نظرية جرة المخلل في إدارة الوقت

ربما تتساءل الآن كيف انتهى بك الأمر إلى قراءة نص عن المخللات عندما بحثت على وجه التحديد عن "تقنيات إدارة الوقت الفعالة". لا تقلق ، فأنت على الطريق الصحيح. وحتى إذا بحثت عن "كيفية اختيار مخلل الخضروات" وانتهى بك الأمر هنا - فابق على اتصال لأنك على وشك العثور على نصائح مفيدة لإدارة الوقت بشكل فعال.

هل تشعر أحيانًا أنك أكملت عددًا لا يحصى من الأنشطة خلال يوم عمل ولكنك لا تبدو منتجًا في نهاية اليوم؟ ربما يرجع ذلك إلى أنك لم تحدد أولويات عملك وفقًا لذلك وتركت المهام غير المهمة تمنعك من تحقيق الهدف النهائي. هذا هو المكان الذي تأتي فيه نظرية جرة المخلل. باختصار ، تعتمد نظرية جرة المخلل على تحديد أولويات أنشطتك اليومية مع احترام الوقت المقدر لكل منها.

ستساعدك هذه المدونة على فهم جوهر نظرية جرة المخلل وكيفية تنفيذها بنجاح في روتينك اليومي.

أوضحت نظرية جرة المخلل

تعتمد نظرية جرة المخلل على تقنية إدارة الوقت التي تحدد أولويات المهام والمسؤوليات بترتيب معين. تم تطوير هذه النظرية (يشار إليها أيضًا باسم نظرية دلو الصخور أو نظرية جرة الحياة ) في عام 2002 من قبل جيريمي رايت مع فكرة أن الوقت هو مساحة محدودة لها حدود. باختصار ، فإن جرة المخللات هي تشبيه حيث تمثل الجرة يومنا المعتاد ، بينما تمثل الرمال والحصى والصخور الأنشطة اليومية. علاوة على ذلك ، تضيف بعض المصادر عنصرًا آخر للتشابه - الماء ، الذي يرمز إلى الحياة الخاصة. يمكننا ملء الجرة بمهام وأنشطة مختلفة. لكننا نحتاج إلى احترام ترتيب معين وتقدير زمني لكل نشاط. لذلك ، تساعدنا نظرية جرة المخلل في تقدير المدة التي سيستغرقها استكمال قطعة العمل (سواء كانت صخورًا أو حصى أو رملًا).

لإضافة المزيد من التفاصيل إلى نظرية دلو الصخور ، إليك نوع الأنشطة اليومية التي يمثلها الرمل والحصى والصخور:

• تمثل الرمال جميع الأعمال الصغيرة التافهة مثل الشبكات الاجتماعية والدردشة مع الزملاء وشرود الذهن وغيرها من عوامل التشتيت التي تقتل الإنتاجية في العمل.
• ترمز الحصى إلى المهام ذات المستويات الأعلى من الأهمية من الرمل. وتشمل تلك المهام التي يمكن تأجيلها أو تفويضها للآخرين. إنها مهام عاجلة يمكن أن تنتظر ، مثل المكالمات الهاتفية والرد على رسائل البريد الإلكتروني وعقد الاجتماعات. يبدو أنها تتطلب استجابة فورية ، لكنها في الواقع ليست مهمة مثل الصخور.
• تدل الصخور على أهم المهام خلال يوم العمل. لديهم هدف طويل الأجل ويمكن أن يؤدي إلى عواقب وخيمة إذا فشلنا في تحقيقها. على سبيل المثال ، تشمل الصخور الكتابة الفعلية والبحث حول الموضوع (لكتاب المحتوى) والبرمجة والاختبار (لمطوري البرمجيات) وغيرها من المهام الحاسمة التي يجب إكمالها لتحقيق الأهداف اليومية.
• يرمز الماء إلى الحياة الخاصة - قضاء الوقت مع العائلة والأصدقاء.

قواعد تطبيق نظرية جرة المخلل

لدمج نظرية دلو الصخور في حياتك بنجاح ، يجب أن تولي اهتمامًا خاصًا للترتيب الذي تنظم به أنشطتك. إذا قمت ، على سبيل المثال ، بملء البرطمان الخاص بك - على سبيل المثال ، ابدأ يومك - بإلهاءات مثل الدردشة مع الزملاء أو شبكات التواصل الاجتماعي ، ثم واصلت ملء البرطمان بالحصى - أي المهام العاجلة التي يمكن أن تنتظر - ستجد البرطمان الخاص بك ممتلئًا تقريبًا حالا. الآن ، لا يوجد مكان لوضع الصخور - أهم الأنشطة خلال اليوم - في البرطمان الخاص بك. وبالتالي ، ينتهي بك يومك إلى أن يكون غير منتج.

للعودة إلى المسار الصحيح وجعل يومك أكثر إنتاجية ، حاول ملء "البرطمان" بالمهام الأكثر أهمية أولاً (حتى 4 عناصر).

بعد ذلك ، جرِّب ببطء المهام العاجلة (ولكن ليست مهمة).

في النهاية تعامل مع المشتتات.

بهذه الطريقة ، ستنتهي من أهم مهامك أولاً وتتعامل مع الباقي بعد ذلك. عليك أن تضع في اعتبارك أن الأشخاص ذوي الإنتاجية العالية يستخدمون مواردهم بكفاءة ولا يهتمون بمدى ما فعلوه ولكن بما فعلوه .

ومع ذلك ، لا تنس الماء أيضًا. في نظرية جرة الحياة ، يرمز الماء إلى الحياة الأسرية والخاصة. تزودنا هذه الأنشطة العائلية والخاصة ببيئة داعمة ومريحة ، وهو أمر حاسم للنمو والتطور في كل جانب من جوانب الحياة. في القسم التالي من منشور المدونة هذا ، سنقدم لك مثالاً لجدول ما قبل المخلل وما بعد الاختيار في مكان العمل.

تطبيق نظرية جرة المخلل في الحياة الواقعية (مع أمثلة)

الآن بعد أن شرحنا النظرية والقواعد لتطبيقها ، دعنا نقدم مثالًا من الحياة الواقعية لنرى كيف يعمل في الممارسة. نحن على وشك إعطاء مثال ليوم غير منتج ويوم مثمر للغاية يعتمد على نظرية دلو الحياة.

الجدول الزمني الخاص بك قبل تطبيق نظرية جرة المخلل

قبل أن تدرك أهمية إدارة الوقت وتطبيق نظرية المخلل ، ربما بدا يومك على هذا النحو (بافتراض أنك كاتب محتوى ، على سبيل المثال):

إذا كنت تفكر في عدد الأنشطة التي قمت بها لهذا اليوم - يبدو أنك انتهيت كثيرًا. ومع ذلك ، إذا ألقيت نظرة فاحصة على ما فعلته حقًا في ذلك اليوم ، فستكتشف أنك تركت المشتتات (الرمل) والمهام العاجلة وغير المتوقعة (الحصى) تسيطر على يومك.

بادئ ذي بدء ، كان هذا تقسيمًا سيئًا لعبء عملك. لقد بدأت يومك بمهام بسيطة وإلهاءات ، وبالتالي ، بالكاد تمكنت من إنهاء مهمتين مهمتين (الصخور) لذلك اليوم. علاوة على ذلك ، عليك أن تتعلم كيف تقول "لا" إذا كنت غارقة بالفعل في عملك. يمكنك أن ترى أنه لم يكن لديك سوى 45 دقيقة في متناول اليد لإنهاء مهمة مهمة (الصخرة رقم 2).

باختصار ، لقد تعاملت مع العديد من المهام ولكنك تركت أهمها غير مكتمل - مما جعلك تشعر بالإرهاق في نهاية يوم العمل.

لذلك ، يعتبر هذا اليوم غير منتج.

الجدول الزمني الخاص بك بعد تطبيق نظرية جرة المخلل

إذا كنت تريد التعافي من يوم غير منتج وجعله مهمًا ، فقم بإلقاء نظرة على الشكل الذي يجب أن يبدو عليه جدولك بعد تطبيق نظرية مجموعة الصخور فيه (مرة أخرى ، بافتراض أنك كاتب محتوى):

إذا ألقيت نظرة على جدولك مع تطبيق نظرية دلو الصخور ، يمكنك أن ترى أنك قمت بمهام أقل ولكن أكثر أهمية. تمكنت من تكريس معظم وقتك لأهم المهام (الصخور). لقد قمت بعمل تقديرات للوقت (على سبيل المثال ، ساعتان ونصف الساعة رقم 1: البحث) وتركت وقتًا كافيًا لإكمال أهم المهام في جدولك - الصخور. وهكذا ، زادت إنتاجيتك عن طريق التخلص من المشتتات (الرمل) والرد على المهام العاجلة مثل المكالمات الهاتفية (الحصى) بطريقة مخططة ومنظمة.

ضع في اعتبارك أنه يجب معالجة الأمور المهمة أولاً. بعد ذلك ، يمكنك بسهولة الضغط على كل الأعمال الضحلة (رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات) في يومك.

مزايا نظرية جرة المخلل

بصرف النظر عن المزايا العديدة التي يمكن أن توفرها لنا نظرية جرة المخلل ، فقد اخترنا سبع مزايا ستقنعك على الفور بتطبيقها في حياتك.

طريقة رائعة لتنظيم يومك

في هذه المقالة ، ذكرنا بالفعل كيف أن القيام بأشياء متعددة لا يؤدي بالضرورة إلى النجاح ولكنه يكون مرهقًا وغير منتج. إن الشعور بالإرهاق من عبء العمل ليس غريباً على العاملين. ومع ذلك ، إذا طورت مهارات لإدارة الوقت ، فستجد أن أيامك منظمة وأكثر إنتاجية. من خلال دمج نظرية جرة الحياة في روتينك اليومي ، يمكنك التحكم في يومك ولديك وقت لحياتك الخاصة أيضًا. ستساعدك تقنية إدارة الوقت هذه في الحصول على نظرة ثاقبة للعمل المهم وتقديرات الوقت من أجل تنظيم يوم عملك بشكل أفضل.

يساعدك في تحديد أولويات مهامك

تتمثل إحدى نقاط القوة الرئيسية في نظرية جرة الحياة في أنها تساعدنا في تحديد أولويات مهامنا بمهارة أكبر . عندما تعلم أن لديك برطمانًا واحدًا وتحتاج إلى ملئه بما يصل إلى أربعة صخور ، فأنت بحاجة إلى الدخول في أفكار عميقة لتصفية ما هو مهم وما هو غير ذلك. وفقًا لبحث حول تأثير الإلحاح فقط ، يميل الأشخاص إلى إكمال المهام العاجلة في المهام المهمة. بعض الأسباب التي تجعل الناس يتشبثون بالمهام العاجلة هي أنها تبدو أسهل وأن المكاسب تحدث في وقت أقرب من المهام المهمة.

لذلك ، في ضوء تحديد أهداف أكبر ، يجب على المرء أن يفصل بين الإلحاح الزائف والمهم لتحقيق نتائج طويلة الأجل. لهذا الغرض ، يمكنك اختيار نظرية جرة الحياة لمساعدتك على تصور صورة أكبر وفهم أهمية مهامك حقًا.

يمنحك المزيد من وقت الفراغ في متناول اليد

عندما تدمج نظرية جرة الحياة في روتينك اليومي ، فأنت تقوم بعمل تقديرات زمنية لعبء عملك ، وبالتالي تقضي وقتًا أقل في العمل الضحل. هذا يعني أنك لن تحضر عملًا غير مكتمل إلى المنزل مرة أخرى وستعرض أسرتك للتوتر الذي ينشأ من العمل كثيرًا. لذلك ، فإن الإدارة الفعالة للوقت من خلال نظرية جرة الحياة تساعدك على قضاء المزيد من الوقت مع عائلتك أو أصدقائك وممارسة الهوايات ، على سبيل المثال.

يزيل الانحرافات

وفقًا لكال نيوبورت ، مؤلف كتاب "العمل العميق: قواعد للنجاح المركز في عالم مشتت" ، فإن العمل الضحل (الحصى والرمل) أمر لا مفر منه - ولكن ، يجب أن يظل مقيدًا حتى لا يعيق أداء مهامك المهمة. علاوة على ذلك ، في كتابه ، أكد مرارًا وتكرارًا على أهمية العمل العميق المستمر.

يدعي أن أحد الأسباب الرئيسية للانقطاعات في العمل هي أدوات الشبكة. وهي تشمل وسائل التواصل الاجتماعي ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية.

لإثبات ادعائه ، ذكر JK Rowling ونفورها من وسائل التواصل الاجتماعي. كانت غائبة تمامًا عن وسائل التواصل الاجتماعي في الوقت الذي كتبت فيه رواياتها "هاري بوتر" ، رغم أن ذلك كان مجرد حقبة توسع في وسائل التواصل الاجتماعي (1997 - 2007). فتح موظفوها لها حسابًا على Twitter في عام 2009 ، لكن كان ذلك في عام 2011 عندما كتبت:

" هذه هي حقيقتنا ، لكنك لن تسمع مني كثيرًا ، فأنا خائف ، لأن القلم والورق لا يزالان من أولوياتي في الوقت الحالي. "

كما يدعم نيوبورت مزاعمه بالقول كيف عزل بيل جيتس نفسه بالذهاب إلى الريف للقراءة و "التفكير بأفكار كبيرة".

باتباع إرشادات نظرية جرة المخلل ، فإنك تخصص وقتًا لأهم مهامك ولا تدع عوامل التشتيت تتداخل مع عملك. لذلك ، في المرة القادمة التي تصل فيها إلى هاتفك أثناء العمل - فكر في ما يقوله الأشخاص الناجحون عن عوامل التشتيت وكيف أن التخلص منها هو مفتاح الإنتاجية والنجاح. نحن لا نقول أنك ستكتب الرواية الأكثر مبيعًا أو تصبح أغنى شخص في العالم ، ولكنها ستساعدك في الوصول إلى أهدافك واكتساب مهارات إدارة الوقت بشكل أفضل.

يساعدك على التغلب على التسويف

يعد التنظيم الجيد وتحديد الأولويات من أكثر التقنيات فائدة التي يمكن أن تحد من التسويف في مكان العمل. يؤثر التنظيم الإيجابي على تحديد الأهداف ويمنعك من اتخاذ عادات تلقائية تؤدي إلى التسويف. تأتي نظرية دلو الصخور في متناول اليد نظرًا لطبيعتها التخطيطية الدقيقة وإطلاق مهارات تنظيمية قوية. عندما تحدد أهدافًا وتقديرات للوقت لمهامك ، يتلقى عقلك إشارات تبقيه متيقظًا وتساعدك على التغلب على التسويف.

يمنع تعدد المهام

من المعروف أن القيام بالعديد من الأشياء في نفس الوقت يعيق أدائك. إن التبديل من مهمة إلى أخرى بشكل متكرر يجعلك تشعر بالإرهاق ويؤدي إلى انخفاض الأداء وانخفاض الجودة. هذا هو المكان الذي تأتي فيه نظرية جرة الحياة لمساعدتك لأنها تمنعك من القيام بمهام متعددة أيضًا. بعد الحصول على رؤية واضحة لأعباء العمل وتقديرات الوقت ، سيكون لديك فرص أقل للقيام بمهام متعددة مرة أخرى. يساعدك على تحديد الأولويات والتركيز على مهمة واحدة في كل مرة. لن تركز فقط أكثر ، ولكنك ستتجنب ارتكاب الأخطاء.

يساعدنا في عمل تقديرات الوقت

من بين الفوائد الأخرى ، تساعدنا نظرية جرة الحياة في تنظيم أيام العمل لدينا بدقة أكبر من خلال عمل تقديرات لوقت العمل. عندما تحدد "صخور اليوم" ، من السهل جدًا تعيين تقديرات زمنية لكل منها والالتزام بها. هذه ميزة كبيرة لهذه النظرية لأنها تساعدك على حساب وقتك الإنتاجي أو تقدم تقريرًا عن كيفية إضاعة الوقت ، على سبيل المثال.

تقنيات إدارة الوقت لتطبيق نظرية جرة المخلل في حياتك

هناك عدة طرق يمكنك من خلالها دمج نظرية جرة المخلل في روتينك اليومي. نقترح ثلاث تقنيات فعالة ستساعدك على تنفيذ هذه النظرية بسهولة أكبر.

حظر الوقت

كونك أحد الوالدين أمر مرهق بدرجة كافية ، لكن العمل لساعات طويلة وعدم وجود وقت للعائلة يمكن أن يضعك في المياه العميقة. إذا لم تنظم وقتك بكفاءة ، فلن تكون قادرًا على البقاء مع عائلتك وستعاني في النهاية من الإرهاق. ما يمكن أن ينقذك هو تقنية لإدارة الوقت تسمى حظر الوقت. إنه يمنع المماطلة بنجاح ويتحكم في عبء العمل الخاص بك عن طريق تخصيص فترات زمنية ثابتة لأنشطة منفصلة. بهذه الطريقة يكون لديك فكرة واضحة عن مقدار الوقت الذي تقضيه في كل نشاط.

لذلك ، في حالة نظرية جرة المخلل ، يمكنك تخصيص جزء من الوقت لكل صخرة في جدول عملك. على سبيل المثال ، "العمل على الصخرة رقم 1" من 9:30 صباحًا إلى 11 صباحًا ، "العمل على الصخرة رقم 2" من الساعة 11:20 صباحًا إلى 2 مساءً ، إلخ. أو يمكنك استخدام هذه التقنية التكميلية بحيث لا تفويت أحداث الحياة المهمة مثل التجمعات العائلية ، ودروس الرقص ، وحفلات أعياد الميلاد ، وما إلى ذلك.

لذلك ، حدد "صخور اليوم" الخاصة بك ، وقم بتعيين مجموعات زمنية ، وتقديرات لكل منها. بهذه الطريقة ترى أين يذهب وقتك وتتحكم في عبء عملك. لهذا الغرض ، يمكنك الجمع بين تقنية بومودورو وحجب الوقت لتقدير الوقت لكل نشاط بشكل أفضل. تتيح لك هذه الطريقة في إدارة وقتك تحديد وقت عملك من خلال تخصيص مقدار الوقت الذي تريده للعمل ، والحصول على إشعار عندما يصل المؤقت إلى الوقت المحدد.

تعد تقنية حظر الوقت خيارًا جيدًا لـ:

• الآباء العاملون الذين يجدون صعوبة في الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة ،
• مديري المشاريع الذين يديرون عدة مشاريع في وقت واحد ،
• الرؤساء التنفيذيون وخبراء الإنتاجية (يشتهر بيل جيتس باستخدام هذه التقنية).

وقت التتبع

هل سبق لك الانتباه إلى إشعارات وقت الشاشة؟ تشير الإحصاءات المخيفة إلى أنه وفقًا للبيانات المسجلة لعامي 2019 و 2020 ، يقضي الناس حوالي 2.4 ساعة يوميًا على وسائل التواصل الاجتماعي في جميع أنحاء العالم. هذا يصل إلى 20 ساعة في الأسبوع!

فقط تخيل كم من الوقت تضيعه وكل تلك المشتتات التي تتداخل مع عملك المنتج مع تحويل انتباهك طوال الوقت. حان الوقت لبدء تتبع أنشطتك لتقليل الفاقد وزيادة إنتاجيتك.

لهذا السبب ، ابدأ تجربة وتتبع أنشطتك تلقائيًا لمراقبة مواقع الويب والبرامج التي تزورها كثيرًا ومقدار الوقت الذي تقضيه في العمل الضحل.

هذا هو المكان الذي يمكن لتطبيقات تتبع الوقت مثل Clockify تقديم المساعدة في الحصول على تقييم أكثر تفصيلاً للمكان الذي يذهب إليه وقتك. على سبيل المثال ، ستعمل ميزة التعقب التلقائي في Clockify على تتبع جميع البرامج النشطة التي تستخدمها ومواقع الويب التي تزورها وإظهارها في التقارير لاحقًا. ستكون قادرًا على تتبع نشاط جهاز الكمبيوتر الخاص بك تلقائيًا لفهم كيفية قضاء الوقت بشكل أفضل وكيف يمكنك إدارته بشكل أفضل.

يعد الاحتفاظ بسجلات الوقت مفيدًا للجميع وإليك بعض فوائد تتبع وقتك:

معرفة أفضل لمقدار الوقت الذي تقضيه في الأنشطة المختلفة ،

فهم ما تفعله بشكل خاطئ وكيف يمكنك تخصيص وقتك بشكل أفضل في المستقبل ،

زيادة إنتاجيتك ،

التركيز على المهام الهامة ،

التقليل من عوامل التشتيت أو القضاء عليها تمامًا.

قوائم المهام

استخدام قوائم المهام ليس سهلاً كما يبدو. أحيانًا نصنع قوائم طويلة عن غير قصد ونغرق أنفسنا بالعمل. لذلك ، يمكنك دمج نظرية دلو الصخور واتباع إرشاداتها لإنشاء قوائم مهام فعالة.

عندما تعرف صخورك ، يمكنك بسهولة تكوين قائمة مهام عملية بالإضافة إلى تأجيل أو تفويض بعض المهام التي لا تبدو مهمة في الوقت الحالي.

لن تقوم فقط بتنظيم أعباء عملك بشكل أفضل ، ولكن لن تفوتك أي حدث مهم في حياتك الخاصة أو تذهب للتسوق من البقالة مرة أخرى.

تعد قوائم المهام خيارًا جيدًا لـ:

• أيها العاملون ،
• فرق،
• تلاميذ،
• ربات البيوت.

خاتمة

نستنتج أن نظرية جرة الحياة هي طريقة سهلة وجذابة بصريًا لإدارة وقت المرء بشكل أفضل. إنها مناسبة للجميع - الآباء العاملون ، وربات البيوت ، والمديرون التنفيذيون ، الذين يمكنهم الحصول على فوائد ملموسة من نظرية جرة المخلل. تساعدنا إرشاداته البسيطة على التمييز بين المهام المهمة والتافهة - وبالتالي زيادة إنتاجيتنا. لذلك ، ابحث عن أنسب تقنيات إدارة الوقت التي يمكن أن تساعدك على دمج هذه النظرية في حياتك اليومية - واستمتع بمزايا إنهاء أولوياتك في الوقت المحدد وقضاء المزيد من الوقت مع عائلتك أو أصدقائك.