Produire et héberger un webinaire réussi en 10 étapes simples

Selon une étude du Content Marketing Institute et de MarketingProfs, les deux tiers des spécialistes du marketing B2B citent les webinaires et les événements en ligne comme la méthode la plus efficace pour générer des prospects et faire du marketing auprès des prospects et des clients. Ces événements en personne peuvent cependant être très coûteux. Pour un meilleur équilibre entre les coûts et les résultats, les webinaires sont votre meilleur pari.

Mais pour bénéficier de tous les avantages d'un webinaire, vous devez d'abord le produire. Et pour de nombreux spécialistes du marketing, produire et héberger un webinaire en direct semble être une tâche ardue.

Cependant, cela ne doit pas être difficile. Il y a quelques étapes simples que vous pouvez suivre pour réussir votre événement. Tout d'abord, choisissez un sujet ; trouver les bons orateurs ; puis fixez une date et une heure. Ensuite, créez un calendrier de production.

Les webinaires ne sont pas trop compliqués à produire, mais avoir un plan de production organisé et bien pensé est essentiel pour créer un événement sans faille. Voici 10 étapes pour vous aider à le faire.

1. Revoyez le calendrier

Vous devez passer en revue le calendrier de production avec votre équipe chaque semaine pour vous assurer que la planification de votre webinaire est sur la bonne voie. N'oubliez pas que vos e-mails et autres campagnes promotionnelles de webinaires incluaient une date et une heure spécifiques que vous ne pouvez pas manquer. Assurez-vous d'avoir un plan B au cas où un orateur tombe malade ou un producteur a une urgence familiale.

2. Créez l'événement dans votre plateforme de webinaires

Ensuite, vous devrez créer l'événement sur votre plateforme de webinaires. La façon dont vous procédez varie selon le logiciel que vous utilisez, mais quel que soit celui que vous utilisez, donnez-vous suffisamment de temps pour créer votre événement et vérifier votre travail. Voici trois plateformes populaires pour la production et la mise en scène de webinaires :

• Citrix Online GoToWebinar : Il s'agit d'un outil simple et économique pour héberger des événements en ligne en temps réel. Vous pouvez inviter jusqu'à 1 000 participants et les impliquer avec des vidéos haute définition, le partage d'écran, des outils interactifs et bien plus encore.
• ON24 : les solutions incluent la diffusion Web marketing avec un accès en un seul clic, une inscription et une console de webinaire de marque, ainsi que des expériences de visionnage que les participants peuvent personnaliser.
• Cisco WebEx : le centre d'événements WebEx vous aide à commercialiser vos produits et services avec des événements et des webinaires en ligne en temps réel qui incluent du multimédia, des salles de préparation privées, des discussions, des sondages et de nombreuses autres fonctionnalités.

(Act-On s'intègre à Citrix, ON24 et WebEx, ce qui facilite encore plus le processus de gestion et de promotion de votre webinaire.)

3. Examiner, approuver et charger les supports de présentation

C'est un autre endroit pour planifier de passer autant de temps qu'il le faut. Passez en revue les diapositives que les conférenciers ont préparées. Si la présentation ne répond pas à vos normes de qualité, donnez suffisamment de temps aux présentateurs pour améliorer les diapositives ou demandez à votre équipe interne de le faire pour eux. Lorsque vous avez une version finale de la présentation, chargez-la sur la plateforme de webinaire. Si vous voulez des bios de haut-parleur dans le pont et que le haut-parleur n'en a pas fourni, assurez-vous d'exécuter toute diapositive bio que vous créez par le haut-parleur. Les gens peuvent être pointilleux à ce sujet. Si vous souhaitez que les participants utilisent les médias sociaux pendant l'événement (et vous le faites, croyez-moi), assurez-vous que le pied de page principal de la diapositive contient des hashtags ou toute autre information sociale dont les participants ont besoin pour que cela fonctionne.

4. Faites une courte répétition

Ne soyez pas tenté de sauter cela. Même si votre orateur a prononcé ce discours une centaine de fois, il y a d'autres personnes et d'autres pièces mobiles. Vous n'avez pas besoin de parcourir tout le spectacle, mais il est essentiel d'organiser un court essai avec le modérateur et le(s) conférencier(s) pour vous assurer que tous les participants comprennent la structure de base de l'événement et peuvent articuler les points clés qu'ils partageront. . Assurez-vous que tout le monde comprend la logistique telle que la date, l'heure, le numéro de téléphone et l'URL, ainsi que les éléments fonctionnels tels que la transmission et l'octroi des droits de présentateur, les présentations, les enchaînements, etc.

5. Organisez une réunion pré-webinaire avec les conférenciers

Assurez-vous que votre webinaire commence à l'heure. La meilleure façon de le faire est de s'assurer que le modérateur et les présentateurs se connectent à l'événement au moins 15 minutes avant son début officiel. Ils doivent également se connecter au système de webinaire à ce moment-là afin que chacun puisse examiner la logistique de l'événement et obtenir des réponses à toutes les questions de dernière minute.

Cinq minutes, puis une minute, avant l'heure de début, rappelez à tous que l'événement est sur le point de commencer. Enfin, dix secondes avant le départ, souhaitez bonne chance à tous et lancez votre compte à rebours. À la fin du compte à rebours, le webinaire est en direct et le modérateur devrait souhaiter la bienvenue à tous les participants.

6. Lancez le webinaire en direct

La façon dont vous commencez le webinaire est essentielle pour engager les participants. Le modérateur doit souhaiter la bienvenue au public du webinaire et indiquer clairement son titre. Il y a généralement une logistique d'entretien à couvrir, comme la façon dont le public peut poser des questions et participer via les médias sociaux. Faites en sorte que ce soit le plus court possible ! Le modérateur doit présenter les orateurs et peut-être leur permettre de faire de brèves présentations sur eux-mêmes. Remarque : Personne ne devrait faire de présentations de produits manifestes à ce stade. Lorsque cela est fait, le modérateur doit remettre l'événement au premier orateur.

7. Laissez les intervenants présenter

Les intervenants doivent disposer de 30 à 45 minutes pour présenter (au total, pas chacun) pendant le webinaire. Cela devrait constituer l'essentiel de l'événement. Que vous ayez un ou plusieurs orateurs déterminera exactement comment le temps devra être géré. Quel que soit le format, les orateurs doivent être engageants et s'assurer qu'ils sont conscients de l'heure afin qu'ils puissent tenir toute leur présentation.

8. Utilisez l'engagement social pendant le webinaire

Les principales plates-formes technologiques de webinaires permettent un engagement via des fonctionnalités telles que les questions-réponses et les sondages, mais vous devez également vous assurer que vous utilisez Twitter et d'autres outils sociaux pendant le webinaire. Si vous utilisez Twitter, assurez-vous de créer un hashtag spécifique à l'événement que les participants peuvent utiliser lorsqu'ils tweetent à propos du webinaire.

9. Répondre aux questions du public

Pendant le webinaire, les participants peuvent envoyer des questions via le logiciel client du webinaire. Il est recommandé de conserver ces questions jusqu'à la fin de l'événement, puis de demander au modérateur de les poser aux orateurs. Assurez-vous que ce temps est intégré à votre emploi du temps et que le modérateur sait économiser cinq à dix minutes à la fin de la session pour les questions-réponses. C'est aussi bien lorsque vous commencez, dans la section de l'entretien ménager, d'indiquer à vos participants le processus pour poser des questions.

10. Demandez au modérateur de conclure l'événement

Assurez-vous que votre modérateur conclut l'événement en remerciant les intervenants et en demandant au public de rester engagé avec vous. Par exemple, demandez-leur de vous suivre sur Twitter ou de s'inscrire à votre newsletter.

Une fois votre webinaire terminé, vous pouvez enregistrer la version enregistrée sous forme de vidéo et la partager sur votre site Web et via les canaux vidéo sociaux également. L'avantage du format de webinaire à la demande est qu'il a l'énergie et la personnalisation d'un événement en direct, mais peut également servir de contenu promotionnel persistant sur votre site Web et de mine riche pour de futures présentations.

Si vous avez reçu de nombreuses questions pendant l'événement en direct auxquelles vous n'avez pas répondu pendant le temps imparti, vous pouvez utiliser ces questions pour créer un article de blog ou un article, que vous pouvez utiliser pour promouvoir le webinaire à la demande. Ensuite, vous pouvez également promouvoir le billet de blog auprès des inscrits.