate acestea, dezavantajele lucrului ca freelancer pun uneori avantajele la umbră. În multe cazuri, aceste dezavantaje, cum ar fi timpul nedorit, concediile neplătite, pensia și asigurarea. Dar, având în vedere că o mulțime de freelanceri își taxează timpul la oră, ceea ce îi îngrijorează adesea este cum să crească numărul de ore facturabile . Înainte de a ne aprofunda în maximizarea orelor facturabile, să ne asigurăm că înțelegeți ce înseamnă orele facturabile și nefacturabile.

Ore facturabile

Când lucrezi pe cont propriu, nu ai un departament de resurse umane pe care să te bazezi pentru a face treaba administrativă în locul tău. În schimb, vă gestionați singur orele de muncă, vacanța și orele facturabile.

Orele facturabile sunt numărul de ore lucrate pentru care un freelancer facturează clientul. Pentru a calcula corect orele facturabile, trebuie să fii foarte meticulos și riguros – dar să rămâi etic – altfel, vei ajunge să lucrezi gratuit sau concediat dacă faci fraudă.

De exemplu, în cazul unui tutor de limbă, activitățile care constituie ore facturabile sunt exclusiv de predare. În schimb, orele facturabile ale unui avocat includ întâlniri cu clienții, orice formă de corespondență cu clienții, inclusiv apeluri telefonice sau e-mailuri și lucrul la problema reală pentru un client.

Ore nefacturabile

Numărul de ore pe care un freelancer lucrează, dar nu facturează clientul este denumit ore nefacturabile . Orele nefacturabile includ orele suplimentare petrecute pentru a finaliza munca, dar care nu pot fi facturate etic.

De exemplu, profesorii de limbi străine independenți petrec ore suplimentare pregătindu-se pentru curs și furnizând materiale suplimentare pentru care nu sunt plătiți. În cazul avocatului, orele nefacturabile includ întâlniri cu colegii de muncă, răspunsul la apeluri și e-mailuri care nu au legătură directă cu clientul, gândirea și elaborarea de strategii.

Potrivit unei cercetări, un număr semnificativ de liber profesioniști lucrează ore suplimentare pentru a îndeplini obiectivele de referință. De exemplu, un dezvoltator de software, din aceeași cercetare, afirmă că lucrează cu 10% mai mult decât percepe, în jur de 50 de ore pe săptămână. Unul dintre motivele pentru care se întâmplă acest lucru se datorează inovației constante a tehnologiilor cu care de multe ori este greu de ținut pasul. Astfel, dezvoltatorii petrec ore suplimentare executând teste și încercând lucruri noi pentru a oferi rezultate și a finaliza munca.

Activitățile suplimentare, cum ar fi dobândirea de noi abilități, obținerea de certificări, munca administrativă etc. se referă la orele nefacturabile pe care mai mulți freelanceri le petrec făcându-și treaba, dar nu le pot factura.

Cine lucrează ore facturabile?

Independenții reprezintă majoritatea lucrătorilor care lucrează ore facturabile - ei se referă la persoanele care desfășoară activități independente, mai degrabă decât să lucreze pentru altcineva cu normă întreagă, adică o companie. O mulțime de freelanceri lucrează în servicii pentru clienți, sectorul IT, scris, educație, contabilitate etc.

Cu toate acestea, există și alte câteva tipuri de profesioniști care lucrează ore facturabile în afară de liber profesioniști. Calculul orelor facturabile, printre altele, se aplică profesioniștilor din domeniul juridic , fie că sunt liber profesioniști sau lucrează cu normă întreagă pentru o companie. Această practică a fost introdusă în anii 1960 odată cu inventarea computerului, în principal pentru a păstra evidența orelor facturabile și pentru a pune capăt practicilor de facturare neetice.

Profesiile care folosesc ore facturabile atunci când desfășoară munca au o muncă grea să judece care sunt activitățile care sunt facturabile din punct de vedere etic sau practic. În următoarea secțiune a acestei postări de blog, puteți găsi cum să vă calculați cu ușurință orele facturabile, dar și să le maximizați, într-o manieră profesională și etică.

Strategii pentru maximizarea orelor facturabile și rămânerea etică

Am pregătit șase strategii utile pe care le puteți adapta pentru a vă crește facturabilitatea, dar rămâneți sinceri față de clienți. Prin urmare, dacă vă confruntați cu plăți întârziate sau chiar neplăți, iată câteva strategii care vă vor ajuta să profitați la maximum de proiectele pentru care sunteți plătit (sau pur și simplu să evitați pierderea timpului cu proiectele greșite).

Evitați escrocherii de locuri de muncă

Poate că acesta este pasul inițial de care trebuie să vă bifați lista de sarcini. Faceți câteva cercetări despre compania la care ați fost angajat ca freelancer, vedeți dacă au un site oficial sau prezență în rețelele sociale. Mai mult, căutați recenzii pe site-uri web legitime de evaluare a locurilor de muncă sau încercați să contactați angajații din compania pentru care aplicați.

În plus, există companii care sunt legitime, dar au reputația de a fi plătitori întârziați sau chiar neplătitori. Cercetați-vă și convingeți-vă în avans asupra condițiilor de plată cu clienții pentru a avea control asupra fluxului de numerar. Evitarea propunerilor de afaceri frauduloase vă va scuti de la pierderea timpului și de a lucra gratuit.

Furnizați dovada orelor de lucru

Oferiți clienților dumneavoastră o descriere clară și transparentă a orelor dvs. facturabile. Descrierile vagi precum „testarea” sau „a face cercetări” pot face mai mult rău decât bine. Unii clienți vor căuta un ac într-un car de fân pentru a vă contesta facturile, pentru a întârzia plățile sau pentru a nu plăti deloc. Astfel, scrieți o descriere amănunțită a fiecărei activități facturabile, urmăriți timpul facturabil pentru a evita neînțelegerile și construiți încredere cu clienții dvs. Acest lucru ne duce la următorul nostru punct.

Urmăriți timpul facturabil

Pentru a înțelege mai bine cum vă puteți maximiza orele facturabile, mai întâi va trebui să le urmăriți și să le calculați . Când te gândești la asta, calcularea orelor facturabile pare o plimbare în parc - îți înmulți orele de muncă cu tariful orar. Cu toate acestea, freelancerii gestionează adesea mai multe proiecte pentru mai mulți clienți simultan și taxează diferit pentru fiecare. Pentru a preveni confuzia și neplățile, un freelancer ar trebui să aleagă o metodă fiabilă pentru calcularea orelor facturabile . Aici tehnologia este utilă, deoarece nu veți scrie totul pe hârtie (sperăm).

Acestea fiind spuse, puteți alege un instrument de urmărire a timpului, cum ar fi Clockify, pentru a urmări cu ușurință orele facturabile. Pur și simplu, setați rata facturabilă și începeți să vă urmăriți orele facturabile ori de câte ori lucrați la un proiect, așa cum se arată în Captura de ecran 1: Urmărirea orelor facturabile . Asigurați-vă că semnul dolarului este bifat (sau dezactivat pentru activități nefacturabile).

Captură de ecran 1: Urmărirea orelor facturabile

Pentru a vedea și a analiza orele facturabile urmărite (și a le compara cu timpul nefacturabil), accesați secțiunea Rapoarte , unde Clockify include automat orele facturabile în câștigurile dvs., așa cum se arată în Puteți, de asemenea, să exportați raportul dvs. ca fișier pdf sau Excel sau chiar să trimiteți un link către clientul dvs., ceea ce vi se potrivește cel mai bine.

Captură de ecran 2: Raportare

Numai când începeți să țineți o evidență a timpului dvs., puteți vedea cum vă petreceți timpul în timp ce lucrați și cum vă puteți organiza ziua pentru a petrece mai mult timp activităților facturabile.

Aveți grijă atunci când creați facturi

Sunteți sigur că sunteți întotdeauna diligent când includeți timpul facturabil în facturile clienților? Poate că nu facturați pentru tot ce ar trebui, pur și simplu pentru că nu includeți toate înregistrările facturabile în facturi. Pentru a evita acest lucru, puteți utiliza o aplicație care va crea facturi pentru dvs.

De exemplu, puteți utiliza și Clockify în acest scop pentru a crea facturi bazate pe timpul facturabil pe care tocmai l-ați urmărit .

Pur și simplu, activați facturarea în secțiunea de setări , introduceți adresa companiei dvs. în secțiunea de mai jos și începeți să creați facturi.

Cel mai bun lucru despre gestionarea facturilor în acest fel este că vă puteți completa automat factura importând timpul facturabil urmărit . Când factura dvs. este gata, o puteți descărca și salva în format pdf pentru a putea fi ușor partajată cu clienții Captură de ecran 3: Exemplu de factură

Folosind un instrument precum Clockify, puteți evita să pierdeți o intrare facturabilă sau două și să uitați să facturați pentru ceva ce ar trebui să faceți.

Adaptați-vă abordarea la profesia dvs

Când căutați modalități de a vă maximiza câștigurile, ajustați întotdeauna abordarea la profesia dvs. Luați ca exemplu profesioniștii din domeniul juridic. Activitatea juridică include un număr mare de activități care nu pot fi facturate practic sau etic. Un avocat nu poate factura orele clientului petrecute în întâlniri, munca administrativă sau munca în comitet. De exemplu, dacă un avocat facturează clientului șapte ore, înseamnă că el sau ea va petrece până la douăsprezece ore la birou.

Datorită naturii facturabile a locului de muncă, ei suferă de epuizare, lipsa vieții private și izolarea socială. În plus, frauda de facturare este obișnuită și poate duce la consecințe grave pentru profesioniștii din domeniul juridic care o încearcă.

Pentru a evita acest lucru, profesioniștii juridici pot face următoarele:

Oferiți clienților dvs. facturi transparente și detaliate urmărind timpul facturabil.

Comunicați frecvent cu clienții dvs. și aveți politici clare cu privire la tarife.

Delegați sarcini nefacturabile, cum ar fi munca administrativă, asistenților juridici sau secretarelor.

Utilizați un grafic orar facturabil pentru a pregăti intrările de timp pentru facturare cu mai multă precizie și pentru a evita completarea orelor, deoarece nu este etică. Deci, dacă ați lucrat mai puțin de o oră la lucruri legate de clienți și nu știți cum să le facturați corect - această metodă va fi utilă.

Acest grafic este folosit pentru a calcula cu ușurință bucățile de oră lucrată. Se bazează pe incremente de 1/10 dintr-o oră . De exemplu, dacă ați lucrat timp de 20 de minute la o rată de 180 USD pe oră, uitați-vă la grafic pentru a găsi incrementul de timp. În cazul tău, ar fi 0,4.

Pentru a calcula timpul facturabil, înmulțiți incrementul de timp cu tariful orar. Deci, 0,4 x 180 USD = 72 USD. Ar trebui să facturați 72 USD clientului dvs.

Pentru a vă face viața și mai ușoară, v-am pregătit un calculator de oră facturabil gratuit .

Descărcați calculatorul orelor facturabile

Tratează-te ca pe un brand

În calitate de freelancer, trebuie să te tratezi ca pe un brand, ca un stabiliment și, ca rezultat, și alții vor face acest lucru. Acest lucru va maximiza indirect orele facturabile - deoarece va crește șansele să fiți plătit. Prin urmare, fii profesionist.

Nu scrie e-mailuri neglijente și încearcă să răspunzi la e-mailurile tale cât mai curând posibil (dacă diferențele de timp permit acest lucru). Potrivit lui Jon Younger, coautorul cărții Agile Talent , ar trebui să trimiți facturi săptămânal sau de fiecare dată când termini treaba, deoarece este „un semnal că îți consideri timpul valoros. ” În cazul proiectelor complexe care pot dura până la câteva luni, el sugerează plăți de referință sau plăți în bucăți. Younger spune: „ Nu vrei să lucrezi trei luni la un proiect doar pentru ca clientul să spună: „Urăsc”. Și vă voi plăti doar 50%. ”

În plus, nu sunteți de acord să lucrați la ceva fără a primi un contract cu scopul proiectului, termenii și condițiile de plată vizibile. Citiți cu atenție contractul pentru a evita orice fraudă sau neînțelegere mai târziu.

Prezentați-vă ca un profesionist care oferă o muncă consecventă și de calitate, dar respectă comunicarea sinceră și transparentă.

Concluzie

Indiferent dacă sunteți freelancer sau lucrați într-o industrie care necesită ore facturabile, alegeți strategia care vi se potrivește cel mai bine și integrați-o în rutina dvs. de lucru. Sigur, există activități pe care pur și simplu nu le puteți factura, dar utilizarea strategiilor din acest articol vă poate ajuta să dobândiți noi abilități de management și să vă folosiți timpul puțin eficient.

Mai mult, menținerea unei practici de facturare deschisă și sinceră vă va câștiga statutul de profesionist apreciat și va atrage clienți de calitate în schimb.