Produzindo e hospedando um webinar de sucesso em 10 etapas simples

De acordo com um estudo do Content Marketing Institute e da MarketingProfs, dois terços dos profissionais de marketing B2B citam webinars e eventos online como o método mais eficaz para gerar leads e marketing para clientes em potencial e clientes. Esses eventos pessoais podem ser muito caros, no entanto. Para um melhor equilíbrio entre custo e resultados, os webinars são sua melhor aposta.

Mas, para obter todos os benefícios de um webinar, você deve produzi-lo primeiro. E para muitos profissionais de marketing, produzir e hospedar um webinar ao vivo parece uma tarefa assustadora.

No entanto, não precisa ser difícil. Existem algumas etapas simples que você pode seguir para tornar seu evento um sucesso. Primeiro, escolha um tópico; encontre os alto-falantes certos; em seguida, defina uma data e hora. Em seguida, crie um cronograma de produção.

Os webinars não são muito complicados de produzir, mas ter um plano de produção organizado e bem pensado é essencial para criar um evento impecável. Aqui estão 10 passos para ajudá-lo a fazer isso.

1. Revise a programação

Você deve revisar o cronograma de produção com sua equipe todas as semanas para garantir que o planejamento do webinar esteja no caminho certo. Lembre-se de que seus e-mails e outras campanhas promocionais de webinars incluem uma data e hora específicas que você não pode perder. Certifique-se de ter um plano B caso um palestrante fique doente ou um produtor tenha uma emergência familiar.

2. Crie o evento em sua plataforma de webinar

Em seguida, você precisará criar o evento em sua plataforma de webinar. A maneira como você faz isso varia de acordo com o software que você usa, mas não importa qual você use, reserve bastante tempo para criar seu evento e verificar seu trabalho. Aqui estão três plataformas populares para produção e encenação de webinars:

• Citrix Online GoToWebinar: Esta é uma ferramenta simples e econômica para hospedar eventos online em tempo real. Você pode convidar até 1.000 participantes e envolvê-los com vídeo de alta definição, compartilhamento de tela, ferramentas interativas e muito mais.
• ON24: As soluções incluem webcasting de marketing com acesso com um único clique, registro e console de webinar de marca e experiências de visualização que os participantes podem personalizar.
• Cisco WebEx: O WebEx Event Center ajuda você a comercializar seus produtos e serviços com eventos e webinars online em tempo real que incluem multimídia, salas de preparação privadas, bate-papo, votação e muitos outros recursos.

(O Act-On integra-se com Citrix, ON24 e WebEx, facilitando ainda mais o processo de gerenciamento e promoção do seu webinar.)

3. Revise, aprove e carregue os materiais de apresentação

Este é outro lugar para planejar passar o tempo que for necessário. Revise os slides que os palestrantes prepararam. Se a apresentação não atender aos seus padrões de qualidade, dê aos apresentadores bastante tempo para melhorar os slides ou peça à sua equipe interna que faça isso por eles. Quando você tiver uma versão final da apresentação, carregue-a na plataforma do webinar. Se você deseja uma biografia do alto-falante no deck e o alto-falante não forneceu uma, certifique-se de executar qualquer slide de biografia criado pelo alto-falante. As pessoas podem ser exigentes quanto a isso. Se você deseja que os participantes usem a mídia social durante o evento (e você deseja, acredite em mim), certifique-se de que o rodapé do slide mestre tenha hashtags ou qualquer outra informação social que os participantes precisem para fazê-lo funcionar.

4. Realize um pequeno ensaio

Não fique tentado a pular isso. Mesmo que o seu orador tenha feito esta palestra centenas de vezes, existem outras pessoas e outras partes móveis. Você não precisa passar por todo o show, mas é fundamental fazer uma breve simulação com o moderador e o(s) palestrante(s) para garantir que todos os participantes entendam a estrutura básica do evento e possam articular os pontos-chave que compartilharão . Certifique-se de que todos entendam a logística, como data, hora, número de telefone e URL, bem como itens funcionais, como passar e conceder direitos de apresentador, fazer apresentações, seguir etc.

5. Realize uma reunião pré-webinar com os palestrantes

Certifique-se de que seu webinar comece no horário. A melhor maneira de fazer isso é garantir que o moderador e os apresentadores liguem para o evento pelo menos 15 minutos antes de seu início oficial. Eles também devem fazer login no sistema de webinar neste momento, para que todos possam revisar a logística do evento e obter respostas para quaisquer perguntas de última hora.

Cinco minutos e depois um minuto antes do horário de início, lembre a todos que o evento está prestes a começar. Finalmente, dez segundos antes do início, deseje boa sorte a todos e comece sua contagem regressiva. Ao final da contagem regressiva, o webinar é ao vivo e o moderador deve dar as boas-vindas a todos os participantes.

6. Inicie o webinar ao vivo

A maneira como você inicia o webinar é fundamental para envolver os participantes. O moderador deve dar as boas-vindas ao público do webinar e indicar claramente seu título. Geralmente, há logística de limpeza para cobrir, como como o público pode fazer perguntas e participar por meio da mídia social. Faça isso o mais curto possível! O moderador deve apresentar os palestrantes e talvez permitir que eles façam breves apresentações sobre si mesmos. Nota: Ninguém deve fazer nenhum lançamento de produto aberto neste momento. Feito isso, o moderador deve passar o evento para o primeiro palestrante.

7. Deixe os palestrantes apresentarem

Os palestrantes devem ter de 30 a 45 minutos para apresentar (no total, não cada um) durante o webinar. Isso deve constituir a maior parte do evento. O fato de você ter um ou vários alto-falantes determinará exatamente como o tempo precisará ser gerenciado. Independentemente do formato, os palestrantes devem ser envolventes e certificar-se de que estão cientes do tempo para que possam fazer toda a apresentação.

8. Use engajamento social durante o webinar

As principais plataformas de tecnologia de webinar permitem o engajamento por meio de recursos como perguntas e respostas e enquetes, mas você também deve usar o Twitter e outras ferramentas sociais durante o webinar. Se você usa o Twitter, certifique-se de criar uma hashtag específica do evento que os participantes possam usar ao twittar sobre o webinar.

9. Responda às perguntas do público

Durante o webinar, os participantes podem enviar perguntas por meio do software cliente do webinar. É uma prática recomendada guardar essas perguntas até o final do evento e depois fazer com que o moderador as faça aos palestrantes. Certifique-se de que esse tempo esteja incluído em sua programação e que o moderador saiba economizar de cinco a dez minutos no final da sessão para perguntas e respostas. Também é bom quando você começa, na seção de limpeza, a contar aos participantes o processo de fazer perguntas.

10. Faça com que o moderador conclua o evento

Certifique-se de que seu moderador encerre o evento agradecendo aos palestrantes e pedindo ao público que continue envolvido com você. Por exemplo, peça a eles que o sigam no Twitter ou assinem seu boletim informativo.

Depois que seu webinar terminar, você pode salvar a versão gravada como um vídeo e compartilhá-lo em seu site e também por meio de canais de vídeo sociais. O melhor do formato de webinar sob demanda é que ele tem a energia e a personalização de um evento ao vivo, mas também pode servir como conteúdo promocional persistente em seu site e uma mina rica para apresentações futuras.

Se você recebeu muitas perguntas durante o evento ao vivo que não foram respondidas durante o tempo alocado, pode usar essas perguntas para criar uma postagem de blog ou um artigo, que pode ser usado para promover o webinar sob demanda. Em seguida, você também pode promover a postagem do blog para os registrantes.