Memproduksi dan Menyelenggarakan Webinar yang Sukses dalam 10 Langkah Sederhana

Menurut sebuah studi dari Content Marketing Institute dan MarketingProfs, dua pertiga pemasar B2B mengutip webinar dan acara online sebagai metode paling efektif untuk menghasilkan prospek dan pemasaran ke prospek dan pelanggan. Namun, acara tatap muka itu bisa sangat mahal. Untuk keseimbangan yang lebih baik antara biaya dan hasil, webinar adalah taruhan terbaik Anda.

Namun untuk mendapatkan semua manfaat webinar, Anda harus memproduksinya terlebih dahulu. Dan bagi banyak pemasar, memproduksi dan menghosting webinar langsung tampak seperti tugas yang menakutkan.

Namun, itu tidak harus sulit. Ada beberapa langkah sederhana yang dapat Anda lakukan untuk menyukseskan acara Anda. Pertama, pilih topik; temukan pembicara yang tepat; kemudian atur tanggal dan waktu. Selanjutnya, buat jadwal produksi.

Pembuatan webinar tidak terlalu rumit, tetapi memiliki rencana produksi yang terorganisir dan dipikirkan dengan baik sangat penting untuk membuat acara yang sempurna. Berikut adalah 10 langkah untuk membantu Anda menyelesaikannya.

1. Tinjau jadwal

Anda harus membahas jadwal produksi dengan tim Anda setiap minggu untuk memastikan perencanaan webinar Anda sesuai rencana. Ingat, email Anda dan kampanye promosi webinar lainnya menyertakan tanggal dan waktu tertentu yang tidak boleh Anda lewatkan. Pastikan Anda memiliki Rencana B jika pembicara sakit atau produser memiliki keadaan darurat keluarga.

2. Buat acara di platform webinar Anda

Selanjutnya Anda harus membuat acara di platform webinar Anda. Cara Anda melakukan ini bervariasi menurut perangkat lunak yang Anda gunakan, tetapi apa pun yang Anda gunakan, luangkan banyak waktu untuk membuat acara dan memeriksa pekerjaan Anda. Berikut adalah tiga platform populer untuk produksi dan pementasan webinar:

• Citrix Online GoToWebinar: Ini adalah alat sederhana dan hemat biaya untuk menyelenggarakan acara online waktu nyata. Anda dapat mengundang hingga 1.000 peserta dan melibatkan mereka dengan video definisi tinggi, berbagi layar, alat interaktif, dan lainnya.
• ON24: Solusi mencakup webcasting pemasaran dengan akses sekali klik, pendaftaran dan konsol webinar bermerek, dan pengalaman menonton yang dapat dipersonalisasi oleh peserta.
• Cisco WebEx: Pusat Acara WebEx membantu Anda memasarkan produk dan layanan Anda dengan acara online dan webinar waktu nyata yang menyertakan multimedia, ruang persiapan pribadi, obrolan, polling, dan banyak fitur lainnya.

(Act-On terintegrasi dengan Citrix, ON24, dan WebEx, membuat proses mengelola dan mempromosikan webinar Anda menjadi lebih mudah.)

3. Meninjau, menyetujui, dan memuat materi presentasi

Ini adalah tempat lain untuk merencanakan menghabiskan waktu sebanyak yang diperlukan. Tinjau slide yang telah disiapkan oleh pembicara. Jika presentasi tidak memenuhi standar kualitas Anda, berikan banyak waktu kepada penyaji untuk menyempurnakan slide, atau minta tim internal Anda melakukannya untuk mereka. Saat Anda memiliki versi final presentasi, muatlah ke dalam platform webinar. Jika Anda menginginkan bios speaker di dek dan speaker tidak menyediakannya, pastikan Anda menjalankan slide bio apa pun yang Anda buat oleh speaker. Orang bisa pilih-pilih tentang itu. Jika Anda ingin peserta menggunakan media sosial selama acara (dan Anda melakukannya, percayalah), pastikan master slide footer memiliki tagar atau info sosial lainnya yang diperlukan peserta untuk membuatnya berfungsi.

4. Melakukan latihan singkat

Jangan tergoda untuk melewatkan ini. Sekalipun pembicara Anda telah menyampaikan pembicaraan ini ratusan kali, masih ada orang lain dan bagian bergerak lainnya. Anda tidak perlu mengikuti seluruh pertunjukan, tetapi sangat penting untuk melakukan uji coba singkat dengan moderator dan pembicara untuk memastikan semua peserta memahami struktur dasar acara dan dapat mengartikulasikan poin-poin penting yang akan mereka bagikan. . Pastikan semua orang memahami logistik seperti tanggal, waktu, nomor telepon, dan URL, serta item fungsional seperti memberikan dan memberikan hak presenter, membuat perkenalan, segues, dll.

5. Adakan pertemuan pra-webinar dengan para pembicara

Pastikan webinar Anda dimulai tepat waktu. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan memastikan bahwa moderator dan penyaji masuk ke acara setidaknya 15 menit sebelum acara resmi dimulai. Mereka juga harus masuk ke sistem webinar saat ini sehingga semua orang dapat meninjau logistik acara dan menjawab pertanyaan di menit-menit terakhir.

Lima menit, lalu satu menit, sebelum waktu dimulai, ingatkan semua orang bahwa acara akan segera dimulai. Terakhir, sepuluh detik sebelum memulai, semoga semuanya beruntung dan mulai hitungan mundur Anda. Di akhir hitungan mundur, webinar akan ditayangkan dan moderator harus menyambut semua peserta.

6. Memulai webinar langsung

Cara Anda memulai webinar sangat penting untuk melibatkan peserta. Moderator harus menyambut audiens ke webinar dan menyebutkan judulnya dengan jelas. Biasanya ada logistik rumah tangga yang harus dibahas seperti bagaimana audiens dapat mengajukan pertanyaan dan berpartisipasi melalui media sosial. Buat ini sesingkat mungkin! Moderator harus memperkenalkan pembicara dan mungkin membiarkan mereka membuat perkenalan singkat tentang diri mereka sendiri. Catatan: Tidak seorang pun boleh melakukan promosi produk terbuka pada saat ini. Setelah selesai, moderator harus menyerahkan acara tersebut kepada pembicara pertama.

7. Biarkan pembicara hadir

Pembicara harus memiliki waktu 30 hingga 45 menit untuk mempresentasikan (total, bukan masing-masing) selama webinar. Ini harus membuat sebagian besar acara. Apakah Anda memiliki satu atau beberapa pembicara akan menentukan dengan tepat bagaimana waktu perlu dikelola. Terlepas dari formatnya, pembicara harus terlibat dan memastikan bahwa mereka mengetahui waktu sehingga mereka dapat melewati seluruh presentasi mereka.

8. Gunakan keterlibatan sosial selama webinar

Platform teknologi webinar utama memungkinkan keterlibatan melalui fitur seperti Tanya Jawab dan jajak pendapat, tetapi Anda juga harus memastikan bahwa Anda menggunakan Twitter dan alat sosial lainnya selama webinar. Jika Anda menggunakan Twitter, pastikan Anda membuat tagar khusus acara yang dapat digunakan peserta saat men-tweet tentang webinar.

9. Pertanyaan lapangan dari audiens

Selama webinar, peserta dapat mengirimkan pertanyaan melalui perangkat lunak klien webinar. Merupakan praktik terbaik untuk menyimpan pertanyaan-pertanyaan ini hingga akhir acara dan kemudian meminta moderator menanyakannya kepada para pembicara. Pastikan waktu ini dimasukkan ke dalam jadwal Anda, dan moderator tahu untuk menghemat lima hingga sepuluh menit di akhir sesi untuk tanya jawab. Ini juga bagus ketika Anda mulai, di bagian tata graha, untuk memberi tahu peserta Anda tentang proses mengajukan pertanyaan.

10. Minta moderator mengakhiri acara

Pastikan moderator Anda mengakhiri acara dengan mengucapkan terima kasih kepada pembicara dan meminta audiens untuk tetap terlibat dengan Anda. Misalnya, minta mereka untuk mengikuti Anda di Twitter atau mendaftar ke buletin Anda.

Setelah webinar Anda selesai, Anda dapat menyimpan versi rekaman sebagai video dan membagikannya di situs web Anda dan juga melalui saluran video sosial. Hal yang hebat tentang format webinar sesuai permintaan adalah ia memiliki energi dan personalisasi acara langsung tetapi juga dapat berfungsi sebagai konten promosi yang terus-menerus di situs web Anda dan tambang yang kaya untuk presentasi di masa mendatang.

Jika Anda menerima banyak pertanyaan selama siaran langsung yang tidak terjawab selama waktu yang ditentukan, Anda dapat menggunakan pertanyaan tersebut untuk membuat postingan blog atau artikel, yang dapat Anda gunakan untuk mempromosikan webinar sesuai permintaan. Kemudian Anda juga dapat mempromosikan posting blog ke pendaftar juga.