Cum să creșteți productivitatea cu tehnica Flowtime

Stai la biroul tău și te uiți la toată munca pe care trebuie să o faci. Munca ta se uită înapoi la tine. Te uiți la ceas: încă 24 de minute până la sfârșitul intervalului de lucru programat de 25 de minute. Bine, ai înțeles asta.

Începi să fii cufundat în muncă... și alarma se declanșează, întrerupându-ți șirul gândurilor. Dacă ar fi ceva asemănător cu tehnica Pomodoro, dar cu intervale de timp care se potrivesc mai bine fluxului tău de lucru!

Am o veste bună pentru tine - există deja. În acest articol, vom vorbi despre tehnica Flowtime, de ce ar trebui să o încercați și despre cum să o utilizați pentru a vă duce productivitatea la următorul nivel.

Ce este tehnica Flowtime?

Tehnica Flowtime este o tehnică de gestionare a timpului pentru creativi, dezvoltatori, studenți și toți ceilalți ale căror sarcini necesită o concentrare profundă. Constă în alegerea unei sarcini, lucrul la ea până obosiți și apoi luarea unei pauze. Repeți procesul până când termini sarcina. Sună simplu, nu?

Îți crește productivitatea prin încurajarea fluxului (o stare mentală de atenție concentrată) și permițându-te să te odihnești atunci când ai nevoie. Te face să te concentrezi complet asupra sarcinii la care lucrezi – mintea ta devine mai puțin probabil să se îndepărteze de subiecte precum: „ Ce voi mânca la prânz? ” sau „ Ce fac acum actorii din serialul meu preferat din copilărie? ”.

Pentru a înțelege mai bine cum te poate ajuta tehnica Flowtime să fii mai productiv, haideți să vedem de ce este o alternativă bună la tehnica Pomodoro. Pomodoro este o tehnică de gestionare a timpului realizată de Francesco Cirillo în anii 1990. Numele a fost inspirat de cronometrul de bucătărie în formă de pomodoro ( pomodoro înseamnă „roșie” în italiană) folosit de Cirillo pentru a-și măsura progresul.

Tehnica presupune să te concentrezi complet asupra muncii tale timp de 25 de minute, apoi să faci o pauză de cinci minute; repetând acest lucru de 4 ori și mergând apoi la o pauză mai lungă, de 20 de minute. Ciclul continuă până când îți termini toată munca din ziua respectivă.

Pomodoro poate fi grozav pentru sarcini pe care nu doriți să le faceți (de exemplu, depunerea taxelor) sau sarcini care nu necesită o gândire profundă (de exemplu, curățare). Problema apare atunci când trebuie să faci ceva care necesită creativitate, inovație și rezolvarea problemelor. Intervalul de timp de 25 de minute este adesea prea scurt și vă întrerupe fluxul de lucru și trenul de gândire. În plus, intervalele de 25 de minute pot fi, de asemenea, prea lungi pentru anumite sarcini.

Tehnica Flowtime rezolvă aceste probleme, deoarece vă puteți alege propriile intervale de timp și vă puteți asigura că se aliniază fluxului dvs. de lucru. Să ne uităm la un exemplu simplu.

Un exemplu al tehnicii Flowtime în acțiune

Când înveți, 25 de minute de multe ori nu sunt timp suficient pentru a parcurge o lecție, a o înțelege și a o memora. Acest tip de activitate necesită mai mult timp, cum ar fi intervale de lucru de 60 sau 90 de minute. În mod similar, 5 minute nu sunt suficiente pentru ca creierul tău să se odihnească după o oră de studiu intens; este mai bine să iei o pauză de 20 de minute.

Un ghid pas cu pas pentru tehnica Flowtime

Dacă doriți să încercați tehnica Flowtime, urmați acești pași:

1. Alegeți o sarcină . Multitasking-ul nu este posibil; faceți o singură sarcină la un moment dat și acordați-i atenția maximă.
2. Scrieți ora când ați început . Puteți să o faceți manual sau să utilizați un software de urmărire a timpului.
3. Lucrați până când începeți să vă pierdeți concentrarea și să vă simțiți obosit . Consultați titlul de mai jos pentru a afla semne suplimentare despre care este posibil să aveți nevoie să vă odihniți câteva minute.
4. Ia o pauză. Pauza poate dura oricât de mult ai nevoie pentru a te simți odihnit și împrospătat. Notează ora exactă în care ai fost în pauză, precum și durata pauzei. Există câteva durate de odihnă sugerate (dar nu aveți nicio obligație să le respectați):
   • Pentru mai puțin de 25 de minute de lucru, faceți o pauză de cinci minute.
   • După 25-50 de minute de lucru, faceți o pauză de opt minute.
   • Când termini 50-90 de minute de lucru, poți avea o odihnă de 10 minute.
   • Mai mult de 90 de minute de lucru pot fi urmate de 15-20 de minute de pauză.
5. Repetați .

Dacă cineva te întrerupe, notează care este întreruperea, timpul în care ai fost întrerupt și ora când începi să lucrezi din nou. După un timp, vei fi mai conștient de ceea ce îți distrage atenția și vei putea lua măsurile necesare pentru a o evita.

Pe măsură ce trece timpul, îți vei da seama câte minute de lucru sunt ideale pentru tine și de cât timp ai nevoie pentru a te reîncărca.

De unde știi că trebuie să faci o pauză?

O întrebare crucială atunci când implementați tehnica Flowtime este legată de pauze - de unde veți ști că este timpul să faceți o pauză? Ei bine, vestea bună este că creierul tău îți va trimite semnale clare. Unii dintre ei sunt:

• Începi să te simți obosit,
• Simți că ai stat prea mult timp,
• Ai terminat o sarcină (mai lungă),
• Îți este greu să te concentrezi, sau
• Se pare că nu poți găsi soluția potrivită pentru ceva la care lucrezi (și te devine din ce în ce mai frustrat).

Această tehnică nu are foarte multe reguli, cel mai important lucru este să-ți asculți vocea interioară. Simplitatea sa este unul dintre cele mai mari avantaje.

Avantaje și dezavantaje ale tehnicii Flowtime

Nimic pe lumea asta nu este perfect, iar tehnicile de gestionare a timpului nu fac excepție de la această regulă. Iată câteva dintre principalele avantaje și dezavantaje ale tehnicii Flowtime.

Avantajele tehnicii Flowtime

Iată de ce ar trebui să dai o șansă tehnicii Flowtime:

• Este personalizat . Intervalele de timp personalizate vă ajută să fiți în acord cu fluxul de lucru. Folosirea unei tehnici personalizate de gestionare a timpului este ca și cum ai purta un costum pe măsură; un costum produs în serie dintr-un magazin poate face treaba, dar nu se poate compara cu cel croit. Nu te simți în largul tău să lucrezi la intervale de 25 de minute și să faci pauze de 5 minute? Amestecați și potriviți până când găsiți intervalele de timp ideale.
• Îmbunătățește concentrarea . Această tehnică face mai ușor să se angajeze într-o muncă profundă. Să iei o pauză atunci când ai nevoie este unul dintre cei mai importanți factori: te poți scufunda pe deplin în muncă doar atunci când creierul tău este împrospătat și odihnit.
• Ajută la estimarea timpului . Având în vedere că amestecarea și potrivirea intervalelor de timp vă va cere să urmăriți timpul pe care îl petreceți sarcinilor, veți obține o mulțime de beneficii care vin cu el: o idee mai bună despre cum vă petreceți timpul, estimări mai precise ale timpului, productivitate îmbunătățită, și amânarea redusă sunt doar câteva dintre ele.

Dezavantajele tehnicii Flowtime

Dacă ați decis să încercați tehnica Flowtime, aveți în vedere aceste lucruri:

• A determina care intervale de timp funcționează cel mai bine necesită timp . Această tehnică nu își atinge întregul potențial imediat; este nevoie de câteva încercări și erori pentru a-ți da seama ce funcționează cel mai bine pentru tine. Răbdarea este necesară.
• Trebuie să planificați bine . Această tehnică necesită să vă cunoașteți sarcinile în avans, să estimați timpul necesar și să le prioritizați.
• Nu funcționează pentru programe imprevizibile . Dacă munca ta necesită o mulțime de întâlniri improvizate și sarcini neplanificate, dar urgente, această tehnică poate să nu fie pentru tine. Este dificil să menții timpul de lucru întrerupt și pauzele planificate într-un mediu dinamic.

Cum să profitați la maximum de tehnica Flowtime

Acum că înțelegeți conceptul tehnicii Flowtime, alături de avantajele și dezavantajele sale, să vedem cum puteți profita la maximum de această tehnică și vă crește productivitatea.

Alegeți o sarcină specifică: fără multitasking

Lucrul la o singură sarcină la un moment dat (cunoscut și sub numele de unitasking) este singura regulă strictă a acestei tehnici. Poate părea că a face mai multe lucruri în același timp te ajută să faci mai multe, dar de fapt este exact opusul. Potrivit studiilor, „ minții și creierul uman nu au arhitectura necesară pentru a îndeplini două sau mai multe sarcini simultan ”. Multitasking-ul duce la concentrare dispersată, ceea ce duce la mai multe erori și sarcini pe jumătate finalizate.

Doar acordarea de 100% la o singură sarcină vă oferă rezultate excelente. Așa cum Lindsey Pollak, expert în carieră și autoare a cărții Getting from College to Career , a spus într-un articol Forbes: „ Este absolut important să știi cum să unităm, deoarece unele proiecte și decizii necesită o gândire profundă și neîntreruptă. Dacă nu poți face asta, s-ar putea să iei o decizie bună sau să faci o treabă bună. Dar dacă te poți concentra cu adevărat pe un singur lucru, este mai probabil să te descurci foarte bine. ”

Eliminați distracția

Acest lucru este aproape de la sine înțeles - scăpați de toate distragerile înainte de a vă pune la lucru. Probabil că ai deja o idee destul de bună despre ceea ce îți distrage cel mai mult atenția, fie că este vorba despre rețelele de socializare sau discuțiile cu colegii tăi. Înainte de a te apuca de lucru, asigură-te că:

• Dezactivează toate notificările,
• Puneți telefonul în modul silențios și/sau într-o altă cameră,
• Puneți căști cu anulare a zgomotului,
• Spune-le colegilor tăi că lucrezi la ceva important, astfel încât să nu te întrerupă,
• Lăsați doar lucrurile de care aveți nevoie pentru lucru pe birou (și poate o ceașcă de cafea sau o gustare),
• Păstrați o foaie de hârtie pentru a mâzgăli gândurile care merită atenție, dar nu chiar acum, cum ar fi „ Trebuie să-mi plătesc facturile astăzi ” sau „ Trebuie să sun o prietenă pentru a-i urez la mulți ani ”. Notează-le și continuă să te concentrezi asupra sarcinii tale. Aceste gânduri sunt importante, dar nu urgente - pot aștepta următoarea pauză.

Utilizați o aplicație de urmărire a timpului

Pentru ca această tehnică să meargă și mai ușor, utilizați o aplicație de urmărire a timpului, cum ar fi Clockify, care vă permite să utilizați un temporizator Pomodoro/Flowtime.

Când începeți cu tehnica Flowtime, trebuie să scrieți orele exacte în care începeți sau încetați să lucrați, sunteți întrerupt etc. Scrierea totul de mână este consumatoare de timp și trebuie să vă faceți griji că vă pierdeți documentele.

După ce descărcați extensia de browser de urmărire a timpului Clockify, tot ce trebuie să faceți este să vă definiți intervalele de timp și să începeți urmărirea. Apăsați Start când începeți o sarcină și cronometrul va începe să ruleze. Când intervalul de lucru se termină, primești o notificare că este timpul să iei o pauză. Primiți o altă notificare când este timpul să începeți să lucrați din nou.

De asemenea, puteți adăuga nume de proiecte, astfel încât să aveți o imagine de ansamblu clară a tot ceea ce se întâmplă; ca să nu mai vorbim de faptul că găsirea unui model de intervale optime de timp de lucru/odihnă va fi semnificativ mai puțin dificilă.

Nu vă întrerupeți fluxul cu o pauză obligatorie

Este important să rețineți că, chiar și atunci când vă dați seama care sunt intervalele de timp perfecte pentru dvs., acestea încă nu sunt stabilite în piatră. Chiar dacă cronometrul se stinge, nu trebuie să faci o pauză dacă simți că nu ai nevoie. Ascultarea minții și a corpului este cheia: nimic nu este obligatoriu (cu excepția untasking-ului) și totul poate fi modificat pentru a se potrivi cu obiceiurile tale actuale de lucru.

Concluzie

Îți amintești scenariul de la început? Să vedem cum ar merge folosind tehnica Flowtime:

Stai la biroul tău și te uiți la toată munca pe care trebuie să o faci. Munca ta se uită direct la tine. Te uiți la ceas și pornești cronometrul. Bine, ai înțeles asta.

Începi să fii cufundat în muncă... până când concentrarea dispare și începi să te simți obosit, așa că te odihnești puțin. După un timp, începi să te simți împrospătat, așa că continui să lucrezi. Nu te simți grăbit sau întrerupt. De fapt, ești destul de mulțumit de munca pe care ai făcut-o până acum.

Dacă cauți o tehnică personalizată de gestionare a timpului care să te ajute să te concentrezi, tehnica Flowtime ar putea fi ceea ce cauți.