Produzione e hosting di un webinar di successo in 10 semplici passaggi

Secondo uno studio del Content Marketing Institute e MarketingProfs, due terzi dei marketer B2B citano i webinar e gli eventi online come il metodo più efficace per generare lead e marketing per potenziali clienti e clienti. Tuttavia, quegli eventi di persona possono essere molto costosi. Per un migliore equilibrio tra costi e risultati, i webinar sono la soluzione migliore.

Ma per ottenere tutti i vantaggi di un webinar, devi prima produrlo. E per molti professionisti del marketing, produrre e ospitare un webinar dal vivo sembra un compito arduo.

Tuttavia, non deve essere difficile. Ci sono alcuni semplici passaggi che puoi seguire per rendere il tuo evento di successo. Innanzitutto, scegli un argomento; trova gli altoparlanti giusti; quindi impostare una data e un'ora. Quindi, crea un programma di produzione.

I webinar non sono eccessivamente complicati da produrre, ma avere un piano di produzione organizzato e ben congegnato è essenziale per creare un evento impeccabile. Ecco 10 passaggi per aiutarti a farlo.

1. Rivedere il programma

Dovresti rivedere il programma di produzione con il tuo team ogni settimana per assicurarti che la pianificazione del tuo webinar sia sulla buona strada. Ricorda che le tue e-mail e altre campagne promozionali di webinar includevano una data e un orario specifici da non perdere. Assicurati di avere un piano B nel caso in cui un relatore si ammali o un produttore abbia un'emergenza familiare.

2. Crea l'evento nella tua piattaforma webinar

Successivamente dovrai creare l'evento nella tua piattaforma webinar. Il modo in cui lo fai varia a seconda del software che usi, ma non importa quale usi, concediti tutto il tempo per creare il tuo evento e controllare il tuo lavoro. Ecco tre piattaforme popolari per la produzione e la messa in scena di webinar:

• Citrix Online GoToWebinar: questo è uno strumento semplice ed economico per ospitare eventi online in tempo reale. Puoi invitare fino a 1.000 partecipanti e coinvolgerli con video ad alta definizione, condivisione dello schermo, strumenti interattivi e altro ancora.
• ON24: le soluzioni includono webcasting di marketing con accesso con un solo clic, registrazione e console webinar con marchio ed esperienze di visualizzazione che i partecipanti possono personalizzare.
• Cisco WebEx: WebEx Event Center ti aiuta a commercializzare i tuoi prodotti e servizi con eventi e webinar online in tempo reale che includono contenuti multimediali, sale di preparazione private, chat, sondaggi e molte altre funzionalità.

(Act-On si integra con Citrix, ON24 e WebEx, rendendo ancora più semplice il processo di gestione e promozione del tuo webinar.)

3. Rivedere, approvare e caricare i materiali della presentazione

Questo è un altro posto dove pianificare di trascorrere tutto il tempo necessario. Rivedi le diapositive che i relatori hanno preparato. Se la presentazione non soddisfa i tuoi standard di qualità, dai ai relatori tutto il tempo per migliorare le diapositive o chiedi al tuo team interno di farlo per loro. Quando hai una versione finale della presentazione, caricala nella piattaforma del webinar. Se vuoi la biografia del relatore nel mazzo e il relatore non ne ha fornita una, assicurati di eseguire qualsiasi diapositiva bio che crei dal relatore. Le persone possono essere schizzinose su quelli. Se desideri che i partecipanti utilizzino i social media durante l'evento (e lo fai, fidati di me), assicurati che il piè di pagina della diapositiva principale contenga hashtag o qualsiasi altra informazione sociale necessaria ai partecipanti per farlo funzionare.

4. Condurre una breve prova

Non essere tentato di saltare questo. Anche se il tuo oratore ha pronunciato questo discorso un centinaio di volte, ci sono altre persone e altre parti in movimento. Non è necessario seguire l'intero spettacolo, ma è fondamentale tenere una breve prova con il moderatore e i relatori per garantire che tutti i partecipanti comprendano la struttura di base dell'evento e possano articolare i punti chiave che condivideranno . Assicurati che tutti comprendano la logistica come data, ora, numero di telefono e URL, nonché elementi funzionali come passare e concedere i diritti di presentatore, fare presentazioni, segue, ecc.

5. Tenere una riunione pre-webinar con i relatori

Assicurati che il tuo webinar inizi in orario. Il modo migliore per farlo è assicurarsi che il moderatore e i relatori si colleghino all'evento almeno 15 minuti prima dell'inizio ufficiale. Dovrebbero anche accedere al sistema del webinar in questo momento in modo che tutti possano rivedere la logistica dell'evento e ottenere risposte a eventuali domande dell'ultimo minuto.

Cinque minuti, e poi un minuto, prima dell'orario di inizio, ricorda a tutti che l'evento sta per iniziare. Infine, dieci secondi prima dell'inizio, augura buona fortuna a tutti e inizia il conto alla rovescia. Alla fine del conto alla rovescia, il webinar è in diretta e il moderatore dovrebbe dare il benvenuto a tutti i partecipanti.

6. Dai il via al webinar dal vivo

Il modo in cui inizi il webinar è fondamentale per coinvolgere i partecipanti. Il moderatore dovrebbe dare il benvenuto al pubblico al webinar e indicarne chiaramente il titolo. Di solito ci sono aspetti logistici da coprire, come il modo in cui il pubblico può porre domande e partecipare tramite i social media. Rendilo il più breve possibile! Il moderatore dovrebbe presentare gli oratori e forse consentire loro di fare brevi presentazioni su se stessi. Nota: a questo punto nessuno dovrebbe fare presentazioni esplicite di prodotti. Al termine, il moderatore dovrebbe consegnare l'evento al primo relatore.

7. Lascia che gli oratori presentino

I relatori dovrebbero avere dai 30 ai 45 minuti per presentare (in totale, non ciascuno) durante il webinar. Questo dovrebbe costituire il grosso dell'evento. Il fatto che tu abbia uno o più relatori determinerà esattamente come sarà necessario gestire il tempo. Indipendentemente dal formato, i relatori dovrebbero essere coinvolgenti e assicurarsi di essere consapevoli dell'ora in modo che possano superare l'intera presentazione.

8. Usa l'impegno sociale durante il webinar

Le principali piattaforme tecnologiche per webinar consentono il coinvolgimento tramite funzionalità come domande e risposte e sondaggi, ma dovresti anche assicurarti di utilizzare Twitter e altri strumenti social durante il webinar. Se utilizzi Twitter, assicurati di creare un hashtag specifico per l'evento che i partecipanti possano utilizzare quando twittano sul webinar.

9. Domande sul campo dal pubblico

Durante il webinar, i partecipanti possono inviare domande tramite il software client del webinar. È consigliabile salvare queste domande fino alla fine dell'evento e quindi chiedere al moderatore di porle ai relatori. Assicurati che questo tempo sia integrato nel tuo programma e che il moderatore sappia di risparmiare da cinque a dieci minuti alla fine della sessione per domande e risposte. È anche utile quando inizi, nella sezione delle pulizie, a spiegare ai partecipanti il ​​processo per porre domande.

10. Chiedi al moderatore di concludere l'evento

Assicurati che il tuo moderatore concluda l'evento ringraziando i relatori e chiedendo al pubblico di rimanere coinvolto con te. Ad esempio, chiedi loro di seguirti su Twitter o di iscriversi alla tua newsletter.

Una volta terminato il tuo webinar, puoi salvare la versione registrata come video e condividerla sul tuo sito Web e anche attraverso i canali video social. La cosa grandiosa del formato webinar su richiesta è che ha l'energia e la personalizzazione di un evento dal vivo, ma può anche fungere da contenuto promozionale persistente sul tuo sito Web e una ricca miniera per presentazioni future.

Se hai ricevuto molte domande durante l'evento dal vivo che non hanno ricevuto risposta durante il tempo assegnato, puoi utilizzare tali domande per creare un post sul blog o un articolo, che puoi utilizzare per promuovere il webinar su richiesta. Quindi puoi anche promuovere il post del blog anche agli iscritti.