Producir y organizar un seminario web exitoso en 10 pasos simples

Según un estudio del Content Marketing Institute y MarketingProfs, dos tercios de los especialistas en marketing B2B citan los seminarios web y los eventos en línea como el método más eficaz para generar oportunidades de venta y marketing para clientes potenciales y clientes. Sin embargo, esos eventos en persona pueden ser muy costosos. Para un mejor equilibrio entre costo y resultados, los seminarios web son su mejor opción.

Pero para obtener todos los beneficios de un seminario web, primero debe producirlo. Y para muchos especialistas en marketing, producir y organizar un seminario web en vivo parece una tarea desalentadora.

Sin embargo, no tiene que ser difícil. Hay algunos pasos simples que puede seguir para que su evento sea un éxito. Primero, elige un tema; encontrar los altavoces adecuados; luego establezca una fecha y hora. A continuación, cree un programa de producción.

Los seminarios web no son demasiado complicados de producir, pero tener un plan de producción organizado y bien pensado es esencial para crear un evento impecable. Aquí hay 10 pasos para ayudarlo a lograrlo.

1. Revisa el horario

Debe revisar el cronograma de producción con su equipo todas las semanas para asegurarse de que la planificación de su seminario web esté encaminada. Recuerde, sus correos electrónicos y otras campañas promocionales de seminarios web incluyeron una fecha y hora específicas que no puede perderse. Asegúrate de tener un Plan B en caso de que un orador se enferme o un productor tenga una emergencia familiar.

2. Crea el evento en tu plataforma de webinar

A continuación, deberá crear el evento en su plataforma de seminarios web. La forma de hacer esto varía según el software que use, pero no importa cuál use, tómese el tiempo suficiente para crear su evento y verificar su trabajo. Aquí hay tres plataformas populares para la producción y puesta en escena de seminarios web:

• Citrix Online GoToWebinar: esta es una herramienta simple y rentable para organizar eventos en línea en tiempo real. Puede invitar hasta 1000 asistentes e involucrarlos con video de alta definición, compartir pantalla, herramientas interactivas y más.
• ON24: Las soluciones incluyen webcasting de marketing con acceso con un solo clic, una consola y registro de webinar de marca, y experiencias de visualización que los asistentes pueden personalizar.
• Cisco WebEx: WebEx Event Center lo ayuda a comercializar sus productos y servicios con eventos y seminarios web en línea en tiempo real que incluyen multimedia, salas de preparación privadas, chat, encuestas y muchas otras funciones.

(Act-On se integra con Citrix, ON24 y WebEx, lo que facilita aún más el proceso de administración y promoción de su seminario web).

3. Revisar, aprobar y cargar los materiales de presentación

Este es otro lugar para planear pasar todo el tiempo que sea necesario. Revise las diapositivas que prepararon los oradores. Si la presentación no cumple con sus estándares de calidad, dé a los presentadores suficiente tiempo para mejorar las diapositivas o haga que su equipo interno lo haga por ellos. Cuando tenga una versión final de la presentación, cárguela en la plataforma del seminario web. Si desea biografías de los oradores en la plataforma y el orador no proporcionó una, asegúrese de ejecutar cualquier diapositiva de biografía que cree el orador. La gente puede ser exigente con eso. Si desea que los asistentes usen las redes sociales durante el evento (y lo hace, confíe en mí), asegúrese de que el pie de página de la diapositiva maestra tenga hashtags o cualquier otra información social que los asistentes necesiten para que funcione.

4. Realizar un breve ensayo

No caiga en la tentación de saltarse esto. Incluso si su orador ha pronunciado este discurso cien veces, hay otras personas y otras partes móviles. No es necesario que repase todo el programa, pero es fundamental realizar una pequeña prueba con el moderador y los oradores para asegurarse de que todos los participantes comprendan la estructura básica del evento y puedan articular los puntos clave que compartirán. . Asegúrese de que todos entiendan la logística, como la fecha, la hora, el número de teléfono y la URL, así como los elementos funcionales, como pasar y otorgar derechos de presentador, hacer presentaciones, segues, etc.

5. Organice una reunión previa al seminario web con los oradores

Asegúrese de que su seminario web comience a tiempo. La mejor manera de hacer esto es asegurarse de que el moderador y los presentadores marquen el evento al menos 15 minutos antes de su inicio oficial. También deben iniciar sesión en el sistema de seminarios web en este momento para que todos puedan revisar la logística del evento y obtener respuestas a las preguntas de última hora.

Cinco minutos, y luego un minuto, antes de la hora de inicio, recuerde a todos que el evento está a punto de comenzar. Finalmente, diez segundos antes del inicio, deséele a todos buena suerte y comience su cuenta regresiva. Al final de la cuenta regresiva, el seminario web está en vivo y el moderador debe dar la bienvenida a todos los asistentes.

6. Inicie el seminario web en vivo

La forma en que comienza el seminario web es fundamental para involucrar a los asistentes. El moderador debe dar la bienvenida a la audiencia al seminario web e indicar claramente su título. Por lo general, hay que cubrir la logística de limpieza, como la forma en que la audiencia puede hacer preguntas y participar a través de las redes sociales. ¡Haz esto lo más corto posible! El moderador debe presentar a los oradores y tal vez permitirles hacer breves presentaciones sobre ellos mismos. Nota: Nadie debe hacer lanzamientos de productos abiertos en este momento. Cuando haya terminado, el moderador debe pasar el evento al primer orador.

7. Deja que los oradores presenten

Los oradores deben tener de 30 a 45 minutos para presentar (en total, no cada uno) durante el seminario web. Esto debería constituir la mayor parte del evento. Ya sea que tenga uno o varios oradores, determinará exactamente cómo se deberá administrar el tiempo. Independientemente del formato, los oradores deben ser atractivos y asegurarse de que estén al tanto del tiempo para que puedan completar toda su presentación.

8. Utilice el compromiso social durante el seminario web

Las principales plataformas de tecnología de seminarios web permiten la participación a través de funciones como preguntas y respuestas y encuestas, pero también debe asegurarse de usar Twitter y otras herramientas sociales durante el seminario web. Si usa Twitter, asegúrese de crear un hashtag específico para el evento que los asistentes puedan usar cuando tuiteen sobre el seminario web.

9. Preguntas de campo de la audiencia

Durante el seminario web, los asistentes pueden enviar preguntas a través del software cliente del seminario web. Es una buena práctica guardar estas preguntas hasta el final del evento y luego hacer que el moderador se las pregunte a los oradores. Asegúrese de que este tiempo esté incluido en su horario y que el moderador sepa que debe reservar de cinco a diez minutos al final de la sesión para preguntas y respuestas. También es bueno cuando comience, en la sección de limpieza, para decirles a los asistentes el proceso para hacer preguntas.

10. Haga que el moderador concluya el evento

Asegúrese de que su moderador concluya el evento agradeciendo a los oradores y pidiéndole a la audiencia que se mantenga comprometida con usted. Por ejemplo, pídales que lo sigan en Twitter o que se suscriban a su boletín informativo.

Una vez que finalice su seminario web, puede guardar la versión grabada como un video y compartirlo en su sitio web y también a través de canales de video sociales. Lo mejor del formato de seminario web a pedido es que tiene la energía y la personalización de un evento en vivo, pero también puede servir como contenido promocional persistente en su sitio web y una mina rica para futuras presentaciones.

Si recibió muchas preguntas durante el evento en vivo que no fueron respondidas durante el tiempo asignado, puede usar esas preguntas para crear una publicación de blog o un artículo, que puede usar para promocionar el seminario web a pedido. Luego, también puede promocionar la publicación del blog entre los registrados.