La teoria del barattolo di sottaceti nella gestione del tempo

Probabilmente ora ti starai chiedendo come sei finito a leggere un testo sui sottaceti quando hai cercato specificamente "tecniche di gestione del tempo efficaci". Non preoccuparti, sei sulla strada giusta. E anche se hai cercato "come mettere in salamoia le verdure" e sei finito qui, resta sintonizzato perché stai per scoprire suggerimenti utili per una gestione efficace del tempo.

Di tanto in tanto ti senti come se avessi completato innumerevoli attività durante una giornata lavorativa ma non sembri essere produttivo alla fine della giornata? Probabilmente è perché non hai assegnato la priorità al tuo lavoro di conseguenza e hai lasciato che compiti insignificanti ti impedissero di raggiungere un obiettivo finale. È qui che entra in gioco la teoria del barattolo di sottaceti. In breve, la teoria del barattolo di sottaceti si basa sulla priorità delle attività quotidiane rispettando la stima del tempo per ciascuna.

Questo post sul blog ti aiuterà a capire l'essenza della teoria del barattolo di sottaceti e come implementarla con successo nella tua routine quotidiana.

Spiegazione della teoria del barattolo di sottaceti

La teoria del barattolo di sottaceti si basa su una tecnica di gestione del tempo che dà priorità a compiti e responsabilità in un ordine specifico. Questa teoria (indicata anche come teoria del secchio delle rocce o teoria del barattolo della vita ) è stata sviluppata nel 2002 da Jeremy Wright con l'idea che il tempo è uno spazio finito che ha dei limiti. In breve, il barattolo di sottaceti è un'analogia dove il barattolo rappresenta la nostra giornata tipo, mentre la sabbia, i ciottoli e le rocce rappresentano le attività quotidiane. Inoltre, alcune fonti aggiungono un altro elemento all'analogia: l'acqua, che sta per vita privata. Possiamo riempire il barattolo con diversi compiti e attività. Ma dobbiamo rispettare un ordine specifico e una stima del tempo per ogni attività. Pertanto, la teoria del barattolo di sottaceti ci aiuta a stimare quanto tempo impiegherà un lavoro (sassi, ciottoli o sabbia) per essere completato.

Per aggiungere ulteriori dettagli alla teoria del secchio delle rocce, ecco che tipo di attività quotidiane rappresentano la sabbia, i ciottoli e le rocce:

• La sabbia rappresenta tutti i lavori piccoli e banali come i social network, le chat con i colleghi, le distrazioni mentali e altre distrazioni che uccidono la produttività sul lavoro.
• I ciottoli simboleggiano compiti con livelli di significato più elevati rispetto alla sabbia. Questi includono compiti che possono essere posticipati o delegati ad altri. Sono compiti urgenti che possono aspettare, come telefonate, rispondere alle e-mail, tenere riunioni. Sembrano richiedere una risposta immediata, ma, in realtà, non sono così importanti come le rocce.
• Le rocce indicano i compiti più importanti durante una giornata lavorativa. Hanno un obiettivo a lungo termine e possono avere gravi conseguenze se non riusciamo a portarli a termine. Ad esempio, le rocce includono la scrittura e la ricerca effettive sull'argomento (per gli autori di contenuti), la programmazione e il test (per gli sviluppatori di software) e altre attività cruciali che devono essere completate per raggiungere gli obiettivi quotidiani.
• L'acqua sta per vita privata: trascorrere del tempo con la famiglia e gli amici.

Le regole per implementare la teoria del barattolo di sottaceti

Per incorporare con successo la teoria del secchio delle rocce nella tua vita, devi prestare particolare attenzione all'ordine in cui organizzi le tue attività. Se, ad esempio, riempi il tuo barattolo — cioè inizi la giornata — con distrazioni come chattare con i colleghi o social network e poi continui a riempire il tuo barattolo di sassolini — cioè compiti urgenti che possono aspettare — troverai il tuo barattolo quasi pieno in nessun tempo. Ora, non c'è posto dove mettere le pietre - le attività più importanti durante la giornata - nel tuo barattolo. Così, la tua giornata finisce per essere improduttiva.

Per rimetterti in carreggiata e rendere la tua giornata più produttiva, prova prima a riempire il tuo "barattolo" con le attività più importanti (fino a 4 elementi).

Quindi, dosate lentamente i compiti urgenti (ma non importanti).

Alla fine, affronta le distrazioni.

In questo modo, finirai prima i tuoi compiti più importanti e poi ti occuperai del resto. È necessario tenere a mente che le persone altamente produttive utilizzano le proprie risorse in modo efficiente e non sono ossessionate da quanto hanno fatto, ma da ciò che hanno fatto .

Tuttavia, non dimenticare anche l' acqua . Nel vaso della teoria della vita, l'acqua sta per famiglia e vita privata. Queste attività familiari e private ci forniscono un ambiente favorevole e rilassante che è fondamentale per la crescita e lo sviluppo in ogni aspetto della vita. Nella prossima sezione di questo post del blog, ti forniremo un esempio di pianificazione pre- e post-decapaggio sul posto di lavoro.

Implementazione della teoria del barattolo di sottaceti nella vita reale (con esempi)

Ora che abbiamo spiegato la teoria e le regole per implementarla, forniamo un esempio di vita reale per vedere come funziona nella pratica. Stiamo per fare un esempio di una giornata improduttiva e molto produttiva che fa affidamento sul secchio della teoria della vita.

Il tuo programma prima dell'implementazione della teoria del barattolo di sottaceti

Prima di essere consapevoli dell'importanza della gestione del tempo e dell'implementazione della teoria del barattolo di sottaceti, la tua giornata probabilmente era simile a questa (supponendo che tu sia uno scrittore di contenuti, ad esempio):

Se consideri il numero di attività che hai svolto per questo giorno, in realtà sembra che tu abbia finito molto. Tuttavia, se dai un'occhiata più da vicino a ciò che hai veramente fatto per quel giorno, scoprirai che lasci che le distrazioni (sabbia) e le attività urgenti e inaspettate (sassi) prendano il sopravvento sulla tua giornata.

Prima di tutto, questa è stata una scarsa divisione del tuo carico di lavoro. Hai iniziato la giornata con compiti minori e distrazioni e, quindi, sei riuscito a malapena a finire due compiti importanti (rocce) per quel giorno. Inoltre, devi imparare a dire "No" se sei già sommerso dal tuo lavoro. Puoi vedere che avevi solo 45 minuti a disposizione per portare a termine un compito importante (rock numero 2).

In breve, hai affrontato numerosi compiti ma hai lasciato incompiuti quelli più importanti, il che probabilmente ti ha lasciato esausto alla fine della giornata lavorativa.

Pertanto, questo giorno conta come improduttivo.

Il tuo programma dopo l'implementazione della teoria del barattolo di sottaceti

Se vuoi riprenderti da una giornata improduttiva e farla contare, dai un'occhiata a come dovrebbe essere il tuo programma dopo aver implementato la teoria del secchio delle rocce (di nuovo, supponendo che tu sia uno scrittore di contenuti):

Se dai un'occhiata al tuo programma con la teoria del secchio delle rocce implementata, puoi vedere che hai svolto meno compiti ma più importanti. Sei riuscito a dedicare la maggior parte del tuo tempo ai compiti più importanti (sassi). Hai fatto delle stime di tempo (ad esempio, due ore e mezza per il rock numero 1: la ricerca) e hai lasciato abbastanza tempo per completare le attività più importanti del tuo programma: le rocce. Pertanto, hai aumentato la tua produttività eliminando le distrazioni (sabbia) e rispondendo a compiti urgenti come le telefonate (ciottoli) in modo pianificato e organizzato.

Tieni presente che le cose importanti dovrebbero essere affrontate per prime. Quindi, puoi facilmente spremere tutto il lavoro superficiale (e-mail, chiamate) nella tua giornata.

Vantaggi della teoria del barattolo di sottaceti

Oltre ai numerosi vantaggi che la teoria del barattolo di sottaceti può offrirci, abbiamo selezionato sette vantaggi che ti convinceranno immediatamente a implementarlo nella tua vita.

Ottimo modo per organizzare la tua giornata

In questo articolo, abbiamo già menzionato come fare più cose non porti necessariamente al successo ma essere esausto e improduttivo. Sentirsi sopraffatti dal proprio carico di lavoro non è estraneo ai lavoratori. Tuttavia, se sviluppi abilità per la gestione del tempo, troverai le tue giornate organizzate e più produttive. Integrando il vaso della teoria della vita nella tua routine quotidiana, prendi il controllo della tua giornata e hai anche tempo per la tua vita privata. Questa tecnica di gestione del tempo ti aiuterà ad avere una visione più approfondita del lavoro importante e delle stime del tempo in modo da organizzare al meglio la tua giornata lavorativa.

Ti aiuta a dare priorità alle tue attività

Uno dei principali punti di forza della teoria del vaso della vita è che ci aiuta a stabilire le priorità dei nostri compiti in modo più abile . Quando sai che hai un barattolo e devi riempirlo con un massimo di quattro rocce, devi entrare in pensieri profondi per filtrare ciò che è importante e ciò che non lo è. Secondo la ricerca sul semplice effetto di urgenza, le persone tendono a completare compiti urgenti rispetto a compiti importanti. Alcuni dei motivi per cui le persone si aggrappano a compiti urgenti sono che sembrano più facili e i guadagni arrivano prima che con compiti importanti.

Pertanto, alla luce della definizione di obiettivi più grandi, è necessario separare l'urgenza spuria da ciò che è importante per ottenere risultati a lungo termine. A tale scopo, puoi optare per il vaso della teoria della vita per aiutarti a visualizzare un quadro più ampio e comprendere veramente l'importanza dei tuoi compiti.

Ti dà più tempo libero a portata di mano

Quando incorpori il barattolo della teoria della vita nella tua routine quotidiana, fai stime del tempo per il tuo carico di lavoro, dedicando così meno tempo al lavoro superficiale. Ciò significa che non porterai mai più a casa il lavoro incompiuto ed esporrai la tua famiglia alla tensione che deriva dal lavorare troppo. Pertanto, un'efficace gestione del tempo attraverso la teoria del barattolo della vita ti aiuta a trascorrere più tempo con la tua famiglia o gli amici e a perseguire hobby, ad esempio.

Elimina le distrazioni

Secondo Cal Newport, l'autore di "Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World", il lavoro superficiale (ciottoli e sabbia) è inevitabile, ma deve essere tenuto confinato in modo da non ostacolare l'esecuzione dei tuoi compiti importanti. Inoltre, nel suo libro, sottolinea ripetutamente l'importanza di un lavoro profondo e ininterrotto.

Uno dei principali colpevoli di interruzioni sul lavoro, sostiene, sono gli strumenti di rete. Includono social media, e-mail e messaggi di testo.

Per dimostrare la sua affermazione, cita JK Rowling e la sua avversione per i social media. Era completamente assente dai social media quando scrisse i suoi romanzi di "Harry Potter", anche se quella era semplicemente l'era dell'espansione dei social media (1997-2007). Il suo staff le ha aperto un account Twitter nel 2009, ma è stato nel 2011 quando ha scritto:

“ Questo è il vero me, ma non mi sentirai spesso, temo, poiché carta e penna sono ANCORA la mia priorità in questo momento. "

Newport sostiene anche le sue affermazioni dicendo come Bill Gates si isoli andando in campagna a leggere e "pensare in grandi pensieri".

Seguendo le linee guida della teoria del barattolo di sottaceti, prendi tempo per i tuoi compiti più importanti e non lasciare che le distrazioni interferiscano con il tuo lavoro. Quindi, la prossima volta che prendi il telefono durante il lavoro, pensa a cosa dicono le persone di successo sulle distrazioni e come eliminarle sia la chiave della produttività e del successo. Non stiamo dicendo che scriverai il romanzo più venduto o diventerai la persona più ricca del mondo, ma ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi e ad acquisire migliori capacità di gestione del tempo.

Ti aiuta a superare la procrastinazione

Una buona organizzazione e definizione delle priorità sono alcune delle tecniche più vantaggiose che possono frenare la procrastinazione sul posto di lavoro. Essere organizzati influisce positivamente sulla definizione degli obiettivi e ti impedisce di creare abitudini automatiche che innescano la procrastinazione. La teoria del secchio di pietre è utile per la sua natura meticolosa di pianificazione e per l'attivazione di forti capacità organizzative. Quando imposti obiettivi e stime di tempo per le tue attività, il tuo cervello riceve segnali che lo tengono vigile e ti aiutano a battere la procrastinazione.

Impedisce il multitasking

È risaputo che fare più cose contemporaneamente ostacola le tue prestazioni. Passare da un'attività all'altra ripetutamente ti fa sentire sopraffatto e si traduce in una diminuzione delle prestazioni e una diminuzione della qualità. È qui che il vaso della teoria della vita viene in tuo aiuto poiché impedisce anche a te di multitasking. Avendo una visione chiara del tuo carico di lavoro e delle stime dei tempi, avrai meno possibilità di tornare in multitasking. Ti aiuta a stabilire le priorità e a concentrarti su un'attività alla volta. Non solo ti concentrerai di più, ma eviterai di commettere errori.

Ci aiuta a fare stime di tempo

Tra gli altri vantaggi, la teoria del vaso della vita ci aiuta a organizzare le nostre giornate lavorative in modo più meticoloso facendo stime dell'orario di lavoro. Quando determini le tue "rocce del giorno", è abbastanza facile impostare stime di tempo per ciascuna e attenersi ad esse. Questo è un enorme vantaggio di questa teoria poiché ti aiuta a calcolare il tuo tempo produttivo o fornisce un rapporto su come perdi tempo, ad esempio.

Tecniche di gestione del tempo per implementare la teoria del barattolo di sottaceti nella tua vita

Esistono diversi modi in cui puoi incorporare la teoria del barattolo di sottaceti nella tua routine quotidiana. Suggeriamo tre tecniche efficaci che ti aiuteranno a implementare questa teoria più facilmente.

Blocco del tempo

Essere un genitore è già abbastanza estenuante, ma lavorare per lunghe ore e non avere tempo per la famiglia può metterti in acque profonde. Se non organizzi il tuo tempo in modo efficiente, non sarai in grado di stare con la tua famiglia e alla fine soffrirai di esaurimento. Ciò che può venire in tuo soccorso è una tecnica di gestione del tempo chiamata time blocking. Dissuade con successo la procrastinazione e controlla il carico di lavoro assegnando blocchi di tempo fissi per attività separate. In questo modo hai una visione chiara di quanto tempo dedichi a ciascuna attività.

Quindi, nel caso della teoria del barattolo di sottaceti, puoi assegnare un blocco di tempo per ogni roccia nel tuo programma di lavoro. Ad esempio, "lavorare sulla roccia numero 1" dalle 9:30 alle 11:00, "lavorare sulla roccia numero 2" dalle 11:20 alle 14, ecc. Oppure puoi usare questa tecnica supplementare in modo da non perdere importanti eventi della vita come riunioni di famiglia, lezioni di ballo, feste di compleanno, ecc.

Pertanto, definisci le tue "rocce del giorno", imposta i periodi di tempo e le stime per ciascuno. In questo modo puoi vedere dove va il tuo tempo e avere il controllo sul tuo carico di lavoro. A questo scopo, puoi combinare la tecnica del Pomodoro con il time block per stimare meglio il tempo per ogni attività. Questo modo di gestire il tuo tempo ti consente di limitare il tuo tempo di lavoro allocando quanto tempo vuoi lavorare e ricevendo una notifica quando il timer raggiunge il tempo assegnato.

La tecnica del time block è una buona scelta per:

• Genitori che lavorano che hanno difficoltà a mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata,
• Project manager che gestiscono più progetti contemporaneamente,
• CEO ed esperti di produttività (Bill Gates è noto per l'utilizzo di questa tecnica).

Tempo di tracciamento

Presti mai attenzione alle notifiche del tempo sullo schermo? Statistiche spaventose affermano che secondo i dati registrati del 2019 e del 2020, le persone trascorrono circa 2,4 ore al giorno sui social media in tutto il mondo. Questo è fino a 20 ore a settimana!

Immagina quanto tempo perdi e tutte quelle distrazioni che interferiscono con il tuo lavoro produttivo spostando continuamente la tua attenzione. È ora che inizi a monitorare le tue attività per ridurre gli sprechi e aumentare la tua produttività.

Per questo motivo, avvia un esperimento e monitora automaticamente le tue attività per monitorare quali siti Web e programmi visiti di più e quanto tempo dedichi al lavoro superficiale.

È qui che le app di monitoraggio del tempo come Clockify possono intervenire per aiutarti ad avere una valutazione più dettagliata di dove va il tuo tempo. Ad esempio, la funzione di localizzazione automatica in Clockify terrà traccia di tutti i programmi attivi che utilizzi, dei siti Web che visiti e li mostrerà nei rapporti in seguito. Potrai monitorare automaticamente l'attività del tuo computer per capire meglio come trascorri il tempo e come gestirlo al meglio.

Tenere i record di tempo fa bene a tutti ed ecco alcuni dei vantaggi di tenere traccia del tuo tempo:

Migliore conoscenza di quanto tempo dedichi a diverse attività,

Capire cosa stai sbagliando e come puoi dedicare meglio il tuo tempo in futuro,

Aumentando la tua produttività,

Concentrandosi su compiti importanti,

Ridurre al minimo o eliminare completamente le distrazioni.

Liste di cose da fare

Usare le liste di cose da fare non è così facile come sembra. A volte facciamo involontariamente lunghe liste e ci inondiamo di lavoro. Pertanto, puoi integrare la teoria del secchio delle rocce e seguire le sue linee guida per creare elenchi di cose da fare efficaci.

Quando conosci le tue rocce, puoi facilmente formare una lista di cose da fare praticabile e rimandare o delegare alcune attività che non sembrano importanti al momento.

Non solo organizzerai meglio il tuo carico di lavoro, ma non perderai mai un evento importante nella tua vita privata o andrai di nuovo a fare la spesa.

Le liste di cose da fare sono una buona scelta per:

• Lavoratori,
• squadre,
• Studenti,
• Casalinghe.

Conclusione

Concludiamo che il vaso della teoria della vita è un modo facile e visivamente accattivante per gestire meglio il proprio tempo. È adatto a tutti: genitori che lavorano, casalinghe e amministratori delegati, che possono ottenere vantaggi tangibili dalla teoria del barattolo di sottaceti. Le sue semplici linee guida ci aiutano a distinguere tra compiti importanti e banali, aumentando così la nostra produttività. Quindi, trova le tecniche di gestione del tempo più adatte che possono aiutarti a incorporare questa teoria nella tua vita quotidiana e goditi i vantaggi di finire le tue priorità in tempo e trascorrere più tempo con la tua famiglia o i tuoi amici.