Teoria słoika z piklami w zarządzaniu czasem

Teraz prawdopodobnie zastanawiasz się, w jaki sposób przeczytałeś tekst o piklach, szukając konkretnie „technik efektywnego zarządzania czasem”. Nie martw się, jesteś na dobrej drodze. A nawet jeśli wyszukałeś „jak marynować warzywa” i znalazłeś się tutaj – bądź na bieżąco, ponieważ wkrótce znajdziesz pomocne wskazówki dotyczące efektywnego zarządzania czasem.

Czy czasami czujesz, że wykonałeś niezliczone czynności w ciągu dnia pracy, ale nie wydajesz się być produktywny pod koniec dnia? Dzieje się tak prawdopodobnie dlatego, że nie określiłeś odpowiednio priorytetów swojej pracy i pozwoliłeś, aby nieistotne zadania powstrzymały Cię przed osiągnięciem ostatecznego celu. W tym miejscu wkracza teoria słoika z piklami. Krótko mówiąc, teoria słoika z piklami opiera się na ustalaniu priorytetów codziennych czynności przy jednoczesnym poszanowaniu szacowanego czasu dla każdej z nich.

Ten wpis na blogu pomoże ci zrozumieć istotę teorii słoika z marynatami i jak skutecznie wdrożyć ją w codziennej rutynie.

Wyjaśnienie teorii słoika z piklami

Teoria słoików z marynatami opiera się na technice zarządzania czasem, która ustala priorytety zadań i obowiązków w określonej kolejności. Teoria ta (nazywana również teorią The bucket of rocks lub The Jar of life teorią ) została opracowana w 2002 roku przez Jeremy'ego Wrighta z założeniem, że czas jest skończoną przestrzenią, która ma granice. Krótko mówiąc, słoik z piklami jest analogią, w której słoik reprezentuje nasz typowy dzień, podczas gdy piasek, kamyki i skały reprezentują codzienne czynności. Co więcej, niektóre źródła dodają do analogii jeszcze jeden element — wodę, która oznacza życie prywatne. Słoik możemy wypełnić różnymi zadaniami i czynnościami. Ale musimy przestrzegać określonej kolejności i oszacowania czasu na każdą czynność. Dlatego teoria słoika z piklami pomaga nam oszacować, ile czasu zajmie wykonanie pracy (skały, kamyki lub piasek).

Aby dodać więcej szczegółów do wiaderka teorii skał, oto rodzaj codziennych czynności, które reprezentują piasek, kamyki i skały:

• Piasek reprezentuje wszystkie drobne, trywialne prace, takie jak sieci społecznościowe, rozmowy z kolegami, błądzenie umysłami i inne rozrywki, które zabijają produktywność w pracy.
• Kamyczki symbolizują zadania o wyższym znaczeniu niż piasek. Należą do nich zadania, które można przełożyć lub przekazać innym. Są to pilne zadania, które mogą poczekać, takie jak telefony, odpowiadanie na e-maile, spotkania. Wydaje się, że wymagają natychmiastowej reakcji, ale w rzeczywistości nie są tak ważne jak skały.
• Skały oznaczają najważniejsze zadania w ciągu dnia pracy. Mają cel długoterminowy i mogą skutkować poważnymi konsekwencjami, jeśli ich nie uda się zrealizować. Na przykład, skały obejmują faktyczne pisanie i badania na dany temat (dla autorów treści), programowanie i testowanie (dla programistów) oraz inne kluczowe zadania, które należy wykonać, aby osiągnąć codzienne cele.
• Woda to życie prywatne — spędzanie czasu z rodziną i przyjaciółmi.

Zasady wdrażania teorii słoika z piklami

Aby pomyślnie włączyć teorię kamieni do swojego życia, musisz zwrócić szczególną uwagę na porządek, w jakim organizujesz swoje działania. Jeśli, na przykład, wypełniasz swój słoik — tj. zaczynasz dzień — rozrywkami, takimi jak rozmowy z kolegami lub sieci społecznościowe, a następnie kontynuujesz napełnianie słoika kamykami — tj. pilnymi zadaniami, które mogą poczekać — okaże się, że Twój słoik jest prawie pełny w krótkim czasie. Teraz nie ma miejsca na włożenie kamieni — najważniejszych czynności w ciągu dnia — do słoika. W ten sposób twój dzień staje się bezproduktywny.

Aby wrócić na właściwe tory i uczynić swój dzień bardziej produktywnym, spróbuj najpierw wypełnić swój „słoik” najważniejszymi zadaniami (maksymalnie 4 elementy).

Następnie powoli dozuj pilne (ale nie ważne) zadania.

Na koniec zajmij się rozpraszaniem uwagi.

W ten sposób najpierw zakończysz najważniejsze zadania, a resztę zajmiesz się później. Należy pamiętać, że wysoce produktywni ludzie efektywnie wykorzystują swoje zasoby i nie mają obsesji na punkcie tego, ile zrobili, ale co zrobili .

Nie zapomnij też o wodzie . W słoju teorii życia woda oznacza życie rodzinne i prywatne. Te rodzinne i prywatne zajęcia zapewniają nam wspierające i relaksujące środowisko, które jest kluczowe dla wzrostu i rozwoju w każdym aspekcie życia. W następnej sekcji tego wpisu na blogu podamy przykład harmonogramu przed i po marynowaniu w miejscu pracy.

Wdrażanie teorii słoików z marynatami w prawdziwym życiu (z przykładami)

Teraz, gdy wyjaśniliśmy już teorię i zasady jej wdrażania, przedstawmy rzeczywisty przykład, aby zobaczyć, jak to działa w praktyce. Za chwilę podamy przykład bezproduktywnego dnia i bardzo produktywnego dnia, który opiera się na teorii życia.

Twój harmonogram przed wdrożeniem teorii słoika z marynatami

Zanim uświadomiłeś sobie, jak ważne jest zarządzanie czasem i wdrożenie teorii słoika z piklami, twój dzień prawdopodobnie wyglądał mniej więcej tak (zakładając, że na przykład jesteś autorem treści):

Jeśli weźmiesz pod uwagę liczbę czynności, które wykonałeś tego dnia — wygląda na to, że skończyłeś dużo. Jeśli jednak przyjrzysz się temu, co naprawdę zrobiłeś tego dnia, przekonasz się, że pozwalasz, by rozpraszacze (piasek) i pilne, nieoczekiwane zadania (kamyki) przejęły Twój dzień.

Przede wszystkim był to zły podział twojego obciążenia pracą. Rozpocząłeś swój dzień od drobnych zadań i rozproszeń, a co za tym idzie, ledwo udało ci się ukończyć dwa ważne zadania (kamyki) na ten dzień. Co więcej, musisz nauczyć się mówić „nie”, jeśli jesteś już zajęty swoją pracą. Widać, że miałeś tylko 45 minut na wykonanie ważnego zadania (skała numer 2).

Krótko mówiąc, wykonałeś wiele zadań, ale najważniejsze pozostawiłeś niedokończone — co prawdopodobnie powodowało, że czułeś się wyczerpany pod koniec dnia pracy.

Dlatego ten dzień liczy się jako bezproduktywny.

Twój harmonogram po wdrożeniu teorii słoika z marynatami

Jeśli chcesz wrócić do bezproduktywnego dnia i sprawić, by się liczył, spójrz, jak powinien wyglądać Twój harmonogram po zaimplementowaniu w nim teorii kamieni (ponownie, zakładając, że jesteś autorem treści):

Jeśli spojrzysz na swój harmonogram z zaimplementowaną teorią skał, zobaczysz, że wykonałeś mniej, ale ważniejszych zadań. Udało Ci się poświęcić większość czasu na najważniejsze zadania (skały). Oszacowałeś czas (np. dwie i pół godziny na badanie skały nr 1:) i zostawiłeś wystarczająco dużo czasu, aby wykonać najważniejsze zadania w swoim harmonogramie — skały. W ten sposób zwiększyłeś swoją produktywność, eliminując rozpraszacze (piasek) i odpowiadając na pilne zadania, takie jak rozmowy telefoniczne (kamyczki) w zaplanowany i zorganizowany sposób.

Pamiętaj, że najpierw należy zająć się ważnymi rzeczami. Wtedy możesz z łatwością wcisnąć całą płytką pracę (e-maile, telefony) do swojego dnia.

Zalety teorii słoika z marynatami

Oprócz wielu korzyści, jakie może nam zaoferować teoria słoika z marynatami, wybraliśmy siedem korzyści, które od razu skłonią Cię do wdrożenia jej w swoim życiu.

Świetny sposób na zorganizowanie dnia

W tym artykule wspomnieliśmy już, że robienie wielu rzeczy niekoniecznie prowadzi do sukcesu, ale jest oszołomiony i bezproduktywny. Poczucie przytłoczenia pracą nie jest obce ludziom pracującym. Jeśli jednak rozwiniesz umiejętności zarządzania czasem, twoje dni będą zorganizowane i bardziej produktywne. Włączając słoik teorii życia do swojej codziennej rutyny, przejmujesz kontrolę nad swoim dniem i masz też czas na życie prywatne. Ta technika zarządzania czasem pomoże ci mieć bliższy wgląd w ważne prace i szacunki czasu, aby lepiej zorganizować swój dzień pracy.

Pomaga w ustalaniu priorytetów zadań

Jedną z głównych zalet słoja teorii życia jest to, że pomaga nam bardziej umiejętnie ustalać priorytety naszych zadań . Kiedy wiesz, że masz jeden słoik i musisz napełnić go maksymalnie czterema kamieniami, musisz głęboko zastanowić się, co jest ważne, a co nie. Według badań dotyczących samego efektu pilności, ludzie mają tendencję do wykonywania pilnych zadań nad ważnymi zadaniami. Niektóre z powodów, dla których ludzie trzymają się pilnych zadań, to to, że wydają się łatwiejsze, a korzyści przychodzą wcześniej niż w przypadku ważnych zadań.

Dlatego w świetle stawiania sobie większych celów należy oddzielić pozorną pilność od tego, co jest ważne dla osiągnięcia długofalowych rezultatów. W tym celu możesz wybrać słoik teorii życia, który pomoże Ci wyobrazić sobie większy obraz i naprawdę zrozumieć wagę swoich zadań.

Daje Ci więcej wolnego czasu pod ręką

Kiedy włączysz słoik z teorią życia do swojej codziennej rutyny, oszacujesz czas dla swojego obciążenia pracą, przez co spędzasz mniej czasu na płytkiej pracy. Oznacza to, że już nigdy nie przyniesiesz niedokończonej pracy do domu i narazisz rodzinę na napięcie wynikające z nadmiernej pracy. Dlatego efektywne zarządzanie czasem za pomocą słoika teorii życia pomaga spędzać więcej czasu z rodziną lub przyjaciółmi i na przykład realizować hobby.

Eliminuje rozpraszacze

Według Cala Newporta, autora książki „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World”, płytka praca (kamyki i piasek) jest nieunikniona – ale należy ją trzymać w zamknięciu, aby nie utrudniać wykonywania ważnych zadań. Co więcej, w swojej książce wielokrotnie podkreśla wagę nieprzerwanej, głębokiej pracy.

Twierdzi, że jednym z głównych winowajców przerw w pracy są narzędzia sieciowe. Obejmują one media społecznościowe, e-maile i wiadomości tekstowe.

Aby udowodnić swoje twierdzenie, wspomina JK Rowling i jej awersję do mediów społecznościowych. Była całkowicie nieobecna w mediach społecznościowych w czasie, gdy pisała swoje powieści „Harry Potter”, mimo że była to tylko era ekspansji mediów społecznościowych (1997 – 2007). Jej pracownicy otworzyli dla niej konto na Twitterze w 2009 roku, ale w 2011 roku napisała:

„ To jest prawdziwa ja, ale obawiam się, że nie będziesz ode mnie często słyszeć, ponieważ pióro i papier są NADAL w tej chwili moim priorytetem. ”

Newport wspiera również jego twierdzenia, mówiąc, jak Bill Gates izoluje się, udając się na wieś, aby czytać i „myśleć o wielkich myślach”.

Postępując zgodnie z wytycznymi teorii słoika z piklami, znajdujesz czas na najważniejsze zadania i nie pozwalasz, by rozpraszacze przeszkadzały w Twojej pracy. Tak więc następnym razem, gdy sięgniesz po telefon w pracy — zastanów się, co ludzie sukcesu mówią o rozpraszaniu uwagi i jak ich wyeliminowanie jest kluczem do produktywności i sukcesu. Nie mówimy, że napiszesz najlepiej sprzedającą się powieść lub staniesz się najbogatszą osobą na świecie, ale pomoże ci to osiągnąć swoje cele i zdobyć lepsze umiejętności zarządzania czasem.

Pomaga przezwyciężyć prokrastynację

Dobra organizacja i ustalanie priorytetów to jedne z najbardziej korzystnych technik, które mogą ograniczyć prokrastynację w miejscu pracy. Bycie zorganizowanym pozytywnie wpływa na wyznaczanie celów i powstrzymuje Cię przed tworzeniem automatycznych nawyków, które wywołują prokrastynację. Teoria wiadra skał przydaje się ze względu na swój drobiazgowy charakter planowania i wyzwalanie silnych umiejętności organizacyjnych. Kiedy wyznaczasz sobie cele i szacowany czas wykonywania zadań, Twój mózg otrzymuje sygnały, które utrzymują go w gotowości i pomagają pokonać prokrastynację.

Zapobiega wielozadaniowości

Powszechnie wiadomo, że robienie kilku rzeczy jednocześnie utrudnia wydajność. Ciągłe przechodzenie z jednego zadania do drugiego sprawia, że ​​czujesz się przytłoczony i skutkuje obniżoną wydajnością i gorszą jakością. W tym momencie z pomocą przychodzi ci słoik teorii życia, który powstrzymuje cię również przed wielozadaniowością. Mając jasny wgląd w szacunkowe obciążenie pracą i czas, będziesz mieć mniejsze szanse na ponowne wielozadaniowość. Pomaga ustalić priorytety i skupić się na jednym zadaniu na raz. Nie tylko skoncentrujesz się bardziej, ale unikniesz popełniania błędów.

Pomaga nam w szacowaniu czasu

Wśród innych korzyści, słoik teorii życia pomaga nam bardziej skrupulatnie organizować nasze dni pracy poprzez szacowanie czasu pracy. Kiedy określasz swoje „kały dnia”, dość łatwo jest ustalić szacunkowe czasy dla każdego z nich i trzymać się ich. Jest to ogromna zaleta tej teorii, ponieważ pomaga obliczyć czas produkcyjny lub na przykład daje raport o tym, jak marnujesz czas.

Techniki zarządzania czasem we wdrażaniu teorii słoika z piklami do swojego życia

Istnieje kilka sposobów na włączenie teorii słoika z ogórkiem do codziennej rutyny. Proponujemy trzy skuteczne techniki, które pomogą Ci łatwiej wdrożyć tę teorię.

Blokowanie czasu

Bycie rodzicem jest wystarczająco wyczerpujące, ale długie godziny pracy i brak czasu dla rodziny mogą wpędzić Cię w głęboką wodę. Jeśli nie zorganizujesz efektywnie swojego czasu, nie będziesz mógł przebywać z rodziną i w końcu doznasz wypalenia. To, co może ci pomóc, to technika zarządzania czasem zwana blokowaniem czasu. Skutecznie powstrzymuje zwlekanie i kontroluje obciążenie pracą, przydzielając stałe bloki czasu na oddzielne czynności. W ten sposób masz jasny wgląd w to, ile czasu spędzasz na każdej czynności.

Tak więc, w przypadku teorii słoika z piklami, możesz przypisać blok czasu dla każdego kamienia w swoim harmonogramie pracy. Na przykład „praca nad skałą numer 1” od 9:30 do 11 rano, „praca nad skałą numer 2” od 11:20 do 14 itd. Możesz też użyć tej dodatkowej techniki, aby nie przegap ważnych wydarzeń życiowych, takich jak spotkania rodzinne, zajęcia taneczne, przyjęcia urodzinowe itp.

Dlatego zdefiniuj swoje „skały dnia”, ustaw bloki czasowe i szacunki dla każdego z nich. W ten sposób widzisz, dokąd idzie Twój czas i masz kontrolę nad swoim obciążeniem pracą. W tym celu można połączyć technikę Pomodoro z blokowaniem czasu, aby lepiej oszacować czas na każdą aktywność. Ten sposób zarządzania czasem pozwala na ograniczenie czasu pracy poprzez przydzielanie ilości czasu, który chcesz pracować i otrzymywanie powiadomienia, gdy timer osiągnie wyznaczony czas.

Technika blokowania czasu to dobry wybór w przypadku:

• Pracujący rodzice, którzy mają trudności z utrzymaniem zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym,
• Kierownicy projektów, którzy prowadzą kilka projektów jednocześnie,
• Dyrektorzy generalni i eksperci ds. produktywności (Bill Gates jest znany z używania tej techniki).

Czas śledzenia

Czy kiedykolwiek zwracasz uwagę na powiadomienia dotyczące czasu przed ekranem? Przerażające statystyki mówią, że według zarejestrowanych danych z 2019 i 2020 roku ludzie spędzają około 2,4 godziny dziennie w mediach społecznościowych na całym świecie. To do 20 godzin tygodniowo!

Po prostu wyobraź sobie, ile czasu marnujesz i wszystkie te rozproszenia, które zakłócają Twoją produktywną pracę, cały czas przenosząc swoją uwagę. Najwyższy czas zacząć śledzić swoje działania, aby zmniejszyć marnotrawstwo i zwiększyć produktywność.

Z tego powodu rozpocznij eksperyment i automatycznie śledź swoje działania, aby monitorować, które witryny i programy odwiedzasz najczęściej oraz ile czasu spędzasz na płytkiej pracy.

W tym miejscu aplikacje śledzące czas, takie jak Clockify, mogą pomóc Ci w bardziej szczegółowej ocenie tego, gdzie upływa Twój czas. Na przykład funkcja automatycznego śledzenia w Clockify będzie śledzić wszystkie aktywne programy, z których korzystasz, odwiedzane witryny i wyświetla je później w raportach. Będziesz mógł automatycznie śledzić swoją aktywność na komputerze, aby lepiej zrozumieć, jak spędzasz czas i jak najlepiej nim zarządzać.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest dobre dla każdego, a oto niektóre z korzyści płynących ze śledzenia czasu:

Lepsza wiedza o tym, ile czasu spędzasz na różnych czynnościach,

Zrozumienie, co robisz źle i jak możesz lepiej alokować swój czas w przyszłości,

Zwiększenie produktywności,

Koncentracja na ważnych zadaniach,

Minimalizowanie lub całkowite eliminowanie rozproszeń.

Listy rzeczy do zrobienia

Korzystanie z list rzeczy do zrobienia nie jest tak proste, jak się wydaje. Czasami niechcący tworzymy długie listy i zalewamy się pracą. Dlatego możesz zintegrować teorię wiadra skał i postępować zgodnie z jej wytycznymi, aby tworzyć skuteczne listy rzeczy do zrobienia.

Znając swoje umiejętności, możesz łatwo utworzyć praktyczną listę rzeczy do zrobienia, a także odroczyć lub delegować niektóre zadania, które w tej chwili nie wydają się ważne.

Nie tylko lepiej zorganizujesz swoją pracę, ale już nigdy nie przegapisz ważnego wydarzenia w życiu prywatnym ani nie pójdziesz na zakupy spożywcze.

Listy rzeczy do zrobienia są dobrym wyborem dla:

• Pracujący ludzie,
• Zespoły,
• Studenci,
• Gospodynie domowe.

Wniosek

Dochodzimy do wniosku, że słoik teorii życia jest łatwym i atrakcyjnym wizualnie sposobem na lepsze zarządzanie własnym czasem. Jest odpowiedni dla każdego — pracujących rodziców, gospodyń domowych i dyrektorów generalnych, którzy mogą czerpać wymierne korzyści z teorii słoika z piklami. Jego proste wskazówki pomagają nam odróżnić ważne i trywialne zadania, zwiększając w ten sposób naszą produktywność. Znajdź więc najbardziej odpowiednie techniki zarządzania czasem, które pomogą ci włączyć tę teorię do swojego codziennego życia — i ciesz się korzyściami płynącymi z terminowego zakończenia priorytetów i spędzania większej ilości czasu z rodziną lub przyjaciółmi.