Erstellen und Hosten eines erfolgreichen Webinars in 10 einfachen Schritten

Laut einer Studie des Content Marketing Institute und MarketingProfs nennen zwei Drittel der B2B-Vermarkter Webinare und Online-Veranstaltungen als die effektivste Methode zur Generierung von Leads und Marketing für Interessenten und Kunden. Diese persönlichen Veranstaltungen können jedoch sehr teuer sein. Für ein besseres Gleichgewicht zwischen Kosten und Ergebnissen sind Webinare die beste Wahl.

Aber um alle Vorteile eines Webinars nutzen zu können, müssen Sie es zuerst produzieren. Und für viele Vermarkter scheint das Produzieren und Hosten eines Live-Webinars eine entmutigende Aufgabe zu sein.

Es muss jedoch nicht schwer sein. Es gibt ein paar einfache Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihre Veranstaltung erfolgreich zu machen. Wählen Sie zuerst ein Thema aus; die richtigen Redner finden; Stellen Sie dann ein Datum und eine Uhrzeit ein. Als nächstes erstellen Sie einen Produktionsplan.

Webinare sind nicht allzu kompliziert zu produzieren, aber ein organisierter, gut durchdachter Produktionsplan ist für die Erstellung einer fehlerfreien Veranstaltung unerlässlich. Hier sind 10 Schritte, die Ihnen dabei helfen, dies zu erreichen.

1. Überprüfen Sie den Zeitplan

Sie sollten den Produktionsplan jede Woche mit Ihrem Team durchgehen, um sicherzustellen, dass Ihre Webinar-Planung auf dem richtigen Weg ist. Denken Sie daran, dass Ihre E-Mails und andere Webinar-Werbekampagnen ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit enthalten, die Sie nicht verpassen dürfen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan B haben, falls ein Sprecher krank wird oder ein Produzent einen Notfall in der Familie hat.

2. Erstellen Sie die Veranstaltung in Ihrer Webinar-Plattform

Als Nächstes müssen Sie die Veranstaltung in Ihrer Webinar-Plattform erstellen. Die Art und Weise, wie Sie dies tun, variiert je nach verwendeter Software, aber egal welche Sie verwenden, nehmen Sie sich genügend Zeit , um Ihr Event zu erstellen und Ihre Arbeit zu überprüfen. Hier sind drei beliebte Plattformen für die Produktion und Durchführung von Webinaren:

• Citrix Online GoToWebinar: Dies ist ein einfaches, kostengünstiges Tool zum Hosten von Echtzeit-Online-Events. Sie können bis zu 1.000 Teilnehmer einladen und sie mit HD-Video, Bildschirmfreigabe, interaktiven Tools und mehr begeistern.
• ON24: Zu den Lösungen gehören Marketing-Webcasting mit Ein-Klick-Zugriff, eine gebrandete Webinar-Registrierung und -Konsole sowie Anzeigeerlebnisse, die die Teilnehmer personalisieren können.
• Cisco WebEx: Das WebEx Event Center unterstützt Sie bei der Vermarktung Ihrer Produkte und Dienstleistungen mit Online-Events und Webinaren in Echtzeit, die Multimedia, private Vorbereitungsräume, Chat, Umfragen und viele andere Funktionen umfassen.

(Act-On lässt sich in Citrix, ON24 und WebEx integrieren, was die Verwaltung und Bewerbung Ihres Webinars noch einfacher macht.)

3. Überprüfen, genehmigen und laden Sie die Präsentationsmaterialien

Dies ist ein weiterer Ort, an dem Sie so viel Zeit wie nötig einplanen können. Sehen Sie sich die Folien an, die die Referenten vorbereitet haben. Wenn die Präsentation nicht Ihren Qualitätsstandards entspricht, geben Sie den Moderatoren genügend Zeit, um die Folien zu verbessern, oder lassen Sie dies von Ihrem internen Team tun. Wenn Sie eine endgültige Version der Präsentation haben, laden Sie sie in die Webinar-Plattform. Wenn Sie Sprecher-Bios im Deck haben möchten und der Sprecher keine bereitgestellt hat, stellen Sie sicher, dass Sie alle Bio-Folien ausführen, die Sie vom Sprecher erstellt haben. Die Leute können wählerisch sein. Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer während der Veranstaltung soziale Medien nutzen (und das tun Sie, vertrauen Sie mir), stellen Sie sicher, dass die Fußzeile der Masterfolie Hashtags oder andere soziale Informationen enthält, die die Teilnehmer benötigen, damit es funktioniert.

4. Führen Sie eine kurze Probe durch

Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, dies zu überspringen. Auch wenn Ihr Redner diesen Vortrag hundertmal gehalten hat, gibt es noch andere Menschen und andere bewegliche Teile. Sie müssen nicht die ganze Show durchgehen, aber es ist wichtig, einen kurzen Testlauf mit dem Moderator und den Rednern durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer die Grundstruktur der Veranstaltung verstehen und die wichtigsten Punkte artikulieren können, die sie teilen werden . Stellen Sie sicher, dass jeder die Logistik wie Datum, Uhrzeit, Telefonnummer und URL sowie funktionale Elemente wie das Übergeben und Gewähren von Präsentatorrechten, das Erstellen von Einführungen, Übergänge usw. versteht.

5. Halten Sie ein Pre-Webinar-Meeting mit den Referenten ab

Stellen Sie sicher, dass Ihr Webinar pünktlich beginnt. Am besten stellen Sie sicher, dass sich der Moderator und die Präsentatoren mindestens 15 Minuten vor dem offiziellen Beginn der Veranstaltung einwählen. Sie sollten sich zu diesem Zeitpunkt auch beim Webinar-System anmelden, damit jeder die Veranstaltungslogistik überprüfen und alle Fragen in letzter Minute beantwortet bekommen kann.

Erinnern Sie alle fünf Minuten und dann eine Minute vor der Startzeit daran, dass die Veranstaltung gleich beginnt. Zum Schluss, zehn Sekunden vor dem Start, wünsche allen viel Glück und starte deinen Countdown. Am Ende des Countdowns ist das Webinar live und der Moderator sollte alle Teilnehmer begrüßen.

6. Starten Sie das Live-Webinar

Die Art und Weise, wie Sie das Webinar beginnen, ist entscheidend, um die Teilnehmer einzubeziehen. Der Moderator sollte das Publikum zum Webinar begrüßen und dessen Titel deutlich nennen. In der Regel muss die Organisationslogistik abgedeckt werden, z. B. wie das Publikum Fragen stellen und sich über soziale Medien beteiligen kann. Machen Sie dies so kurz wie möglich! Der Moderator sollte die Referenten vorstellen und ihnen vielleicht erlauben, sich kurz vorzustellen. Hinweis: Niemand sollte an dieser Stelle irgendwelche offenen Produktpräsentationen machen. Wenn das erledigt ist, sollte der Moderator die Veranstaltung an den ersten Redner übergeben.

7. Lassen Sie die Redner anwesend sein

Die Referenten sollten während des Webinars 30 bis 45 Minuten Zeit haben, um zu präsentieren (insgesamt, nicht jeder). Dies sollte den Großteil der Veranstaltung ausmachen. Ob Sie einen oder mehrere Redner haben, bestimmt genau, wie die Zeit verwaltet werden muss. Unabhängig vom Format sollten die Redner ansprechend sein und sicherstellen, dass sie sich der Zeit bewusst sind, damit sie ihre gesamte Präsentation überstehen können.

8. Nutzen Sie soziales Engagement während des Webinars

Die großen Webinar-Technologieplattformen ermöglichen das Engagement über Funktionen wie Fragen und Antworten und Umfragen, aber Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie während des Webinars Twitter und andere soziale Tools verwenden. Wenn Sie Twitter verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie einen veranstaltungsspezifischen Hashtag erstellen, den die Teilnehmer verwenden können, wenn sie über das Webinar twittern.

9. Beantworten Sie Fragen aus dem Publikum

Während des Webinars können die Teilnehmer Fragen über die Webinar-Client-Software senden. Es hat sich bewährt, diese Fragen bis zum Ende der Veranstaltung aufzubewahren und sie dann vom Moderator den Rednern stellen zu lassen. Stellen Sie sicher, dass diese Zeit in Ihren Zeitplan eingebaut ist und dass der Moderator weiß, dass er am Ende der Sitzung fünf bis zehn Minuten für Fragen und Antworten einplanen kann. Es ist auch gut, wenn Sie im Haushaltsbereich beginnen, Ihren Teilnehmern den Prozess zum Stellen von Fragen mitzuteilen.

10. Lassen Sie den Moderator die Veranstaltung abschließen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Moderator die Veranstaltung abschließt, indem er sich bei den Rednern bedankt und das Publikum bittet, mit Ihnen in Kontakt zu bleiben. Bitten Sie sie beispielsweise, Ihnen auf Twitter zu folgen oder sich für Ihren Newsletter anzumelden.

Sobald Ihr Webinar beendet ist, können Sie die aufgezeichnete Version als Video speichern und auf Ihrer Website und auch über soziale Videokanäle teilen. Das Tolle am On-Demand-Webinar-Format ist, dass es die Energie und Personalisierung eines Live-Events hat, aber auch als dauerhafter Werbeinhalt auf Ihrer Website und als reichhaltige Fundgrube für zukünftige Präsentationen dienen kann.

Wenn Sie während der Live-Veranstaltung viele Fragen erhalten haben, die in der vorgesehenen Zeit nicht beantwortet wurden, können Sie diese Fragen verwenden, um einen Blogbeitrag oder einen Artikel zu erstellen, mit dem Sie für das On-Demand-Webinar werben können. Dann können Sie den Blog-Beitrag auch bei registrierten Personen bewerben.