Teoria borcanului murat în managementul timpului

Probabil că acum vă întrebați cum ați ajuns să citiți un text despre murături când ați căutat în mod special „tehnici eficiente de gestionare a timpului”. Nu-ți face griji, ești pe drumul cel bun. Și chiar dacă ați căutat „cum să vă murați legumele” și ați ajuns aici - rămâneți pe fază pentru că sunteți pe cale să aflați sfaturi utile pentru gestionarea eficientă a timpului.

Ocazional, simți că ai încheiat nenumărate activități în timpul unei zile de lucru, dar nu pari să fii productiv la sfârșitul zilei? Probabil pentru că nu ți-ai prioritizat munca în mod corespunzător și ai lăsat ca sarcinile nesemnificative să te împiedice să atingi un scop final. Aici intervine teoria borcanului murat. Pe scurt, teoria borcanului murat se bazează pe prioritizarea activităților tale zilnice , respectând în același timp timpul estimat pentru fiecare.

Această postare pe blog vă va ajuta să înțelegeți esenta teoriei borcanului murat și cum să o implementați cu succes în rutina dvs. zilnică.

Teoria borcanului murat explicat

Teoria borcanului murat se bazează pe o tehnică de gestionare a timpului care prioritizează sarcinile și responsabilitățile într-o anumită ordine. Această teorie (denumită și Teoria găleții de roci sau Teoria borcanului vieții ) a fost dezvoltată în 2002 de Jeremy Wright cu ideea că timpul este un spațiu finit care are limite. Pe scurt, borcanul cu murături este o analogie în care borcanul reprezintă ziua noastră tipică, în timp ce nisipul, pietricelele și pietrele reprezintă activități de zi cu zi. În plus, unele surse adaugă un alt element analogiei - apa, care reprezintă viața privată. Putem umple borcanul cu diferite sarcini și activități. Dar, trebuie să respectăm o anumită ordine și o estimare de timp pentru fiecare activitate. Prin urmare, teoria borcanului de murături ne ajută să estimam cât timp va dura o lucrare (fie pietre, pietricele sau nisip) pentru a fi finalizată.

Pentru a adăuga mai multe detalii la teoria găleții de roci, iată ce tip de activități de zi cu zi reprezintă nisipul, pietricelele și rocile:

• Nisipul reprezintă toate lucrările mici și banale, cum ar fi rețelele sociale, discuțiile cu colegii, rătăcirea minții și alte distrageri care ucid productivitatea la locul de muncă.
• Pietricelele simbolizează sarcini cu niveluri mai mari de semnificație decât nisipul. Acestea includ sarcini care pot fi amânate sau delegate altora. Sunt sarcini urgente care pot aștepta, cum ar fi apelurile telefonice, răspunsul la e-mailuri, organizarea de întâlniri. Ele par să necesite un răspuns imediat, dar, de fapt, nu sunt atât de importante ca pietrele.
• Rocile semnifică cele mai importante sarcini în timpul unei zile de lucru. Au un obiectiv pe termen lung și pot avea consecințe grave dacă nu le îndeplinim. De exemplu, pietrele includ scrierea efectivă și cercetarea despre subiect (pentru scriitorii de conținut), programarea și testarea (pentru dezvoltatorii de software) și alte sarcini cruciale care trebuie îndeplinite pentru a atinge obiectivele zilnice.
• Apa reprezintă viața privată - petrecerea timpului cu familia și prietenii.

Regulile de implementare a teoriei borcanului murat

Pentru a încorpora cu succes teoria găleții rocilor în viața ta, trebuie să acorzi o atenție deosebită ordinii în care îți organizezi activitățile. Dacă, de exemplu, vă umpleți borcanul - adică, vă începeți ziua - cu distrageri, cum ar fi discuțiile cu colegii sau rețelele de socializare și apoi continuați să vă umpleți borcanul cu pietricele - adică sarcini urgente care pot aștepta - veți găsi borcanul aproape plin. imediat. Acum, nu există un loc unde să pui pietrele - cele mai importante activități din timpul zilei - în borcanul tău. Astfel, ziua ta ajunge să fie neproductivă.

Pentru a reveni pe drumul cel bun și a vă face ziua mai productivă, încercați să umpleți mai întâi „borcanul” cu cele mai importante sarcini (până la 4 articole).

Apoi, dozați încet sarcinile urgente (dar nu importante).

În cele din urmă, ocupă-te de distragerile.

În acest fel, vei termina mai întâi sarcinile tale cele mai importante și te vei ocupa de restul după aceea. Trebuie să rețineți că oamenii foarte productivi își folosesc resursele în mod eficient și nu sunt obsedați de cât de mult au făcut, ci de ceea ce au făcut .

Totuși, nu uitați de apă . În teoria borcanului vieții, apa reprezintă viața de familie și viața privată. Aceste activități familiale și private ne oferă un mediu de susținere și relaxare, care este crucial pentru creștere și dezvoltare în fiecare aspect al vieții. În următoarea secțiune a acestei postări pe blog, vă vom oferi un exemplu de program pre-murătură și post-murare la locul de muncă.

Implementarea teoriei borcanului murat în viața reală (cu exemple)

Acum că am explicat teoria și regulile de implementare a acesteia, să oferim un exemplu real pentru a vedea cum funcționează în practică. Suntem pe cale să dăm un exemplu de zi neproductivă și una foarte productivă, bazându-ne pe teoria găleții vieții.

Programul dumneavoastră înainte de implementarea teoriei borcanului murat

Înainte de a fi conștient de importanța managementului timpului și a implementării teoriei borcanului murat, probabil că ziua ta arăta cam așa (presupunând că ești un scriitor de conținut, de exemplu):

Dacă luați în considerare numărul de activități pe care le-ați făcut pentru această zi, se pare că ați terminat multe. Totuși, dacă te uiți mai atent la ceea ce ai făcut cu adevărat în acea zi, vei descoperi că ai lăsat distragerile (nisipul) și sarcinile urgente, neașteptate (pietricele) să-ți preia ziua.

În primul rând, aceasta a fost o împărțire slabă a volumului tău de muncă. Ți-ai început ziua cu sarcini minore și distrageri și, prin urmare, abia ai reușit să termini două sarcini importante (pierci) pentru acea zi. Mai mult, trebuie să înveți cum să spui „Nu” dacă ești deja copleșit de munca ta. Puteți vedea că ați avut doar 45 de minute la îndemână pentru a finaliza o sarcină importantă (roca numărul 2).

Pe scurt, ați abordat numeroase sarcini, dar pe cele mai importante le-ați lăsat neterminate - ceea ce probabil v-a lăsat să vă simțiți epuizat la sfârșitul zilei de lucru.

Prin urmare, această zi este considerată neproductivă.

Programul tău după implementarea teoriei borcanului murat

Dacă doriți să reveniți dintr-o zi neproductivă și să o faceți să conteze, uitați-vă la cum ar trebui să arate programul dvs. după ce implementați teoria găleții de pietre în ea (din nou, presupunând că sunteți un scriitor de conținut):

Dacă te uiți la programul tău cu teoria găleții de roci implementată, poți vedea că ai făcut sarcini mai puține, dar mai importante. Ați reușit să vă dedicați cea mai mare parte a timpului celor mai importante sarcini (roci). Ați făcut estimări de timp (de exemplu, două ore și jumătate pentru piatra numărul 1: cercetare) și ați lăsat suficient timp pentru a finaliza cele mai importante sarcini din programul dvs. - stâncile. Astfel, ți-ai crescut productivitatea eliminând distragerile (nisipul) și răspunzând la sarcini urgente precum apelurile telefonice (pietricele) într-un mod planificat și organizat.

Rețineți că lucrurile importante trebuie abordate mai întâi. Apoi, puteți stoarce cu ușurință toată munca superficială (e-mailuri, apeluri) în ziua dvs.

Avantajele teoriei borcanului murat

Pe lângă numeroasele avantaje pe care ni le poate oferi teoria borcanelor murate, am selectat șapte beneficii care te vor convinge imediat să le implementezi în viața ta.

O modalitate excelentă de a-ți organiza ziua

În acest articol, am menționat deja că a face mai multe lucruri nu duce neapărat la succes, ci a fi slăbit și neproductiv. Să te simți copleșit de volumul tău de muncă nu este străin pentru oamenii care lucrează. Cu toate acestea, dacă dezvoltați abilități de gestionare a timpului, vă veți găsi zilele organizate și mai productive. Prin integrarea teoriei borcanului vieții în rutina ta zilnică, preiei controlul asupra zilei tale și ai timp și pentru viața ta privată. Această tehnică de gestionare a timpului vă va ajuta să aveți o perspectivă mai atentă asupra muncii importante și a estimărilor de timp, astfel încât să vă organizați mai bine ziua de lucru.

Vă ajută să vă prioritizați sarcinile

Unul dintre principalele puncte forte ale teoriei borcanului vieții este că ne ajută să ne prioritizăm sarcinile mai abil . Când știi că ai un borcan și trebuie să-l umpli cu până la patru pietre, trebuie să intri în gânduri profunde pentru a filtra ce este important și ce nu. Conform cercetărilor privind simplul efect de urgență, oamenii au tendința de a îndeplini sarcini urgente în detrimentul sarcinilor importante. Unele dintre motivele pentru care oamenii se agață de sarcini urgente sunt că acestea par mai ușoare, iar plățile au loc mai devreme decât în ​​cazul sarcinilor importante.

Prin urmare, în lumina stabilirii unor obiective mai mari, trebuie să se separe urgența falsă de ceea ce este important pentru a obține rezultate pe termen lung. În acest scop, puteți opta pentru teoria borcanului vieții pentru a vă ajuta să vizualizați o imagine mai mare și să înțelegeți cu adevărat importanța sarcinilor dvs.

Vă oferă mai mult timp liber la îndemână

Când încorporezi teoria vieții în rutina ta zilnică, faci estimări de timp pentru volumul tău de muncă, petrecând astfel mai puțin timp pentru munca superficială. Aceasta înseamnă că nu veți mai aduce niciodată acasă munca neterminată și nu veți mai expune familia la tensiunea care decurge din munca prea mare. Prin urmare, gestionarea eficientă a timpului prin teoria borcanului vieții vă ajută să petreceți mai mult timp cu familia sau cu prietenii și să urmați hobby-uri, de exemplu.

Elimină distragerile

Potrivit lui Cal Newport, autorul cărții „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”, munca superficială (pietricele și nisip) este inevitabil – dar trebuie ținută închisă pentru a nu împiedica îndeplinirea sarcinilor tale importante. Mai mult, în cartea sa, el subliniază în mod repetat importanța muncii neîntrerupte, profunde.

Unul dintre principalii vinovați pentru întreruperile la locul de muncă, susține el, sunt instrumentele de rețea. Acestea includ rețelele sociale, e-mailurile și mesajele text.

Pentru a-și dovedi afirmația, el menționează JK Rowling și aversiunea ei față de rețelele sociale. Ea era complet absentă de pe rețelele de socializare în momentul în care și-a scris romanele „Harry Potter”, chiar dacă aceasta a fost doar epoca expansiunii rețelelor sociale (1997 – 2007). Personalul ei i-a deschis un cont de Twitter în 2009, dar a fost în 2011 când a scris:

„ Acesta este adevăratul eu, dar nu veți auzi de multe ori de la mine, mă tem, deoarece pixul și hârtia sunt ÎNCĂ prioritatea mea în acest moment. ”

Newport își susține, de asemenea, afirmațiile spunând cum Bill Gates se izolează mergând la țară să citească și să „gândească gânduri mari”.

Urmând instrucțiunile teoriei borcanelor murate, îți faci timp pentru cele mai importante sarcini și nu lași distragerile să interfereze cu munca ta. Așadar, data viitoare când îți iei telefonul în timpul serviciului, gândește-te la ce spun oamenii de succes despre distragerea atenției și cum eliminarea acestora este cheia productivității și succesului. Nu spunem că vei scrie cel mai bine vândut roman sau vei deveni cea mai bogată persoană din lume, dar te va ajuta să-ți atingi obiectivele și să dobândești abilități mai bune de gestionare a timpului.

Te ajută să depășești procrastinarea

O bună organizare și prioritizarea sunt unele dintre cele mai benefice tehnici care pot reduce amânarea la locul de muncă. A fi organizat afectează pozitiv stabilirea de obiective și te oprește să faci obiceiuri automate care declanșează amânarea. Teoria găleții de roci este utilă datorită naturii sale meticuloase de planificare și a declanșării abilităților organizaționale puternice. Când stabilești obiective și estimări de timp pentru sarcinile tale, creierul tău primește semnale care îl mențin în alertă și te ajută să învingi procrastinarea.

Previne multitasking

Este cunoscut faptul că a face mai multe lucruri simultan îți împiedică performanța. Trecerea de la o sarcină la alta în mod repetat te face să te simți copleșit și are ca rezultat scăderea performanței și scăderea calității. Acesta este locul în care teoria vieții îți vine în ajutor, deoarece te oprește și să faci multitasking. Având o perspectivă clară asupra volumului de muncă și a timpului estimat, veți avea mai puține șanse să faceți din nou multitasking. Vă ajută să stabiliți priorități și să vă concentrați pe o sarcină la un moment dat. Nu numai că te vei concentra mai mult, dar vei evita să faci greșeli.

Ne ajută să facem estimări de timp

Printre alte beneficii, teoria vieții ne ajută să ne organizăm zilele de lucru mai meticulos, făcând estimări ale timpului de lucru. Când vă determinați „rocile zilei”, este destul de ușor să setați estimări de timp pentru fiecare și să respectați ele. Acesta este un avantaj imens al acestei teorii, deoarece vă ajută să calculați timpul productiv sau vă oferă un raport despre modul în care vă pierdeți timpul, de exemplu.

Tehnici de gestionare a timpului pentru implementarea teoriei borcanului murat în viața ta

Există mai multe moduri prin care puteți încorpora teoria borcanului murat în rutina dvs. zilnică. Vă sugerăm trei tehnici eficiente care vă vor ajuta să implementați mai ușor această teorie.

Blocarea timpului

A fi părinte este destul de epuizant, dar munca mult timp și lipsa timpului pentru familie te pot pune în apă adâncă. Dacă nu-ți organizezi timpul eficient, nu vei putea fi cu familia și în cele din urmă vei suferi de burnout. Ceea ce vă poate ajuta este o tehnică de gestionare a timpului numită blocare a timpului. Acesta descurajează cu succes amânarea și controlează volumul de lucru prin alocarea unor blocuri fixe de timp pentru activități separate. În acest fel, aveți o perspectivă clară asupra cât timp petreceți fiecărei activități.

Deci, în cazul teoriei borcanului murat, puteți aloca un bloc de timp pentru fiecare rocă din programul dvs. de lucru. De exemplu, „lucrarea la piatra numărul 1” de la 9:30 la 11 dimineața, „lucrarea la piatra numărul 2” de la 11:20 la 14:00 etc. Sau puteți utiliza această tehnică suplimentară, astfel încât să nu ratați evenimente importante din viață, cum ar fi întrunirile de familie, cursurile de dans, petrecerile de naștere etc.

Prin urmare, definiți-vă „rocile zilei”, setați blocuri de timp și estimări pentru fiecare. În acest fel, vedeți unde se duce timpul și aveți control asupra volumului de muncă. În acest scop, puteți combina tehnica Pomodoro cu blocarea timpului pentru a estima mai bine timpul pentru fiecare activitate. Acest mod de a vă gestiona timpul vă permite să vă limitați timpul de lucru prin alocarea cât timp doriți să lucrați și primirea unei notificări când cronometrul atinge timpul alocat.

Tehnica de blocare a timpului este o alegere bună pentru:

• Părinți lucrători care au dificultăți în menținerea unui echilibru sănătos între muncă și viață privată,
• Manageri de proiect care conduc mai multe proiecte simultan,
• CEO și experți în productivitate (Bill Gates este cunoscut pentru utilizarea acestei tehnici).

Timp de urmărire

Ați acordat vreodată atenție notificărilor privind timpul de utilizare? Statisticile înfricoșătoare spun că, conform datelor înregistrate din 2019 și 2020, oamenii petrec aproximativ 2,4 ore pe zi pe rețelele de socializare din întreaga lume. Adică până la 20 de ore pe săptămână!

Imaginează-ți cât timp pierzi și toate acele distrageri care interferează cu munca ta productivă în timp ce îți muți atenția tot timpul. Este timpul să începeți să vă urmăriți activitățile pentru a reduce risipa și pentru a vă crește productivitatea.

Din acest motiv, începeți un experiment și urmăriți-vă automat activitățile pentru a monitoriza site-urile web și programele pe care le vizitați cel mai mult și cât timp petreceți lucrărilor superficiale.

Aici pot fi introduse aplicațiile de urmărire a timpului, cum ar fi Clockify, pentru a vă ajuta să aveți o evaluare mai detaliată a unde trece timpul dvs. De exemplu, funcția de urmărire automată din Clockify va ține evidența tuturor programelor active pe care le utilizați, a site-urilor web pe care le vizitați și o va afișa în rapoarte mai târziu. Veți putea urmări automat activitatea pe computer pentru a înțelege mai bine cum petreceți timpul și cum îl puteți gestiona cel mai bine.

Păstrarea evidenței timpului este bună pentru toată lumea și iată câteva dintre beneficiile urmăririi timpului:

Cunoaștere mai bună a cât timp petreci diferitelor activități,

Înțelegerea ce faci greșit și cum îți poți aloca timpul mai bine în viitor,

Creșterea productivității dvs.,

Concentrându-se pe sarcini importante,

Minimizarea sau eliminarea completă a distragerilor.

Liste de lucruri de făcut

Folosirea listelor de activități nu este atât de ușoară pe cât pare. Uneori, fără să intenționăm, facem liste lungi și ne îmbolnăvim de muncă. Prin urmare, puteți integra teoria găleții de roci și puteți urma liniile directoare ale acesteia pentru a crea liste eficiente de activități.

Când vă cunoașteți pietrele, vă puteți forma cu ușurință o listă de lucruri de făcut, precum și să amânați sau să delegați unele sarcini care nu par importante în acest moment.

Nu numai că îți vei organiza mai bine volumul de muncă, dar nu vei rata niciodată un eveniment important din viața ta privată și nu vei mai merge la cumpărături.

Listele de sarcini sunt o alegere bună pentru:

• oameni muncitori,
• echipe,
• Elevi,
• Menajere.

Concluzie

Concluzionăm că teoria borcanului vieții este o modalitate ușoară și atrăgătoare din punct de vedere vizual de a-și gestiona mai bine timpul. Este potrivit pentru toată lumea - părinți care lucrează, gospodine și directori generali, care pot obține beneficii tangibile din teoria borcanului murat. Îndrumările sale simple ne ajută să facem distincția între sarcinile importante și banale - prin urmare, ne creștem productivitatea. Așadar, găsiți cele mai potrivite tehnici de gestionare a timpului care vă pot ajuta să încorporați această teorie în viața de zi cu zi - și bucurați-vă de avantajele de a vă termina prioritățile la timp și de a petrece mai mult timp cu familia sau prietenii.