Die Gurkenglas-Theorie im Zeitmanagement

Du fragst dich jetzt wahrscheinlich, wie du dazu gekommen bist, einen Text über Gurken zu lesen, als du gezielt nach „effektiven Zeitmanagement-Techniken“ gesucht hast. Keine Sorge, Sie sind auf dem richtigen Weg. Und selbst wenn Sie nach „Gemüse einlegen“ gesucht haben und hier gelandet sind – bleiben Sie dran, denn Sie werden gleich hilfreiche Tipps für ein effektives Zeitmanagement finden.

Haben Sie gelegentlich das Gefühl, dass Sie während eines Arbeitstages unzählige Aktivitäten erledigt haben, aber am Ende des Tages nicht produktiv zu sein scheinen? Das liegt wahrscheinlich daran, dass Sie Ihre Arbeit nicht entsprechend priorisiert haben und sich durch unbedeutende Aufgaben davon abhalten lassen, ein ultimatives Ziel zu erreichen. Hier kommt die Gurkenglas-Theorie ins Spiel. Kurz gesagt, die Gurkenglas-Theorie basiert darauf, Ihre täglichen Aktivitäten zu priorisieren und dabei die Zeitschätzung für jede zu respektieren.

Dieser Blog-Beitrag hilft Ihnen dabei, das Wesentliche der Gurkenglas-Theorie zu verstehen und sie erfolgreich in Ihrer täglichen Routine umzusetzen.

Die Gurkenglas-Theorie erklärt

Die Gurkenglas-Theorie basiert auf einer Zeitmanagementtechnik, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten in einer bestimmten Reihenfolge priorisiert. Diese Theorie (auch als The Bucket of Rocks Theory oder The Jar of Life Theory bezeichnet) wurde 2002 von Jeremy Wright mit der Vorstellung entwickelt, dass Zeit ein endlicher Raum ist, der Grenzen hat. Kurz gesagt, das Glas mit Gurken ist eine Analogie, bei der das Glas unseren typischen Tag darstellt, während der Sand, die Kieselsteine ​​​​und die Felsen alltägliche Aktivitäten darstellen. Darüber hinaus fügen einige Quellen der Analogie ein weiteres Element hinzu – Wasser, das für das Privatleben steht. Wir können das Glas mit verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten füllen. Wir müssen jedoch eine bestimmte Reihenfolge und Zeitschätzung für jede Aktivität einhalten. Daher hilft uns die Gurkenglas-Theorie abzuschätzen, wie lange ein Stück Arbeit (entweder Steine, Kiesel oder Sand) dauern wird.

Um der Eimer-mit-Steinen-Theorie mehr Details hinzuzufügen, hier ist, welche Art von alltäglichen Aktivitäten der Sand, die Kiesel und die Felsen darstellen:

• Der Sand repräsentiert all die kleinen, trivialen Arbeiten wie soziale Netzwerke, Chatten mit Kollegen, Gedankenwandern und andere Ablenkungen, die die Produktivität bei der Arbeit beeinträchtigen.
• Die Kiesel symbolisieren Aufgaben mit höherer Bedeutung als der Sand. Dazu gehören Aufgaben, die verschoben oder an andere delegiert werden können. Es sind dringende Aufgaben, die warten können, wie Telefonanrufe, Beantworten von E-Mails, Besprechungen. Sie scheinen eine sofortige Reaktion zu erfordern, sind aber tatsächlich nicht so wichtig wie Steine.
• Die Felsen symbolisieren die wichtigsten Aufgaben eines Arbeitstages. Sie haben ein langfristiges Ziel und können schwerwiegende Folgen haben, wenn wir sie nicht erfüllen. Zu den Steinen gehören beispielsweise das eigentliche Schreiben und Recherchieren zum Thema (für Autoren von Inhalten), Programmieren und Testen (für Softwareentwickler) und andere wichtige Aufgaben, die erledigt werden müssen, um die täglichen Ziele zu erreichen.
• Wasser steht für Privatleben – Zeit mit Familie und Freunden verbringen.

Die Regeln zur Umsetzung der Pickle-Jar-Theorie

Um die Eimer-of-Rocks-Theorie erfolgreich in Ihr Leben zu integrieren, müssen Sie besonders auf die Reihenfolge achten, in der Sie Ihre Aktivitäten organisieren. Wenn Sie beispielsweise Ihr Glas mit Ablenkungen wie dem Chatten mit Kollegen oder sozialen Netzwerken füllen – dh Ihren Tag beginnen – und Ihr Glas dann weiter mit Kieselsteinen füllen – dh dringenden Aufgaben, die warten können –, werden Sie feststellen, dass Ihr Glas fast voll ist im Handumdrehen. Jetzt gibt es keinen Platz mehr, um die Steine ​​– die wichtigsten Aktivitäten des Tages – in Ihr Glas zu legen. So endet Ihr Tag unproduktiv.

Um wieder auf Kurs zu kommen und Ihren Tag produktiver zu gestalten, versuchen Sie, Ihr „Glas“ zuerst mit den wichtigsten Aufgaben zu füllen (bis zu 4 Elemente).

Dann dosieren Sie langsam dringende (aber nicht wichtige) Aufgaben.

Beschäftigen Sie sich am Ende mit Ablenkungen.

Auf diese Weise erledigen Sie Ihre wichtigsten Aufgaben zuerst und erledigen den Rest danach. Sie müssen bedenken, dass hochproduktive Menschen ihre Ressourcen effizient nutzen und nicht davon besessen sind, wie viel sie getan haben , sondern was sie getan haben .

Vergessen Sie jedoch auch nicht das Wasser . Im Krug der Lebenslehre steht Wasser für Familie und Privatleben. Diese familiären und privaten Aktivitäten bieten uns eine unterstützende und entspannende Umgebung, die für Wachstum und Entwicklung in allen Lebensbereichen von entscheidender Bedeutung ist. Im nächsten Abschnitt dieses Blogbeitrags geben wir Ihnen ein Beispiel für einen Zeitplan vor und nach dem Einlegen am Arbeitsplatz.

Umsetzung der Gurkenglas-Theorie im wirklichen Leben (mit Beispielen)

Nachdem wir nun die Theorie und die Regeln für die Implementierung erklärt haben, wollen wir ein Beispiel aus der Praxis geben, um zu sehen, wie es in der Praxis funktioniert. Wir werden gleich ein Beispiel für einen unproduktiven und einen sehr produktiven Tag geben, der sich auf die Bucket-of-Life-Theorie stützt.

Ihr Zeitplan vor der Umsetzung der Gurkenglas-Theorie

Bevor Sie sich der Bedeutung des Zeitmanagements und der Umsetzung der Gurkenglas-Theorie bewusst wurden, sah Ihr Tag wahrscheinlich ungefähr so ​​​​aus (vorausgesetzt, Sie sind zum Beispiel ein Inhaltsschreiber):

Wenn Sie die Anzahl der Aktivitäten betrachten, die Sie an diesem Tag erledigt haben, scheint es tatsächlich so, als hätten Sie eine Menge erledigt. Wenn Sie sich jedoch genauer ansehen, was Sie an diesem Tag wirklich getan haben, werden Sie feststellen, dass Sie Ablenkungen (Sand) und dringende, unerwartete Aufgaben (Kieselsteine) Ihren Tag übernehmen ließen.

Zunächst einmal war dies eine schlechte Arbeitsteilung. Sie haben Ihren Tag mit kleinen Aufgaben und Ablenkungen begonnen und es daher kaum geschafft, zwei wichtige Aufgaben (Steine) für diesen Tag zu erledigen. Außerdem müssen Sie lernen, „Nein“ zu sagen, wenn Sie bereits mit Ihrer Arbeit überfordert sind. Sie können sehen, dass Sie nur 45 Minuten zur Verfügung hatten, um eine wichtige Aufgabe zu erledigen (Felsen Nummer 2).

Kurz gesagt, Sie haben zahlreiche Aufgaben angepackt, aber die wichtigsten unerledigt gelassen – was Sie am Ende des Arbeitstages wahrscheinlich erschöpft zurückgelassen hat.

Daher gilt dieser Tag als unproduktiv.

Ihr Zeitplan nach der Umsetzung der Gurkenglas-Theorie

Wenn Sie sich von einem unproduktiven Tag erholen und dafür sorgen wollen, dass er zählt, werfen Sie einen Blick darauf, wie Ihr Zeitplan aussehen sollte, nachdem Sie die Eimer-of-Rocks-Theorie darin implementiert haben (wiederum vorausgesetzt, Sie sind ein Content-Autor):

Wenn Sie einen Blick auf Ihren Zeitplan mit der implementierten Eimer-of-Rocks-Theorie werfen, können Sie sehen, dass Sie weniger, aber wichtigere Aufgaben erledigt haben. Sie haben es geschafft, die meiste Zeit den wichtigsten Aufgaben (Felsen) zu widmen. Sie haben Zeitschätzungen vorgenommen (z. B. zweieinhalb Stunden für Stein Nummer 1: Recherche) und genügend Zeit gelassen, um die wichtigsten Aufgaben in Ihrem Zeitplan zu erledigen – die Felsen. So haben Sie Ihre Produktivität gesteigert, indem Sie Ablenkungen (Sand) eliminiert und dringende Aufgaben wie Telefonate (Kieselsteine) planmäßig und organisiert beantwortet haben.

Denken Sie daran, dass wichtige Dinge zuerst angepackt werden sollten. Dann können Sie all die oberflächliche Arbeit (E-Mails, Anrufe) problemlos in Ihren Tag quetschen.

Vorteile der Pickle-Jar-Theorie

Abgesehen von den vielen Vorteilen, die uns die Gurkenglas-Theorie bieten kann, haben wir sieben Vorteile ausgewählt, die Sie sofort davon überzeugen werden, sie in Ihrem Leben umzusetzen.

Tolle Möglichkeit, Ihren Tag zu organisieren

In diesem Artikel haben wir bereits erwähnt, dass das Erledigen mehrerer Dinge nicht unbedingt zum Erfolg führt, sondern zu Erschöpfung und Unproduktivität. Das Gefühl, von Ihrer Arbeitsbelastung überwältigt zu sein, ist für Berufstätige kein Fremdwort. Wenn Sie jedoch Fähigkeiten für das Zeitmanagement entwickeln, werden Sie feststellen, dass Ihre Tage organisiert und produktiver sind. Indem Sie die Jar of Life-Theorie in Ihren Alltag integrieren, übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Tag und haben auch Zeit für Ihr Privatleben. Diese Zeitmanagement-Technik hilft Ihnen, einen genaueren Einblick in wichtige Arbeits- und Zeitschätzungen zu erhalten, um Ihren Arbeitstag besser zu organisieren.

Hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu priorisieren

Eine der Hauptstärken der Jar-of-Life-Theorie ist, dass sie uns hilft, unsere Aufgaben geschickter zu priorisieren . Wenn Sie wissen, dass Sie ein Glas haben und es mit bis zu vier Steinen füllen müssen, müssen Sie sich Gedanken machen, um zu filtern, was wichtig ist und was nicht. Laut Forschung zum bloßen Dringlichkeitseffekt neigen Menschen dazu, dringende Aufgaben über wichtige Aufgaben zu erledigen. Einige der Gründe, warum Menschen an dringenden Aufgaben festhalten, sind, dass sie einfacher erscheinen und sich früher auszahlen als bei wichtigen Aufgaben.

Angesichts größerer Ziele muss man daher scheinbare Dringlichkeit von dem trennen, was wichtig ist, um langfristige Ergebnisse zu erzielen. Zu diesem Zweck können Sie sich für die Jar of Life-Theorie entscheiden, die Ihnen hilft, ein größeres Bild zu visualisieren und die Bedeutung Ihrer Aufgaben wirklich zu verstehen.

Gibt Ihnen mehr Freizeit zur Hand

Wenn Sie die Krug-des-Leben-Theorie in Ihre tägliche Routine integrieren, machen Sie Zeitschätzungen für Ihre Arbeitsbelastung und verbringen so weniger Zeit mit oberflächlicher Arbeit. So bringen Sie nie wieder Unerledigtes nach Hause und setzen Ihre Familie dem Stress aus, der durch zu viel Arbeit entsteht. Daher hilft Ihnen ein effektives Zeitmanagement nach der Jar of Life-Theorie, mehr Zeit mit Ihrer Familie oder Freunden zu verbringen und beispielsweise Hobbys nachzugehen.

Eliminiert Ablenkungen

Laut Cal Newport, dem Autor von „Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World“, ist oberflächliche Arbeit (Kieselsteine ​​und Sand) unvermeidlich – muss aber begrenzt bleiben, um die Erfüllung Ihrer wichtigen Aufgaben nicht zu behindern. Außerdem betont er in seinem Buch immer wieder die Wichtigkeit von ununterbrochener, tiefer Arbeit.

Einer der Hauptverursacher von Arbeitsunterbrechungen sind seiner Meinung nach Netzwerktools. Dazu gehören soziale Medien, E-Mails und Textnachrichten.

Um seine Behauptung zu beweisen, erwähnt er JK Rowling und ihre Abneigung gegen soziale Medien. Sie war zu der Zeit, als sie ihre „Harry Potter“-Romane schrieb, völlig abwesend in den sozialen Medien, obwohl dies nur die Ära der Expansion der sozialen Medien war (1997 – 2007). Ihre Mitarbeiter eröffneten 2009 einen Twitter-Account für sie, aber es war 2011, als sie schrieb:

„ Das ist mein wahres Ich, aber ich fürchte, Sie werden nicht oft von mir hören, da Stift und Papier im Moment NOCH meine Priorität sind. ”

Newport unterstützt seine Behauptungen auch, indem er sagt, wie Bill Gates sich isoliert, indem er aufs Land geht, um zu lesen und „große Gedanken zu denken“.

Indem Sie die Richtlinien der Gurkenglas-Theorie befolgen, nehmen Sie sich Zeit für Ihre wichtigsten Aufgaben und lassen sich nicht von Ablenkungen bei Ihrer Arbeit stören. Wenn Sie also das nächste Mal während der Arbeit nach Ihrem Telefon greifen, denken Sie darüber nach, was erfolgreiche Menschen über Ablenkungen sagen und wie der Schlüssel zu Produktivität und Erfolg deren Beseitigung ist. Wir sagen nicht, dass Sie den Bestseller schreiben oder der reichste Mensch der Welt werden, aber es wird Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen und bessere Zeitmanagementfähigkeiten zu erwerben.

Hilft Ihnen, Aufschub zu überwinden

Gute Organisation und Priorisierung sind einige der vorteilhaftesten Techniken, um das Aufschieben am Arbeitsplatz einzudämmen. Organisiert zu sein wirkt sich positiv auf das Setzen von Zielen aus und hindert Sie daran, automatische Gewohnheiten anzunehmen, die Aufschub auslösen. Die Eimer-of-Rocks-Theorie ist aufgrund ihrer akribischen Planungsnatur und der Auslösung starker organisatorischer Fähigkeiten praktisch. Wenn Sie Ziele und Zeitschätzungen für Ihre Aufgaben festlegen, empfängt Ihr Gehirn Signale, die es wach halten und Ihnen helfen, das Aufschieben zu überwinden.

Verhindert Multitasking

Es ist allgemein bekannt, dass mehrere Dinge gleichzeitig Ihre Leistung beeinträchtigen. Wenn Sie wiederholt von einer Aufgabe zur anderen wechseln, fühlen Sie sich überfordert und führen zu verminderter Leistung und verminderter Qualität. Hier kommt Ihnen die Jar of Life-Theorie zu Hilfe, da sie Sie auch vom Multitasking abhält. Wenn Sie einen klaren Einblick in Ihre Arbeitsbelastung und Zeitschätzungen haben, haben Sie weniger Chancen, wieder Multitasking zu betreiben. Es hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen und sich auf eine Aufgabe nach der anderen zu konzentrieren. Sie werden sich nicht nur besser konzentrieren, sondern auch vermeiden, Fehler zu machen.

Hilft uns, Zeitschätzungen vorzunehmen

Die Krug-des-Lebens-Theorie hilft uns unter anderem, unsere Arbeitstage sorgfältiger zu organisieren, indem wir Arbeitszeitschätzungen vornehmen. Wenn Sie Ihre „Steine ​​des Tages“ bestimmen, ist es ganz einfach, Zeitschätzungen für jeden festzulegen und sich daran zu halten. Dies ist ein großer Vorteil dieser Theorie, da sie Ihnen beispielsweise hilft, Ihre produktive Zeit zu berechnen oder einen Bericht darüber liefert, wie Sie Ihre Zeit verschwenden.

Zeitmanagementtechniken zur Umsetzung der Gurkenglas-Theorie in Ihrem Leben

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie die Gurkenglas-Theorie in Ihren Alltag integrieren können. Wir schlagen drei wirksame Techniken vor, die Ihnen helfen, diese Theorie leichter umzusetzen.

Zeitblockierung

Ein Elternteil zu sein ist anstrengend genug, aber lange Arbeitszeiten und keine Zeit für die Familie zu haben, kann Sie in tiefes Wasser bringen. Wenn Sie Ihre Zeit nicht effizient einteilen, können Sie nicht mit Ihrer Familie zusammen sein und leiden schließlich unter Burnout. Was Ihnen zu Hilfe kommen kann, ist eine Zeitmanagementtechnik namens Zeitblockierung. Es verhindert erfolgreich Prokrastination und kontrolliert Ihre Arbeitsbelastung, indem es feste Zeitblöcke für separate Aktivitäten zuweist. Auf diese Weise haben Sie einen klaren Überblick darüber, wie viel Zeit Sie für jede Aktivität aufwenden.

Im Fall der Gurkenglas-Theorie können Sie also jedem Stein in Ihrem Arbeitsplan einen Zeitblock zuweisen. Zum Beispiel „Arbeite an Fels Nummer 1“ von 9:30 bis 11:00 Uhr, „Arbeite an Fels Nummer 2“ von 11:20 bis 14:00 Uhr usw. Oder du kannst diese ergänzende Technik verwenden, damit du es nicht tust wichtige Lebensereignisse wie Familientreffen, Tanzkurse, Geburtstagsfeiern usw. verpassen.

Definieren Sie daher Ihre „Felsen des Tages“, legen Sie Zeitblöcke und Schätzungen für jeden fest. Auf diese Weise sehen Sie, wohin Ihre Zeit geht, und haben die Kontrolle über Ihre Arbeitsbelastung. Zu diesem Zweck können Sie die Pomodoro-Technik mit einer Zeitblockierung kombinieren, um die Zeit für jede Aktivität besser abzuschätzen. Diese Art der Zeitverwaltung ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeitszeit zu begrenzen, indem Sie festlegen, wie viel Zeit Sie arbeiten möchten, und eine Benachrichtigung erhalten, wenn der Timer die zugewiesene Zeit erreicht.

Die Zeitblockiertechnik ist eine gute Wahl für:

• Berufstätige Eltern, die Schwierigkeiten haben, eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten,
• Projektmanager, die mehrere Projekte gleichzeitig führen,
• CEOs und Produktivitätsexperten (Bill Gates ist dafür bekannt, diese Technik zu verwenden).

Tracking-Zeit

Achten Sie jemals auf Ihre Bildschirmzeitbenachrichtigungen? Beängstigende Statistiken besagen, dass die Menschen laut aufgezeichneten Daten aus den Jahren 2019 und 2020 weltweit etwa 2,4 Stunden am Tag in sozialen Medien verbringen. Das sind bis zu 20 Stunden pro Woche!

Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie verschwenden und all diese Ablenkungen Ihre produktive Arbeit stören, während Sie ständig Ihre Aufmerksamkeit verlagern. Es ist an der Zeit, dass Sie damit beginnen, Ihre Aktivitäten zu verfolgen, um Verschwendung zu reduzieren und Ihre Produktivität zu steigern.

Starten Sie aus diesem Grund ein Experiment und verfolgen Sie automatisch Ihre Aktivitäten, um zu überwachen, welche Websites und Programme Sie am häufigsten besuchen und wie viel Zeit Sie mit oberflächlicher Arbeit verbringen.

Hier können Zeiterfassungs-Apps wie Clockify eingreifen, um Ihnen zu helfen, eine detailliertere Auswertung darüber zu erhalten, wohin Ihre Zeit geht. Beispielsweise verfolgt die Auto-Tracker-Funktion in Clockify alle aktiven Programme, die Sie verwenden, und Websites, die Sie besuchen, und zeigt sie später in den Berichten an. Sie können Ihre Computeraktivitäten automatisch verfolgen, um besser zu verstehen, wie Sie Ihre Zeit verbringen und wie Sie sie am besten verwalten können.

Das Führen von Zeitaufzeichnungen ist für alle gut, und hier sind einige der Vorteile der Zeiterfassung:

Besseres Wissen darüber, wie viel Zeit Sie mit verschiedenen Aktivitäten verbringen,

Verstehen, was Sie falsch machen und wie Sie Ihre Zeit in Zukunft besser einteilen können,

Steigerung Ihrer Produktivität,

Konzentration auf wichtige Aufgaben,

Ablenkungen minimieren oder ganz eliminieren.

To-Do-Listen

Die Verwendung von To-Do-Listen ist nicht so einfach, wie es scheint. Manchmal erstellen wir unabsichtlich lange Listen und überschwemmen uns mit Arbeit. Daher können Sie die Bucket-of-Rocks-Theorie integrieren und ihren Richtlinien folgen, um effektive To-do-Listen zu erstellen.

Wenn Sie sich auskennen, können Sie leicht eine praktikable To-Do-Liste erstellen sowie einige Aufgaben verschieben oder delegieren, die im Moment nicht wichtig erscheinen.

Sie organisieren nicht nur Ihr Arbeitspensum besser, sondern verpassen auch nie wieder ein wichtiges Ereignis in Ihrem Privatleben oder gehen einkaufen.

To-Do-Listen sind eine gute Wahl für:

• Arbeitende Menschen,
• Mannschaften,
• Studenten,
• Hausfrauen.

Fazit

Wir kommen zu dem Schluss, dass die Jar of Life-Theorie eine einfache und visuell ansprechende Möglichkeit ist, die eigene Zeit besser zu verwalten. Es ist für jeden geeignet – berufstätige Eltern, Hausfrauen und CEOs, die greifbare Vorteile aus der Gurkenglas-Theorie ziehen können. Seine einfachen Richtlinien helfen uns, zwischen wichtigen und trivialen Aufgaben zu unterscheiden – und steigern so unsere Produktivität. Finden Sie also die am besten geeigneten Zeitmanagementtechniken, die Ihnen helfen können, diese Theorie in Ihr tägliches Leben zu integrieren – und genießen Sie die Vorteile, Ihre Prioritäten rechtzeitig zu erledigen und mehr Zeit mit Ihrer Familie oder Freunden zu verbringen.