Producerea și găzduirea unui webinar de succes în 10 pași simpli

Potrivit unui studiu de la Content Marketing Institute și MarketingProfs, două treimi dintre agenții de marketing B2B citează webinarii și evenimentele online ca fiind cea mai eficientă metodă de generare de clienți potențiali și de marketing pentru potențiali și clienți. Totuși, acele evenimente în persoană pot fi foarte costisitoare. Pentru un echilibru mai bun între cost și rezultate, webinarii sunt cel mai bun pariu.

Dar pentru a beneficia de toate beneficiile unui webinar, trebuie să îl produceți mai întâi. Și pentru mulți agenți de marketing, producerea și găzduirea unui webinar live pare o sarcină descurajantă.

Cu toate acestea, nu trebuie să fie greu. Există câțiva pași simpli pe care îi poți face pentru ca evenimentul tău să fie un succes. În primul rând, alegeți un subiect; găsiți difuzoarele potrivite; apoi setați o dată și o oră. Apoi, creați un program de producție.

Webinarii nu sunt prea complicat de produs, dar a avea un plan de producție organizat și bine gândit este esențial pentru a crea un eveniment impecabil. Iată 10 pași care te vor ajuta să o faci.

1. Revizuiți programul

Ar trebui să treceți peste programul de producție împreună cu echipa dvs. în fiecare săptămână, pentru a vă asigura că planificarea webinarului este în curs. Amintiți-vă, e-mailurile dvs. și alte campanii promoționale de webinar au inclus o anumită dată și oră pe care nu le puteți rata. Asigurați-vă că aveți un plan B în cazul în care un vorbitor se îmbolnăvește sau un producător are o urgență în familie.

2. Creați evenimentul în platforma dvs. de webinar

În continuare, va trebui să creați evenimentul în platforma dvs. de webinar. Modul în care faceți acest lucru variază în funcție de software-ul pe care îl utilizați, dar indiferent pe care îl utilizați, acordați-vă suficient timp pentru a vă crea evenimentul și a vă verifica munca. Iată trei platforme populare pentru producerea și punerea în scenă a webinarului:

• Citrix Online GoToWebinar: Acesta este un instrument simplu și rentabil pentru găzduirea de evenimente online în timp real. Puteți invita până la 1.000 de participanți și îi puteți implica cu videoclipuri de înaltă definiție, partajarea ecranului, instrumente interactive și multe altele.
• ON24: Soluțiile includ webcasting de marketing cu acces printr-un singur clic, o înregistrare și o consolă pentru webinar de marcă și experiențe de vizionare pe care participanții le pot personaliza.
• Cisco WebEx: Centrul de evenimente WebEx vă ajută să vă comercializați produsele și serviciile cu evenimente și seminarii online în timp real, care includ multimedia, săli private de pregătire, chat, sondaje și multe alte funcții.

(Act-On se integrează cu Citrix, ON24 și WebEx, facilitând procesul de gestionare și promovare a seminarului dvs. web.)

3. Examinați, aprobați și încărcați materialele de prezentare

Acesta este un alt loc în care să plănuiești să petreci atât de mult timp cât este nevoie. Examinați diapozitivele pregătite de vorbitori. Dacă prezentarea nu corespunde standardelor dvs. de calitate, acordați-le prezentatorilor suficient timp pentru a îmbunătăți diapozitivele sau solicitați echipei dvs. interne să o facă pentru ei. Când aveți o versiune finală a prezentării, încărcați-o în platforma webinarului. Dacă doriți bios-ul difuzorului în deck și difuzorul nu a furnizat unul, asigurați-vă că rulați orice diapozitiv bio pe care îl creați de difuzor. Oamenii pot fi pretențioși în privința acestora. Dacă doriți ca participanții să folosească rețelele sociale în timpul evenimentului (și o faceți, aveți încredere în mine), atunci asigurați-vă că subsolul diapozitivului principal are hashtag-uri sau orice alte informații sociale care participanții trebuie să funcționeze.

4. Realizați o scurtă repetiție

Nu fi tentat să sari peste asta. Chiar dacă vorbitorul tău a rostit această discuție de o sută de ori, există și alte persoane și alte părți în mișcare. Nu trebuie să parcurgeți întregul spectacol, dar este esențial să faceți o scurtă cursă cu moderatorul și vorbitorul(i) pentru a vă asigura că toți participanții înțeleg structura de bază a evenimentului și pot articula punctele cheie pe care le vor împărtăși. . Asigurați-vă că toată lumea înțelege logistica, cum ar fi data, ora, numărul de telefon și adresa URL, precum și elementele funcționale, cum ar fi transmiterea și acordarea de drepturi de prezentator, introducerea, continuarea etc.

5. Organizați o întâlnire pre-webinar cu vorbitorii

Asigurați-vă că seminarul dvs. web începe la timp. Cel mai bun mod de a face acest lucru este să vă asigurați că moderatorul și prezentatorii apelează la eveniment cu cel puțin 15 minute înainte de începerea sa oficială. De asemenea, ar trebui să se conecteze la sistemul de webinar în acest moment, astfel încât toată lumea să poată revizui logistica evenimentului și să primească răspuns la întrebările de ultim moment.

Cu cinci minute, apoi cu un minut, înainte de ora de începere, reamintiți tuturor că evenimentul este pe cale să înceapă. În cele din urmă, cu zece secunde înainte de începere, urează tuturor noroc și începe numărătoarea inversă. La sfârșitul numărătorii inverse, webinarul este live, iar moderatorul ar trebui să urmeze bun venit tuturor participanților.

6. Începe webinarul live

Modul în care începeți webinarul este esențial pentru a implica participanții. Moderatorul ar trebui să întâmpine publicul la webinar și să precizeze în mod clar titlul acestuia. De obicei, există logistică de menaj de acoperit, cum ar fi modul în care publicul poate pune întrebări și poate participa prin intermediul rețelelor sociale. Faceți acest lucru cât mai scurt posibil! Moderatorul ar trebui să-i prezinte pe vorbitori și poate să le permită să facă scurte introduceri despre ei înșiși. Notă: Nimeni nu ar trebui să facă propuneri de produs în acest moment. După ce s-a terminat, moderatorul ar trebui să predea evenimentul primului vorbitor.

7. Lăsați vorbitorii să prezinte

Vorbitorii ar trebui să aibă 30 până la 45 de minute pentru a prezenta (în total, nu fiecare) în timpul webinarului. Aceasta ar trebui să constituie cea mai mare parte a evenimentului. Indiferent dacă aveți unul sau mai multe difuzoare, va determina exact cum va trebui gestionat timpul. Indiferent de format, vorbitorii ar trebui să fie captivanți și să se asigure că sunt conștienți de timp, astfel încât să poată trece prin întreaga lor prezentare.

8. Utilizați implicarea socială în timpul webinarului

Principalele platforme tehnologice de webinar permit implicarea prin funcții precum întrebări și răspunsuri și sondaje, dar ar trebui să vă asigurați și că utilizați Twitter și alte instrumente sociale în timpul webinarului. Dacă utilizați Twitter, asigurați-vă că creați un hashtag specific evenimentului, pe care participanții îl pot folosi atunci când trimit pe Twitter despre webinar.

9. Întrebări de teren din partea publicului

În timpul webinarului, participanții pot trimite întrebări prin intermediul software-ului client pentru webinar. Este cea mai bună practică să păstrați aceste întrebări până la sfârșitul evenimentului și apoi să cereți moderatorului să le întrebe vorbitorilor. Asigurați-vă că acest timp este inclus în programul dvs. și că moderatorul știe să economisească cinci până la zece minute la sfârșitul sesiunii pentru întrebări și răspunsuri. De asemenea, este bine atunci când începeți, în secțiunea de menaj, să spuneți participanților procesul de a pune întrebări.

10. Rugați moderatorul să încheie evenimentul

Asigurați-vă că moderatorul dvs. încheie evenimentul mulțumind vorbitorilor și cerând publicului să rămână implicat cu dvs. De exemplu, cereți-le să vă urmărească pe Twitter sau să vă înscrieți la buletinul informativ.

Odată ce seminarul dvs. web s-a terminat, puteți salva versiunea înregistrată ca videoclip și o puteți partaja pe site-ul dvs. web și, de asemenea, prin canalele video sociale. Lucrul minunat despre formatul de webinar la cerere este că are energia și personalizarea unui eveniment live, dar poate servi și ca conținut promoțional persistent pe site-ul dvs. și o mină bogată pentru prezentări viitoare.

Dacă ați primit o mulțime de întrebări în timpul evenimentului live la care nu au primit răspuns în timpul alocat, puteți folosi acele întrebări pentru a crea o postare pe blog sau un articol, pe care să le folosiți pentru a promova webinarul la cerere. Apoi, puteți promova și postarea de pe blog în rândul persoanelor înregistrate.