Teori acar dalam manajemen waktu

Anda sekarang mungkin bertanya-tanya bagaimana Anda akhirnya membaca teks tentang acar ketika Anda secara khusus mencari "teknik manajemen waktu yang efektif". Jangan khawatir, Anda berada di jalur yang benar. Dan bahkan jika Anda mencari "cara mengasinkan sayuran Anda" dan berakhir di sini — pantau terus karena Anda akan menemukan tips bermanfaat untuk manajemen waktu yang efektif.

Apakah Anda kadang-kadang merasa telah menyelesaikan banyak aktivitas selama hari kerja tetapi tampaknya tidak produktif di penghujung hari? Mungkin karena Anda tidak memprioritaskan pekerjaan Anda dengan semestinya dan membiarkan tugas-tugas yang tidak penting menghentikan Anda untuk mencapai tujuan akhir. Di sinilah teori pickle jar masuk. Singkatnya, teori pickle jar didasarkan pada memprioritaskan aktivitas harian Anda sambil menghormati perkiraan waktu untuk masing-masing.

Posting blog ini akan membantu Anda memahami inti dari teori toples acar dan bagaimana menerapkannya dengan sukses dalam rutinitas harian Anda.

Teori toples acar menjelaskan

Teori botol acar didasarkan pada teknik manajemen waktu yang memprioritaskan tugas dan tanggung jawab dalam urutan tertentu. Teori ini (juga disebut sebagai The bucket of rocks theory atau The jar of life theory ) dikembangkan pada tahun 2002 oleh Jeremy Wright dengan gagasan bahwa waktu adalah ruang terbatas yang memiliki batas. Singkatnya, toples acar adalah analogi di mana toples mewakili hari-hari biasa kita, sedangkan pasir, kerikil, dan batu mewakili aktivitas sehari-hari. Terlebih lagi, beberapa sumber menambahkan elemen lain pada analogi ini — air, yang berarti kehidupan pribadi. Kita dapat mengisi toples dengan berbagai tugas dan aktivitas. Tapi, kita perlu menghormati urutan tertentu dan perkiraan waktu pada setiap aktivitas. Oleh karena itu, teori toples acar membantu kita memperkirakan berapa lama suatu pekerjaan (batu, kerikil, atau pasir) akan selesai.

Untuk menambahkan lebih banyak detail pada teori ember batu, inilah jenis aktivitas sehari-hari yang diwakili oleh pasir, kerikil, dan batu:

• Pasir mewakili semua pekerjaan kecil dan sepele seperti jejaring sosial, mengobrol dengan rekan kerja, mengembara pikiran, dan gangguan lain yang membunuh produktivitas di tempat kerja.
• Kerikil melambangkan tugas dengan tingkat signifikansi yang lebih tinggi daripada pasir. Itu termasuk tugas yang dapat ditunda atau didelegasikan kepada orang lain. Itu adalah tugas mendesak yang bisa menunggu, seperti panggilan telepon, membalas email, mengadakan rapat. Mereka tampaknya membutuhkan tanggapan segera, tetapi, pada kenyataannya, tidak sepenting batu.
• Batuan menandakan tugas paling penting selama hari kerja. Mereka memiliki tujuan jangka panjang dan dapat mengakibatkan konsekuensi serius jika kita gagal menyelesaikannya. Misalnya, batu termasuk penulisan aktual dan penelitian tentang topik (untuk penulis konten), pemrograman dan pengujian (untuk pengembang perangkat lunak), dan tugas penting lainnya yang perlu diselesaikan untuk mencapai tujuan harian.
• Air berarti kehidupan pribadi — menghabiskan waktu bersama keluarga dan teman.

Aturan untuk menerapkan teori toples acar

Untuk memasukkan teori ember batu ke dalam hidup Anda dengan sukses, Anda harus memberikan perhatian khusus pada urutan di mana Anda mengatur aktivitas Anda. Jika Anda, misalnya, mengisi toples Anda — yaitu, memulai hari Anda — dengan gangguan seperti mengobrol dengan rekan kerja atau jejaring sosial dan kemudian terus mengisi toples Anda dengan kerikil — yaitu, tugas mendesak yang bisa menunggu — Anda akan mendapati toples Anda hampir penuh dalam waktu singkat. Sekarang, tidak ada tempat untuk meletakkan batu — aktivitas terpenting di siang hari — ke dalam toples Anda. Dengan demikian, hari Anda menjadi tidak produktif.

Untuk kembali ke jalur dan membuat hari Anda lebih produktif, coba isi "guci" Anda dengan tugas yang paling penting terlebih dahulu (hingga 4 item).

Kemudian, perlahan-lahan berikan tugas yang mendesak (tetapi tidak penting).

Pada akhirnya, atasi gangguan.

Dengan cara ini, Anda akan menyelesaikan tugas terpenting Anda terlebih dahulu dan menangani sisanya setelahnya. Anda perlu ingat bahwa orang yang sangat produktif memanfaatkan sumber daya mereka secara efisien dan tidak terobsesi dengan seberapa banyak yang mereka lakukan tetapi apa yang mereka lakukan .

Namun, jangan lupa airnya juga. Dalam toples of life theory, air berarti keluarga dan kehidupan pribadi. Kegiatan yang berhubungan dengan keluarga dan pribadi ini memberi kita lingkungan yang mendukung dan santai yang sangat penting untuk pertumbuhan dan perkembangan dalam setiap aspek kehidupan. Di bagian selanjutnya dari posting blog ini, kami akan memberi Anda contoh jadwal pra-acar dan pasca-acar di tempat kerja.

Menerapkan teori toples acar dalam kehidupan nyata (dengan contoh)

Sekarang setelah kami menjelaskan teori dan aturan untuk menerapkannya, mari berikan contoh nyata untuk melihat cara kerjanya dalam praktik. Kami akan memberikan contoh hari yang tidak produktif dan hari yang sangat produktif dengan mengandalkan teori ember kehidupan.

Jadwal Anda sebelum penerapan teori toples acar

Sebelum menyadari pentingnya manajemen waktu dan menerapkan teori acar, hari Anda mungkin terlihat seperti ini (dengan asumsi Anda adalah seorang penulis konten, misalnya):

Jika Anda mempertimbangkan jumlah aktivitas yang Anda lakukan untuk hari ini — sepertinya Anda telah menyelesaikan banyak hal. Namun, jika Anda melihat lebih dekat pada apa yang sebenarnya Anda lakukan untuk hari itu, Anda akan menemukan bahwa Anda membiarkan gangguan (pasir) dan tugas mendesak dan tak terduga (kerikil) mengambil alih hari Anda.

Pertama-tama, ini adalah pembagian beban kerja Anda yang buruk. Anda memulai hari Anda dengan tugas-tugas kecil dan gangguan, dan karenanya, hampir tidak berhasil menyelesaikan dua tugas penting (batu) untuk hari itu. Selain itu, Anda perlu belajar bagaimana mengatakan "Tidak" jika Anda sudah disibukkan dengan pekerjaan Anda. Anda dapat melihat bahwa Anda hanya memiliki waktu 45 menit untuk menyelesaikan tugas penting (batu nomor 2).

Singkatnya, Anda menangani banyak tugas tetapi meninggalkan yang paling penting belum selesai — yang mungkin membuat Anda merasa lelah di penghujung hari kerja.

Oleh karena itu, hari ini dianggap tidak produktif.

Jadwal Anda setelah penerapan teori toples acar

Jika Anda ingin bangkit kembali dari hari yang tidak produktif dan membuatnya diperhitungkan, lihat bagaimana jadwal Anda akan terlihat setelah Anda menerapkan teori ember batu di dalamnya (sekali lagi, dengan asumsi Anda adalah seorang penulis konten):

Jika Anda melihat jadwal Anda dengan menerapkan teori ember batu, Anda dapat melihat bahwa Anda melakukan tugas yang lebih sedikit tetapi lebih penting. Anda berhasil mencurahkan sebagian besar waktu Anda untuk tugas yang paling penting (batu). Anda membuat perkiraan waktu (misalnya, dua setengah jam untuk batu nomor 1: meneliti) dan menyisakan cukup waktu untuk menyelesaikan tugas terpenting dalam jadwal Anda — batu. Dengan demikian, Anda meningkatkan produktivitas Anda dengan menghilangkan gangguan (pasir) dan menjawab tugas-tugas mendesak seperti panggilan telepon (kerikil) secara terencana dan terorganisir.

Ingatlah bahwa hal-hal penting harus ditangani terlebih dahulu. Kemudian, Anda dapat dengan mudah memasukkan semua pekerjaan dangkal (email, panggilan) ke dalam hari Anda.

Keuntungan dari teori toples acar

Terlepas dari banyak keuntungan yang dapat ditawarkan oleh teori toples acar, kami telah memilih tujuh manfaat yang akan segera meyakinkan Anda untuk menerapkannya ke dalam hidup Anda.

Cara yang bagus untuk mengatur hari Anda

Dalam artikel ini, kami telah menyebutkan bagaimana melakukan banyak hal tidak selalu mengarah pada kesuksesan tetapi menjadi lelah dan tidak produktif. Merasa kewalahan dengan beban kerja Anda bukanlah hal yang asing bagi orang-orang yang bekerja. Namun, jika Anda mengembangkan keterampilan untuk manajemen waktu, Anda akan menemukan hari-hari Anda teratur dan lebih produktif. Dengan mengintegrasikan toples teori kehidupan ke dalam rutinitas harian Anda, Anda mengendalikan hari Anda dan juga memiliki waktu untuk kehidupan pribadi Anda. Teknik manajemen waktu ini akan membantu Anda memiliki wawasan yang lebih dekat tentang pekerjaan penting dan perkiraan waktu untuk mengatur hari kerja Anda dengan lebih baik.

Membantu Anda memprioritaskan tugas Anda

Salah satu kekuatan utama dari teori toples kehidupan adalah membantu kita memprioritaskan tugas-tugas kita dengan lebih terampil . Ketika Anda tahu bahwa Anda memiliki satu toples dan perlu mengisinya dengan hingga empat batu, Anda perlu berpikir keras untuk menyaring apa yang penting dan apa yang tidak. Menurut penelitian tentang efek urgensi belaka, orang cenderung menyelesaikan tugas-tugas mendesak daripada tugas-tugas penting. Beberapa alasan mengapa orang berpegang teguh pada tugas-tugas mendesak adalah karena tugas itu tampak lebih mudah dan imbalannya terjadi lebih cepat daripada tugas-tugas penting.

Oleh karena itu, dalam rangka menetapkan tujuan yang lebih besar, seseorang harus memisahkan urgensi palsu dari apa yang penting untuk mencapai hasil jangka panjang. Untuk tujuan itu, Anda dapat memilih toples teori kehidupan untuk membantu Anda memvisualisasikan gambaran yang lebih besar dan benar-benar memahami pentingnya tugas Anda.

Memberi Anda lebih banyak waktu luang

Ketika Anda memasukkan teori kehidupan ke dalam rutinitas harian Anda, Anda membuat perkiraan waktu untuk beban kerja Anda, sehingga menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pekerjaan yang dangkal. Ini berarti Anda tidak akan pernah membawa pulang pekerjaan yang belum selesai lagi dan mengekspos keluarga Anda pada ketegangan yang timbul karena terlalu banyak bekerja. Oleh karena itu, manajemen waktu yang efektif melalui teori jar of life membantu Anda menghabiskan lebih banyak waktu bersama keluarga atau teman dan mengejar hobi, misalnya.

Menghilangkan gangguan

Menurut Cal Newport, penulis “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”, pekerjaan dangkal (kerikil dan pasir) tidak dapat dihindari — tetapi, harus tetap dibatasi agar tidak menghalangi kinerja tugas-tugas penting Anda. Selain itu, dalam bukunya, ia berulang kali menekankan pentingnya pekerjaan yang mendalam dan tidak terputus.

Salah satu penyebab utama gangguan di tempat kerja, klaimnya, adalah alat jaringan. Mereka termasuk media sosial, email, dan pesan teks.

Untuk membuktikan klaimnya, dia menyebut JK Rowling dan keengganannya ke media sosial. Dia benar-benar absen dari media sosial pada saat dia menulis novel “Harry Potter”-nya, meskipun itu hanyalah era ekspansi media sosial (1997 – 2007). Stafnya membuka akun Twitter untuknya pada tahun 2009 tetapi pada tahun 2011 ketika dia menulis:

“ Ini adalah saya yang sebenarnya, tetapi Anda tidak akan sering mendengar kabar dari saya, saya khawatir, karena pena dan kertas MASIH adalah prioritas saya saat ini. ”

Newport juga mendukung klaimnya dengan mengatakan bagaimana Bill Gates mengisolasi dirinya dengan pergi ke pedesaan untuk membaca dan "memikirkan pemikiran besar".

Dengan mengikuti pedoman teori toples acar, Anda meluangkan waktu untuk tugas-tugas terpenting Anda dan tidak membiarkan gangguan mengganggu pekerjaan Anda. Jadi, lain kali Anda meraih ponsel selama bekerja — pikirkan tentang apa yang dikatakan orang-orang sukses tentang gangguan dan bagaimana menghilangkannya adalah kunci produktivitas dan kesuksesan. Kami tidak mengatakan Anda akan menulis novel terlaris atau menjadi orang terkaya di dunia, tetapi ini akan membantu Anda mencapai tujuan dan memperoleh keterampilan manajemen waktu yang lebih baik.

Membantu Anda mengatasi penundaan

Organisasi dan prioritas yang baik adalah beberapa teknik paling bermanfaat yang dapat mengekang penundaan di tempat kerja. Terorganisir secara positif memengaruhi penetapan tujuan dan menghentikan Anda dari membuat kebiasaan otomatis yang memicu penundaan. Teori ember batu sangat berguna karena sifat perencanaannya yang cermat dan memicu keterampilan organisasi yang kuat. Ketika Anda menetapkan tujuan dan perkiraan waktu untuk tugas-tugas Anda, otak Anda menerima sinyal yang membuatnya tetap waspada dan membantu Anda mengatasi penundaan.

Mencegah multitasking

Sudah menjadi rahasia umum bahwa melakukan beberapa hal secara bersamaan menghambat kinerja Anda. Beralih dari satu tugas ke tugas lainnya berulang kali membuat Anda merasa kewalahan dan mengakibatkan penurunan kinerja dan kualitas. Di sinilah toples teori kehidupan datang membantu Anda karena menghentikan Anda dari multitasking juga. Memiliki wawasan yang jelas tentang beban kerja dan perkiraan waktu Anda, Anda akan memiliki lebih sedikit peluang untuk melakukan banyak tugas lagi. Ini membantu Anda menetapkan prioritas dan fokus pada satu tugas pada satu waktu. Anda tidak hanya akan lebih fokus, tetapi Anda akan menghindari membuat kesalahan.

Membantu kami membuat perkiraan waktu

Di antara manfaat lainnya, toples teori kehidupan membantu kita mengatur hari kerja kita lebih cermat dengan membuat perkiraan waktu kerja. Saat Anda menentukan "batu terbaik hari ini", cukup mudah untuk menetapkan perkiraan waktu untuk masing-masing dan menaatinya. Ini adalah keuntungan besar dari teori ini karena membantu Anda menghitung waktu produktif Anda atau memberikan laporan tentang bagaimana Anda membuang waktu Anda, misalnya.

Teknik manajemen waktu untuk menerapkan teori toples acar ke dalam hidup Anda

Ada beberapa cara agar Anda dapat memasukkan teori toples acar ke dalam rutinitas harian Anda. Kami menyarankan tiga teknik efektif yang akan membantu Anda menerapkan teori ini dengan lebih mudah.

Pemblokiran waktu

Menjadi orang tua sudah cukup melelahkan, tetapi bekerja berjam-jam dan tidak punya waktu untuk keluarga bisa membuat Anda terpuruk. Jika Anda tidak mengatur waktu Anda secara efisien, Anda tidak akan bisa berkumpul dengan keluarga dan pada akhirnya akan mengalami kelelahan. Apa yang bisa menyelamatkan Anda adalah teknik manajemen waktu yang disebut pemblokiran waktu. Ini berhasil mencegah penundaan dan mengontrol beban kerja Anda dengan mengalokasikan blok waktu tetap untuk aktivitas terpisah. Dengan cara ini Anda memiliki wawasan yang jelas tentang berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk setiap aktivitas.

Jadi, dalam kasus teori toples acar, Anda dapat menetapkan blok waktu untuk setiap batu dalam jadwal kerja Anda. Misalnya, “mengerjakan rock nomor 1” dari pukul 09:30 hingga 11:00, “mengerjakan rock nomor 2” dari pukul 11:20 hingga 14:00, dll. Atau Anda dapat menggunakan teknik tambahan ini agar Anda tidak melewatkan acara penting dalam hidup seperti pertemuan keluarga, kelas dansa, pesta ulang tahun, dll.

Oleh karena itu, tentukan “batu terbaik hari ini”, tetapkan blok waktu, dan perkiraan untuk masing-masing. Dengan cara ini Anda melihat ke mana perginya waktu Anda dan memiliki kendali atas beban kerja Anda. Untuk tujuan ini, Anda dapat menggabungkan teknik Pomodoro dengan pemblokiran waktu untuk memperkirakan waktu setiap aktivitas dengan lebih baik. Cara mengatur waktu ini memungkinkan Anda untuk membatasi waktu kerja Anda dengan mengalokasikan berapa banyak waktu yang Anda inginkan untuk bekerja, dan mendapatkan pemberitahuan ketika penghitung waktu mencapai waktu yang ditentukan.

Teknik pemblokiran waktu adalah pilihan yang baik untuk:

• Orang tua yang bekerja yang mengalami kesulitan menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat,
• Manajer proyek yang menjalankan beberapa proyek secara bersamaan,
• CEO dan pakar produktivitas (Bill Gates dikenal menggunakan teknik ini).

Waktu pelacakan

Apakah Anda pernah memperhatikan pemberitahuan waktu layar Anda? Statistik menakutkan mengatakan bahwa menurut data yang tercatat dari 2019 dan 2020, orang menghabiskan sekitar 2,4 jam sehari di media sosial di seluruh dunia. Itu sampai 20 jam seminggu!

Bayangkan saja berapa banyak waktu yang Anda buang dan semua gangguan yang mengganggu pekerjaan produktif Anda sambil mengalihkan perhatian Anda sepanjang waktu. Sudah waktunya Anda mulai melacak aktivitas Anda untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan produktivitas Anda.

Oleh karena itu, mulailah eksperimen dan lacak aktivitas Anda secara otomatis untuk memantau situs web dan program mana yang paling sering Anda kunjungi, dan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk pekerjaan yang dangkal.

Di sinilah aplikasi pelacak waktu seperti Clockify dapat membantu Anda mendapatkan evaluasi yang lebih mendetail tentang ke mana waktu Anda pergi. Misalnya, fitur pelacak otomatis di Clockify akan melacak semua program aktif yang Anda gunakan, situs web yang Anda kunjungi, dan menampilkannya di laporan nanti. Anda akan dapat secara otomatis melacak aktivitas komputer Anda untuk lebih memahami bagaimana Anda menghabiskan waktu dan bagaimana Anda dapat mengelolanya dengan baik.

Menyimpan catatan waktu baik untuk semua orang dan berikut adalah beberapa manfaat melacak waktu Anda:

Pengetahuan yang lebih baik tentang berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk kegiatan yang berbeda,

Memahami apa yang Anda lakukan salah dan bagaimana Anda dapat mengalokasikan waktu Anda lebih baik di masa depan,

Meningkatkan produktivitas Anda,

Berfokus pada tugas-tugas penting,

Meminimalkan atau menghilangkan sama sekali gangguan.

Daftar yang harus dilakukan

Menggunakan daftar tugas tidak semudah kelihatannya. Terkadang kita secara tidak sengaja membuat daftar panjang dan membanjiri diri kita dengan pekerjaan. Oleh karena itu, Anda dapat mengintegrasikan teori ember batu dan mengikuti panduannya untuk membuat daftar tugas yang efektif.

Ketika Anda mengetahui kekuatan Anda, Anda dapat dengan mudah membentuk daftar tugas yang bisa dikerjakan serta menunda atau mendelegasikan beberapa tugas yang tampaknya tidak penting saat ini.

Anda tidak hanya akan mengatur beban kerja Anda dengan lebih baik, tetapi tidak akan pernah melewatkan acara penting dalam kehidupan pribadi Anda atau berbelanja bahan makanan lagi.

Daftar tugas adalah pilihan yang baik untuk:

• Orang yang bekerja,
• tim,
• Siswa,
• Ibu rumah tangga.

Kesimpulan

Kami menyimpulkan bahwa toples teori kehidupan adalah cara yang mudah dan menarik secara visual untuk mengatur waktu seseorang dengan lebih baik. Ini cocok untuk semua orang — orang tua yang bekerja, ibu rumah tangga, dan CEO, yang dapat memperoleh manfaat nyata dari teori toples acar. Panduan sederhananya membantu kami membedakan antara tugas penting dan tugas sepele — sehingga meningkatkan produktivitas kami. Jadi, temukan teknik manajemen waktu yang paling cocok yang dapat membantu Anda memasukkan teori ini ke dalam kehidupan sehari-hari Anda — dan nikmati keuntungan menyelesaikan prioritas Anda tepat waktu dan menghabiskan lebih banyak waktu bersama keluarga atau teman Anda.