A teoria do pote de picles na gestão do tempo

Agora você provavelmente está se perguntando como acabou lendo um texto sobre picles quando pesquisou especificamente por “técnicas eficazes de gerenciamento de tempo”. Não se preocupe, você está no caminho certo. E mesmo que você tenha pesquisado por “como conservar seus vegetais” e acabou aqui – fique atento porque você está prestes a descobrir dicas úteis para uma gestão eficaz do tempo.

Você ocasionalmente sente que completou inúmeras atividades durante um dia de trabalho, mas não parece ser produtivo no final do dia? Provavelmente é porque você não priorizou seu trabalho de acordo e deixou que tarefas insignificantes o impedissem de alcançar um objetivo final. É aqui que entra a teoria do frasco de picles. Em suma, a teoria do frasco de picles é baseada na priorização de suas atividades diárias , respeitando a estimativa de tempo para cada uma.

Esta postagem no blog ajudará você a entender a essência da teoria do frasco de picles e como implementá-la com sucesso em sua rotina diária.

A teoria do pote de picles explicada

A teoria do pote de picles é baseada em uma técnica de gerenciamento de tempo que prioriza tarefas e responsabilidades em uma ordem específica. Essa teoria (também conhecida como teoria do balde de rochas ou teoria do jarro da vida ) foi desenvolvida em 2002 por Jeremy Wright com a noção de que o tempo é um espaço finito que tem limites. Em suma, o pote de picles é uma analogia em que o pote representa nosso dia típico, enquanto a areia, as pedras e as pedras representam as atividades cotidianas. Além disso, algumas fontes acrescentam outro elemento à analogia – a água, que representa a vida privada. Podemos encher o frasco com diferentes tarefas e atividades. Mas, precisamos respeitar uma ordem específica e uma estimativa de tempo em cada atividade. Portanto, a teoria do pote de picles nos ajuda a estimar quanto tempo um trabalho (pedras, seixos ou areia) levará para ser concluído.

Para adicionar mais detalhes à teoria do balde de rochas, veja que tipo de atividades cotidianas a areia, os seixos e as rochas representam:

• A areia representa todo o trabalho pequeno e trivial, como redes sociais, bate-papo com colegas, divagações mentais e outras distrações que matam a produtividade no trabalho.
• As pedrinhas simbolizam tarefas com níveis de significância mais elevados do que a areia. Isso inclui tarefas que podem ser adiadas ou delegadas a outras pessoas. São tarefas urgentes que podem esperar, como telefonemas, responder a e-mails, fazer reuniões. Parecem exigir uma resposta imediata, mas, na verdade, não são tão importantes quanto as rochas.
• As rochas significam as tarefas mais importantes durante um dia de trabalho. Eles têm um objetivo de longo prazo e podem resultar em sérias consequências se não conseguirmos completá-los. Por exemplo, as pedras incluem escrever e pesquisar sobre o tópico (para redatores de conteúdo), programação e teste (para desenvolvedores de software) e outras tarefas cruciais que precisam ser concluídas para atingir as metas diárias.
• A água representa a vida privada – passar tempo com a família e amigos.

As regras para implementar a teoria do frasco de picles

Para incorporar a teoria do balde de pedras em sua vida com sucesso, você deve dar atenção especial à ordem em que organiza suas atividades. Se você, por exemplo, encher sua jarra - ou seja, começar seu dia - com distrações como conversar com colegas ou redes sociais e continuar enchendo sua jarra com pedrinhas - ou seja, tarefas urgentes que podem esperar - você encontrará sua jarra quase cheia em nenhum momento. Agora, não há lugar para colocar as pedras – as atividades mais importantes durante o dia – em sua jarra. Assim, seu dia acaba sendo improdutivo.

Para voltar aos trilhos e tornar seu dia mais produtivo, tente primeiro encher seu “pote” com as tarefas mais importantes (até 4 itens).

Em seguida, dose lentamente tarefas urgentes (mas não importantes).

No final, lide com as distrações.

Dessa forma, você terminará suas tarefas mais importantes primeiro e lidará com o resto depois. Você precisa ter em mente que pessoas altamente produtivas utilizam seus recursos com eficiência e não estão obcecadas com o quanto fizeram, mas com o que fizeram .

No entanto, não se esqueça da água também. No jarro da teoria da vida, a água representa a vida familiar e privada. Essas atividades familiares e privadas nos proporcionam um ambiente de apoio e relaxamento que é crucial para o crescimento e desenvolvimento em todos os aspectos da vida. Na próxima seção deste post do blog, vamos dar a você um exemplo de um cronograma pré e pós-picle no local de trabalho.

Implementando a teoria do pote de picles na vida real (com exemplos)

Agora que explicamos a teoria e as regras para implementá-lo, vamos fornecer um exemplo da vida real para ver como funciona na prática. Estamos prestes a dar um exemplo de um dia improdutivo e muito produtivo, contando com a teoria do balde da vida.

Sua agenda antes da implementação da teoria do pote de picles

Antes de estar ciente da importância do gerenciamento do tempo e implementar a teoria do pote de picles, seu dia provavelmente era algo assim (supondo que você seja um redator de conteúdo, por exemplo):

Se você considerar o número de atividades que você fez para este dia - na verdade, parece que você terminou muitas. No entanto, se você olhar mais de perto o que realmente fez naquele dia, descobrirá que deixou distrações (areia) e tarefas urgentes e inesperadas (pedrinhas) tomarem conta do seu dia.

Em primeiro lugar, esta foi uma má divisão de sua carga de trabalho. Você começou seu dia com pequenas tarefas e distrações e, portanto, mal conseguiu terminar duas tarefas importantes (pedras) para aquele dia. Além disso, você precisa aprender a dizer “não” se já estiver sobrecarregado com seu trabalho. Você pode ver que tinha apenas 45 minutos para terminar uma tarefa importante (pedra número 2).

Em suma, você abordou várias tarefas, mas deixou as mais importantes inacabadas – o que provavelmente deixou você se sentindo exausto no final do dia de trabalho.

Portanto, este dia conta como improdutivo.

Sua agenda após a implementação da teoria do pote de picles

Se você quiser se recuperar de um dia improdutivo e fazer valer a pena, dê uma olhada em como sua agenda deve ficar depois de implementar a teoria do balde de pedras (novamente, supondo que você seja um redator de conteúdo):

Se você der uma olhada em sua agenda com a teoria do balde de rochas implementada, verá que fez menos tarefas, mas mais importantes. Você conseguiu dedicar a maior parte do seu tempo às tarefas mais importantes (pedras). Você fez estimativas de tempo (por exemplo, duas horas e meia para a pedra número 1: pesquisar) e deixou tempo suficiente para concluir as tarefas mais importantes em sua agenda - as pedras. Assim, você aumentou sua produtividade eliminando distrações (areia) e atendendo tarefas urgentes como telefonemas (pedrinhas) de forma planejada e organizada.

Tenha em mente que as coisas importantes devem ser abordadas primeiro. Então, você pode facilmente espremer todo o trabalho superficial (e-mails, chamadas) em seu dia.

Vantagens da teoria do pote de picles

Além das muitas vantagens que a teoria do pote de picles pode nos oferecer, selecionamos sete benefícios que irão persuadi-lo imediatamente a implementá-la em sua vida.

Ótima maneira de organizar o seu dia

Neste artigo, já mencionamos como fazer várias coisas não necessariamente leva ao sucesso, mas a ser exausto e improdutivo. Sentir-se sobrecarregado por sua carga de trabalho não é estranho para os trabalhadores. No entanto, se você desenvolver habilidades para gerenciamento de tempo, verá seus dias organizados e mais produtivos. Ao integrar o jarro da teoria da vida em sua rotina diária, você assume o controle do seu dia e também tem tempo para sua vida privada. Essa técnica de gerenciamento de tempo ajudará você a ter uma visão mais próxima do trabalho importante e das estimativas de tempo para organizar melhor seu dia de trabalho.

Ajuda você a priorizar suas tarefas

Um dos principais pontos fortes da teoria do jarro da vida é que ela nos ajuda a priorizar nossas tarefas com mais habilidade . Quando você sabe que tem um pote e precisa enchê-lo com até quatro pedras, precisa mergulhar em pensamentos profundos para filtrar o que é importante e o que não é. De acordo com pesquisas sobre o mero efeito de urgência, as pessoas tendem a concluir tarefas urgentes em vez de tarefas importantes. Algumas das razões pelas quais as pessoas se apegam a tarefas urgentes são que elas parecem mais fáceis e as recompensas acontecem mais cedo do que com tarefas importantes.

Portanto, à luz do estabelecimento de metas maiores, deve-se separar a urgência espúria do que é importante para alcançar resultados de longo prazo. Para isso, você pode optar pelo jarro da teoria da vida para ajudá-lo a visualizar uma imagem maior e entender verdadeiramente a importância de suas tarefas.

Dá-lhe mais tempo livre à mão

Quando você incorpora o jarro da teoria da vida em sua rotina diária, você faz estimativas de tempo para sua carga de trabalho, gastando menos tempo em trabalho superficial. Isso significa que você nunca mais trará trabalho inacabado para casa e exporá sua família à tensão que surge de trabalhar demais. Portanto, o gerenciamento eficaz do tempo por meio da teoria do jarro da vida ajuda você a passar mais tempo com sua família ou amigos e buscar hobbies, por exemplo.

Elimina distrações

Segundo Cal Newport, autor de “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”, o trabalho raso (seixos e areia) é inevitável – mas deve ser mantido confinado para não atrapalhar o desempenho de suas tarefas importantes. Além disso, em seu livro, ele enfatiza repetidamente a importância do trabalho ininterrupto e profundo.

Um dos principais culpados pelas interrupções no trabalho, segundo ele, são as ferramentas de rede. Eles incluem mídias sociais, e-mails e mensagens de texto.

Para provar sua afirmação, ele menciona JK Rowling e sua aversão às mídias sociais. Ela estava completamente ausente das mídias sociais na época em que escreveu seus romances “Harry Potter”, mesmo que fosse apenas a era da expansão das mídias sociais (1997 – 2007). Sua equipe abriu uma conta no Twitter para ela em 2009, mas foi em 2011 quando ela escreveu:

“ Este é o meu verdadeiro eu, mas você não vai ouvir falar de mim com frequência, temo, pois caneta e papel AINDA são minha prioridade no momento. ”

Newport também apoia suas alegações dizendo como Bill Gates se isola indo para o campo para ler e “pensar grandes”.

Ao seguir as diretrizes da teoria do pote de picles, você reserva tempo para suas tarefas mais importantes e não permite que as distrações interfiram no seu trabalho. Então, da próxima vez que você pegar seu telefone durante o trabalho, pense no que as pessoas bem-sucedidas dizem sobre distrações e como eliminá-las é a chave para a produtividade e o sucesso. Não estamos dizendo que você escreverá o romance mais vendido ou se tornará a pessoa mais rica do mundo, mas isso o ajudará a alcançar seus objetivos e adquirir melhores habilidades de gerenciamento de tempo.

Ajuda você a superar a procrastinação

Boa organização e priorização são algumas das técnicas mais benéficas que podem conter a procrastinação no local de trabalho. Ser organizado afeta positivamente o estabelecimento de metas e impede que você crie hábitos automáticos que desencadeiam a procrastinação. A teoria do balde de pedras é útil devido à sua natureza de planejamento meticuloso e ao desencadeamento de fortes habilidades organizacionais. Quando você define metas e estimativas de tempo para suas tarefas, seu cérebro recebe sinais que o mantêm alerta e o ajudam a vencer a procrastinação.

Impede a multitarefa

É do conhecimento geral que fazer várias coisas simultaneamente atrapalha seu desempenho. Alternar de uma tarefa para outra repetidamente faz você se sentir sobrecarregado e resulta em diminuição do desempenho e da qualidade. É aqui que o jarro da teoria da vida vem em seu auxílio, pois também o impede de realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Tendo uma visão clara de sua carga de trabalho e estimativas de tempo, você terá menos chances de realizar multitarefas novamente. Ele ajuda você a definir prioridades e se concentrar em uma tarefa de cada vez. Você não apenas se concentrará mais, mas também evitará cometer erros.

Ajuda-nos a fazer estimativas de tempo

Entre outros benefícios, a teoria do jarro da vida nos ajuda a organizar nossos dias de trabalho de forma mais meticulosa, fazendo estimativas de tempo de trabalho. Quando você determina suas “pedras do dia”, é muito fácil definir estimativas de tempo para cada uma e cumpri-las. Essa é uma grande vantagem dessa teoria, pois ajuda você a calcular seu tempo produtivo ou fornece um relatório de como você desperdiça seu tempo, por exemplo.

Técnicas de gerenciamento de tempo para implementar a teoria do pote de picles em sua vida

Existem várias maneiras de incorporar a teoria do pote de picles em sua rotina diária. Sugerimos três técnicas eficazes que ajudarão você a implementar essa teoria com mais facilidade.

Bloqueio de tempo

Ser pai é bastante cansativo, mas trabalhar longas horas e não ter tempo para a família pode colocá-lo em águas profundas. Se você não organizar seu tempo com eficiência, não poderá estar com sua família e acabará sofrendo de esgotamento. O que pode vir em seu socorro é uma técnica de gerenciamento de tempo chamada bloqueio de tempo. Ele impede com sucesso a procrastinação e controla sua carga de trabalho alocando blocos fixos de tempo para atividades separadas. Dessa forma, você tem uma visão clara de quanto tempo gasta em cada atividade.

Assim, no caso da teoria do pote de picles, você pode atribuir um bloco de tempo para cada pedra em seu horário de trabalho. Por exemplo, “trabalhando na pedra número 1” das 9h30 às 11h, “trabalhando na pedra número 2” das 11h20 às 14h etc. perder eventos importantes da vida, como reuniões de família, aulas de dança, festas de aniversário, etc.

Portanto, defina suas “pedras do dia”, defina blocos de tempo e estimativas para cada um. Dessa forma, você vê para onde vai seu tempo e tem controle sobre sua carga de trabalho. Para isso, você pode combinar a técnica Pomodoro com o bloqueio de tempo para estimar melhor o tempo de cada atividade. Essa maneira de gerenciar seu tempo permite limitar seu tempo de trabalho alocando quanto tempo você deseja trabalhar e recebendo uma notificação quando o cronômetro atingir o tempo alocado.

A técnica de bloqueio de tempo é uma boa escolha para:

• Pais que trabalham e têm dificuldade em manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal,
• Gerentes de projeto que executam vários projetos simultaneamente,
• CEOs e especialistas em produtividade (Bill Gates é conhecido por usar essa técnica).

Tempo de rastreamento

Você já prestou atenção às suas notificações de tempo de tela? Estatísticas assustadoras dizem que, de acordo com dados registrados de 2019 e 2020, as pessoas passam cerca de 2,4 horas por dia nas mídias sociais em todo o mundo. Isso é até 20 horas por semana!

Imagine quanto tempo você perde e todas essas distrações interferindo no seu trabalho produtivo enquanto muda sua atenção o tempo todo. Já é hora de você começar a rastrear suas atividades para reduzir o desperdício e aumentar sua produtividade.

Por esse motivo, inicie um experimento e rastreie automaticamente suas atividades para monitorar quais sites e programas você mais visita e quanto tempo gasta em trabalhos superficiais.

É aqui que aplicativos de rastreamento de tempo, como o Clockify, podem ajudar você a ter uma avaliação mais detalhada de onde seu tempo passa. Por exemplo, o recurso de rastreador automático no Clockify acompanhará todos os programas ativos que você usa, os sites que você visita e os mostra nos relatórios posteriormente. Você poderá rastrear automaticamente a atividade do computador para entender melhor como gasta o tempo e como pode gerenciá-lo melhor.

Manter registros de tempo é bom para todos e aqui estão alguns dos benefícios de controlar seu tempo:

Melhor conhecimento de quanto tempo você gasta em diferentes atividades,

Entender o que você está fazendo de errado e como você pode alocar melhor seu tempo no futuro,

Aumentando sua produtividade,

Concentrando-se em tarefas importantes,

Minimizando ou eliminando completamente as distrações.

Listas de tarefas

Usar listas de tarefas não é tão fácil quanto parece. Às vezes, sem querer, fazemos longas listas e nos enchemos de trabalho. Portanto, você pode integrar a teoria do balde de pedras e seguir suas diretrizes para criar listas de tarefas eficazes.

Quando você conhece suas rochas, pode facilmente formar uma lista de tarefas viável, bem como adiar ou delegar algumas tarefas que não parecem importantes no momento.

Você não apenas organizará melhor sua carga de trabalho, mas nunca perderá um evento importante em sua vida privada ou fará compras novamente.

As listas de tarefas são uma boa opção para:

• Pessoas trabalhando,
• Equipes,
• Alunos,
• Donas de casa.

Conclusão

Concluímos que o jarro da teoria da vida é uma forma fácil e visualmente apelativa de gerir melhor o tempo. É adequado para todos - pais que trabalham, donas de casa e CEOs, que podem obter benefícios tangíveis da teoria do frasco de picles. Suas diretrizes simples nos ajudam a distinguir entre tarefas importantes e triviais - aumentando assim nossa produtividade. Portanto, encontre as técnicas de gerenciamento de tempo mais adequadas que podem ajudá-lo a incorporar essa teoria em sua vida diária – e aproveite as vantagens de terminar suas prioridades no prazo e passar mais tempo com sua família ou amigos.