จัดทำและโฮสต์การสัมมนาผ่านเว็บที่ประสบความสำเร็จใน 10 ขั้นตอนง่ายๆ

จากการศึกษาของ Content Marketing Institute และ MarketingProfs พบว่า 2 ใน 3 ของนักการตลาด B2B อ้างถึงการสัมมนาผ่านเว็บและกิจกรรมออนไลน์ว่าเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการสร้างโอกาสในการขายและการตลาดไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและลูกค้า การจัดงานด้วยตนเองอาจมีราคาแพงมาก เพื่อความสมดุลที่ดีขึ้นระหว่างต้นทุนและผลลัพธ์ การสัมมนาผ่านเว็บเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดของคุณ

แต่เพื่อให้ได้รับประโยชน์ทั้งหมดจากการสัมมนาผ่านเว็บ คุณจะต้องจัดทำก่อน และสำหรับนักการตลาดหลายๆ คน การผลิตและการโฮสต์การสัมมนาผ่านเว็บแบบสดดูเหมือนเป็นงานที่หนักใจ

แต่ก็ไม่จำเป็นต้องยาก มีขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้กิจกรรมของคุณประสบความสำเร็จ ก่อนอื่น เลือกหัวข้อ; ค้นหาลำโพงที่เหมาะสม จากนั้นตั้งวันที่และเวลา ถัดไป สร้างตารางการผลิต

การสัมมนาผ่านเว็บไม่ซับซ้อนเกินไปในการผลิต แต่การมีแผนการผลิตที่เป็นระเบียบและคิดมาอย่างดีเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างงานที่ไม่มีที่ติ ต่อไปนี้เป็น 10 ขั้นตอนที่จะช่วยให้คุณทำได้สำเร็จ

1. ทบทวนตารางเวลา

คุณควรทบทวนกำหนดการผลิตกับทีมของคุณทุกสัปดาห์เพื่อให้แน่ใจว่าการวางแผนการสัมมนาผ่านเว็บของคุณเป็นไปตามแผน โปรดจำไว้ว่าอีเมลและแคมเปญส่งเสริมการขายการสัมมนาผ่านเว็บอื่นๆ ของคุณมีวันที่และเวลาที่คุณไม่ควรพลาด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผน B ในกรณีที่ผู้พูดป่วยหรือโปรดิวเซอร์มีเหตุฉุกเฉินในครอบครัว

2. สร้างกิจกรรมในแพลตฟอร์มการสัมมนาผ่านเว็บของคุณ

ถัดไป คุณจะต้องสร้างกิจกรรมในแพลตฟอร์มการสัมมนาผ่านเว็บของคุณ วิธีที่คุณดำเนินการจะแตกต่างกันไปตามซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ แต่ไม่ว่าคุณจะใช้ซอฟต์แวร์ใด ให้ เวลาตัวเองสร้างกิจกรรมและตรวจสอบงานของคุณให้มาก ต่อไปนี้เป็นสามแพลตฟอร์มยอดนิยมสำหรับการผลิตและการจัดเตรียมการสัมมนาผ่านเว็บ:

• Citrix Online GoToWebinar: นี่เป็นเครื่องมือที่เรียบง่ายและคุ้มค่าสำหรับการจัดกิจกรรมออนไลน์แบบเรียลไทม์ คุณสามารถเชิญผู้เข้าร่วมได้มากถึง 1,000 คนและมีส่วนร่วมกับพวกเขาด้วยวิดีโอความละเอียดสูง การแชร์หน้าจอ เครื่องมือโต้ตอบ และอื่นๆ
• ON24: โซลูชันต่างๆ ได้แก่ เว็บคาสต์ทางการตลาดด้วยการเข้าถึงแบบคลิกเดียว การลงทะเบียนและคอนโซลการสัมมนาผ่านเว็บที่มีแบรนด์ และประสบการณ์การรับชมที่ผู้เข้าร่วมสามารถปรับให้เป็นส่วนตัวได้
• Cisco WebEx: WebEx Event Center ช่วยให้คุณทำการตลาดผลิตภัณฑ์และบริการของคุณด้วยกิจกรรมออนไลน์แบบเรียลไทม์และการสัมมนาผ่านเว็บที่มีมัลติมีเดีย ห้องเตรียมการส่วนตัว แชท แบบสำรวจ และคุณสมบัติอื่นๆ อีกมากมาย

(Act-On ทำงานร่วมกับ Citrix, ON24 และ WebEx ทำให้กระบวนการจัดการและโปรโมตการสัมมนาทางเว็บของคุณง่ายยิ่งขึ้น)

3. ตรวจสอบ อนุมัติ และโหลดสื่อการนำเสนอ

นี่เป็นอีกสถานที่หนึ่งที่จะวางแผนใช้เวลาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ตรวจสอบสไลด์ที่วิทยากรเตรียมไว้ หากงานนำเสนอไม่ตรงตามมาตรฐานคุณภาพของคุณ ให้เวลาผู้นำเสนอในการปรับปรุงสไลด์ หรือให้ทีมงานภายในองค์กรจัดการให้ เมื่อคุณมีเวอร์ชันสุดท้ายของงานนำเสนอ ให้โหลดลงในแพลตฟอร์มการสัมมนาผ่านเว็บ หากคุณต้องการประวัติของลำโพงในเด็คและลำโพงไม่ได้ให้มา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเปิดสไลด์ชีวประวัติใดๆ ที่คุณสร้างโดยลำโพง ผู้คนสามารถจู้จี้จุกจิกเกี่ยวกับเรื่องเหล่านั้นได้ หากคุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมใช้โซเชียลมีเดียในระหว่างงาน (และคุณก็ทำได้ เชื่อฉันสิ) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนท้ายของสไลด์หลักมีแฮชแท็กหรือข้อมูลโซเชียลอื่น ๆ ที่ผู้เข้าร่วมจำเป็นต้องทำให้ใช้งานได้

4. ทำการซ้อมสั้น ๆ

อย่า ถูกล่อลวงให้ข้ามสิ่งนี้ แม้ว่าผู้พูดของคุณจะพูดเรื่องนี้เป็นร้อยครั้ง แต่ก็ยังมีคนอื่นและส่วนที่เคลื่อนไหวอื่นๆ คุณไม่จำเป็นต้องชมการแสดงทั้งหมด แต่สิ่งสำคัญคือต้องจัดช่วงสั้นๆ กับผู้ดำเนินรายการและผู้บรรยาย เพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนเข้าใจโครงสร้างพื้นฐานของงานและสามารถระบุประเด็นสำคัญที่พวกเขาจะแบ่งปันได้ . ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจเกี่ยวกับโลจิสติกส์ เช่น วันที่ เวลา หมายเลขโทรศัพท์ และ URL รวมถึงรายการการทำงาน เช่น การให้สิทธิ์ผู้นำเสนอ การแนะนำตัว การดำเนินการต่อ เป็นต้น

5. จัดการประชุมสัมมนาล่วงหน้ากับวิทยากร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสัมมนาทางเว็บของคุณเริ่มต้นตรงเวลา วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ดำเนินรายการและผู้นำเสนอโทรเข้าร่วมเหตุการณ์อย่างน้อย 15 นาทีก่อนเริ่มอย่างเป็นทางการ พวกเขาควรเข้าสู่ระบบการสัมมนาผ่านเว็บในเวลานี้ เพื่อให้ทุกคนสามารถตรวจสอบโลจิสติกส์ของกิจกรรมและรับคำตอบสำหรับคำถามในนาทีสุดท้าย

ห้านาทีและหนึ่งนาทีก่อนเวลาเริ่มต้น ให้เตือนทุกคนว่ากิจกรรมกำลังจะเริ่มขึ้น สุดท้ายก่อนเริ่ม 10 วินาที ขอให้ทุกคนโชคดีและเริ่มนับถอยหลัง เมื่อสิ้นสุดการนับถอยหลัง การสัมมนาออนไลน์จะถ่ายทอดสดและผู้ดำเนินรายการควรกล่าวต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน

6. เริ่มการสัมมนาผ่านเว็บสด

วิธีที่คุณเริ่มต้นการสัมมนาทางเว็บมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วม ผู้ดำเนินรายการควรต้อนรับผู้ชมเข้าสู่การสัมมนาผ่านเว็บและระบุชื่อเรื่องอย่างชัดเจน มักจะมีโลจิสติกส์การดูแลทำความสะอาดที่ครอบคลุม เช่น ผู้ชมสามารถถามคำถามและมีส่วนร่วมผ่านโซเชียลมีเดียได้อย่างไร ทำให้สั้นที่สุด! ผู้ดำเนินรายการควรแนะนำผู้พูดและอาจให้พวกเขาแนะนำ สั้นๆ เกี่ยวกับตนเอง หมายเหตุ: ไม่ควรมีใครทำการเสนอขายผลิตภัณฑ์อย่างโจ่งแจ้ง ณ จุดนี้ เมื่อทำเสร็จแล้ว ผู้ดำเนินรายการควรมอบเหตุการณ์ให้กับผู้พูดคนแรก

7. ให้วิทยากรนำเสนอ

วิทยากรควรมีเวลา 30 ถึง 45 นาทีในการนำเสนอ (โดยรวม ไม่ใช่แต่ละรายการ) ในระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บ สิ่งนี้ควรเป็นส่วนหนึ่งของเหตุการณ์ ไม่ว่าคุณจะมีลำโพงคนเดียวหรือหลายคนจะเป็นตัวกำหนดว่าต้องจัดการเวลาอย่างไร โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบ ผู้พูดควรมีส่วนร่วมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาตระหนักถึงเวลาเพื่อให้สามารถนำเสนอผ่านการนำเสนอทั้งหมดได้

8. ใช้การมีส่วนร่วมทางสังคมในระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บ

แพลตฟอร์มเทคโนโลยีการสัมมนาผ่านเว็บหลักๆ อนุญาตให้มีส่วนร่วมผ่านฟีเจอร์ต่างๆ เช่น ถามตอบและแบบสำรวจ แต่คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ Twitter และเครื่องมือโซเชียลอื่นๆ ในระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บ หากคุณใช้ Twitter ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสร้างแฮชแท็กเฉพาะเหตุการณ์ที่ผู้เข้าร่วมสามารถใช้เมื่อทวีตเกี่ยวกับการสัมมนาผ่านเว็บ

9. คำถามภาคสนามจากผู้ชม

ในระหว่างการสัมมนาผ่านเว็บ ผู้เข้าร่วมสามารถส่งคำถามผ่านทางซอฟต์แวร์ไคลเอนต์การสัมมนาผ่านเว็บ วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดคือเก็บคำถามเหล่านี้ไว้จนกว่าจะสิ้นสุดกิจกรรม จากนั้นให้ผู้ดำเนินรายการถามจากวิทยากร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวลานี้รวมอยู่ในตารางเวลาของคุณแล้ว และผู้ดำเนินรายการทราบเพื่อประหยัดเวลาห้าถึงสิบนาทีเมื่อสิ้นสุดเซสชันสำหรับถามตอบ เป็นเรื่องดีเช่นกันเมื่อคุณเริ่มต้นในส่วนการดูแลทำความสะอาด เพื่อบอกผู้เข้าร่วมประชุมของคุณถึงขั้นตอนการถามคำถาม

10. ให้ผู้ดูแลสรุปกิจกรรม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ดำเนินรายการของคุณจบกิจกรรมด้วยการขอบคุณผู้พูดและขอให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมกับคุณ ตัวอย่างเช่น ขอให้พวกเขาติดตามคุณบน Twitter หรือสมัครรับจดหมายข่าวของคุณ

เมื่อการสัมมนาผ่านเว็บของคุณเสร็จสิ้น คุณสามารถบันทึกเวอร์ชันที่บันทึกไว้เป็นวิดีโอและแชร์บนเว็บไซต์ของคุณและผ่านช่องวิดีโอโซเชียลได้เช่นกัน สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับรูปแบบการสัมมนาผ่านเว็บแบบออนดีมานด์คือมันมีพลังและการปรับแต่งเหตุการณ์สดให้เป็นส่วนตัว แต่ยังสามารถทำหน้าที่เป็นเนื้อหาส่งเสริมการขายถาวรบนเว็บไซต์ของคุณและเป็นเหมืองที่สมบูรณ์สำหรับการนำเสนอในอนาคต

หากคุณได้รับคำถามจำนวนมากระหว่างการถ่ายทอดสดที่ไม่ได้รับคำตอบในช่วงเวลาที่กำหนด คุณสามารถใช้คำถามเหล่านี้เพื่อสร้างบล็อกโพสต์หรือบทความ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อโปรโมตการสัมมนาทางเว็บตามความต้องการได้ จากนั้นคุณสามารถโปรโมตโพสต์บล็อกไปยังผู้ลงทะเบียนได้เช่นกัน