Tworzenie i prowadzenie udanego seminarium internetowego w 10 prostych krokach

Według badania przeprowadzonego przez Content Marketing Institute i MarketingProfs, dwie trzecie marketerów B2B wymienia seminaria internetowe i wydarzenia online jako najskuteczniejszą metodę generowania leadów i marketingu skierowanego do potencjalnych klientów i klientów. Te osobiste wydarzenia mogą być jednak bardzo drogie. Aby uzyskać lepszą równowagę między kosztami a wynikami, najlepiej sprawdzą się seminaria internetowe.

Ale aby uzyskać wszystkie korzyści z webinaru, musisz go najpierw wyprodukować. A dla wielu marketerów przygotowanie i prowadzenie webinaru na żywo wydaje się zniechęcającym zadaniem.

Jednak nie musi to być trudne. Istnieje kilka prostych kroków, które możesz podjąć, aby Twoja impreza była udana. Najpierw wybierz temat; znajdź odpowiednie głośniki; następnie ustaw datę i godzinę. Następnie utwórz harmonogram produkcji.

Webinary nie są zbyt skomplikowane w produkcji, ale posiadanie zorganizowanego, dobrze przemyślanego planu produkcji jest niezbędne do stworzenia bezbłędnego wydarzenia. Oto 10 kroków, które pomogą Ci to zrobić.

1. Przejrzyj harmonogram

Powinieneś co tydzień omawiać harmonogram produkcji ze swoim zespołem, aby upewnić się, że planowanie webinaru przebiega zgodnie z planem. Pamiętaj, że Twoje e-maile i inne kampanie promocyjne dotyczące webinarów zawierały określoną datę i godzinę, których nie możesz przegapić. Upewnij się, że masz plan B na wypadek choroby mówcy lub nagłej sytuacji rodzinnej producenta.

2. Utwórz wydarzenie na swojej platformie webinarowej

Następnie musisz utworzyć wydarzenie na swojej platformie webinarowej. Sposób, w jaki to zrobisz, zależy od używanego oprogramowania, ale bez względu na to, którego używasz, daj sobie dużo czasu na utworzenie wydarzenia i sprawdzenie swojej pracy. Oto trzy popularne platformy do tworzenia i organizowania webinarów:

• Citrix Online GoToWebinar: To proste, ekonomiczne narzędzie do organizowania wydarzeń online w czasie rzeczywistym. Możesz zaprosić do 1000 uczestników i zaangażować ich za pomocą wideo w wysokiej rozdzielczości, udostępniania ekranu, interaktywnych narzędzi i nie tylko.
• ON24: Rozwiązania obejmują webcasty marketingowe z dostępem za jednym kliknięciem, rejestrację i konsolę do webinarów z marką oraz wrażenia wizualne, które uczestnicy mogą spersonalizować.
• Cisco WebEx: WebEx Event Center pomaga sprzedawać produkty i usługi za pomocą wydarzeń online i seminariów internetowych w czasie rzeczywistym, które obejmują multimedia, prywatne pokoje przygotowawcze, czat, ankiety i wiele innych funkcji.

(Act-On integruje się z Citrix, ON24 i WebEx, dzięki czemu proces zarządzania webinarem i promowania go jest jeszcze prostszy).

3. Przejrzyj, zatwierdź i załaduj materiały prezentacji

To kolejne miejsce, w którym warto zaplanować spędzenie jak największej ilości czasu. Przejrzyj slajdy przygotowane przez prelegentów. Jeśli prezentacja nie spełnia Twoich standardów jakości, daj prezenterom dużo czasu na poprawienie slajdów lub poproś wewnętrzny zespół, aby zrobił to za nich. Kiedy będziesz mieć ostateczną wersję prezentacji, załaduj ją na platformę webinarową. Jeśli chcesz mieć biogramy głośnika w talii, a mówca ich nie dostarczył, upewnij się, że uruchomiłeś dowolny slajd biograficzny utworzony przez mówcę. Ludzie mogą być wybredni w tych sprawach. Jeśli chcesz, aby uczestnicy korzystali z mediów społecznościowych podczas wydarzenia (a zaufaj mi), upewnij się, że główna stopka slajdu zawiera hashtagi lub inne informacje społecznościowe, których uczestnicy potrzebują, aby to działało.

4. Przeprowadź krótką próbę

Nie ulegaj pokusie, aby to pominąć. Nawet jeśli twój mówca wygłosił to przemówienie sto razy, są inni ludzie i inne poruszające elementy. Nie musisz przechodzić przez cały pokaz, ale bardzo ważne jest, aby przeprowadzić krótką próbę z moderatorem i mówcami, aby upewnić się, że wszyscy uczestnicy rozumieją podstawową strukturę wydarzenia i mogą wyrazić kluczowe punkty, którymi się podzielą . Upewnij się, że wszyscy rozumieją logistykę, taką jak data, godzina, numer telefonu i adres URL, a także elementy funkcjonalne, takie jak przekazywanie i przyznawanie praw prezenterowi, przedstawianie się, przejścia itp.

5. Zorganizuj spotkanie przedwebinarne z prelegentami

Upewnij się, że webinar rozpocznie się punktualnie. Najlepszym sposobem na to jest upewnienie się, że moderator i prezenterzy wezmą udział w wydarzeniu co najmniej 15 minut przed jego oficjalnym rozpoczęciem. Powinni również zalogować się w tym czasie do systemu webinarów, aby każdy mógł przejrzeć logistykę wydarzenia i uzyskać odpowiedzi na wszelkie pytania w ostatniej chwili.

Pięć minut, a następnie jedna minuta przed czasem rozpoczęcia przypominają wszystkim, że impreza ma się rozpocząć. Na koniec, dziesięć sekund przed startem, życz wszystkim powodzenia i rozpocznij odliczanie. Pod koniec odliczania webinar jest na żywo, a moderator powinien powitać wszystkich uczestników.

6. Rozpocznij webinarium na żywo

Sposób rozpoczęcia webinaru ma kluczowe znaczenie dla zaangażowania uczestników. Moderator powinien powitać słuchaczy na webinarze i jasno określić jego tytuł. Zazwyczaj należy uwzględnić logistykę sprzątania, na przykład sposób, w jaki publiczność może zadawać pytania i uczestniczyć za pośrednictwem mediów społecznościowych. Zrób to jak najkrócej! Moderator powinien przedstawić prelegentów i być może pozwolić im na krótkie wprowadzenie o sobie. Uwaga: w tym momencie nikt nie powinien robić żadnych jawnych prezentacji produktów. Po zakończeniu moderator powinien przekazać wydarzenie pierwszemu mówcy.

7. Niech zaprezentują się mówcy

Prelegenci powinni mieć od 30 do 45 minut na zaprezentowanie się (łącznie, nie każdy) podczas webinaru. To powinno stanowić większość imprezy. To, czy masz jednego, czy wielu mówców, określi dokładnie, jak trzeba będzie zarządzać czasem. Niezależnie od formatu prelegenci powinni angażować się i upewnić się, że są świadomi czasu, aby mogli przejść przez całą prezentację.

8. Wykorzystaj zaangażowanie społeczne podczas webinaru

Główne platformy technologii webinariów umożliwiają zaangażowanie za pomocą funkcji takich jak pytania i odpowiedzi oraz ankiety, ale upewnij się również, że podczas webinaru korzystasz z Twittera i innych narzędzi społecznościowych. Jeśli korzystasz z Twittera, upewnij się, że utworzyłeś hashtag specyficzny dla wydarzenia, z którego uczestnicy będą mogli korzystać podczas tweetowania o webinarze.

9. Pytania terenowe od publiczności

Podczas webinaru uczestnicy mogą wysyłać pytania za pośrednictwem oprogramowania klienckiego webinaru. Najlepiej zachować te pytania do końca wydarzenia, a następnie poprosić moderatora o zadanie ich mówcom. Upewnij się, że ten czas jest wbudowany w twój harmonogram, a moderator wie, że pod koniec sesji może zarezerwować pięć do dziesięciu minut na pytania i odpowiedzi. Dobrze jest również zacząć od sekcji dotyczącej sprzątania, aby poinformować uczestników o procesie zadawania pytań.

10. Poproś moderatora o zakończenie wydarzenia

Upewnij się, że moderator podsumowuje wydarzenie, dziękując prelegentom i prosząc publiczność o dalsze zaangażowanie. Na przykład poproś ich, aby obserwowali Cię na Twitterze lub zapisali się do newslettera.

Po zakończeniu webinaru możesz zapisać nagraną wersję jako wideo i udostępnić ją na swojej stronie internetowej oraz za pośrednictwem kanałów wideo w mediach społecznościowych. Wspaniałą cechą formatu webinaru na żądanie jest to, że ma energię i personalizację wydarzenia na żywo, ale może również służyć jako trwała treść promocyjna na Twojej stronie internetowej i bogata kopalnia do przyszłych prezentacji.

Jeśli podczas wydarzenia na żywo otrzymałeś wiele pytań, na które nie otrzymałeś odpowiedzi w wyznaczonym czasie, możesz użyć tych pytań do utworzenia posta na blogu lub artykułu, który możesz wykorzystać do promowania webinaru na żądanie. Następnie możesz również promować post na blogu wśród rejestrujących.