إنتاج واستضافة ندوة ويب ناجحة في 10 خطوات بسيطة

وفقًا لدراسة من Content Marketing Institute و MarketingProfs ، يستشهد ثلثا المسوقين B2B بالندوات والأحداث عبر الإنترنت باعتبارها الطريقة الأكثر فاعلية لتوليد العملاء المحتملين والتسويق للعملاء المحتملين والعملاء. ومع ذلك ، يمكن أن تكون تلك الأحداث الشخصية باهظة الثمن. للحصول على توازن أفضل بين التكلفة والنتائج ، فإن الندوات عبر الإنترنت هي أفضل رهان لك.

ولكن من أجل الحصول على جميع مزايا الندوة عبر الإنترنت ، يجب عليك إنتاجها أولاً. وبالنسبة للعديد من المسوقين ، فإن إنتاج واستضافة ندوة مباشرة عبر الإنترنت تبدو مهمة شاقة.

ومع ذلك ، لا يجب أن يكون الأمر صعبًا. هناك بعض الخطوات البسيطة التي يمكنك اتخاذها لإنجاح حدثك. أولاً ، اختر موضوعًا ؛ العثور على مكبرات الصوت المناسبة ؛ ثم حدد التاريخ والوقت. بعد ذلك ، قم بإنشاء جدول إنتاج.

الندوات عبر الإنترنت ليست معقدة للغاية في الإنتاج ، ولكن وجود خطة إنتاج منظمة ومدروسة جيدًا أمر ضروري لإنشاء حدث لا تشوبه شائبة. فيما يلي 10 خطوات لمساعدتك على إنجاز ذلك.

1. راجع الجدول

يجب عليك مراجعة جدول الإنتاج مع فريقك كل أسبوع للتأكد من أن تخطيط ندوتك على الويب يسير على الطريق الصحيح. تذكر أن رسائل البريد الإلكتروني وغيرها من الحملات الترويجية للندوة عبر الإنترنت تضمنت تاريخًا ووقتًا محددًا لا يمكنك تفويتهما. تأكد من أن لديك خطة بديلة في حالة مرض المتحدث أو تعرض المنتج لحالة طوارئ عائلية.

2. إنشاء الحدث في منصة الويبينار الخاصة بك

بعد ذلك ، ستحتاج إلى إنشاء الحدث في منصة الويبينار الخاصة بك. تختلف طريقة القيام بذلك باختلاف البرنامج الذي تستخدمه ، ولكن بغض النظر عن البرنامج الذي تستخدمه ، امنح نفسك متسعًا من الوقت لإنشاء الحدث الخاص بك والتحقق من عملك. فيما يلي ثلاث منصات شائعة لإنتاج البرامج التعليمية على الويب وتنظيمها:

• Citrix Online GoToWebinar: هذه أداة بسيطة وفعالة من حيث التكلفة لاستضافة أحداث عبر الإنترنت في الوقت الفعلي. يمكنك دعوة ما يصل إلى 1000 من الحضور وإشراكهم في فيديو عالي الدقة ومشاركة الشاشة والأدوات التفاعلية والمزيد.
• ON24: تشمل الحلول البث عبر الإنترنت التسويقي من خلال الوصول بنقرة واحدة ، وتسجيل ندوة عبر الإنترنت ذات علامة تجارية ووحدة تحكم ، وتجارب المشاهدة التي يمكن للحاضرين تخصيصها.
• Cisco WebEx: يساعدك WebEx Event Center على تسويق منتجاتك وخدماتك من خلال أحداث وندوات عبر الإنترنت في الوقت الفعلي تتضمن وسائط متعددة وغرف إعداد خاصة ودردشة واستطلاعات والعديد من الميزات الأخرى.

(يتكامل Act-On مع Citrix و ON24 و WebEx ، مما يجعل عملية إدارة ندوتك على الويب والترويج لها أكثر سهولة.)

3. مراجعة واعتماد وتحميل مواد العرض التقديمي

هذا مكان آخر للتخطيط لقضاء الوقت الذي تستغرقه. راجع الشرائح التي أعدها المتحدثون. إذا كان العرض التقديمي لا يفي بمعايير الجودة الخاصة بك ، فامنح مقدمي العروض الكثير من الوقت لتحسين الشرائح ، أو اطلب من فريقك الداخلي القيام بذلك نيابة عنهم. عندما يكون لديك إصدار نهائي من العرض التقديمي ، قم بتحميله في منصة الويبينار. إذا كنت تريد وجود مكبرات الصوت على سطح السفينة ولم يوفر مكبر الصوت واحدًا ، فتأكد من تشغيل أي شريحة حيوية تقوم بإنشائها بواسطة مكبر الصوت. يمكن أن يكون الناس انتقائي بشأن هؤلاء. إذا كنت تريد أن يستخدم الحاضرون وسائل التواصل الاجتماعي أثناء الحدث (وأنت تفعل ذلك ، صدقني) ، فتأكد من أن تذييل الشريحة الرئيسية بها علامات تصنيف أو أي معلومات اجتماعية أخرى يحتاجها الحاضرون لإنجاحها.

4. إجراء بروفة قصيرة

لا تميل إلى تخطي هذا. حتى لو كان المتحدث الخاص بك قد ألقى هذا الحديث مائة مرة ، فهناك أشخاص آخرون وأجزاء أخرى متحركة. لا تحتاج إلى متابعة العرض بأكمله ، ولكن من المهم إجراء جولة تجريبية قصيرة مع الوسيط والمتحدث (المتحدثين) لضمان فهم جميع المشاركين للبنية الأساسية للحدث ويمكنهم توضيح النقاط الرئيسية التي سيشاركونها . تأكد من أن الجميع يفهم اللوجيستيات مثل التاريخ والوقت ورقم الهاتف وعنوان URL ، بالإضافة إلى العناصر الوظيفية مثل التمرير ومنح حقوق مقدم العرض ، وتقديم المقدمات ، والمقاطع ، وما إلى ذلك.

5. عقد اجتماع ما قبل الويبينار مع المتحدثين

تأكد من أن ندوتك على الويب تبدأ في الوقت المحدد. أفضل طريقة للقيام بذلك هي التأكد من أن المنسق والمقدمين يتصلون بالحدث قبل 15 دقيقة على الأقل من بدايته الرسمية. يجب عليهم أيضًا تسجيل الدخول إلى نظام الندوة عبر الإنترنت في هذا الوقت بحيث يمكن للجميع مراجعة الخدمات اللوجستية للحدث والحصول على إجابات عن أي أسئلة في اللحظة الأخيرة.

خمس دقائق ، ثم دقيقة واحدة ، قبل وقت البدء ، ذكر الجميع أن الحدث على وشك البدء. أخيرًا ، قبل عشر ثوانٍ من البداية ، أتمنى للجميع حظًا سعيدًا وابدأ العد التنازلي. في نهاية العد التنازلي ، تكون الندوة عبر الإنترنت مباشرة ويجب على المشرف أن يرحب بجميع الحاضرين.

6. بدء الندوة الحية على الويب

تُعد الطريقة التي تبدأ بها الندوة عبر الويب أمرًا بالغ الأهمية لإشراك الحضور. يجب أن يرحب المنسق بالجمهور في الندوة عبر الإنترنت وأن يذكر عنوانها بوضوح. عادة ما تكون هناك لوجستيات تدبير منزلي لتغطية مثل كيف يمكن للجمهور طرح الأسئلة والمشاركة عبر وسائل التواصل الاجتماعي. اجعل هذا أقصر ما يمكن! يجب على المنسق تقديم المتحدثين وربما السماح لهم بتقديم مقدمات موجزة عن أنفسهم. ملاحظة: لا ينبغي لأحد أن يقوم بأي عروض علنية حول المنتج في هذه المرحلة. عند الانتهاء من ذلك ، يجب على الوسيط تسليم الحدث للمتحدث الأول.

7. دع المتحدثين حاضرين

يجب أن يكون لدى المتحدثين 30 إلى 45 دقيقة للتقديم (إجمالاً ، وليس كل منهم) أثناء الندوة عبر الويب. يجب أن يشكل هذا الجزء الأكبر من الحدث. سيحدد ما إذا كان لديك متحدث واحد أو عدة متحدثين بالضبط كيف سيحتاج الوقت إلى إدارته. بغض النظر عن التنسيق ، يجب أن يشارك المتحدثون وأن يتأكدوا من أنهم على دراية بالوقت حتى يتمكنوا من إكماله خلال عرضهم التقديمي بالكامل.

8. استخدم المشاركة الاجتماعية أثناء الندوة عبر الإنترنت

تسمح منصات تكنولوجيا الويب التعليمية الرئيسية بالمشاركة عبر ميزات مثل الأسئلة والأجوبة واستطلاعات الرأي ، ولكن يجب عليك أيضًا التأكد من استخدام Twitter والأدوات الاجتماعية الأخرى أثناء الندوة عبر الويب. إذا كنت تستخدم Twitter ، فتأكد من إنشاء علامة تصنيف خاصة بالحدث بحيث يمكن للحاضرين استخدامها عند التغريد حول ندوة الويب.

9. أسئلة ميدانية من الجمهور

أثناء الندوة على الويب ، يمكن للحاضرين إرسال أسئلة عبر برنامج عميل الويبينار. من أفضل الممارسات حفظ هذه الأسئلة حتى نهاية الحدث ثم اطلب من الوسيط طرحها على المتحدثين. تأكد من أن هذا الوقت مدمج في جدولك ، وأن المنسق يعلم أنه سيوفر خمس إلى عشر دقائق في نهاية الجلسة للأسئلة والأجوبة. من الجيد أيضًا عندما تبدأ ، في قسم التدبير المنزلي ، إخبار الحاضرين بعملية طرح الأسئلة.

10. اطلب من الوسيط اختتام الحدث

تأكد من اختتام المنسق للحدث من خلال شكر المتحدثين ومطالبة الجمهور بالبقاء على اتصال معك. على سبيل المثال ، اطلب منهم متابعتك على Twitter أو الاشتراك في رسالتك الإخبارية.

بمجرد انتهاء ندوة الويب الخاصة بك ، يمكنك حفظ النسخة المسجلة كفيديو ومشاركتها على موقع الويب الخاص بك ومن خلال قنوات الفيديو الاجتماعية أيضًا. إن الشيء العظيم في تنسيق الندوة عبر الإنترنت عند الطلب هو أنه يتمتع بالطاقة والتخصيص للحدث المباشر ولكن يمكن أيضًا أن يكون بمثابة محتوى ترويجي مستمر على موقع الويب الخاص بك ومنجم غني للعروض التقديمية المستقبلية.

إذا تلقيت الكثير من الأسئلة أثناء الحدث المباشر ولم يتم الرد عليها خلال الوقت المخصص ، فيمكنك استخدام هذه الأسئلة لإنشاء منشور مدونة أو مقالة ، والتي يمكنك استخدامها للترويج للندوة عبر الإنترنت عند الطلب. ثم يمكنك أيضًا الترويج لمنشور المدونة للمسجلين أيضًا.